Interactie is het geheim van je succes
Voor een presentatie ga ik een stapje verder en zet ik meestal een mindmap klaar (zie hierboven) om door het hele verhaal als ‘5WplusH – mindmap’ te lopen (Wat, Waarom, Wie, Wanneer, Waar en Hoe). Presentaties (hier staan wat presentatietips op basis van Slideology en Presentation Zen) worden echter veel beter als je direct ook de interactie met je publiek, klant of cursist kan vastleggen. In een zaal kan je dat doen met ‘Livemindmapping’ maar hoe doe je dat virtueel? Een powerpoint laten zien via GoToWebinar of Skype werkt prima maar je kunt niet makkelijk, direct zichtbaar, de vragen en opmerkingen binnen de structuur van je verhaal vastleggen. Dat lukt wel als je bijvoorbeeld bovenstaande een mindmap deelt, maar daar kan je vaak niet ‘freehand’ in tekenen.

‘Express your mind through images’
IDroo For Skype is een zogenaamde ‘add-in’ die het mogelijk maakt om een ‘whiteboard’ te gebruiken tijdens Skype sessies met tot wel 10 deelnemers tegelijkertijd. Zowel om ‘freehand’ in te tekenen alsook om plaatjes in te slepen. Ik ben zelf een groot voorstander van interactief ‘free hand visualiseren’. Zeg maar een soort ‘teken-dialoog’. iDroo is voor mij dan ook de ontbrekende schakel in samenwerken en lesgeven op afstand. Afgelopen vrijdag heb ik de formule van een workshop doorgenomen door de opbouw in de mindmap via Skype te delen en de interactie direct in de mindmap vast te leggen. Toen de vraag opkwam hoe de tafelopstelling eruit komt te zien en waar de tafels in de zaal komen te staan, kon ik simpelweg iDroo opstarten en even snel een tekeningentje maken. Vervolgens kon mijn gesprekspartner ook in hetzelfde ‘whiteboard’ tekenen. Alle tekeningen zijn ‘vector graphics’ en makkelijk te ‘editen’ en iDroo werkt prima met digitale tablets zoals die van Wacom. Hieronder zie je links het iDroo scherm en rechts de foto van de ‘Skyper’ aan de ‘andere kant’ met op de achtergrond de mindmap presentatie die ik ‘virtueel’ heb doorgelopen van de formule van het event.

iDroo is gratis voor ‘non-commercial use’
iDroo’s businessmodel is erop gericht de dienst gratis aan te kunnen bieden aan particulieren en licenties tegen betaling te leveren voor commercieel gebruik. De gratis versie heeft geen beperkingen en biedt volledige toegang tot alle functies. Als bedrijven of organisaties het commercieel willen gebruiken, dan is ofwel een ‘business’ ofwel een ‘educational license’ nodig. Let op voordat je het koopt; je moet aan beide kanten van de verbinding iDroo installeren en bij grotere organisaties kan dat problemen geven, is mijn ervaring.

Kenniswerk is ook werk: informatie verwerken, nadenken, communiceren, schrijven, van alles voorbereiden. Ik doe dat behulp van mijn computers, internet, smartphone en koffie. Het verzamelen en op lijstjes ordenen van mijn klussen doe ik elke dag, volgens de systematische aanpak van Getting Things Done. Die is prima te combineren met de Pomodoro technique.

Daar zit je dan. Je hebt een of meer uren de tijd om ongestoord te werken. Je zet in de lijst met taken (Next Actions), rekening houdend met de context van heden, bij de nu belangrijkste klussen een rood bolletje. Het zijn jouw pomodoro-taken van vandaag. Tijdens die uren kenniswerken gebruik je voor uitvoering van die taken de eenvoudige Pomodoro-aanpak.

Zonder afleiding aan één taak tegelijk werken. Zet een keukenwekker. Een echte, of een digitale: ik gebruik Chromodoro op de notebook en Concentrate op de iPad en iPhone. Vijfentwintig minuten. Daarna vijf minuten pauze.  Dat is een Pomodoro. Na vier pomodoros neem je een langere pauze. Zo eenvoudig is het. Het werkt!

In aanvulling op de eerdere beschrijving  door Stefan Knapen tonen we hier een video van een korte en boeiende presentatie.

Presentatie van Greg Head over de Pomodoro Technique

Meer informatie

• Pomodoro Technique
• Pomodoro Cheat Sheet (.pdf)
• Pomodoro downloads
• Pomodoro World
• Beschrijving door Stefan Knapen op Lifehacking.nl

Dit is het laatste deel in de zoektocht naar hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel 1 heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmapping daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken zou moeten zijn. Ook in dit deel bespreek ik een aantal toepassingsgebieden om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. Hier trek ik ook de conclusie of mindmapping een pijler van HNW zou moeten zijn.

Wat zit er achter een goede mindmap?

Een van de meest gevolgde trainingen in 2010 was ‘leren mindmappen’. Dat heeft tot wildgroei en veel slechte mindmaps geleid. Een goede mindmap faciliteert in mijn ervaring zowel het proces van lineair ordenen van de informatie die binnenkomt (linker hersenhelft) als het simultaan een volledig plaatje daarvan maken (rechter hersenhelft). Bijvoorbeeld bij het voeren van onderhandelingen komen beide intensief aan bod. De mindmap hierboven is onderdeel van een onderhandeling ondersteunend systeem gemaakt en gebruikt bij de één na laatste regeringsformatie door een van de politieke partijen. Daniel Pink noemt in zijn boek A Whole New Mind een ander voorbeeld van hoe dit whole brain thinking werkt.

