Rust in je werk

Als je snapt hoe je brein in elkaar zit, kun je de rust weer terugbrengen. Je weet dan wat je moet doen om de kalmte te bewaren én je weet welke acties nodig zijn om orde in de chaos te scheppen. En dat geeft weer grip op je werk.

Je hersenen zijn beperkt

Wat veel mensen niet beseffen, is dat hun brein beperkt is. Dat beschrijft David Rock in het boek ‘Your Brain at Work’. Hij vergelijkt je brein met een theater. Het deel van je hersenen waar je ‘bewust’ mee denkt ziet hij als het podium van het theater. Dat podium is klein. Er kunnen eigenlijk maar vier acteurs tegelijk staan en als het er toch meer worden, wordt er automatisch één van het podium af geduwd.

Daarbij komt dat het podium veel energie opslurpt. Van bewust denken raak je sneller uitgeput dan van dingen op de automatische piloot doen. Hoe intensiever je het podium dus gebruikt, hoe sneller je moe wordt.

Hoe je het je brein makkelijk maakt

Als je weet dat je brein beperkt is, kun je erover nadenken hoe je slim met je brein omgaat. Ik heb een aantal tips voor je op een rijtje gezet:

Kies bewust op welk moment van de dag je prioriteiten stelt. Van al het denkwerk kost prioriteiten stellen de meeste energie. Je hebt dan continue meerdere acteurs op het podium staan omdat je verschillende taken tegen elkaar afweegt. Doe dat wanneer je fit bent. Kies dus ‘s ochtends welke taken je wilt doen of doe dat juist ‘s avonds als je meer een avondmens bent.

Schrijf bij nadenkwerk je gedachten op. Als je kunt kijken naar wat je hebt opgeschreven, hoef je niet iets te onthouden en iets te bedenken tegelijkertijd. Dat scheelt acteurs op het podium. Gebruik bijvoorbeeld een whiteboard, een flipover of een digitale mindmap om brainstormen.

Wissel taken waar je veel concentratie voor nodig hebt af met taken die je op de automatische piloot kunt doen. Als je een uur hebt zitten ploeteren op een projectplan, neem dan even de tijd om wat telefoontjes te doen of de afwas weg te werken. Dan kan je brein weer opladen.

Zorg dat je zoveel mogelijk taken op de automatische piloot kunt doen. Alles waar je een automatisme van kunt maken, scheelt je energie. Kies een vast plek voor je sleutels, maak een standaard paklijst voor als je op vakantie gaat en leer werken met sneltoetsen.

Wil je minder energie kwijt zijn aan wat je doet? Neem dan nu vijf minuten de tijd en pak pen en papier. Brainstorm over hoe je taken meer op de automatische piloot kunt doen.

Meer lezen? Check dan dit artikel: ‘Hoe je je brein helpt om te focussen‘.

De zwijgers worden ongeorganiseerd sprekers

Wanneer je elke dag druk voelt om je to-do lijst af te krijgen en jouw alledaagse taken je belemmeren om je hoofd te gebruiken voor zaken als creativiteit, zakelijke groei en ontwikkeling, dan ben je van harte welkom bij dit event.  Taco zal je tijdens het event leren hoe je gemiddeld 1-2 uur per dag bespaart en zo tijd overhoudt voor dingen die je belangrijk vindt.

Wanneer wordt tijdgebrek een probleem?

In sommige gevallen kan het efficiënter doen van je werk grote voordelen opleveren. Ik heb het niet alleen over tijdwinst. Als je het zo druk hebt dat je alleen maar to-do lijstjes aan het afwerken bent voor jouw gevoel, dan gaat dat ook ten koste van de creatieve processen in je hoofd. Voor echte creativiteit is rust nodig. De beste ideeën doe je ook vaak op tijdens ontspanning: onder de douche, tijdens het hardlopen, of in bed. Genoeg vrije tijd, of rust in je hoofd is daarom ontzettend belangrijk. Helemaal als je beroep veel creativiteit vraagt.

Veel mensen werken enorm hard, maar doordat ze geen goed systeem hebben om al hun werkzaamheden te organiseren, komen er weinig concrete resultaten uit. Dan kan je werk een bron van ergernis en uitputting worden. Via deze training kun je leren een organisatiesysteem op te zetten waardoor je minder zelf hoeft te onthouden en je meer ruimte krijgt in je hoofd voor creativiteit.

