Normaal gesproken is deze functie verstopt, maar met een wijziging in de Windows Registry  komt er zo maar een extra tabblad te voorschijn waarop je naar hartenlust met AND en OR ingewikkelde zoekvragen aan elkaar kunt knopen. Deze, bijvoorbeeld:

Of deze:

Het mooie is dat je de Query Builder ook kunt gebruiken bij het maken van Zoekmappen (die gebruikt u toch?) of het aanpassen van de Weergaven.

De instructies voor het aanpassen van de Registry kun je in dit machine-vertaalde document bij Microsoft lezen (of lees het origineel hier); het komt er op neer dat je een nieuwe sleutel maakt genaamd QueryBuilder. In dit artikel wordt gesproken over Outlook ’98, 2000 en 2002, maar het werkt ook voor 2007 en 2010 mits je locatie in de Registry als volgt aanpast:

• Outlook 98: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook
• Outlook 2000: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook
• Outlook 2002: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook
• Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook
• Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook

NB: niet alle IT afdelingen stellen prijs op eigenmachtig aanpassen van de Windows Registry (als ze het al niet onmogelijk hebben gemaakt). Wellicht verstandig om in die situaties even contact op te nemen met de interne helpdesk…

Vorige week schreven we over ifttt, de dienst waarmee je allerlei andere diensten op het web aan elkaar kunt koppelen. In de post vroegen we om jullie input. Hierbij een overzicht van alle hacks die zijn binnengekomen. En nog steeds geldt: voeg onder in de comments de hacks die nog niet genoemd zijn. Veel plezier met ifttt!

• Laat je favoriete items in Google Reader automatisch doorsturen naar Twitter of Diigo
• of andersom: alle op Twitter geplaatste links door laten sturen naar je archief (bv Diigo, Evernote)

• laat je Watch Later video’s op Youtube automatisch naar Evernote gaan, en zet ze via een tag in een grotere LaterLees-Kijk-Luister lijst (die koppeling zit standaard al in ifttt)

• alle foto’s waarin je op Facebook getagd wordt automatisch naar Dropbox laten gaan. Hier instellen

• backup al je zelf geüploade foto’s op Facebook automatisch naar Dropbox. Hier instellen

• tweets met #fb automatisch op Facebook terecht laten komen, zonder hashtag. Hier instellen Of zelfs al je tweets naar Facebook posten

• En wat dacht je van “When a new book is added to Kindle Top 100 Free eBooks, send me an email.” Natuurlijk wel zorgen dat deze mail niet in je inbox blijft hangen, maar direct naar een submap “Te Beluisteren” verplaatst wordt via een Regel of Filter. Je wilt tenslotte wel de grip op je inbox behouden

Tenslotte deze letterlijk coole hack:

• ontvang vanzelf een e-mail wanneer de minimum temperatuur in je woonplaats onder 0 komt in de nacht. Je kunt dan eerder naar je auto kan om te gaan krabben. Hier instellen

Die laatste is een van de vele mogelijkheden van het in ifttt ingebouwde weerstation. Daarmee activeer je de trigger gebaseerd op maximum of minimum temperatuur (ijs, schaatsen!), sneeuw, regen en zelf de hoeveelheid pollen in de lucht (laatste helaas US-only). Je kunt overigens door eenmalig het Channel E-mail te activeren allerlei andere dingen naar je mailbox laten sturen. Eén keer het gewenste e-mailadres invoeren en alle berichten worden naar je inbox doorgelust.

Je kunt gebruik maken van de standaard Channels, waarmee je al ontzettend veel mogelijkheden hebt. Daarnaast kun je ook eigen recipes aandragen, die dan voor andere gebruikers beschikbaar komen. Kijk snel bij de ruim 15.000(!) ifttt recipes die er op het moment van schrijven al voor je klaarstaan.

Tijd om aan de slag te gaan. Geef hieronder je ifttt hacks, en zeker je eigengebrouwde coole nieuwe recipes, hieronder door!

Dank aan Frank Meeuwsen en Jorijn Schrijvershof voor het aandragen van hun hacks.

De Snelle Stappen functie is nieuw voor Outlook 2010, volgens Microsoft. Dat is niet helemaal waar. De naam Snelle Stappen is misschien nieuw, maar de functionaliteit is niet echt nieuw.
Het komt er namelijk op neer dat je veelvoorkomende taken aan elkaar kunt smeden en toegankelijk kunt maken met één druk op de knop. Als je al wat langer met computers werkt noem je dat gewoon een macro.

Hoe dan ook, nuttig is het wel, want je kunt een aantal veelgebruikte handelingen makkelijk aan elkaar knopen.Standaard meegeleverde Snelle Stappen omvatten bijvoorbeeld Beantwoorden en Verwijderen of Stuur door naar team. Maar je kunt bijvoorbeeld ook berichten in één keer als gelezen markeren + verplaatsen naar een bepaalde map + markeren om op te volgen.

De Snelle Stappen functie bevindt zich op het lint bij het tabblad Start, in de groep Snelle Stappen:

Om je eigen Snelle Stappen te maken klik je op het kleine pijltje rechtsonder (rood gemarkeerd in de afbeelding). Via de knop Nieuw > Aangepast kun je nu je eigen Snelle Stappen maken. Bijvoorbeeld deze:

Deze Snelle Stap:

1. Markeert het bericht als gelezen
2. Verplaatst het bericht naar de map die je aangeeft bij het uitvoeren van deze Stap
3. Neemt het bericht op als bijlage in een nieuwe Taak

Dat laatste heeft als voordeel dat je bij het uitvoeren van de taak meteen het desbetreffende mailtje bij de hand hebt, en met een dubbelklik kunt openen (en eventueel beantwoorden).