Linker en rechter hersenhelft functies

Stel, je bereidt met je partner een belangrijk etentje voor gasten voor en jíj zou de wijn halen. Een uur voor de gasten komen ontdekken jullie dat de wijn er niet is en je partner sist boos: ‘Ik ga wel naar de avondwinkel!’ Als je alleen met je linker hersenhelft zou denken, maak je een analyse van de informatie die woord voor woord binnenkomt en zou je kunnen denken: prima, dat is geregeld. Echter als je tegelijkertijd alle andere informatie gebruikt om het plaatje compleet te maken, lichaamshouding van je partner, gezichtsuitdrukking, intonatie, denk je misschien: oeps.

Je zou kunnen zeggen links is tekst, rechts context. Een goede mindmap stimuleert daarom denken met je hele brein, ofwel: de samenwerking tussen beide hersenhelften. Dit gaat verder dan de mindmapregels die je in de boeken van Tony Buzan aantreft. Uit de mailreacties op deel 1 en 2 bleek dat veel mensen mindmapping in eerste instantie vooral zien als een schrijf- en geheugentechniek en daarbij voorbijgaan aan mindmapping als denktechniek. Een goede mindmap helpt ons beter te denken.

Mindmapping vergroot het leervermogen

Mijn ervaring als trainer én leerling is dat mindmapping een effectieve methode is om te leren, kennis over te brengen en beter te leren denken. Uit een studie door Abi-El-Mona en Adb-El-Khalick (2008) bleek dat WO-studenten die mindmapping toepasten een aanzienlijk steilere leercurve vertoonden in het verwerven van conceptueel inzicht en praktisch redeneren dan studenten die conventionele studietechnieken gebruikten. Ook uit onderzoeksmateriaal verzameld door Budd (2004) blijkt dat het gebruik van mindmapping de studenten betrekt bij het actief leren. Mento e.a. (1999) verklaren dat mindmapping een effectief, cognitief hulpmiddel is dat op verschillende manieren kan worden ingezet vanwege het potentieel om associatieve en niet-lineaire gedachten vorming te stimuleren.

Mindmappen stimuleert het expressieve of visuele denken en biedt studenten ook een andere manier om hun kennis en begrip met elkaar te delen (Goodnough and Long, 2002). Dit is een factor van betekenis en van nut voor studenten die moeite hebben met meer conventionele onderzoeks- en schrijfwijzen (Peterson and Snyder, 1998). Onderzoek van Cain (2001/2002) toonde een verbetering aan van het concentratievermogen (ook voor een langere tijd op één taak), van het kunnen stellen én beantwoorden van vragen en van de onafhankelijkheid bij de uitvoering van opdrachten.

Mindmapping stimuleert kritisch denken

Een mindmap kan helpen om met meer bewustzijn, grotere helderheid, meer diepte en breedte te denken en zo de relaties tussen ideeën en elementen van een thema te verkennen buiten de gebaande paden. Het geeft een nieuw perspectief, doordat het je in staat stelt alle relevante vraagstukken te onderkennen (analyse; links) en keuzes in het licht van het grotere plaatje (holistisch; rechts) te kunnen onderzoeken. Het wordt ook makkelijker om nieuwe kennis en informatie te integreren en logisch te organiseren, omdat je niet gebonden bent aan een rigide structuur.

Mueller e.a. (2002) beschrijven hoe mindmaps worden gebruikt om patiëntenzorg te plannen, wat heeft geleid tot een verbetering in denkvaardigheid, waaronder: het kritisch denken, whole brain thinking en het veelomvattend denken. Deze aanpak bevordert het kunnen plannen van zorg geconcentreerd op de patiënt als het centrum van het zorgplan en het stimuleren van het maken van verbindingen tussen verpleegkundige diagnoses en patiëntenzorggegevens.

Volgens onderzoek van Peterson en Snyder (1998) stelden mindmaps deelnemers letterlijk in staat te ‘zien’ welke variabelen bij een maatschappelijk probleem betrokken zijn en de onderlinge afhankelijkheden tussen deze variabelen. De mindmaps bevorderden ook het kritisch denkvermogen en werden gebruikt om verschillende wijzen van benadering van hetzelfde onderwerp mogelijk te maken. Bovendien faciliteerden mindmaps een effectieve probleemoplossing en konden deelnemers op de juiste wijze vaststellen waar aanvullende informatie nodig was.

mindmap van mindmapping resultaten door Academy of Minds

Wel of geen pijler van Het Nieuwe Werken?

Vanuit de kapstok – de werkzaamheden van de kenniswerker – die ik in de drie delen heb gekozen bleek dat mijn persoonlijke ervaring als trainer en adviseur wordt bevestigd door de genoemde onderzoeken. Deze geven aan dat mindmapping een belangrijke bijdrage kan leveren om je werk beter te doen. Ik ben naast de in dit en het vorige deel genoemde onderzoeken ook nog onderzoeken tegengekomen (met dank aan ‘Buzan Online’, ‘Mind mapping: Scientific Research and Studies’) die aantonen dat mindmapping ook je geheugen en het schrijfproces verbetert en zelfs kan leiden tot meer plezier in je werk (mail of tweet me even als je hierin geïnteresseerd bent).

Of mindmapping een pijler onder Het Nieuwe Werken is hangt wat mij betreft óók in belangrijke mate af van de gebruikte definitie van Het Nieuwe Werken. De meeste definities die ik ben tegengekomen missen volgens mij een essentieel onderdeel: Het bewust zijn en verbeteren van je (ons) denkproces. Daarom hanteer ik deze definitie die voortborduurt op de definitie uit deel 1:

~Meer de juiste dingen doen in minder tijd met meer plezier en resultaat vanuit rust en balans~

Deze definitie behelst een aantal zaken als het bewust (denken en) maken van keuzes, een plezierige werkplek, de juiste (denk)houding en motivatie, slimmer (samen)werken (en denken) niet harder met plezier en vanuit rust en overzicht, kennis (en denkkracht) hergebruiken en het beter balanceren van privé- en werkdoelstellingen. Dat vraagt nogal wat van ons! Dat gaat verder dan gedrag, outputsturing, het gebouw, tijd- en plaatsonafhankelijk werken en (ICT) systemen. Hier speelt beter en bewuster nadenken een essentiële rol. Er is inmiddels veel gediscussieers over deze HNW definitie en daarmee verder aangescherpt. Reageer hier zelf ook op deze aanscherping.