Wie geeft de training?

Taco Oosterkamp is de ‘Getting Things Done’ expert van Nederland. Samen met zijn team leert hij al 7 jaar lang vele, verschillende professionals om slimmer te werken en effectiever met hun tijd om te gaan.

Marleen Kruyswijk (dagvoorzitter). Zij is senior trainer en coach bij meereffect, schrijft de überpraktische meereffect artikelen en heeft als coach on-the-job al heel wat ondernemers en managers geholpen om een stuk productiever te gaan werken.

Wat kun je leren tijdens het Extreem Productief Event?

• Productiviteitsstrategieën en mindsetveranderingen die nodig zijn om 1 of 2 uur per dag te besparen
• Jouw productiviteitsprofiel — Hoe jouw unieke persoonlijkheid in elkaar zit en je helpt om zo productief mogelijk te zijn. En welke barrières je moet overwinnen om jouw topniveau te bereiken.
• Extreem Delegeren — Waarom de gemiddelde ondernemer/manager nog steeds veel te veel zelf doet en hoe je daar een dikke streep door haalt. En: waarom je je medewerkers te kort doet als je niet (bijna) al je werk uit handen geeft.
• Strategie voor ambitieuze mensen — De 3 geheimen om strategieën te ontwikkelen waarmee je hoofd en hart op één lijn zet. Zo kun je jezelf en je medewerkers eenvoudig motiveren en met volle energie werken aan die dingen die jouw passie hebben.
• De Grote Tips en Tricksbox: 7 simpele trucs om tijd en flow terug te verdienen, zodat je lekkerder en effectiever gaat werken.
• Optimaliseren 2.0 — Leer een paar simpele ingrepen waarmee je team ongemerkt steeds productiever gaat werken.
• Hoe je echt vrije tijd krijgt — 4 valkuilen en hoe je ze vermijdt. Waarom jouw ‘vrije dagen’ waarschijnlijk helemaal niet zo vrij zijn, waarom dat je bedrijf geld kost en je team in de problemen brengt. En: wat je eraan doet om dat te fixen (en nee, dat gaat niet simpel zijn).

Heb je al eens een meereffect training gevolgd? ‘Extreem productief’ is een nieuw event in een andere vorm dan de meereffect training. Hoewel Getting Things Done wel zal langskomen, gaan we er lang niet zo diep op in als bij de meereffect training. Bovendien is er meer tijd en aandacht is voor zelf nadenken en reflectie dan bij onze andere trainingen.

Let others do the talking:

“Ik ga veel efficiënter om met alle taken die ik moet doen en kan veel meer werk verzetten in de tijd die ik heb. Het gevolg is dat ik meer klanten aan kan nemen en toch meer vrije tijd overhoud. Daar ben ik heel erg blij mee! Wat mij bovendien erg aansprak is dat Taco je helemaal enthousiast maakt. Hij brengt het niet als een trucje maar als een levenshouding. Daardoor heeft zijn training veel impact en blijft de informatie heel lang hangen. “
Laura Babeliowsky
Trainer / coach Get Clients Now

“Heerlijk dat er toch weer steeds iets nieuws te leren valt. De hele praktische en logische aanpak spreekt mij geweldig aan. Dankjewel Taco!”
Claudy Voskens
Puur Structuur

“Taco is een geweldig inspirerend spreker. Flow is de ‘high’ die je kunt krijgen van je werk, één shot en je bent verslaafd. meereffect helpt je met het hervinden van die high.”

Mark Blomsma

VP Sales North America

Wat krijg je als je meedoet aan de tweedaagse?

• Het “Extreem Productief” – Event is een intensieve tweedaagse workshop op 10–11 mei of 14-15 juni 2012 in het  Carlton President Hotel in Maarssen.
• In totaal krijg je 4 dagdelen training in een vergaderruimte van het Carlton.
• Tijden zijn: donderdag van 9.30 – 16.30, vrijdag 9.30 – 16.30 uur.
• Je ontvangt een werkboek met ondersteunende teksten, templates, checklists en allerlei extra nuttige informatie.

Kosten

Snelle beslissers profiteren nu nog van de early bird prijs van slechts € 797,- exclusief btw, de prijs zal uiteindelijk gaan oplopen tot € 1797,-. Deze early bird prijs geldt maar tijdelijk, dus wacht niet met aanmelden.