In de bovenstaande Snelle Stap wordt het originele bericht daarnaast ook nog bewaard in één van de Outlook mappen. Dat hoeft natuurlijk niet voor alle mailtjes, maar je kunt even zo gemakkelijk een tweede Snelle Stap maken waarin het originele bericht wordt verwijderd.

En heb je gezien dat je een sneltoetscombinatie (bijvoorbeeld Control+Shift+1) kunt toewijzen aan een Snelle Stap? Ideaal!

Al snel vond ik natuurlijk de oorzaak: enige tijd geleden heb ik enkele webdiensten aan elkaar gekoppeld met ifttt. Die dienst, waar hier op lifehacking al eerder over geschreven is, was tot dan toe nog niet door mijn informatiefilters gekomen Het moment dat ik de opgeslagen bookmark in Diigo zag, was het moment dat ik bedacht hoe mooi zo’n op de achtergrond draaiende dienst eigenlijk is.

Zo mooi dat het feit dat ik interessante links voorheen steeds met de hand opsloeg in Diigo al uit mijn hoofd verdwenen was. Precies in lijn natuurlijk met de Getting Things Done gedachte “zorg dat alles wat in je hoofd zit, daar uit kan door het in een betrouwbaar extern systeem te zetten”

In eerste instantie is dat betrouwbare systeem je persoonlijke actiesysteem waar zich al je actuele taken en projecten bevinden. Zo kwam ook ifttt op mijn radar terecht – als te onderzoeken nieuwe software op de LaterMisschien lijst. Dat was het eerste ‘uit het hoofd, in een systeem’ moment. Het tweede moment was het daadwerkelijk in gebruik nemen van ifttt. Door dit stuk automatisering hoef ik er nu niet zelf meer aan te denken mijn getwitterde links elders op te slaan. Die gaan nu zonder tussenkomst naar Diigo (om te delen met anderen) en naar Evernote, mijn persoonlijke archief.

Andere mogelijkheden van ifttt zijn bijvoorbeeld het doorzetten van gesterde items in Google Reader naar de genoemde en andere informatiediensten. Of juist de weg andersom bewandelen: op Diigo gesharede links automatisch op Twitter zetten. Zelf kies ik trouwens bewust niet voor deze laatste optie, omdat ik over mijn Twitter kanaal volledige controle wil houden. Zowel het tijdstip van publiceren en de precieze inhoud van de tweet wil ik niet door een tool laten bepalen. Met automatische koppelingen gaat dat nog wel eens mis en krijg je bijvoorbeeld zo’n gemankeerde tweet met een halve zin er in.

De basisgedachte van ifttt is dat een bepaalde trigger een actie ergens anders laat plaatsvinden. Naast een heel scala aan webdiensten kan ook bijvoorbeeld een SMS, e-mail, of het bereiken van een bepaald tijdstip de trigger zijn. Feitelijk zijn de mogelijkheden enorm groot. Lees daarom het genoemde artikel door, of ga direct zelf aan de slag met ifttt!

We zijn heel benieuwd naar jouw ervaringen en curieuze hacks die je met ifttt hebt gemaakt. Laat hieronder je reactie achter!

Dit is het laatste deel in de zoektocht naar hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel 1 heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmapping daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken zou moeten zijn. Ook in dit deel bespreek ik een aantal toepassingsgebieden om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. Hier trek ik ook de conclusie of mindmapping een pijler van HNW zou moeten zijn.

Wat zit er achter een goede mindmap?

Een van de meest gevolgde trainingen in 2010 was ‘leren mindmappen’. Dat heeft tot wildgroei en veel slechte mindmaps geleid. Een goede mindmap faciliteert in mijn ervaring zowel het proces van lineair ordenen van de informatie die binnenkomt (linker hersenhelft) als het simultaan een volledig plaatje daarvan maken (rechter hersenhelft). Bijvoorbeeld bij het voeren van onderhandelingen komen beide intensief aan bod. De mindmap hierboven is onderdeel van een onderhandeling ondersteunend systeem gemaakt en gebruikt bij de één na laatste regeringsformatie door een van de politieke partijen. Daniel Pink noemt in zijn boek A Whole New Mind een ander voorbeeld van hoe dit whole brain thinking werkt.

Linker en rechter hersenhelft functies

Stel, je bereidt met je partner een belangrijk etentje voor gasten voor en jíj zou de wijn halen. Een uur voor de gasten komen ontdekken jullie dat de wijn er niet is en je partner sist boos: ‘Ik ga wel naar de avondwinkel!’ Als je alleen met je linker hersenhelft zou denken, maak je een analyse van de informatie die woord voor woord binnenkomt en zou je kunnen denken: prima, dat is geregeld. Echter als je tegelijkertijd alle andere informatie gebruikt om het plaatje compleet te maken, lichaamshouding van je partner, gezichtsuitdrukking, intonatie, denk je misschien: oeps.

