Hoe ik Workflowy heb ingericht en waarom, leg ik hieronder uit.

Indeling

Mijn eerste lijst binnen het onderdeel GTD bestaat uit slechts één regel, met verschillende contexten en mogelijke statussen (#ea = eerstvolgende acties, #wo = wachten op, #lm = later of misschien en #s = starred). Deze regel is cruciaal in het systeem, verderop zal blijken waarom.
Klik op de afbeeldingen voor groter

De tweede lijst is voor werkacties en de derde voor privétaken. Binnen de lijst Werk heb ik een lijst Div (diversen) voor losse acties, een lijst Projecten waarin opeenvolgende taken overzichtelijk weergegeven staan en waarin je in een oneindige onderverdeling kunt maken, en een lijst Datum #lm, met daaronder lijsten als @aug12 of @apr13, voor die acties die pas dan moeten plaatsvinden en die ik niet bij elk wekelijks onderhoud onder ogen hoef te krijgen. Privé heb ik ook nog een lijst Ideeën #lm, met daaronder lijsten voor films, boeken, uitstapjes etc.

Acties toevoegen

Binnen deze indeling voeg ik nieuwe acties toe, elk voorzien van context, zoals @kantoor, en status, bijvoorbeeld #ea. (Uitzondering: bij acties die onder Datum #lm of Ideeën #lm vallen, staat de status #lm al in de ‘kop’ van de lijst en is het vaak nog niet nodig de context te bepalen. Zodra ik een actie uit een van deze lijsten op korte termijn wil doen, voeg ik er een context en #ea aan toe.)

@- en #-woorden snel schrijven

Dat ‘@kantoor’ ‘#ea’ typ ik niet steeds voluit. Op de pc (en Mac?) vult Workflowy die termen vanzelf aan nadat je ze een keer gebruikt hebt, en op de iPad en iPhone kun je hiervoor gebruikmaken van trefwoorden. Ik gebruik voor GTD vooral mijn iPad – als second screen – en hoef slechts ka, ol, pc, th, wi, ea, wo en lm te typen om @kantoor, @online, @pc, @thuis, @winkel, #ea, #wo en #lm te bewerkstelligen. Voor projectnamen gebruik ik afkortingen op dezelfde manier.

Lijsten genereren

Door gebruik te maken van ‘@’ en ‘#’ worden woorden aanklikbaar en zoekt het systeem op identieke termen. Hierdoor kun je dwarsverbanden creeëren tussen die eerste – cruciale – regel met status en context, en de ‘verticale’ indeling die je kiest. Dit maakt flexibeler overzichten mogelijk dan wanneer je per status of context een lijst zou maken, zoals je in elke tekstverwerker kunt doen.

Zo kies je bijvoorbeeld als je op kantoor bent en aan de slag wilt gaan, @kantoor en #ea. Er verschijnt dan een overzicht van alle taken die zowel de context @kantoor bevatten als de status #ea.

(De zoektermen voor status en die voor context moeten in één regel staan. Als je ze namelijk over twee regels verspreidt, en je selecteert een zoekterm in de ene regel, verdwijnt de andere regel uit beeld.)

Aan de taken waarvan je besluit dat je ze die dag wilt doen, voeg je #s (starred) toe. Als je dan behalve op @kantoor en #ea ook nog op #s selecteert, houd je een behapbaar lijstje over.

Met de knop Complete (die verschijnt als je ‘in’ een taak gaat staan) haal je afgeronde taken door, dus als je klaar bent met de starred items, heb je ook daadwerkelijk een lege lijst. Dat wil zeggen, als je Completed: Hidden hebt ingesteld. Wil je je Tadaa-lijst zien, dan kies je natuurlijk voor Completed: Visible.

Die ‘@’ en ‘#’ kun je natuurlijk ook voor andere zaken binnen je systeem gebruiken. In het voorbeeld noem ik een aantal keren @piet, zowel in de acties in GTD-onderdeel als bij LOG waaronder je een kort verslag per dag kunt bijhouden. Klik je op zo’n naam, dan zie je alle taken die iets met die persoon te maken hebben, en in de log bijvoorbeeld onderwerpen die je met diegene besproken hebt.

