Normaal gesproken is deze functie verstopt, maar met een wijziging in de Windows Registry  komt er zo maar een extra tabblad te voorschijn waarop je naar hartenlust met AND en OR ingewikkelde zoekvragen aan elkaar kunt knopen. Deze, bijvoorbeeld:

Of deze:

Het mooie is dat je de Query Builder ook kunt gebruiken bij het maken van Zoekmappen (die gebruikt u toch?) of het aanpassen van de Weergaven.

De instructies voor het aanpassen van de Registry kun je in dit machine-vertaalde document bij Microsoft lezen (of lees het origineel hier); het komt er op neer dat je een nieuwe sleutel maakt genaamd QueryBuilder. In dit artikel wordt gesproken over Outlook ’98, 2000 en 2002, maar het werkt ook voor 2007 en 2010 mits je locatie in de Registry als volgt aanpast:

• Outlook 98: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook
• Outlook 2000: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook
• Outlook 2002: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook
• Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook
• Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook

NB: niet alle IT afdelingen stellen prijs op eigenmachtig aanpassen van de Windows Registry (als ze het al niet onmogelijk hebben gemaakt). Wellicht verstandig om in die situaties even contact op te nemen met de interne helpdesk…

Vorige week schreven we over ifttt, de dienst waarmee je allerlei andere diensten op het web aan elkaar kunt koppelen. In de post vroegen we om jullie input. Hierbij een overzicht van alle hacks die zijn binnengekomen. En nog steeds geldt: voeg onder in de comments de hacks die nog niet genoemd zijn. Veel plezier met ifttt!

• Laat je favoriete items in Google Reader automatisch doorsturen naar Twitter of Diigo
• of andersom: alle op Twitter geplaatste links door laten sturen naar je archief (bv Diigo, Evernote)

• laat je Watch Later video’s op Youtube automatisch naar Evernote gaan, en zet ze via een tag in een grotere LaterLees-Kijk-Luister lijst (die koppeling zit standaard al in ifttt)

• alle foto’s waarin je op Facebook getagd wordt automatisch naar Dropbox laten gaan. Hier instellen

• backup al je zelf geüploade foto’s op Facebook automatisch naar Dropbox. Hier instellen

• tweets met #fb automatisch op Facebook terecht laten komen, zonder hashtag. Hier instellen Of zelfs al je tweets naar Facebook posten

• En wat dacht je van “When a new book is added to Kindle Top 100 Free eBooks, send me an email.” Natuurlijk wel zorgen dat deze mail niet in je inbox blijft hangen, maar direct naar een submap “Te Beluisteren” verplaatst wordt via een Regel of Filter. Je wilt tenslotte wel de grip op je inbox behouden

Tenslotte deze letterlijk coole hack:

• ontvang vanzelf een e-mail wanneer de minimum temperatuur in je woonplaats onder 0 komt in de nacht. Je kunt dan eerder naar je auto kan om te gaan krabben. Hier instellen

Die laatste is een van de vele mogelijkheden van het in ifttt ingebouwde weerstation. Daarmee activeer je de trigger gebaseerd op maximum of minimum temperatuur (ijs, schaatsen!), sneeuw, regen en zelf de hoeveelheid pollen in de lucht (laatste helaas US-only). Je kunt overigens door eenmalig het Channel E-mail te activeren allerlei andere dingen naar je mailbox laten sturen. Eén keer het gewenste e-mailadres invoeren en alle berichten worden naar je inbox doorgelust.

Je kunt gebruik maken van de standaard Channels, waarmee je al ontzettend veel mogelijkheden hebt. Daarnaast kun je ook eigen recipes aandragen, die dan voor andere gebruikers beschikbaar komen. Kijk snel bij de ruim 15.000(!) ifttt recipes die er op het moment van schrijven al voor je klaarstaan.

Tijd om aan de slag te gaan. Geef hieronder je ifttt hacks, en zeker je eigengebrouwde coole nieuwe recipes, hieronder door!

Dank aan Frank Meeuwsen en Jorijn Schrijvershof voor het aandragen van hun hacks.

Al snel vond ik natuurlijk de oorzaak: enige tijd geleden heb ik enkele webdiensten aan elkaar gekoppeld met ifttt. Die dienst, waar hier op lifehacking al eerder over geschreven is, was tot dan toe nog niet door mijn informatiefilters gekomen Het moment dat ik de opgeslagen bookmark in Diigo zag, was het moment dat ik bedacht hoe mooi zo’n op de achtergrond draaiende dienst eigenlijk is.