Je zou kunnen zeggen links is tekst, rechts context. Een goede mindmap stimuleert daarom denken met je hele brein, ofwel: de samenwerking tussen beide hersenhelften. Dit gaat verder dan de mindmapregels die je in de boeken van Tony Buzan aantreft. Uit de mailreacties op deel 1 en 2 bleek dat veel mensen mindmapping in eerste instantie vooral zien als een schrijf- en geheugentechniek en daarbij voorbijgaan aan mindmapping als denktechniek. Een goede mindmap helpt ons beter te denken.

Mindmapping vergroot het leervermogen

Mijn ervaring als trainer én leerling is dat mindmapping een effectieve methode is om te leren, kennis over te brengen en beter te leren denken. Uit een studie door Abi-El-Mona en Adb-El-Khalick (2008) bleek dat WO-studenten die mindmapping toepasten een aanzienlijk steilere leercurve vertoonden in het verwerven van conceptueel inzicht en praktisch redeneren dan studenten die conventionele studietechnieken gebruikten. Ook uit onderzoeksmateriaal verzameld door Budd (2004) blijkt dat het gebruik van mindmapping de studenten betrekt bij het actief leren. Mento e.a. (1999) verklaren dat mindmapping een effectief, cognitief hulpmiddel is dat op verschillende manieren kan worden ingezet vanwege het potentieel om associatieve en niet-lineaire gedachten vorming te stimuleren.

Mindmappen stimuleert het expressieve of visuele denken en biedt studenten ook een andere manier om hun kennis en begrip met elkaar te delen (Goodnough and Long, 2002). Dit is een factor van betekenis en van nut voor studenten die moeite hebben met meer conventionele onderzoeks- en schrijfwijzen (Peterson and Snyder, 1998). Onderzoek van Cain (2001/2002) toonde een verbetering aan van het concentratievermogen (ook voor een langere tijd op één taak), van het kunnen stellen én beantwoorden van vragen en van de onafhankelijkheid bij de uitvoering van opdrachten.

Mindmapping stimuleert kritisch denken

Een mindmap kan helpen om met meer bewustzijn, grotere helderheid, meer diepte en breedte te denken en zo de relaties tussen ideeën en elementen van een thema te verkennen buiten de gebaande paden. Het geeft een nieuw perspectief, doordat het je in staat stelt alle relevante vraagstukken te onderkennen (analyse; links) en keuzes in het licht van het grotere plaatje (holistisch; rechts) te kunnen onderzoeken. Het wordt ook makkelijker om nieuwe kennis en informatie te integreren en logisch te organiseren, omdat je niet gebonden bent aan een rigide structuur.

Mueller e.a. (2002) beschrijven hoe mindmaps worden gebruikt om patiëntenzorg te plannen, wat heeft geleid tot een verbetering in denkvaardigheid, waaronder: het kritisch denken, whole brain thinking en het veelomvattend denken. Deze aanpak bevordert het kunnen plannen van zorg geconcentreerd op de patiënt als het centrum van het zorgplan en het stimuleren van het maken van verbindingen tussen verpleegkundige diagnoses en patiëntenzorggegevens.

Volgens onderzoek van Peterson en Snyder (1998) stelden mindmaps deelnemers letterlijk in staat te ‘zien’ welke variabelen bij een maatschappelijk probleem betrokken zijn en de onderlinge afhankelijkheden tussen deze variabelen. De mindmaps bevorderden ook het kritisch denkvermogen en werden gebruikt om verschillende wijzen van benadering van hetzelfde onderwerp mogelijk te maken. Bovendien faciliteerden mindmaps een effectieve probleemoplossing en konden deelnemers op de juiste wijze vaststellen waar aanvullende informatie nodig was.

mindmap van mindmapping resultaten door Academy of Minds

Wel of geen pijler van Het Nieuwe Werken?

Vanuit de kapstok – de werkzaamheden van de kenniswerker – die ik in de drie delen heb gekozen bleek dat mijn persoonlijke ervaring als trainer en adviseur wordt bevestigd door de genoemde onderzoeken. Deze geven aan dat mindmapping een belangrijke bijdrage kan leveren om je werk beter te doen. Ik ben naast de in dit en het vorige deel genoemde onderzoeken ook nog onderzoeken tegengekomen (met dank aan ‘Buzan Online’, ‘Mind mapping: Scientific Research and Studies’) die aantonen dat mindmapping ook je geheugen en het schrijfproces verbetert en zelfs kan leiden tot meer plezier in je werk (mail of tweet me even als je hierin geïnteresseerd bent).

Of mindmapping een pijler onder Het Nieuwe Werken is hangt wat mij betreft óók in belangrijke mate af van de gebruikte definitie van Het Nieuwe Werken. De meeste definities die ik ben tegengekomen missen volgens mij een essentieel onderdeel: Het bewust zijn en verbeteren van je (ons) denkproces. Daarom hanteer ik deze definitie die voortborduurt op de definitie uit deel 1:

~Meer de juiste dingen doen in minder tijd met meer plezier en resultaat vanuit rust en balans~

Deze definitie behelst een aantal zaken als het bewust (denken en) maken van keuzes, een plezierige werkplek, de juiste (denk)houding en motivatie, slimmer (samen)werken (en denken) niet harder met plezier en vanuit rust en overzicht, kennis (en denkkracht) hergebruiken en het beter balanceren van privé- en werkdoelstellingen. Dat vraagt nogal wat van ons! Dat gaat verder dan gedrag, outputsturing, het gebouw, tijd- en plaatsonafhankelijk werken en (ICT) systemen. Hier speelt beter en bewuster nadenken een essentiële rol. Er is inmiddels veel gediscussieers over deze HNW definitie en daarmee verder aangescherpt. Reageer hier zelf ook op deze aanscherping.