Zelf proberen?
Dit voorbeeld heb ik gedeeld, dus klik er gerust doorheen!

Tot zover

Op deze manier kun je GTD’en in Workflowy. Dat wil zeggen, ik beschrijf hier de niveaus tot en met 10.000 voet. Voor de niveaus 20.000 en hoger kun je natuurlijk lijsten toevoegen.

Make lists. And get things done.

Dit artikel is geschreven door Sara Linders. Altijd online, en benieuwd hoe ze nieuwe technologische toepassingen in kan zetten om haar leven en werk makkelijker én leuker te maken. In haar werk als business innovator en met een communicatieachtergrond brengt ze mensen binnen en buiten de overheid bij elkaar met behulp van online middelen, zodat ze snel en efficiënt zaken kunnen doen. Op Twitter te vinden als @StukjeS.

De afgelopen jaren is search zowel op het web als op de desktop sterk verbeterd. Deze nieuwe real-time zoektechnieken maken nieuwe manieren van organiseren mogelijk. Het is tijd om je oude virtuele opruimgewoontes los te laten, en je leven een stuk eenvoudiger te maken met behulp van Chaos Organizing.

Desktopstress

Wanneer onze leefomgeving rommelig is dan zitten we minder goed in ons vel. Dat geldt niet alleen voor je fysieke omgeving, maar ook voor je virtuele werkomgeving. Een bureaublad vol met bestanden maakt je onrustig. Wat je ermee moet? Tja, uitzoeken. En dat kost je zo weer een halfuur.

Door over te stappen op Chaos Organizing wordt het veel eenvoudiger om virtuele omgevingen zoals je bureaublad altijd opgeruimd te houden. Het kost je minder tijd en veel minder denkwerk!

Wat is Chaos Organizing?

In het verleden hebben we onze virtuele werkomgevingen ingedeeld en opgeruimd naar het model van de fysieke wereld. We stopten bestanden in mappen, mappen in mappen, mappen op directories, mappen op het bureaublad en ga zo maar door.

We geven onze bestanden een fysieke plek in een virtuele omgeving. We weten waar een bestand zich op het systeem bevindt, zoals we weten waar een boek zich bevindt op de boekenplank.

Chaos Organizing is een andere manier van het organiseren van informatie. Deze manier leent zich het best voor gebruik in de virtuele wereld, hoewel hij in veel studentenhuizen ook in de fysieke wereld wordt getest.

Een Chaos Organizer vertrouwt op search, filters en slimme software om bij zijn bestanden te komen. Het maakt daarbij niet uit welke ‘fysieke’ locatie een bestand heeft op de harde schijf. Een zoekfunctie zal het bestand snel vinden, en de gebruiker kan ermee aan de slag.

Leven naar het model van Gmail

Chaos Organizing is voor het eerst groots ingezet door Google met de introductie van Gmail. Alle emails belanden standaard in de ‘All mail’ map. Een virtuele emmer vol met berichten. Verschillende labels en zoektermen kunnen de emails vervolgens op de juiste plekken naar boven halen.

Gmail gebruikers hoeven niet na te denken over de fysieke locatie van hun berichten zoals gebruikers in klassieke Outlook werkomgevingen dat moeten. De berichten zijn razendsnel te vinden door middel van de zoektechnologie van Google.

Chaos Organizing op je desktop

Door op deze manier ook met bestanden om te gaan kun je je leven makkelijker maken, en bovendien je computer lekker opgeruimd houden. Introduceer de ‘Chaos’ map op je systeem, en merk hoe bevrijdend dit werkt.

Vanaf nu heb je een map waar je alles in kunt stoppen waarvan je even niet weet wat je ermee moet. Gooi regelmatig je bureaublad leeg, purge je downloadfolder of dump de inhoud van die memorystick rechstreeks in deze map.

Heb je iets nodig? Gebruik de real-time zoekfunctie in Windows, OSX of Linux en zie hoe je binnen een paar seconden herenigd bent met je dierbare bestanden! Wil je het nog sneller doen? Zet dan virtuele mappen op. Dit is mogelijk in alle moderne OS’en.