Veel van mijn cursisten geven aan het steeds moeilijker te vinden overzicht te houden en om te gaan met de werkdruk, toenemende hoeveelheid informatie (actoren) en vragen van managers en collega’s. Ze nemen niet altijd bewust een pauze tussen actie en reactie om goed na te denken (daar zit de vrijheid). Bovendien is onze manier van kijken naar ‘het werk’ en wat technisch mogelijk is continu aan verandering onderhevig.

Mindmapping, een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken!

Mindmapping blijkt ons denken goed te ondersteunen. Goede mindmaps stimuleren onze beide hersenhelften om samen te werken, waardoor we makkelijker het complete plaatje kunnen construeren van alle lineaire input inclusief de actoren en de onderlinge verbanden. Door een goede mindmapvisualisatie kunnen we beter denken omdat we onze gedachtestappen letterlijk kritisch kunnen bekijken en we (bewust) kunnen controleren of we de juiste argumenten bij onze meningen hebben gevonden en op welke feiten die gebaseerd zijn. Maar ook om een compleet nieuwe gedachtelijn op te zetten (buiten de ‘gebaande paden’). Dit leidt tot meer creativiteit, een verbetering van ons probleemoplossend vermogen en geheugen.

Helemaal krachtig wordt het als we samen op deze manier gaan denken (livemindmapping) en bijvoorbeeld aan de hand van een beamerscherm direct kunnen controleren of onze gedachtestappen kloppen en we nog wel een dialoog voeren (dit kan zelfs tegelijkertijd, tijd- en plaatsonafhankelijk via een online mindmap applicatie). Hierdoor zijn we in staat ons denken en daarmee (onze kijk op) ons werk continu te verbeteren. Vanuit die gedachte is mindmapping wat mij betreft een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken. Een manier om dit individueel te doen is Het Nieuwe Werken in te steken vanuit een Personal Dashboard en in teamverband met Het Nieuwe Vergaderen of Het Nieuwe Samenwerken.

Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1) en Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 2). Ik ben benieuwd naar je reactie!

Mindmaps (zoals deze hierboven van Zara) zijn niet alleen goed om kinderen ‘leren te leren’, mindmapping kan mensen helpen hun werk beter te doen, lezen we steeds vaker. In 2010 was het volgens nu.nl zelfs de meest verkochte bedrijfsworkshop. Maar wat is dan precies ‘je werk beter doen’? Over welke onderdelen gaat dat dan? En wat is de bijdrage van mindmappen aan Het Nieuwe Werken of Lifehacking? Geeft het je meer plezier en resultaat in je werk?

Talloze blogs schrijven inmiddels over mindmapping en steeds meer bijeenkomsten worden ondersteund met LiveMindMapping. Wat is er aan de hand? Is dit de volgende hype? Of zijn er wel degelijk aantoonbaar praktische voordelen te behalen met mindmapping? ‘Het Nieuwe Werken’, Workhacking of Lifehacking (voor deze blogpost gebruik ik voor het gemak even de afkorting HNW) wordt vaak genoemd in relatie tot meer doen in minder tijd of slimmer werken, niet harder. Maar waarom zouden we mindmapping hierbij moeten inzetten?

Laat ik beginnen met wat eigenlijk een mindmap is. De officiële definitie volgens Tony Buzan, de ‘inventor’ van het mindmappen die vanaf 1970 door zijn boeken en optredens miljoenen mensen aan het mindmappen heeft gekregen, luidt: ‘Een mindmap is een visueel diagram dat gebruikt wordt om informatie vast te leggen en te organiseren op een manier die past bij hoe onze hersenen van nature werken’. Een type infographic dus. Gedachten, ideeën of feiten zijn rond een centraal thema zodanig opgeschreven dat je eenvoudig de hiërarchie, volgorde, verbanden en rode draad kunt volgen. Dit in tegenstelling tot een lineaire manier (bijvoorbeeld een tekstdocument) van informatie vastleggen.

Is beelddenken beter?

Cursisten die mindmapping hebben geleerd, beweren dat mindmaps helpen bij het verwerken en terughalen van informatie in beelden. Mensen lijken makkelijker beelden te kunnen verwerken dan lineaire input. Een bekend gezegde is dat een plaatje meer zegt dan 1000 woorden. Ook de feedback die ik krijg na trainingen en in veranderprojecten die we faciliteren met visueel denken, is overwegend positief. Maar weinig mensen vinden het niks. Het overgrote deel van de mensen beweert sneller overzicht en inzicht te verkrijgen, gemakkelijker problemen te kunnen oplossen, creatiever te worden en beter te kunnen leren. Als dit zelfs live on-line gebeurd zoals de laatste jaren bij TEDx gaan mensen zelf ook sneller ‘idea’s sharen’.

Dit zijn echter vooral persoonlijke ervaringen en ik zie op de blogs en presentaties tijdens evenementen weinig tot geen onderbouwing. Er zijn wel boeken, naast die van Tony Bizan, die ingaan op het gebruik van ‘beeldtaal’ en ‘beter denken’ zoals het standaard werk ‘Visual Language‘ van Robert E. Horn, het populaire boek ‘A Whole New Mind‘ van Daniel Pink en het praktische ‘On the Back of The Napkin’ van Dan Roam. Echter niet gebaseerd op breed onderzoek naar het effect van de inzet van mindmapping. Ik ben daarom op zoek gegaan naar wetenschappelijke bronnen die de persoonlijke ervaringen bevestigen en ingaan op de bijdrage die mindmapping kan leveren bij individueel en groepswerk en dus misschien wel HNW.