Veel van mijn cursisten geven aan het steeds moeilijker te vinden overzicht te houden en om te gaan met de werkdruk, toenemende hoeveelheid informatie (actoren) en vragen van managers en collega’s. Ze nemen niet altijd bewust een pauze tussen actie en reactie om goed na te denken (daar zit de vrijheid). Bovendien is onze manier van kijken naar ‘het werk’ en wat technisch mogelijk is continu aan verandering onderhevig.

Mindmapping, een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken!

Mindmapping blijkt ons denken goed te ondersteunen. Goede mindmaps stimuleren onze beide hersenhelften om samen te werken, waardoor we makkelijker het complete plaatje kunnen construeren van alle lineaire input inclusief de actoren en de onderlinge verbanden. Door een goede mindmapvisualisatie kunnen we beter denken omdat we onze gedachtestappen letterlijk kritisch kunnen bekijken en we (bewust) kunnen controleren of we de juiste argumenten bij onze meningen hebben gevonden en op welke feiten die gebaseerd zijn. Maar ook om een compleet nieuwe gedachtelijn op te zetten (buiten de ‘gebaande paden’). Dit leidt tot meer creativiteit, een verbetering van ons probleemoplossend vermogen en geheugen.

Helemaal krachtig wordt het als we samen op deze manier gaan denken (livemindmapping) en bijvoorbeeld aan de hand van een beamerscherm direct kunnen controleren of onze gedachtestappen kloppen en we nog wel een dialoog voeren (dit kan zelfs tegelijkertijd, tijd- en plaatsonafhankelijk via een online mindmap applicatie). Hierdoor zijn we in staat ons denken en daarmee (onze kijk op) ons werk continu te verbeteren. Vanuit die gedachte is mindmapping wat mij betreft een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken. Een manier om dit individueel te doen is Het Nieuwe Werken in te steken vanuit een Personal Dashboard en in teamverband met Het Nieuwe Vergaderen of Het Nieuwe Samenwerken.

Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1) en Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 2). Ik ben benieuwd naar je reactie!

Dit is deel twee in de zoektocht hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel één heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmappen daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken of lifehacking zou moeten zijn. In dit en het volgende deel ga ik een aantal toepassingsgebieden af om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. In het volgende deel zal ik een uitspraak doen of mindmappen een pijler van HNW zou moeten zijn.

Verbetert Mindmappen je presentatievaardigheden?

Een belangrijk onderdeel van het werk van de kenniswerker is kennis te delen. Dit gebeurt onder andere door het geven van presentaties. Uit een onderzoek van Mento et al (1999) over de applicaties van mindmapping in hogere managementopleidingen werd duidelijk dat een aantal deelnemers van het onderzoek overtuigende presentaties gaf met behulp van slechts een overheadprojectorsheet van hun mindmap. Ze konden het gepresenteerde materiaal effectief hanteren, omdat de informatie was genoteerd en opgeslagen op een geïntegreerde holistische manier in plaats van op lineaire wijze. Deelnemers konden de kennis beter internaliseren omdat het hun eigen (visuele) weergave was.

Zelf heb ik zowel ervaring met het presenteren vanuit één enkele ‘statische mindmap’, zoals hierboven omschreven, als met het opbouwen in stappen van een presentatie aan de hand van een ‘klikbare elektronische mindmap’. In de eerste aanpak merk ik dat het makkelijk is om een lange ingewikkelde presentatie te onthouden als ik de mindmap vooraf zelf heb gemaakt. Zo kreeg ik pas geleden een blue screen of death midden in mijn keynote speech voor een volle zaal. Dit was voor eerst dat ik letterlijk zonder visuele ondersteuning kwam te staan. Gelukkig kon ik verhaal vervolgen ‘uit het blote hoofd’ en bleek ik nadat mijn laptop opnieuw was opgestart precies op de verhaallijn te zitten.

In de praktijk merk ik dan ook dat de tweede aanpak voor mij het best werkt: samen met het publiek de mindmap per tak afgaan. Zeker als je dit met modernere (opkomende) presentatiemethoden vergelijkt, zoals ik vorige week deed met mijn Crowdsourcing Pecha Kucha-presentatie of dit Prezi-voorbeeld. Als je een elektronische mindmap namelijk eerst in zijn geheel toont om daarna je publiek per tak van de mindmap stap voor stap door de informatie heen kunt loodsen, krijg je meer vragen, enthousiaste reacties en kun je makkelijker een verslag nasturen met de vragen van je publiek daarin opgenomen.

Zeker als je weer bij het gehele plaatje en je eindconclusie eindigt. Een beter resultaat bereik je, in mijn ervaring, als je anderen de mogelijkheid biedt om tijdens je presentatie de elektronische mindmap aan te vullen. Dan wordt het vormen van nieuwe kennis een groepsproces. Dat kan ook online. Zie bijvoorbeeld dit boekuittreksel van Daniel Pink (A Whole New Mind) met dialoogsysteem.

Bevordert Mindmappen de groepssamenwerking?