Laat je dwangneuroses varen!

Wil je echt profiteren van Chaos Organizing? Accepteer dan dat de mappen op je computer, of iedere andere virtuele omgeving die doorzoekbaar is, niet meer prachtig georganiseerd zal zijn. Stop met het uitzoeken van mapjes, het labelen van al je email, het taggen van ieder mp3tje.

Laat software het werk voor je doen. Maak slimme virtuele mappen voor veelgebruikte zoektermen, Laat iPhoto of Picasa je foto’s beheren, geef iTunes de vrije hand, gooi je emails op een grote hoop en durf bestanden die niets met elkaar te maken hebben in één map te stoppen! Je kunt zelfs een dynamisch huishoudschema maken op basis van Chaos Organizing!

Stop met het zoeken naar de meest effectieve manier van organiseren. Start met leren hoe je zo snel en effectief mogelijk kunt zoeken en filteren.

Maak het jezelf makkelijker

Wil je echt effectief Chaos Organizen? Zorg dan dat bestanden vanaf nu herkenbare bestandsnamen krijgen. Neem die kleine moeite wanneer je een Photoshop project opslaat om het bestand een omschrijvende naam te geven. Op deze manier vind je je bestanden nog sneller terug, en hoef je nooit langer dan een paar seconden te zoeken!

Terwijl je je zoekdracht intypt, krijg je gelijk de zoekresultaten voorgeschoteld. Heb je dus tijdens het typen het idee dat het de verkeerde kant op gaat, dan kun je het dus live aanpassen om wel naar de juiste resultaten op zoek te gaan. Of, als je het antwoord op je vraag al ziet, kun je alvast stoppen met typen.

En zoals met heel veel dingen, even laten zien maakt alles helder. Vooral voor het geval je het nog niet zelf live hebt ondervonden bij een zoekopdracht.

]]> http://lifehacking.nl/web20/google-instant-ook-in-nederland/feed/ 4 http://lifehacking.nl/web20/omgekeerd-illustraties-zoeken-met-tineye/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=omgekeerd-illustraties-zoeken-met-tineye http://lifehacking.nl/web20/omgekeerd-illustraties-zoeken-met-tineye/#comments Fri, 20 Aug 2010 07:48:06 +0000 Frank Meeuwsen http://lifehacking.nl/?p=6216 … Lees verder »]]>

Zoek je geregeld een illustratie online voor je presentatie, blogpost of rapport? Geen probleem om Google Images, Flickr search, Bing Imagesearch of een andere zoekmachine te gebruiken. Maar helaas wil het wel eens ontbreken aan de juiste attributie bij de illustratie. Je kunt de illustratie wel gebruiken, maar wil je het juiste doen, dan kan het geen kwaad om attributie te geven aan de oorspronkelijke maker. Dat kan nu met TinEye. Je geeft het een URL van een foto of upload een eigen versie en de zoekmachine gaat voor je op zoek naar vergelijkbare foto’s op het web. Zo kun je grotere versies vinden, of andere uitsnedes. Fotografen en andere rechthebbenden kunnen de service gebruiken gebruik (misbruik?) van hun eigen werk op te sporen. De zoekmachine werkt redelijk accuraat en geeft veel resultaten. Tevreden met de eerste tests? Installeer de plugin (elke browser) en zoek direct via je rechtermuisknop.

TinEye is een gratis zoekmachine, ontwikkeld door PixID, een enterprise dienst om duplicate foto’s te vinden op het web.

Te maken met een lastige schrijfopdracht? Een onderwerp waarvan je eigenlijk weinig weet en ook weinig over wilt weten? Hoe kom je dan toch aan de motivatie om te gaan zitten en schrijven? Met het micro-blog platform Twitter natuurlijk! Laat het me uitleggen.

Wat er mist voordat je gebruik maakt van Twitter
Je mist een stukje inspiratie en motivatie. De motivatie komt vanzelf als je eenmaal de inspiratie hebt, dus laten we ons op dat probleem gaan focussen.