Kosten voor het verblijf

Als je wilt blijven slapen (wordt aangeraden) dan kun je dit zelf met het Carlton President Hotel regelen. We hebben met het hotel een deal gesloten: je betaalt voor je overnachting en ontbijt een bedrag van 139,- euro, exclusief toeristenbelasting. En natuurlijk is het een goed idee om de avond ervoor al naar Maarssen te komen, zodat je zonder filestress kunt deelnemen. Als je je opgeeft, krijg je vanzelf de informatie hierover in je mailbox.

Toch niet tevreden?

Mocht je merken dat het programma toch niet aansluit bij je behoeften, dan kun je na afloop van de eerste dag voor het diner besluiten om te stoppen. Je krijgt dan al je tot dan toe betaalde cursusgeld terug, uitgezonderd het inschrijfgeld van 297,- euro exclusief btw — na teruggave van alle cursusmaterialen. Dat geldt natuurlijk alleen als je wel de hele dag aanwezig was en hebt meegedaan. Het hotel dient tijdig geannuleerd te worden, vraag bij hen de voorwaarden op.

Mocht je twijfelen of het event echt iets voor je is, neem dan eerst contact met MeerEffect op, de gegevens staan hieronder.

Meer informatie:

Nog vragen? Bel of mail ons gerust – via 0343-421 381, of info@meereffect.nl

We hopen ook jou te zien in Maarssen, op 10 en 11 mei (uitverkocht) of 14 en 15 juni.

• Wavii.com

Wavii (nog in beta, invite-only) is een splinternieuwe manier om nieuws rondom je favoriete onderwerpen te volgen. Het mooie is de sociale kant hiervan: door je te verbinden met andere gebruikers kun je elkaars interesses zien. Zo kom je op nieuwe interessante nieuwskanalen uit. Andersom kun je ook aan je volgers laten weten wat jij interessant vindt. Vooralsnog zijn de onderwerpen volledig gericht op sociale media en de tech-sector. Het concept is echter veelbelovend. Heel benieuwd hoe deze dienst zich gaat ontwikkelen.

• Subfeeds

Veel sites, vooral de grote blogs en nieuwssites, bieden naast een hoofdfeed met alle berichten subfeeds aan per onderwerp. Kijk eens bij nu.nl dan zie je subfeeds voor algemeen, economie, sport e.d. Kijk trouwens goed rond, want soms zijn er meer subfeeds dan op het eerste gezicht lijkt. Bij nu.nl bijvoorbeeld zijn binnen de hoofdcategorieën vaak nog meer feeds beschikbaar. Bijvoorbeeld ‘Internet’, ‘Games’ en ‘Gadgets’ binnen het grotere ‘Tech’. Zo kun je heel  nauwkeurig zelf bepalen wat je wilt volgen

• Pocket (voorheen Read It Later)

Deze dienst maakt het mogelijk vanuit je browser een pagina op te slaan om later te bekijken. Je legt hiermee een leeslijst aan die je later rustig kunt nalezen. Dat kan direct via de website, maar via een app op je mobiele device. Het nieuwe Pocket is veel visueler ingesteld dan het vroegere ReadItLater. Met name het lezen op mobiele apparaten is hierdoor een stuk overzichtelijker geworden. De ruimte is hier te kort, maar vaak kun je vanuit je RSS-lezer direct naar Pocket opslaan. Bijvoorbeeld door via ifttt (lees wat ifttt ook al weer is) gesterde items in Google Reader direct naar Pocket te sturen (met dit ifttt recept).

• Wees selectief

Het klinkt voor de hand liggend: niet alles lezen wat er op je afkomt. Jouw tijd is kostbaar: tijdens een uur RSS-feeds lezen had je ook iets anders kunnen doen. Beschouw je het lezen als werk dan is het zaak dat je niet de hele dag in je RSS-lezer verblijft. Doe je dit in “privé-tijd, dan trouwens ook niet
Bedenk daarom of de feed waarvan je op het punt staat een abonnement te nemen, jouw toekomstige tijd wel waard is. Bij twijfel, beter niet doen.