Mindmappen is een goede techniek om samen met anderen plannen te ontwikkelen, kennis over te dragen en projecten te implementeren. Mijn ervaring in projecten is dat het samen mindmappen of ook wel ‘livemindmappen‘ genoemd je in staat stelt op een dynamische en creatieve wijze gebruik te maken van de inbreng van alle leden. Alle ideeën en uitspraken kunnen worden opgeslagen op de juiste plek in de mindmap en kunnen op één tijdstip openlijk besproken worden – ook online door gebruik te maken van mindmapping tools in de cloud. Doordat iedereen ‘gehoord’ en ‘gezien’ wordt, ontstaat draagvlak. De mindmap representeert op een hiërarchische gestructureerde ‘uitwaaierende’ wijze de gedachtestappen die tijdens projectbesprekingen en groepsbrainstorms aan de orde zijn gekomen. Dit kan ook in een langduriger proces met meerdere mindmapping-bijeenkomsten. Zie dit voorbeeld van een spreekbeurt van Martijn Aslander.

Onderzoek van Zampetakis et al (2007) gaf aan dat studenten de voorkeur gaven aan in teams werken met mindmaps. De mindmaps maakten mogelijk dat zij een synergistische interactie konden ontwikkelen, collectieve kennis konden verzamelen en konden werken met een group minded attitude, ofwel: handelend vanuit een ‘gezamenlijk mentaal model’. De stroming van communicatie tussen de leden van de groep heeft volgens Zampetakis et al bijgedragen aan het creatieve proces.

Stimuleert Mindmapping je creativiteit?

Het maken van mindmaps stimuleert volgens mijn cursisten de creativiteit en het genereren van nieuwe ideeën niet alleen tijdens het eigen denkproces, maar ook in brainstormsessies met grotere groepen. De ruimtelijke presentatie helpt een beter overzicht te verkrijgen en maakt het leggen van nieuwe verbindingen gemakkelijker en zichtbaarder. Je kunt op één enkel A4tje een groot aantal ideeën, gedachten, en verbindingen in de mindmap maken.

Toen mindmapping werd ingezet tijdens een brainstorm om de belangrijkste ‘curriculum gerelateerde kwesties’ van een opleiding te identificeren, werd tijdens het bestuderen van de uitkomsten duidelijk dat zowel de kwantiteit als kwaliteit van de gegenereerde onderwerpen was verbeterd. Deelnemers rapporteerden achteraf dat de brainstorm ertoe had geleid dat ze alle zorgpunten als geheel maar ook als losstaand in verband met elkaar hadden kunnen zien in een sfeer die ze hadden ervaren als open, participatief en uitnodigend. Het gebruik van mindmapping-software had de deelnemers ook de gelegenheid geboden te reflecteren, veranderingen voor te stellen en op associaties te komen (Paykoc et al, 2004).

Kapstok

Als uitgangspunt en kapstok heb ik voor deze post de activiteiten van de kenniswerker gebruikt. Vrij vertaald naar de indeling van Peter Drucker. Zie de mindmap aan de bovenkant van deze blogpost. De genoemde onderzoeken onderbouwen mijn persoonlijke ervaring (en die van mijn cursisten) dat mindmappen een positieve bijdrage levert aan activiteiten als samenwerken, schrijven, brainstormen, presenteren, organiseren en het vergroten van de creativiteit.  In het laatste deel kijk ik verder naar activiteiten zoals hoe mindmapping je leervermogen en kritisch denken kan vergroten en trek ik tevens aan het einde van het derde deel mijn conclusie.

Ik ben benieuwd naar je reactie op dit en het vorige deel! Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1)

Op Twitter komen regelmatig vragen voorbij over het delen van Google Docs met anderen. Wel of geen leesrechten, wel of geen Gmail/Google account en wel of niet publiek toegankelijk? Eerlijk gezegd zie ik ook niet altijd door de bomen het bos.

Er staat veel en duidelijke uitleg in de Help functie, zie bijvoorbeeld Uw document delen met bepaalde personen en Over delen in Google Documenten. Hiermee heb je een behoorlijk dekkend overzicht voor de meest voorkomende situaties. De meesten van jullie zullen geen zin hebben in 10 minuten leeswerk. Vandaar deze korte uitleg met doorverwijzingen waar ik ook toekomstige vragenstellers heel eenvoudig naar door kan verwijzen 

Dit is geen uitputtend overzicht, wel dekt het de meeste situaties – zie het als de management summary  Geef aanvullingen en verbeteringen door via mail of hieronder in de comments. Dan kan dit overzicht ook in de toekomst kloppend blijven.

Er zijn 3 zogenaamde zichtbaarheidsopties die je instelt via het scherm Delen (zie plaatje). Afhankelijk van je doel kies je 1 van deze drie opties.

• ‘Privé’ Een al dan niet vertrouwelijk document delen met 1 of meer personen – Wel dient iemand in dit geval een account bij Google te hebben (of een Gmail account, maar een Google account volstaat al
• ‘Iedereen met de link’ Een willekeurig document delen met 1 of meer personen. Gaat het niet om vertrouwelijke gegevens dan is dit de beste optie. Voordeel: geen account bij Google nodig. Mogelijk nadeel: iedereen die de link bemachtigt heeft toegang (schrijfrechten als je die op het document hebt gezet)
• ‘Openbaar op het web’ Dit is voor document die je deelt met de hele wereld: een aankondiging van een voorstelling, een nieuwsbericht, etc. Natuurlijk geef je alleen schrijfrechten wanneer je anderen bij het creëren van de inhoud wilt betrekken (je begrijpt dat hier een risico aan kleeft). Deze documenten worden door Google geïndexeerd. Ze kunnen dus ook via zoekopdrachten gevonden worden