Het Nieuwe Werken integraal oppakken

Juist nu er zoveel gesproken wordt over HNW merk ik dat de insteek vaak instrumenteel en eenzijdig is. Wat is nu echt nieuw? Veel marktpartijen zijn er mee bezig, ieder vanuit zijn eigen invalshoek. Er zijn maar een paar auteurs die benadrukken dat HNW integraal moet worden opgepakt en vooral gedrag niet moet worden vergeten. Is dat dan het nieuwe? Zou mindmapping een onderdeel van die integrale aanpak moeten zijn?

Ik ben vanuit aHa!Coaching als trainer en adviseur aangesloten bij een netwerkorganisatie genaamd ‘World of Minds’ en hier zijn adviseurs samen met trainers, projectmanagers, klanten, partners en leveranciers bezig geweest om een voorlopige werkdefinitie van HNW op te schrijven: ‘meer doen in minder tijd met meer plezier en beter resultaat’. De essentie volgens deze insteek is dus niet het mooie kantoor of het tijd/plaatsonafhankelijk werken of een iPad voor alle managers. Om dit te realiseren is het creëren van overzicht & inzicht, rust en het bevorderen van creativiteit en samenwerking essentieel, zo wordt gesteld. Ook geven de betrokkenen aan dat visualisatie en interactie dé methode is om dit te doen en dat mindmapping als techniek hierbij een centrale rol speelt.

Verder dan handmatig mindmappen

Mindmapping wordt dan niet alleen meer als persoonlijke notitiemethode gebruikt maar juist als denktechniek en in de elektronische variant als middel om via een dialoog, interactief een gezamenlijk beeld (ook wel ‘mentaal model’ genoemd) op te bouwen. Letterlijk; ‘Getting on the same page’. Er wordt beweerd dat zo meer draagvlak ontstaat voor de uitvoering. “Hierdoor nemen we sneller besluiten, communiceren we beter, verspreiden en verdelen we kennis in de organisatie en leren we bovendien gemakkelijker van elkaar”. Zodoende wordt de organisatie als geheel slagvaardiger, stellen de opstellers van de voorlopige werkdefinitie. Zij noemen dit ‘De Nieuwe Organisatie’ of de ‘Hypershifter organisatie’. Een eerste opzet hiervan is beschreven in het management boek “’t is Groen en Groener wordt het niet” van Leen Zevenbergen. Hier tref je een mindmap uittreksel aan.

Mindmapping als pijler onder HNW

In een serie van drie blogposts zal ik op zoek gaan naar de onderbouwing om die vervolgens tegen mijn eigen ervaring ‘aan te houden’. Zo hoop ik een bijdrage te kunnen leveren aan een verdieping in de discussie over HNW en Lifehacking in het werk. Hiervoor wil ik ingaan op het soort werk waar mindmapping mogelijk een bijdrage kan leveren. De kapstok die ik hiervoor kies is de definitie die Peter Drucker in 1959 presenteerde van de ‘kenniswerker’ (‘knowledge worker’): ‘Een kenniswerker is iemand die werkt met informatie, kennis hieruit ontwikkelt en gebruikt op de werkplek.’

Werken met informatie en hieruit kennis ontwikkelen en weer slim gebruiken bestaat niet alleen uit individuele werkzaamheden maar is ook een ‘groepsproces’. Zie ook de vrije vertaling van deze definitie naar de mindmap bovenaan deze post. Mijn stelling is dat als we kunnen aantonen dat mindmapping een positieve bijdrage levert aan zowel de verschillende individuele werkzaamheden alsook het groepsproces, we kunnen concluderen dat het helpt om je werk met meer plezier en beter resultaat te doen. In dat geval zou mindmapping een van de pijlers van Het Nieuwe Werken moeten zijn. In deel 2 licht ik een aantal onderzoeken toe die hier specifiek op in gaan om vervolgens in deel 3 een conclusie te trekken.

Vandaag publiceren we het thema Slimmer Werken. Slimmer werken is dé succesfactor voor een betere balans tussen werk en privé. Samen kijken we hoe je werk beter, sneller en leuker kan worden. Voor het thema Slimmer Werken hebben wij tien sprekers gevraagd om in 60 seconden hun visie delen en je tips te geven.

Hieronder de 10 minuten video met alle 10 sprekers die 60 seconden spreken.

Of bekijk de 1 minuut video’s van Abdul Advany, Herman Kopinga, Raymond Witvoet, Annemarie van der Toorn, Arjan Broere, Anja Wassenaar, Arjan Hooiveld, Jan-Willem Wennekes, Stefan Knapen, Sam van Buuren of Frank Meeuwsen.

Kom jij ook in actie? Geef ook in 60 seconden jouw visie op en ervaring met één van de thema’s. CreateMoreImpact lanceert socialshowcase.nl, een site voor het delen van case studies over Het Nieuwe Werken en Web 2.0. Ook voor de case studies vragen jou om mee te helpen meer impact te maken. Zend jouw case studie (of andere case studies die je vindt) in via socialshowcase.nl.

CreateMoreImpact publiceert komende dagen ook de andere thema’s. Geïnspireerd om meer te zien? Bekijk ook de 50 andere sprekers op createmoreimpact.com.

Hoe gaat CreateMoreImpact verder? Volgend jaar organiseren we nieuwe edities van CreateMoreImpact, waarin we voor een specifieke branche of specifiek onderwerp weer 60 sprekers uitnodigen om 60 seconden te vertellen. Meld je aan als je mee wilt helpen aan volgende edities van CreateMoreImpact!