Nog enkele oplossingen voor techneuten

• Feed43.com

Feed43 is een tekst-gebaseerde manier om eigen feeds te bouwen op websites die die niet zelf aanbieden. Het gaat hier om website die wel nieuwe content aanbieden maar zonder feed. Erg lastig, want om te zien of op deze sites nieuwe content verschijnt, moet je er zelf naartoe. Véél te tijdrovend. Zolang de nieuwe content volgens een vast patroon aan de pagina toegevoegd wordt (meestal is dat het geval), kun je met Feed43 een feed bouwen. Die feed voeg je vervolgens toe aan je favoriete RSS-lezer. Wordt de pagina dan bijgewerkt: voilà, een update in je RSS-lezer.

• Yahoo Pipes

Vergeleken met Feed43 is Yahoo Pipes een meer visuele manier om feeds te bouwen. Het is nog steeds een tool die vooral technisch ingestelde mensen zal aanspreken, maar er komt minder ‘handwerk’ bij kijken. De mogelijkheden zijn vergaand en krachtig: vanuit bestaande informatiebronnen kun je nieuwe, volledig naar jouw wens ingerichte, nieuwe bronnen produceren. Je maakt hierbij gebruik van talloze mogelijkheden als string-manipulatie, reguliere expressies en zelfs het benaderen van informatiebronnen als een database (via een SQL-achtige taal, YQL). Lees bijvoorbeeld hoe je een eigen feed samenstelt van alleen maar goed nieuws – weg met al die negatieve berichten!

Tot zover. Natuurlijk zijn er meer mogelijkheden dan deze. De bedoeling is vooral je aan het denken te zetten over je eigen informatiegedrag en tijdsbesteding op het web. Jouw tijd is beperkt, en die wil je zo goed mogelijk inzetten. Zeker in een baan of als ondernemer is tijd ook geld. Neem dan je eigen uurtarief eens in gedachte: de tijd die je besteedt aan het volgen van zakelijk nieuws kost je een hoop geld. Is dat het ook echt waard?

We zijn benieuwd naar jouw persoonlijke tips om je RSS-feeds in bedwang te houden. Deel ze gerust hieronder!

GTD en toepassingen

Veel aanhangers van getting things done (GTD) van David Allen gebruiken een “vertrouwd systeem” om alle acties, invallen, voornemens te noteren en later om te werken naar eerst volgende acties al dan niet voorzien van predicaten als “misschien/ooit” of “wachtenop”. Voor de een is dat vertrouwde systeem een piepklein pennetje aan een even zo groot boekje en voor de ander is het een takenprogramma op de telefoon of een site.

De lijst van takenprogramma’s is bijna niet meer te maken. Uit onder andere de comments op de blog over GTD en Evernote kwamen weer veel nieuwe omgevingen die je helpen met het voor elkaar krijgen van je acties. MyLifeOrganized, Remember the Milk, Things, OmniFocus, ZentoDone+, Wunderlist, 2Do,  Todledoo, The Secret Weapon, GTD met Evernote, Outlook Taken, ToDo.txt, Nirvana, Task FM, Thymer, Workflowy, Personal Brain, Egretlist, Clear, Do it (tomorrow), QuickOffice, Doit.im.

Nozbe is GTD

Van de grote programma’s die aanwezig zijn als site, op iOS en Android is Nozbe een bekende. Met Nozbe kun je individueel projecten en taken managen als ook als team. Daarnaast is Nozbe, zoals veel takenprogramma’s, expliciet gericht op gebruikers van GTD.

• Er is een inbox waar je taken kunt verzamelen die je later verwerkt. Je tikt ze in op je app, de site, Nozbe desktop of mailt ze naar deze inbox.
• Bij taken geef je aan of iets een eerstvolgende stap is. Aangezien dit de meest concrete en dringende to do’s zijn, zijn die opvallend en hebben ze een prominente plaats in menu’s.
• Je kunt labels toevoegen, zoals Ooit, Wachtenop, Bellen, Kantoor, Bibliotheek.
• Bij onderhoud (review) kun je de projecten nalopen maar ook per label zien wat er af is en wat niet.

Veel omgevingen bieden vergelijkbare functionaliteiten maar niet veel takenprogramma’s hebben echter een desktop-client. Nozbe had al enkele maanden een heel basic client en heeft nu een completere gelanceerd. De site werkt op zich prima maar de snelheid van client is toch een sterk punt. Naast zijn prijs van 0,- euro, wat gezien de kosten van de iPad app (14,99!) en de iPhone app (4,99!) een meevaller is.