De veel gestelde vraag of je iemand zonder Gmail account toegang kunt geven op Google Docs heeft dus meerdere antwoorden:

• er is niet per se een Gmail account nodig, een Google account volstaat. Voor privé documenten is één van die accounts wel een vereiste. Google heeft nou eenmaal een methode nodig jouw identiteit te verifiëren. Door een account te laten aanmaken op het externe e-mailadres waarop je uitgenodigd bent wordt dit bereikt
• documenten delen met mensen die niets met Google te maken (willen) hebben: kan prima, wel zul je het document moeten instellen op ‘iedereen met de link’. Vertrouwelijke gegevens kun je dus beter niet delen met deze groep mensen

Let even op bij het uitnodigen van mensen zonder Gmail of Google account: je kunt wel hun e-mailadres invullen in het scherm Delen, en ze krijgen zelfs een uitnodiging. Toegang op het document hebben ze echter niet zonder meer. Pas wanneer zij een Google account aanmaken krijgen ze toegang – zoals eerder hierboven al gezegd juist vanwege de verificatie. Wel is het jammer dat hier geen uitleg over gegeven wordt tijdens het instellen van de deelopties.

Tot zover, ik hou het kort, zoals gezegd. Laat je weten wanneer er fouten in dit artikel zitten, of wanneer je aanvullingen hebt? Voor de details lees je verder in de bovenaan genoemde 2 Google Helpdocumenten. Succes!

Naar aanleiding van het artikel over vergaderen met de iPad op Bijgespijkerd kwamen er mooie adviezen in de comments los. Een reactie ging over de app JeffMeetings. Een eenvoudige app die deelnemers aan een vergadering voorziet van een agenda en documenten die ze kunnen delen. Alle andere oplossingen om de goede spullen onder vergaderaars te delen lijken ingewikkelder.

De iPad is in vergaderingen en andere bijeenkomsten niet meer weg te denken. Als gebruiker van zo’n apparaat ben ik altijd benieuwd wat anderen voor apps gebruiken om de juiste info bij zich te hebben tijdens besprekingen. Dan valt mij de diversiteit in oplossingen op: Evernote, Dropbox, NoteTaker, GoodReader, ReaddleDocs, mindmappen, documenten mailen en openen in Pages, taken programma’s als Remember the Milk en Nozbe. Evernote is prima om documenten in allerlei formaten bij je te hebben, te openen en bewerken en -zeker als je met tags werkt- snel met zoekopdrachten op een rijtje te hebben. Maar Evernote is typisch een individuele tool.  Dropbox is prima om bestanden mee te nemen en te delen maar na het openen op de iPad is terugzetten lastig. Daarnaast maak je niet makkelijk een notitie. Nozbe is prima voor taken, projecten en een agenda. Door de koppeling met Dropbox en Evernote kun je documenten bij projecten hebben maar om dat te delen … Dan moet je zelfs de apps al handig gebruiken en dat met collega’s afstemmen. Kortom, het is best een kunst om de iPad slim in te zetten voor vergaderen met anderen. Persoonlijk investeer ik graag tijd in het zoeken van de beste apps maar dat geldt niet voor iedereen.

JeffMeetings (Jeff = Joint Efficiency) is een app die het zoeken overbodig maakt. Je start de app (of de website) en start met het plannen van een vergadering. In het agendaoverzicht open je de agenda van de vergadering en bij vergaderpunten waar een document bij hoort vind je dat document. Alle deelnemers gebruiken dan dezelfde app gebruiken, of via hun laptop de site.

De makers van Remotion geven bij monde van Roshan Warjavand (business development manager) aan dat ze nadrukkelijk weg willen blijven bij een over-featured app. Gebruikerswensen worden gehonoreerd (bijvoorbeeld export van de agendadatum, notities maken binnen de app) maar de app moet bij de essentie blijven: het ondersteunen van deelnemers aan een vergadering.

Wat de prijs betreft betaal je bij JeffMeetings per deelnemer. Voor 10,- per deelnemer per maand vergader je. Vergeleken met de kosten van de meeste hier genoemde apps is dat best duur. Maar met name de apps met account, waarbij je voor stevig gebruik niet met de light-versie toe kan, zijn er ook kosten (Nozbe 90,- per jaar, RTM  25,- per jaar, Evernote $45,- per jaar) met name voor de een teamtoepassing voor Dropbox Team ($ 795,- voor 5 gebruikers) of Nozbe Team (20 accounts 450,-).

Ik ben benieuwd wat jullie gebruiken om je iPad in besprekingen in te zetten of dat een eenvoudige app een vervanging wordt.

Als zelfstandige of thuiswerkend professional heb je het hartstikke druk. Er moet van alles en nog wat geregeld worden. Die administratie, daar loop je bijvoorbeeld al maanden mee achter. Of het vinden van nieuwe opdrachten – schiet er helemaal bij in omdat de huidige opdracht zo intensief is. Of je bent een boek, of een serie artikelen aan het schrijven. Allemaal zaken waar meestal geen directe deadline aan vastzit. En die dus o zo geschikt zijn om morgen aan te beginnen. Of nog beter, overmorgen. Ondertussen verstrijkt de tijd en heb je eerlijk gezegd vandaag weer niets anders gedaan dan op Twitter en Facebook rondgehangen, en vakliteratuur bijgelezen..eh, eindeloos gewebsurft.