Inspiratie is iets dat vanzelf komt, maar nooit op het moment dat je het wilt, de reden waarom veel mensen altijd een notitieboekje bij zich hebben. Inspiratie valt wel te manipuleren. Dat is de enthousiasme van anderen bekijken en onbewust overnemen. Als je iemand enthousiast hoort praten over breien kan je dat breien zowaar zelf ook leuk gaan vinden, niet waar?

Inspiratie komt inderdaad niet vanzelf, gelukkig kan je de inspiratie die anderen hebben lenen! Want met het microblog platform genaamd Twitter publiceren een heleboel mensen hun inspiratie die ze op dat moment hebben, met quotes, ideeën en links. Precies wat je zoekt.

Waarom is Twitter geschikt?

• Twitter heeft een zoekfunctie. Op Twitter kan je erg gemakkelijk zoeken op het onderwerp waarover je moet schrijven en kan je ook heel erg snel dingen vinden! Zoek naar een hashtag of naar een zoekwoord als algemeen.
• Het wordt ontzettend veel gebruikt. Iedereen lijkt tegenwoordig op Twitter te zitten, dus ook een heleboel mensen publiceren korte berichtjes. Een heleboel materiaal te vinden dus!
• Links. Heel veel mensen posten korte berichtjes met daarin links naar grotere artikelen. Lees die artikelen en raak geïnformeerd! Lees de artikelen en vang een soort passie op van de schrijver.
• Discussie. Op Twitter ontstaat meer dan eens een levendige discussie. Op het moment dat mensen in discussie gaan verandert hun manier van denken en schrijven, het wordt veel gepassioneerder en duidelijker. Lees deze discussies over jouw onderwerp en raak ook gepassioneerd!
• Je kan vragen stellen! Uiteraard met de hashtag #durftevragen kan je veel antwoorden krijgen. Je kan stukjes tekst van je verslag tot zover posten, kijken wat mensen ervan vinden. Maar ook een stelling erin gooien om daar inspiratie uit te krijgen. Het kan allemaal.

Mis je altijd inspiratie en informatie over je onderwerp waarover je moet schrijven/spreken/discussiëren? Speur Twitter eens af, raak gepassioneerd en daaropvolgend gemotiveerd! Veel plezier.

De Twitter webpage mist vooral het kolommen systeem. Hiervoor zijn desktop applicaties te downloaden zoals Tweetdeck, Seesmic of Mixero. In deze kolommen kan je dan weer verschillende lijsten maken voor het overzichtelijk beheren van je volgers.

Search functie

Van deze functie wordt veel gebruik gemaakt. Voeg in je Twitter client een search in en maak daar een kolom van. Zo zie je, realtime, wat er gezegd wordt op twitter over jouw opgegeven zoekterm. Zelf heb ik een search permanent aan staan op #durftevragen en #os2010, omdat het mij interesseert wat daarover gezegd wordt. Mocht je nou een eigen bedrijf hebben en wil je kijken wat er over jouw bedrijf wordt gezegd? Zet daar dan een search op. Benieuwd naar je eigen naam? Ook daar kun je op zoeken. Zet de search aan, maak er een kolom van en je krijgt elke keer een update van een nieuwe tweet over jouw gekozen woord. Hashtags zijn hier ook zeer geschikt voor, bijvoorbeeld van het volgen van een event als TED (#ted) of Stand-up Inspiration (#sui).

Twitter lists

Een vrije nieuwe functie in Twitter is dat je zelf lijsten kan maken met mensen erin die je boeien. Zelf heb ik een list gemaakt met ‘interesting’ mensen. Dat zijn de mensen waar ik graag een conversatie mee aan ga, waar ik meer van wil horen en daarvan weet ik dat hun tweets het lezen en retweeten waard zijn. Niels en Joost hebben allebei een ‘conversationlist’ van personen waarmee ze regelmatig een praatje maken. Handig en zo filter je de interessante tweeps en tweets uit de berg met oninteressante rotzooi.

Kortom, searches en lists maken je twitter ervaring stukken beter. Op deze manier kan je twitter gaan gebruiken zoals je dat bedacht had, voor netwerken en vrienden, als informatiebron en ga zo maar door. Welke searches gebruik jij? Hoe gebruik jij lists om makkelijker, sneller en vooral beter te twitteren?