Nozbe voor Windows en Mac

Na het inloggen zijn alle taken, projecten, notities et cetera zichtbaar op je computer. In de linkerkolom zie je de hoofdindeling:  next actions, Inbox, Projects, Contexts, Calendar. Onderaan de pagina vind je een zoekvak om sneller naar het juiste project of de juiste context te gaan. Terwijl je tikt verkleint de set die aan die criteria voldoen, zodat je snel bij je project bent. Nu is de filter nog niet optimaal. Niet alle projecten komen boven als je erop zoekt, maar dat issue is bekend.

Over de breedte lopen de taken. En die breedte is vrij breed, gezien de kleine letters. Links in het scherm start je taak en helemaal rechts met kleine letters vind je de tags bij die taak. Als je op de taak klikt zie je alle tags en eventuele notities. Per project kun je de notities, ook uit Evernote, en Dropboxbestanden zien. Dat betekent dat je rond een project vanuit Nozbe veel informatie kunt verzamelen.

Een nieuwe taak voeg je snel toe. Je begint de taak te tikken en als je een tag wil gebruiken typ je #. Bijvoorbeeld

Contact opnemen met John om een afspraak over de prijzen te maken #

Nadat je # tikt, komen alle mogelijke toevoegingen in beeld die naar mate je meer tikt verkleinen. Je kunt verder tikken maar ook uit de lijst een item aanklikken. Je kunt dus iets tikken als:

Contact opnemen met John om een afspraak over de prijzen te maken #GITP #Bellen #Next

Waarmee deze taak in het project GITP komt met als context bellen en een next action is. Met deze toevoegingen duikt de taak op in het project maar ook als je alle taken oproept die met bellen te maken hebben of als je alle next actions wilt zien. Nu is die toepassing nog hoofdlettergevoelig maar dat zal vast veranderen. In elk geval is makkelijk dat alle tags met # op te roepen zijn. Als je nu dezelfde taak mailt naar de inbox van Nozbe ziet dat er zo uit:

Contact opnemen met John om een afspraak over de prijzen te maken #GITP @bellen !

Wijzigingen worden voortdurend gesynchroniseerd. Dat betekent dat als je ook taken mailt, de client open hebt en via je tablet nog een taak edit er geen probleem met syncen is. Dat syncen geeft wel enige vertraging bij het wijzigen van taken.

Eerste video

Op de Nozbe blog kun je de ontwikkelingen volgen en vind je in elk geval een eerste video demonstratie.

Dus

Kortom, een handig programma dat offline lokaal managen van projecten en taken makkelijk maakt. En een goedkope manier om Nozbe te gebruiken. Wat vind jij ervan?

En wat vraag je lifehackers in een prijsvraag? Juist: hacks. Kortom, wie heeft de slimste, meest creatieve, McGyvereske toepassing van de LiveScribe? Wie gebruikt de functionaliteiten van de pen het meest ingenieus?

Extra punten zijn er voor de inzendingen die de pen voor een ander willen winnen. Kortom, een slimme hack voor je trouwe verenigingssecretaris of vergeetachtige baas levert een voorsprongetje.

Inzendingen tot 26 maart a.s. in de comments aub.

Nog even ter inspiratie de uitleg van in De wereld draait door:

Vorige week heeft Lifehacker.com  haar lezers gevraagd te stemmen welk van de tijdmanagement technieken het best werkt. Op nummer één geëindigd, nipt voor Getting Things Done (GTD), de Pomodoro techniek. Tijd dus om deze populaire techniek onder de loep  te nemen. Geen tijdmanagement maar slim tijd benutten. Tijd laat zich immers niet managen!

Wat belooft de Pomodoro techniek?

Nogal wat! Francesco Cirillo, de bedenker van de Pomodoro techniek, belooft ons o.a.:

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een eierwekker (Francisco gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat vandaar; the Pomodoro Technique) om je tijd te verdelen in blokken van een half uur. Voordat je aan een taak begint schat je het aantal blokken die je nodig denkt  te hebben. Dan start je en zet je de eierwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt (bijvoorbeeld een rondje lopen, koffie of thee pakken etc.). Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten.

Waarom werkt de Pomodoro techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren. Bovendien zitten veel mensen in een ‘open kantoortuin’. De Pomodoro techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de wekker (en het tikkende geluid ) je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te halen. Enerzijds omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje”. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress volgens Francisco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan….”. Meer over het besef van tijd zie je hier.