Wat jij nodig hebt is een kick-in-the-but; maar ja, er zijn geen collega’s voorhanden die dat voor jou doen. Sterker nog: er is helemaal niemand die je op de vingers kijkt, en juist daarom is het zo lastig in de actiestand terecht te komen. Je hebt netjes je 3 Grote Keien uitgedacht voor deze week en toch schiet het allemaal niet op.

Gelukkig is er een onconventionele oplossing voor dit flexleed: de Action Day! Dit principe trof ik aan in het boek “9 steps to work less and do more”(*) van productiviteitsspecialist Stever Robbins.

Wat houdt zo’n  Action Day nou in? Op een dag dat je boven jezelf uit wilt stijgen qua productiviteit maak je met vrienden of mede ZP’ers de afspraak minimaal 5 keer (en het liefst ieder uur)  op tevoren vastgestelde tijdstippen in te bellen op een telefonische vergaderdienst – Skype werkt trouwens ook prima. Iemand leest dan de deelnemerslijst voor en iedereen vertelt vervolgens heel kort wat ze het afgelopen uur gedaan heeft, plus wat ze het komend uur van plan is te doen. Daarna gaat je als de wiedeweerga allemaal weer aan de slag. Geen prietpraat, niet uitleggen waarom je je uurdoel niet haalde (“ja, de buurvrouw belde aan want haar hond was ziek geworden en ze moest naar de dierenarts en vroeg mij…blablabla..” Tja, en toen was het uur al bijna weer voorbij).

De Action Day werkt omdat het een afspraak met anderen is die een verwachting van jou hebben. Zo’n afspraak werkt altijd beter dan een afspraak met jezelf. Je wilt niet tegenover de anderen afgaan door een inbelmoment te missen. Of door niets te rapporteren te hebben. Volgens Stever melden vele gebruikers dat ze via deze techniek hun meest productieve werkdagen ooit hebben beleefd.

Trouwens, prima wanneer je meldt tijdens lunchtijd te hebben bijgepraat hebt met een vriend. Dat was wel die vriend die je hoognodig weer wilde spreken, om de vriendschap nog een kans van slagen te geven. Dat was er al tijden niet van gekomen en daarom is dit een bijzonder productieve lunch. Jij bepaalt zelf wat je voor elkaar wilt krijgen die dag.

De Action Days zijn vooral geschikt voor die je moet doen en waar je maar tegenaan blijkt hikken. Voorbeelden uit mijn eigen werkzaamheden zijn bijvoorbeeld: mijn website restylen, een serie artikelen schrijven, een klantenmailing verzenden, beginnen met voorbereidingen voor een belangrijke lezing die pas over 3 maanden plaatsvindt, een grondige opschoningsactie van mijn papieren archief. Ongetwijfeld heb jij zo je eigen hik-klussen.

Ik zie er naar uit binnenkort mijn Action Day te hebben, samen met anderen. Wanneer je mee wilt doen, laat het weten, bijvoorbeeld in de opmerkingen hieronder. Dan prikken we binnenkort onze Action Day!

(*) PS: hoofdstuk 2 van dit boek staat op de website van de auteur. Dit is precies het hoofdstuk waar bovenstaand idee in beschreven is. Van harte aanbevolen wanneer je hier meer over wilt lezen!

Mindmaps (zoals deze hierboven van Zara) zijn niet alleen goed om kinderen ‘leren te leren’, mindmapping kan mensen helpen hun werk beter te doen, lezen we steeds vaker. In 2010 was het volgens nu.nl zelfs de meest verkochte bedrijfsworkshop. Maar wat is dan precies ‘je werk beter doen’? Over welke onderdelen gaat dat dan? En wat is de bijdrage van mindmappen aan Het Nieuwe Werken of Lifehacking? Geeft het je meer plezier en resultaat in je werk?

Talloze blogs schrijven inmiddels over mindmapping en steeds meer bijeenkomsten worden ondersteund met LiveMindMapping. Wat is er aan de hand? Is dit de volgende hype? Of zijn er wel degelijk aantoonbaar praktische voordelen te behalen met mindmapping? ‘Het Nieuwe Werken’, Workhacking of Lifehacking (voor deze blogpost gebruik ik voor het gemak even de afkorting HNW) wordt vaak genoemd in relatie tot meer doen in minder tijd of slimmer werken, niet harder. Maar waarom zouden we mindmapping hierbij moeten inzetten?

Laat ik beginnen met wat eigenlijk een mindmap is. De officiële definitie volgens Tony Buzan, de ‘inventor’ van het mindmappen die vanaf 1970 door zijn boeken en optredens miljoenen mensen aan het mindmappen heeft gekregen, luidt: ‘Een mindmap is een visueel diagram dat gebruikt wordt om informatie vast te leggen en te organiseren op een manier die past bij hoe onze hersenen van nature werken’. Een type infographic dus. Gedachten, ideeën of feiten zijn rond een centraal thema zodanig opgeschreven dat je eenvoudig de hiërarchie, volgorde, verbanden en rode draad kunt volgen. Dit in tegenstelling tot een lineaire manier (bijvoorbeeld een tekstdocument) van informatie vastleggen.

Is beelddenken beter?