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

“Slimmer werken met het kantoor in je tas” is een interessant boek voor iedereen met een interesse op het gebied van het nieuwe werken, slimmer werken, lifehacking, Getting Things Done (GTD) of web 2.0. Gerald laat zien wat de toegevoegde waarde is van een tool of een bepaalde manier van werken.

Het boek leest prettig weg en de verwijzingen naar andere delen in het boek maken het een prima naslagwerk. De hoeveelheid tips die Gerald de nomad worker geeft maakt dat zelfs de doorgewinterde lifehacker er nieuwe tools en ideeën in zal ontdekken. Zo geeft Gerald ook per sector (ZZP, MKB, onderwijs, multinationals, overheid) tips voor het inzetten van cloud computing.

Via de website hetkantoorinjetas.nl deelt Gerald aanvullingen en tips. Via de Facebook pagina hetkantoorinjetas blijf je op de hoogte van de laatste nieuwe updates van slimmer werken met het kantoor in je tas.

1. Niet harder, maar slimmer werken

Het 1e deel van het boek, “Niet harder, maar slimmer werken”, begint met een introductie van de begrippen het nieuwe werken en nomad workers. Een nomad worker is een kenniswerker die is uitgerust met een mobiel kantoor in zijn tas en zo overal kan werken.

Een quote uit het boek: “Dit boek gaat over een hulpmiddel dat je kunt inzetten om slimmer te werken en leven. Een hulpmiddel waarmee je je los kunt maken van de beperkende kaders van tijd en plaats. Het gaat over jouw tas. Mijn tas? Ja, echt: ik heb het over de tas die je dagelijks gebruikt voor je werk. Dit boek laat zien hoe je die tas kunt inzetten om slimmer te werken en leven, met meer plezier en minder stress.”

2. Van kantoorwerker naar nomad worker

In het 2e deel van het boek “Van kantoorwerker naar nomad worker” wijst Gerald op de karaktereigenschappen verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid. Een nomad worker denkt na over de toegevoegde waarde van fysieke aanwezigheid en kiest voor de manier van communiceren die past bij de situatie. Ter plaatse is het afstemmen van de omgeving op de onderhanden taak van belang. Nomad workers richten hun tijd flexibel in en houden daarbij rekening met hun privé leven en bioritme.

Een willekeurige passage uit het leven van een nomad worker uit het boek: “Hoe zou het zijn om ‘s ochtends uitgerust op te staan, de kinderen op  het gemak naar school te brengen, om daarna de eerste e-mail van de dag in alle rust thuis te beantwoorden? Vervolgens ga je zo nodig na de ochtendspits nog even naar kantoor om samen met collega’s de hoofdlijnen uit te zetten voor een nieuw project. Rond de klok van drie doe je nog even een boodschap in de supermarkt, en de wachttijd in de rij voor de kassa benut je om een paar aantal korte e-mails te beantwoorden met je smartphone. Dat helpt om straks weer tijd over te houden voor andere zaken. […] Een nomad worker benut het kantoor in zijn tas om werk en privé met elkaar te combineren. Hij benut ongebruikte momenten als reistijd, uitval of wachttijd om zo op andere momenten tijd over te houden.”

3. Maak je kantoor draagbaar

Het 3e deel van het boek “Maak je kantoor draagbaar” geeft een uiteenzetting van de verschillende soorten tassen (schoudertas, rugzak, tas op wieltjes en sleeve). Vervolgens laat Gerald je op basis van taken die je uitvoert nadenken over de inhoud van je tas(sen).

Een belangrijke tool voor de nomad worker is natuurlijk de computer en daarom passeren ook de laptop, notebook, netbook, tabletcomputer (zoals de iPad) en smartphone de revue. Wat betreft computers komen de voordelen van een Mac ten opzichte van een Windows PC aan bod.

Van smartphones vertelt Gerald op basis van eigen ervaring over de sterke punten van de merken BlackBerry, iPhone en Android. Om verzekerd te zijn van toegang tot internet tipt Gerald de Novatal MiFi mobiele breedbandmodem of een overzicht van hotspots via bijvoorbeeld JiWire. De rest van de ruimte van je tas vult zich met adapters, accu’s, kabels en headset.

Deel 3 sluit af met informatie over wachtwoorden en versleuteling van gegevens. Overal toegang hebben tot informatie vraagt ook om serieus na te denken over veiligheid en het maken van back-ups, zodat informatie nooit zomaar op straat terechtkomt of verloren gaat door verlies, diefstal of calamiteit.

4. Maak van je laptop een oase

Deel 4 “Maak van je laptop een oase” geeft tips voor een opgeruimd en overzichtelijk bureaublad. Installeer ook een tool als Fingertips om veelgebruikte teksten met afkortingen op te roepen. Net als een opgeruimd bureaublad is een overzichtelijk archief om documenten te bewaren ook belangrijk. Dit deel sluit af met een manier om documenten op verschillende machines te benaderen met een tool als Syncplicity of te backuppen met KPN Backup Online.

5. Papierloos of (nog) niet?

In het 5e deel “Papierloos of (nog) niet?” legt Gerald uit dat we voorlopig nog niet van papier af zijn. Hoewel er mobiele scanners zijn levert het simpelweg scannen van ál je papierwerk geen tijdwinst op, soms kun je een document dat je toch maar kort nodig hebt beter in papieren vorm laten. Op basis van de werkmethode Getting Things Done van David Allen legt Gerald een handige workflow voor het omgaan met papier uit.

Voor het uitsnijden van alleen relevante tekst uit papieren magazines tipt Gerald de Magic Cutter (het compacte mesje op de bovenstaande foto). Voor het alleen afdrukken van relevante tekst op een webpagina Print What You Like. Eigenaren van websites en weblogs kunnen deze printknop overigens ook voor bezoekers integreren in de website.