Hieronder een screenshot van een soortelijke zoekopdracht waarbij je ziet: Martijn is goed vertegenwoordig op Nederlandse LH sites

PS Als je op basis van bestaande teksten of websites een mooie Word Cloud wilt maken kijk dan even op www.wordle.net

Met een korte sleepbeweging van de geselecteerde tekst wordt de Juice sidebar geactiveerd en zoekt Juice naar relevante content. Deze wordt dan op een overzichtelijke manier in de sidebar van Juice weergegeven. De content van je zoekopdracht is afkomstig uit bronnen als Wikipedia, Google, YouTube en enkele andere bronnen.

Onderstaande video geeft een korte uitleg over het gebruik van Juice:

[HTML1]

Zelf zie ik het als een handige manier om snel informatie van een bepaald onderwerp op te zoeken. Gebruik jij Juice ook? Wat vind je er van?

Link: JuiceApp.com

De zoekbalk bevat een aantal voorgeprogrammeerde zoek’providers’ zoals Google en Google Maps. Nu bestaat er een FireFox add-on die je in staat stelt om elke zoekbox op Internet te laten terugkomen in het lijstje van zoekmachines in FireFox. Je kunt deze add-on downloaden op https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/3682

Hoe werkt het?

Als je de add-on hebt geïnstalleerd werkt het als volgt:

1. Je gaat naar de site waar het gewenste zoekveld staat. Zorg er wel voor dat dit een enkelvoudig zoekveld is. Als er voor een zoekopdracht meerdere velden vereist zijn werkt het systeem niet! (bijvoorbeeld bij wieowie.nl) In dit voorbeeld nemen we de site van de Internet Movie DataBase imdb.com, een site waar je veel informatie over films, series en acteurs/actrices kunt vinden. Bovenin de site staat direct de zoekfunctie:
2. Ga nu met de muis in het zoekveld staan en klik met de rechtermuisknop om het context menu te laten verschijnen:Kies hier ‘Add to Search Bar…’
3. Nu verschijnt er een popup scherm waarin je je zoekmachine een naam kunt geven. Ik wijzig de naam (die hij standaard van de pagina titel overneemt) naar een kortere naam, IMDB. Je kunt eventueel ook het ikoontje nog veranderen, hij pakt standaard de door de website ingestelde favicon.
4. Nu is de zoekfunctie klaar voor gebruik. Als je in FireFox nu op het pijltje in de zoekbox klikt, zie je de IMDB erbij staan en kan je direct vanuit de zoekbox op IMDB zoeken!
5. Zoals je hier ziet heb ik op deze manier ook LinkedIn, del.icio.us, Google Maps, de Kamer van Koophandel en YouTube toegevoegd. De mogelijkheden zijn eindeloos!

Gecombineerd

Er zijn sites waar je zelf een ‘maatwerk’ zoekmachine kan maken, gebaseerd op de technologie van Google Custom Search. Een voorbeeld hiervan is de site http://www.qnoob.nl waarover Frank Meeuwsen als eerder een artikeltje schreef hier op lifehacking.nl

Op deze manier kan je vanuit de zoekbox ook zeer specifieke (maatwerk) zoekmachines aanspreken.

Veel zoekplezier!

• Zoeken op trefwoorden met een filter om alleen tweets te krijgen met een link (lifehacking filter:links) of andere mooie querymogelijkheden (zoeken op sentiment!)
• De mogelijkheid om op je replies te zoeken (vooral handig als de Replies-tab in Twitter weer eens plat ligt)
• RSS feeds per query
• Een eigen Firefox zoekmachine (geheel onderaan de pagina)
• Updates op de resultaatpagina. Zoek op een term, hou de resultaatpagina open, tweet de zoekterm en zie na een minuut een geupdate resultaatpagina.

Voor doorgewinterde Twitteraars is Summize de beste zoekmachine om discussies terug te vinden of interessante nieuwe vrienden te maken.

(Met dank aan @rotjong voor de inspiratie!)