Cursisten die mindmapping hebben geleerd, beweren dat mindmaps helpen bij het verwerken en terughalen van informatie in beelden. Mensen lijken makkelijker beelden te kunnen verwerken dan lineaire input. Een bekend gezegde is dat een plaatje meer zegt dan 1000 woorden. Ook de feedback die ik krijg na trainingen en in veranderprojecten die we faciliteren met visueel denken, is overwegend positief. Maar weinig mensen vinden het niks. Het overgrote deel van de mensen beweert sneller overzicht en inzicht te verkrijgen, gemakkelijker problemen te kunnen oplossen, creatiever te worden en beter te kunnen leren. Als dit zelfs live on-line gebeurd zoals de laatste jaren bij TEDx gaan mensen zelf ook sneller ‘idea’s sharen’.

Dit zijn echter vooral persoonlijke ervaringen en ik zie op de blogs en presentaties tijdens evenementen weinig tot geen onderbouwing. Er zijn wel boeken, naast die van Tony Bizan, die ingaan op het gebruik van ‘beeldtaal’ en ‘beter denken’ zoals het standaard werk ‘Visual Language‘ van Robert E. Horn, het populaire boek ‘A Whole New Mind‘ van Daniel Pink en het praktische ‘On the Back of The Napkin’ van Dan Roam. Echter niet gebaseerd op breed onderzoek naar het effect van de inzet van mindmapping. Ik ben daarom op zoek gegaan naar wetenschappelijke bronnen die de persoonlijke ervaringen bevestigen en ingaan op de bijdrage die mindmapping kan leveren bij individueel en groepswerk en dus misschien wel HNW.

Het Nieuwe Werken integraal oppakken

Juist nu er zoveel gesproken wordt over HNW merk ik dat de insteek vaak instrumenteel en eenzijdig is. Wat is nu echt nieuw? Veel marktpartijen zijn er mee bezig, ieder vanuit zijn eigen invalshoek. Er zijn maar een paar auteurs die benadrukken dat HNW integraal moet worden opgepakt en vooral gedrag niet moet worden vergeten. Is dat dan het nieuwe? Zou mindmapping een onderdeel van die integrale aanpak moeten zijn?

Ik ben vanuit aHa!Coaching als trainer en adviseur aangesloten bij een netwerkorganisatie genaamd ‘World of Minds’ en hier zijn adviseurs samen met trainers, projectmanagers, klanten, partners en leveranciers bezig geweest om een voorlopige werkdefinitie van HNW op te schrijven: ‘meer doen in minder tijd met meer plezier en beter resultaat’. De essentie volgens deze insteek is dus niet het mooie kantoor of het tijd/plaatsonafhankelijk werken of een iPad voor alle managers. Om dit te realiseren is het creëren van overzicht & inzicht, rust en het bevorderen van creativiteit en samenwerking essentieel, zo wordt gesteld. Ook geven de betrokkenen aan dat visualisatie en interactie dé methode is om dit te doen en dat mindmapping als techniek hierbij een centrale rol speelt.

Verder dan handmatig mindmappen

Mindmapping wordt dan niet alleen meer als persoonlijke notitiemethode gebruikt maar juist als denktechniek en in de elektronische variant als middel om via een dialoog, interactief een gezamenlijk beeld (ook wel ‘mentaal model’ genoemd) op te bouwen. Letterlijk; ‘Getting on the same page’. Er wordt beweerd dat zo meer draagvlak ontstaat voor de uitvoering. “Hierdoor nemen we sneller besluiten, communiceren we beter, verspreiden en verdelen we kennis in de organisatie en leren we bovendien gemakkelijker van elkaar”. Zodoende wordt de organisatie als geheel slagvaardiger, stellen de opstellers van de voorlopige werkdefinitie. Zij noemen dit ‘De Nieuwe Organisatie’ of de ‘Hypershifter organisatie’. Een eerste opzet hiervan is beschreven in het management boek “’t is Groen en Groener wordt het niet” van Leen Zevenbergen. Hier tref je een mindmap uittreksel aan.

Mindmapping als pijler onder HNW

In een serie van drie blogposts zal ik op zoek gaan naar de onderbouwing om die vervolgens tegen mijn eigen ervaring ‘aan te houden’. Zo hoop ik een bijdrage te kunnen leveren aan een verdieping in de discussie over HNW en Lifehacking in het werk. Hiervoor wil ik ingaan op het soort werk waar mindmapping mogelijk een bijdrage kan leveren. De kapstok die ik hiervoor kies is de definitie die Peter Drucker in 1959 presenteerde van de ‘kenniswerker’ (‘knowledge worker’): ‘Een kenniswerker is iemand die werkt met informatie, kennis hieruit ontwikkelt en gebruikt op de werkplek.’

Werken met informatie en hieruit kennis ontwikkelen en weer slim gebruiken bestaat niet alleen uit individuele werkzaamheden maar is ook een ‘groepsproces’. Zie ook de vrije vertaling van deze definitie naar de mindmap bovenaan deze post. Mijn stelling is dat als we kunnen aantonen dat mindmapping een positieve bijdrage levert aan zowel de verschillende individuele werkzaamheden alsook het groepsproces, we kunnen concluderen dat het helpt om je werk met meer plezier en beter resultaat te doen. In dat geval zou mindmapping een van de pijlers van Het Nieuwe Werken moeten zijn. In deel 2 licht ik een aantal onderzoeken toe die hier specifiek op in gaan om vervolgens in deel 3 een conclusie te trekken.