6. Bereikbaarheid, communicatie en samenwerken

Deel 6 “Bereikbaarheid, communicatie en samenwerken” gaat over het belang van persoonlijk contact en over manieren om ook op afstand contacten te onderhouden en prettig samen te werken. Handige tips over het opstellen van een communicatie-etiquette met collega’s over het gebruik van videoconferencing, telefoon, e-mail, SMS, chat, Twitter, Yammer en LinkedIn. Zoals bijvoorbeeld SMS gebruiken voor urgente berichten – je kunt altijd discreet een SMS bericht lezen waardoor Gerald tipt daar zelfs op je voicemail om SMS te vragen.

7. Toolbox voor de kenniswerker

In deel 7 “Toolbox voor de kenniswerker” komt de ontwikkeling van online applicaties die via een webbrowser gebruikt kunnen worden aan de orde. Met cloud computing is de webbrowser de meest belangrijke applicatie geworden, eigenlijk een besturingssysteem voor online applicaties. Voor nomad working is het noodzakelijk om overal toegang te hebben tot e-mail en belangrijke documenten, Gmail, Google Docs en Calendar voorzien daarin. Kleine groepen, families en organisaties kunnen Standard Google Apps gratis gebruiken tot 50 gebruikers en zo onder één domeinnaam (@uwbedrijfsnaam.nl) naar buiten treden.

Verder komen oplossingen aan bod voor het samenwerken op afstand zoals het delen van bestanden, beeldscherm, aantekeningen, bookmarks en kennis. Ook noemt Gerald tools ter ondersteuning van publiceren, presenteren en uitzenden van je gedachten en ideeën en het op de hoogte blijven van vakinformatie.

8. Een lichtgewicht timemanagement systeem

In deel 8 introduceert Gerald “Een lichtgewicht timemanagement systeem” dat helpt bij het stellen van prioriteiten. Zonder prioriteiten reageer je de hele dag willekeurig op zaken die het hardst om aandacht roepen. Een voorbeeld van reactief werken zonder prioriteiten is het werken vanuit de inbox van je e-mailprogramma. Je leert de basisprincipes voor het onder controle houden van je inbox zoals het onderscheid tussen het verwerken en het beantwoorden van berichten. Tijdens het verwerken verwijder je niet-relevante berichten zoals spam en archiveer je berichten waar je geen actie op hoeft te ondernemen. Vervolgens voer je acties die minder dan één minuut kosten (“no-brainers”) direct uit. Het afhandelen van de overige berichten geef je een plekje in je timemanagement systeem waarbij je de afzender wel direct even terugkoppelt wanneer deze een reactie kan verwachten.

Acties afhandelen kan met de pomodorotechniek waarbij je 25 minuten geconcentreerd zonder afleiding werkt aan een taak gevolgd door een pauze zonder werkgerelateerde activiteiten van 5 minuten – en na vier pomodoro’s wat langer. Ook kun je met focus booster op een PC of Mac eenvoudig de Pomodoro tijdspannes bijhouden. Ook leer je aan de hand van agenda en actielijsten overzicht op je prioriteiten te houden en om  te gaan met het uitstellen en vermijden van acties. Het lichtgewicht timemanagement systeem heeft raakvlakken met Getting Things Done van David Allen, zo wijst ook Gerald op het belang wekelijks te reflecteren op de afgelopen en komende periode om het timemanagement systeem compleet te houden.

9. Aan de slag met nomad working

“Een van de eenvoudigste manieren om tijd te besparen, is werken in de juiste omgeving”, lees je in deel 9 “Aan de slag met nomad working”. Wie wel eens in een vliegtuig gewerkt heeft weet dat deze omgeving met weinig afleiding je veel productiever maakt.

Aan bod komen de voor- en nadelen van het werken op kantoor, thuis, in de trein, in koffiebars/cafés, op coworkinglocaties, in de mensa/bibliotheek van universiteiten/hogescholen, in openbare bibliotheken, in hotellobby’s en in de natuur (park).

Ook komen tips voor het omgaan met interne afleidingen zoals dingen die je te binnen schieten en externe afleidingen (zoals collega’s of omgevingsgeluid) aan bod.

Het deel eindigt met tips ter ontspanning en inspiratie en de privé-werk balans die volgens Gerald door de nieuwe mogelijkheden van plaatsonafhankelijk werken zal verdwijnen. Iets waar de nomad worker zich alvast op aan het instellen is.

10. Checklisten

Het laatste deel van het boek bestaat uit “Checklisten”. Naast checklisten met tips en competenties voor zowel managers als medewerkers in organisaties om de onderlinge samenwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen zijn er checklisten om je baas en hr/directie te overtuigen van de toegevoegde waarde van nomad working voor de organisatie. De “Checklist voor thuiswerken” behandelt tips op het gebied van de relatie met je gezin en het handhaven van productiviteit en professionaliteit.

Het boek sluit af met verwijzingen naar boeken en websites ter verdieping. Tenslotte volgt een oproep aanvullingen en tips te delen via de website hetkantoorinjetas.nl. Naast nieuwe ontwikkelingen vind je daar video’s en artikelen en een forum om per hoofdstuk ervaringen en tips uit te wisselen.

Slimmer werken artikelen in de TIJDwinstShop webshop

De tas op de cover van het boek is de Booq Taipan Lift L, de favoriete schoudertas voor nomad working die Gerald Essers zelf ook gebruikt.

Naast diverse tassen van Booq vind je in de webshop TIJDwinstShop.com artikelen voor slimmer werken, time management, beter onthouden, braintraining en mindmapping.