Wat doe je met de Pomodoro ‘hulpformulieren’?

Er zijn er twee. De ‘Pomodoro Activity Inventory Sheet’, een soort ‘master todo-list’. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo lijstjes hierop ‘dumpen’, ook die van je telefoon, agenda of e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust. Het 2^e ‘hulpformulier’; de ‘Pomodoro ToDo Today work sheet’ is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ‘ToDo Today’ alle taken die je ‘vandaag’ wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker en houd je bij hoeveel Pomodo’s je nodig hebt gehad.  Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Tip: heb je een functie waarbij mensen je makkelijk kunnen storen? Hang dan deze ‘Pomodoro waarschuwing’ goed zichtbaar op bij je werkplek (alleen als je een Pomodoro start). Dat gaat je veel tijd schelen!

Nadelen van de Pomodoro techniek

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is omdat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat ‘clusters van taken zijn’ ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kan je ‘te simpel’ naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel te doen zijn, voor je uit te schuiven. Dan ga je te veel tijd besteden in het 1^e kwadrant van de Eisenhower  matrix en loop je het risico niet voldoende tijd aan ‘the Big Rocks van Stephen Covey’ te besteden. Succesvolle lifehackers zitten immers voor > 60% in ‘kwadrant 2′ ofwel zijn juist bezig met planningen, voorbereidingen en hergebruik van kennis.

Hoe nu verder met de Pomodoro en andere technieken?

Ik werk nu zelf een paar jaar met een combinatie van mindmapping voor het maken van ‘Work Break Downs’ en de Pomodoro techniek vanuit een Personal Dashboard. Een goed begin is om een jaarplanning te maken vanuit rollen en doelen. Hier kan je een jaarplanning voorbeeld sjabloon downloaden. Vervolgens kies je elke week de doelen die je minimaal moet halen en verdeel je die over je werkdagen. Zo voorkom je dat de doelen die je echt wilt halen, ondersneeuwen in ‘de dagelijkse dingen’. Je kunt mindmapping vervolgens ook gebruiken om elke ‘Big Rock’ verder in overzienbare taken op te breken. Dus voor je zogenaamde ‘Work Break Downs’. Helemaal handig is om dan het overzicht te houden vanuit je electronische Personal Dashboard en gebruik te maken van een ‘app’ als de Cherrytomato of Pomodairo (tip). Zelf zet ik vaak een koptelefoon op (met muziek om direct in de ‘alfa hersen frequentie’ te komen) als ik in een ‘lastige pomodoro’ ga doen. Ik raad mijn cursisten dan ook aan niet één systeem te gebruiken maar juist een combinatie te kiezen die ze persoonlijk goed past.

Succes met uitproberen en tweet me als je vragen hebt of gratis mee wilt doen met mijn  volgende webinar waar ik het e.e.a. verder uitleg (dan regel ik een inlogcode voor je) en ook in ga op gebruik in teams. Ik ben ook nog bezig met een uitgebreid mindmap uittreksel van GTD en ‘the Procrastination handbook’ dus binnenkort daarover meer op lifehacking.nl.

In het boek Loopbaanonderhoud van De Bruine/Buchel vind je de metafoor van de automobilist voor de manier waarop je je loopbaan oppakt. Wat voor loopbaanmonbilist je bent kun je testen. De clue van het boek is dat je zoals, je ook je auto of andere spullen onderhoudt, voortdurend onderhoud doet en af en toe een grote beurt. Degenen die GTD gebruiken kennen de reviews/periodiek onderhoud. In zo een sessie kun je vaststellen dat je bepaalde talenten onvoldoende gebruikt, bepaalde interessant vindt maar te weinig doet. Kortom, tijd om iets te veranderen met wat kleine aanpassingen. Enter job crafting.

Bij jobcrafting ben je bezig je werk te veranderen door je baan te herdefiniëren en aan te passen. De naam van de functie en formele taken blijven dezelfde maar daarbinnen ga je aan de slag om de invulling in de richting te sturen die jij wil. Het initiatief ligt dus bij jou. De strategie is vooral gericht om een positieve verandering door te voeren en eventueel daarna erover te overleggen met leidinggevenden maar het daar in eerste instantie niet afhankelijk van te maken. Het is een licht-Easycratische manier om tot bottom up veranderingen te komen.