1. Zet als het enigszins mogelijk is gedurende de dag je email programma uit. “Maar dan ben ik niet meer bereikbaar, help!” Juist, en da’s precies de bedoeling Controleer hooguit een paar keer per dag op nieuwe email. Voor de meesten van ons is het helemaal niet nodig direct onze email te zien (behalve wanneer het je werk is, op een helpdesk bijvoorbeeld). Als ze je nodig hebben bellen ze toch wel?
2. Op die momenten dat je nieuwe email verwerkt, neem er dan meteen een besluit over: korte antwoorden schrijf je meteen, lange komen op een actielijst of in je agenda. Nog geen idee wat te doen? Dan gaat de email naar een bezink lijst. Iemand anders kan dit beter? Meteen doorsturen, en de verzonden email op de Afwachten lijst zetten.
3. Er zijn nog altijd mensen die een bliepje, geluidje of flikkerend scherm voor hun kiezen krijgen bij iedere nieuwe email. Alsof de postbode met iedere nieuwe brief of reclamefolder apart langskomt, en iedere keer even aanbelt. Mijn voorstel: zet het uit, dit geeft je een hoop rust (als je de nieuwsbrief al een tijdje ontvangt, hoor je me dit vast niet voor het eerst roepen…)
4. Zeker wanneer je Inbox overvol zit is het lastig om overzicht te krijgen. Probeer zover te komen dat de inbox aan het eind van de dag leeg is. Het werk is niet af, maar je weet welke mail je ontvangen hebt, en wat ermee dient te gebeuren.
5. Als je vrij bent, probeer dan echt geen (werk)mail te lezen. Doe je dat toch, dan wordt je als vanzelf het werk ingetrokken. Zo wordt je vrije dag een verkapte werkdag.
6. Wees niet te bang: gooi weg! De meeste mensen slaat de angst om het hart wanneer ik deze suggestie doe. Echter, veel oude emails zijn al lang ingehaald door de realiteit (niet meer nodig, documenten zijn bijgewerkt, iemand anders heeft een verzoek al uitgevoerd). Bedenk eens eerlijk wat er zou gebeuren wanneer je alle email ouder dan een week zou weggooien? Misschien wel minder dan je denkt… en als je dit nog echt niet aandurft: maak eens een map ‘oude emails’ aan, waar je al die oude emails naartoe verplaatst. Ik ben benieuwd hoe vaak -of weinig!- je daar nog naar moet uitwijken.
7. Meld in je out-of-office reply dat je de mail op het moment niet kunt lezen, maar er na je vakantie op terug zult komen. Op die manier weet de verzender waar zij aan toe is. En jij hebt niet meer dat onrustige knagende gevoel in je achterhoofd dat er misschien wel iemand iets van jou wil. Voor de hand liggend: ja, maar ik merk dat lang niet iedereen die hier baat bij heeft deze melding al (goed) toepast.
8. De laatste, maar zeker niet onbelangrijkste tip: stel regels in (filters worden ze door sommige email programma’s genoemd) om mail bij binnenkomst af te vangen. Op deze manier komen ze niet in de Inbox terecht maar direct in het juiste mapje. Nieuwsbrieven en automatische meldingen vanuit een systeem lenen zich hier bijzonder goed voor. Dit scheelt jou tijd en houd je inbox overzichtelijk. Belangrijke email valt zo niet weg tussen allerlei leuke linkjes en LinkedIn verzoeken

Taco Oosterkamp heeft nog een aantal tips op een rij gezet om je Inbox weer snel leeg te krijgen. Welke strategie hanteer jij?

Foto bron: Flickr / Jason The Person

Ooit moest je sneltoetsen combinaties uit je hoofd leren om überhaupt een computer te gebruiken. Toen kwam de muis en werden we allemaal lui. Je hoefde geen sneltoetsen meer te onthouden, je kon gewoon lekker klikken. Dat hand-oog coördinatie spelletje was een tijdje leuk, maar we ondervinden steeds meer dat het niet echt efficiënt werkt. Zo gek waren sneltoetsen eigenlijk ook weer niet. Maar welke sneltoetsen moet je nou echt weten?

De Slimmer Werken Coaches hebben een selectie gemaakt van de beste sneltoetsen voor slimmer werken. Zelfs de vorm is slim. Je kunt het papier dubbelzijdig printen (liefst op een betere printer dan de mijne), in drieën vouwen en onder je toetsenbord bewaren. Begin eerst met het leren van de sneltoetsen boven de eerste vouw. Zodra je die kunt dromen, dan draai je het spiekbriefje om en ga je nog een stapje verder.

Werk je op een laptop en heb je geen extern toetsenbord? Dan is dat meteen de eerste slimmer werken tip; koop een extern toetsenbord. Dat is echt meteen de moeite waard.

Ongetwijfeld weet jij meer en nog handigere sneltoetsen. Het zou heel fijn zijn als je dat met ons wilt delen en zo de spiekbriefjes verbeteren.

De spiekbriefjes zijn beschikbaar voor Mac OS X en Windows. We discrimineren niet. Ze zijn ook in het Engels beschikbaar, mocht jij de taal van je computer op Engels hebben staan (slim!, Googled een stuk makkelijker).

www.slimmerwerkencoach.nl/sneltoetsen

“Misschien heb je het zelf wel eens meegemaakt: Je doet een geweldige vondst waarvan je zeker weet dat het ontzettend handig voor meerdere mensen. Je vertelt het enthousiast door, maar na een paar weken merk je dat het toch niet opgepikt is. De inhoud van slimmer werken en Lifehacking kennen we inmiddels. Maar hoe vertel je dat nou handig? Hoe krijg je mensen aan het delen? Wat kun je allemaal gebruiken?
Daar wil Herman het graag met jullie over hebben. Een kijkje in de slimmer werken keuken van afgelopen anderhalf jaar. ”

Tijdens de unconference van Herman was het de bedoeling dat wij, als groep, gezamelijk gingen nadenken over hoe we mensen duidelijk kunnen maken waarom bepaalde ‘slimmer werken’ of Lifehacking principes een meerwaarde hebben. We zijn begonnen met een lijstje op te stellen met punten waarvan wij (als groep) vonden dat iedereen het eigenlijk wel zou moeten kennen.

Het resultaat:

• RSS
• Twitter
• Archiveren in één map
• Collaboration platforms (Wave enzo)
• Sneltoetsen
• Fingertips/Typepilot/TextExpander
• Getting Things Done (GTD)
• iPad
• Ont crackberry’en
• statafels vs vergadertafels
• Mobiel & co-worken
• stammenstrijd (Mac vs Windows vs Linux)
• Aandacht
• Bekendheid in de personal branding zin
• Kracht van netwerken

Nadat wij dit lijstje opgesteld hadden gingen we verder met een discussie over hoe we mensen dat nou moesten uitleggen, hoe pitch je zo’n punt nou? We waren logischerwijs bovenaan de lijst begonnen maar dat bleek lastig, dus hebben we besloten om bij een makkelijker onderwerp te beginnen, als warming up om daarna de lastigere onderwerpen aan te snijden.

Wij hadden discussies over wat de voordelen zijn van de verschillende punten, welke problemen iets oplost, hoe je het implementeeert, wat de meerwaarde is, en hoe je het eventueel zou kunnen pitchen. Vooral dit laatste bleek erg lastig. Ik denk ook dat de waarde van deze unconference niet simpelweg uit te typen is in een verslagje, de waarde zit hem namelijk in de discussie.

Bij deze stel wil ik dus iedereen uitnodigen mee te doen met de discussie over slimmer werken, wat zou iedereen volgens jou moeten weten, brainstorm mee over de voor- en nadelen, bedenk pitches, en deel dat alles met de wereld. Hoe kan je meedoen? Je kan natuurlijk zoals altijd een reactie plaatsen bij dit bericht, maar deze keer kan je ook meedoen in een Google Wave die onderaan dit artikel staat.

Tijdens de unconference van Herman moesten we ophouden nadat we nog niet eens op een kwart van de lijst waren, ik zal de wave beginnen met de resultaten die we toen hebben bereikt, dan kunnen we met z’n alle vanaf daar verder!

[HTML1]

Slimmer werken vanaf nu! Meer doen in minder tijd, met meer aandacht en plezier geschreven door Anja Wassenaar (A.W. Bruna)

Slimmer werken vanaf nu! is een heldere uiteenzetting over allerlei aspecten van slimmer werken: de noodzaak ervan, stappen in slimmer werken, opdrachten om slimmer te werken en instructies voor concrete toepassing. Het is als inleiding op slimmer werken te lezen maar de hoofdstukken kunnen ook afzonderlijke gelezen worden. Daarmee is er nu een boek dat gezien kan worden als een handleiding voor slimmer werken.

Slimmer werken vanaf nu! richt zich op de individuele kenniswerkers. Die wordt dan ook rechtstreeks aangesproken en bevraagd. Voor teams of leidinggevenden geeft het ook stof tot nadenken (elkaar storen, mailetiquette, kennis delen) maar de adviezen zijn eerst en vooral bedoeld om kenniswerkers meer waarde toe te laten voegen.

Het boek komt op een prima moment: de decembermaand, waarin wat meer vrije tijd, reflectie, terug- en vooruitkijken meer aandacht krijgen. Slimmer werken vanaf nu! past prima bij dat soort overwegingen. Daarnaast is het erg geschikt om cadeau te doen, door vorm en inhoud.

Meer over het boek

Het boek is makkelijk leesbaar: geen jargon, geen incrowd humor, geen voorkennis nodig. De toon is soms persoonlijk, de aanspreking direct. De ruimte voor quotes, foto’s en illustraties van o.a. Danja Schaap maken het een opvallend boek.

De aftrap geeft beknopt weer wat de wezenlijke issues zijn voor de kenniswerker: aandacht, waarde, waardering. Op veel andere plaatsen wordt je als lezer aangespoord vooral uit de groef te komen: wees eigenaar van je werk, verander dat wat niet werkt, sta stil bij je werk, leer van wat je leert, deel, ontmoet mensen …

Het boek is een mix van reading to learn en reading to do. Je leert van de hoofdstukken over bijvoorbeeld aandacht en plannen maken. Je kunt aan de slag met hoofdstukken over mailregels, mailmappen en rss. De eerste hoofdstukken lezen als een werkboek, waarbij een inzicht wordt verwerkt in een opdracht. Later ontbreken die opdrachten bij de meer beschouwende blokken (bijvoorbeeld bij Hoe begin je je werkdag en is je werk wel leuk?). De aansporing erover na te denken, is prikkelend en met een denkopdracht is een aantal lezers wellicht nog geholpen.

De hoofdstukken kennen een GTD’achtige lijn: van context, via rollen, werkstromen en taken naar plannen en doen. De samenhang is niet in een model of hoofdstuknummering uitgewerkt.

Kortom, een mooi, helder boek met een veelheid aan inzichten, tips en adviezen die je op weg helpen met slimmer werken of die weg nog concreter uitstippelen.

Persoonlijk vind ik de verhalen van de slimmerwerkencoach, de ontmoetingen met mensen en de foto’s daarvan (bonnetjes, laptops op de stamtafel) een menselijke tegenhanger, die wat mij betreft een vervolg vraagt. Dus AW Bruna zorg dat er voor de zomer het rijk geïllustreerde en breed opgezette vakantiedoe-boek Slimmer werken met Anja is

Je kunt het boek hier bestellen bij de lifehackingshop.