Job crafting may seem like a simple idea, but what makes it a really powerful tool is that it allows you to increase the control you have over your own professional life, while “wowing” your employer at the same time.
(Over job crafting op mindtools.com)

Voor bijvoorbeeld leidinggevende taken geldt nogal eens dat er meerder verschillende taken bij horen: doelen stellen en bewaken, voor een team zorgen, individuen coachen, controle op voortgang, zorgen voor verandering en vernieuwing. De ene cultuur is meer van controle dan verandering of vice versa maar in principe zijn er allerlei verschillende terreinen waarbinnen er keuzes gemaakt moeten worden.

Job crafting betekent niet (alleen) dat je je eigen werk op eigen initiatief leuker maakt. Het betekent dat:

• voor jezelf definieert wat je meer wilt doen. Waar liggen onvoldoende gebruikte talenten? Wat was eigenlijk heel interessant en wil je meer doen? Doe een review over je projecten als inspiratie
• je zoekt naar het nut dat die taken hebben voor je werkgever. Als je declarabel moet zijn maar je wilt meer aan productontwikkeling doen, zal een betalende klant je helpen. Je een maand terugtrekken en ontwikkelen, past niet binnen de geleidelijke weg van job crafting. De meeste functies hebben allerlei taken en daarbinnen is een accent te verleggen dat je inzet nuttig en waardevol maakt
• die onderdelen die je meer wilt doen ook meer doen en zorgen dat de rest van je werk er niet onder lijdt. Gebruik je routine, vertrouw op de 20-80 regel en dwing jezelf maat te houden met de gebruikelijke taken door ze in tijd te definiëren
• organiseer en bewaar positieve feedback en zorg dat wat je anders/meer/beter doet gezien wordt. Met name met leidinggevenden die niet zo dol op veranderingen of eigen initiatief zijn, is het raadzaam zelf zeker te weten dat het positieve veranderingen zijn die je realiseert.

Als je de pest hebt aan bepaalde taken, bijvoorbeeld bepaalde vergaderingen, dan is job crafting niet de manier om daaronderuit te komen. Uiteraard kun je het heel druk krijgen met zinnig ander werk maar iets expliciet niet doen vraagt afstemming met je leidinggevende. Kijk of je bij die overleggen moet zitten of ga na hoe je ze nuttiger kan maken. Job crafting gebruik je om positieve verandering te bewerkstelligen.

Job crafting doe je door:

• Taken te veranderen

Stel dat je als eindredacteur de hele dag teksten moet controleren. Je merkt dat dat goed gaat maar je wilt ook wel eens wat anders. Als je dan écht iets anders wilt, is een loopbaanstap nodig. Als je ook voor je werk contact met auteurs hebt en ze auteursinstructies levert dan kan het zeer nuttig zijn om eens een goede handleiding voor auteurs te maken. Lukt het om dat te doen én de teksten die je moet controleren op routine voldoende snel af te hebben dan ontstaat meerwaarde. De volgende stap is dat ene project (een handleiding) structureler in je functie op te nemen door bijvoorbeeld auteurscoaching op te gaan pakken.

• Relaties te veranderen

Binnen een groep secretaresses is bijvoorbeeld ook goed voor te stellen dat de ondersteuning van teams misschien generiek dezelfde taken zijn maar dat de stijl van het werk sterk bepaald wordt door de personen in dat team, hun klanten, hun bezigheden, de pieken en deadlines. Er zijn bijvoorbeeld ook secretaresses die het klantcontact uitbreiden en naast telefoon- en mailcontact een persoonlijke kennismaking organiseren, meegaan met de adviseur, bij een intake of evaluatie zitten. Hiermee veranderen de taken enigszins maar is vooral de kwaliteit van het contact met anderen verdiept

• De definitie van je werk te veranderen

De taakopvatting, dus eigenlijk. Wat is nu de essentie van wat je doet? Als je dat heel praktisch invult, horen er andere taken bij dan wanneer je zoekt naar een definitie die maatschappelijk of interpersoonlijk impact heeft. Op Wikipedia staat bij cognitive crafting het voorbeeld van een kapper die zijn werk niet ziet als haren knippen alleen maar ook zijn taak rekent om mensen de ruimte te geven hun levensverhaal te vertellen daar empathisch op te reageren. Check je teksten en maak je voorstellen of draag je bij aan een leefbare buurt en help je mensen elkaar hun verhaal te vertellen.De Japanse steenhouwer (die aan cognitive craftingdoet)

Is het wat voor jou, craften? Deed je het al? Wat werkt voor jou?

(illustratie Blog Story op Flickr)

Normaal gesproken is deze functie verstopt, maar met een wijziging in de Windows Registry  komt er zo maar een extra tabblad te voorschijn waarop je naar hartenlust met AND en OR ingewikkelde zoekvragen aan elkaar kunt knopen. Deze, bijvoorbeeld:

Of deze:

Het mooie is dat je de Query Builder ook kunt gebruiken bij het maken van Zoekmappen (die gebruikt u toch?) of het aanpassen van de Weergaven.

De instructies voor het aanpassen van de Registry kun je in dit machine-vertaalde document bij Microsoft lezen (of lees het origineel hier); het komt er op neer dat je een nieuwe sleutel maakt genaamd QueryBuilder. In dit artikel wordt gesproken over Outlook ’98, 2000 en 2002, maar het werkt ook voor 2007 en 2010 mits je locatie in de Registry als volgt aanpast:

• Outlook 98: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook
• Outlook 2000: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook
• Outlook 2002: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook
• Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook
• Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook

NB: niet alle IT afdelingen stellen prijs op eigenmachtig aanpassen van de Windows Registry (als ze het al niet onmogelijk hebben gemaakt). Wellicht verstandig om in die situaties even contact op te nemen met de interne helpdesk…

Vorige week schreven we over ifttt, de dienst waarmee je allerlei andere diensten op het web aan elkaar kunt koppelen. In de post vroegen we om jullie input. Hierbij een overzicht van alle hacks die zijn binnengekomen. En nog steeds geldt: voeg onder in de comments de hacks die nog niet genoemd zijn. Veel plezier met ifttt!

• Laat je favoriete items in Google Reader automatisch doorsturen naar Twitter of Diigo
• of andersom: alle op Twitter geplaatste links door laten sturen naar je archief (bv Diigo, Evernote)

• laat je Watch Later video’s op Youtube automatisch naar Evernote gaan, en zet ze via een tag in een grotere LaterLees-Kijk-Luister lijst (die koppeling zit standaard al in ifttt)

• alle foto’s waarin je op Facebook getagd wordt automatisch naar Dropbox laten gaan. Hier instellen

• backup al je zelf geüploade foto’s op Facebook automatisch naar Dropbox. Hier instellen

• tweets met #fb automatisch op Facebook terecht laten komen, zonder hashtag. Hier instellen Of zelfs al je tweets naar Facebook posten

• En wat dacht je van “When a new book is added to Kindle Top 100 Free eBooks, send me an email.” Natuurlijk wel zorgen dat deze mail niet in je inbox blijft hangen, maar direct naar een submap “Te Beluisteren” verplaatst wordt via een Regel of Filter. Je wilt tenslotte wel de grip op je inbox behouden

Tenslotte deze letterlijk coole hack:

• ontvang vanzelf een e-mail wanneer de minimum temperatuur in je woonplaats onder 0 komt in de nacht. Je kunt dan eerder naar je auto kan om te gaan krabben. Hier instellen

Die laatste is een van de vele mogelijkheden van het in ifttt ingebouwde weerstation. Daarmee activeer je de trigger gebaseerd op maximum of minimum temperatuur (ijs, schaatsen!), sneeuw, regen en zelf de hoeveelheid pollen in de lucht (laatste helaas US-only). Je kunt overigens door eenmalig het Channel E-mail te activeren allerlei andere dingen naar je mailbox laten sturen. Eén keer het gewenste e-mailadres invoeren en alle berichten worden naar je inbox doorgelust.

Je kunt gebruik maken van de standaard Channels, waarmee je al ontzettend veel mogelijkheden hebt. Daarnaast kun je ook eigen recipes aandragen, die dan voor andere gebruikers beschikbaar komen. Kijk snel bij de ruim 15.000(!) ifttt recipes die er op het moment van schrijven al voor je klaarstaan.

Tijd om aan de slag te gaan. Geef hieronder je ifttt hacks, en zeker je eigengebrouwde coole nieuwe recipes, hieronder door!

Dank aan Frank Meeuwsen en Jorijn Schrijvershof voor het aandragen van hun hacks.