Zo mooi dat het feit dat ik interessante links voorheen steeds met de hand opsloeg in Diigo al uit mijn hoofd verdwenen was. Precies in lijn natuurlijk met de Getting Things Done gedachte “zorg dat alles wat in je hoofd zit, daar uit kan door het in een betrouwbaar extern systeem te zetten”

In eerste instantie is dat betrouwbare systeem je persoonlijke actiesysteem waar zich al je actuele taken en projecten bevinden. Zo kwam ook ifttt op mijn radar terecht – als te onderzoeken nieuwe software op de LaterMisschien lijst. Dat was het eerste ‘uit het hoofd, in een systeem’ moment. Het tweede moment was het daadwerkelijk in gebruik nemen van ifttt. Door dit stuk automatisering hoef ik er nu niet zelf meer aan te denken mijn getwitterde links elders op te slaan. Die gaan nu zonder tussenkomst naar Diigo (om te delen met anderen) en naar Evernote, mijn persoonlijke archief.

Andere mogelijkheden van ifttt zijn bijvoorbeeld het doorzetten van gesterde items in Google Reader naar de genoemde en andere informatiediensten. Of juist de weg andersom bewandelen: op Diigo gesharede links automatisch op Twitter zetten. Zelf kies ik trouwens bewust niet voor deze laatste optie, omdat ik over mijn Twitter kanaal volledige controle wil houden. Zowel het tijdstip van publiceren en de precieze inhoud van de tweet wil ik niet door een tool laten bepalen. Met automatische koppelingen gaat dat nog wel eens mis en krijg je bijvoorbeeld zo’n gemankeerde tweet met een halve zin er in.

De basisgedachte van ifttt is dat een bepaalde trigger een actie ergens anders laat plaatsvinden. Naast een heel scala aan webdiensten kan ook bijvoorbeeld een SMS, e-mail, of het bereiken van een bepaald tijdstip de trigger zijn. Feitelijk zijn de mogelijkheden enorm groot. Lees daarom het genoemde artikel door, of ga direct zelf aan de slag met ifttt!

We zijn heel benieuwd naar jouw ervaringen en curieuze hacks die je met ifttt hebt gemaakt. Laat hieronder je reactie achter!

We kennen allemaal de “regeltjes”, maar soms is dat niet genoeg. Dan moet er een tool komen die jou in staat stelt je mailbox net wat makkelijker te managen. Boomerang is er zo één.

Boomerang is een plugin voor GMail die zichzelf in je Chrome en Firefox nestelt en zich alleen op de plek daarvoor bestemd (in Gmail) zelf tevoorschijn laat komen. Boomerang stelt je in staat jouw mailbox weer “te managen” door de volgende mogelijkheden te bieden:

1. Mails op een later moment terug in je inbox laten komen

Deze functionaliteit is krachtiger dan je denkt. Met behulp van GMail snelkoppelingen én boomerang werk je echt snel door je mailbox heen.

2. Mails op een later moment versturen

Voor de “echte lifehackers” wellicht niet te versmaden, maar soms wil je gewoon een mail op een later moment versturen, maar al wel vast ingepland hebben. Die ziekmelding naar je baas bijvoorbeeld, als jij al ergens op het strand zit. De boeken van Timothy Ferris komen hierbij ook erg van pas…

3. Een “waiting for” mogelijkheid

Wat mij erg irriteert aan mails is de “verplichting” om te checken voor een follow up. Toodledo is mijn “weapon of choice” als het om GTD systemen gaat, echter zorgt Boomerang nu voor mijn “first line of defense” als het om opvolging gaat. Ideaal voor chaoten; Boomerang stelt je namelijk in staat om bij het verzenden van een mail, aan te vinken of je, in het geval er geen reactie volgt, de mail terug wil laten komen in je inbox.

Boomerang verzorgt hiermee een bijzonder prettige rol binnen mijn verwerking van de mailbox. Hoe dat praktisch in z’n werk gaat laat onderstaande screencast nog beter zien.

Heb jij nog suggesties voor toevoegingen aan mijn Gmail, GTD of screencast lijst? Wat vind je van de huidige vorm en uitleg? Ik ben benieuwd!

Onze databases met kennis en contacten groeien dagelijks, op dagen met evenementen nog veel sneller en ook online zien we een organische, gigantische groei. Waar we vroeger genoegen namen met een adresboekje, verandert de samenstelling en inhoud van die netwerken tegenwoordig zo snel, dat het onnodig, zo niet onmogelijk is die nog te gebruiken. Zeker als je mensen aan elkaar wilt verbinden.

Nu is daar echter Let me link you (#lmly), die uit jouw adresgegevens gemakkelijk 2 personen aan elkaar verbindt. De oplossing voor “connecting” Nederland, waarin het verbinden van kennis(en) steeds belangrijker wordt.

Wat Let me link you is en wat je er mee kunt, zie je in de volgende screencast:

Inschrijven voor Let me link you doe je op de website, de app voor de iPhone download je hier.

Wat denk jij van dit soort tools als Let me link you? Ik ben dol op GIST.com en ConnectedHQ om mijn netwerk bij elkaar te brengen en op de hoogte te blijven. Zie jij hier ook het nut van in?

Acties apart houden van email – Voor velen van ons is je email gelijk aan je to do lijst. Stop daar eens mee. Bekijk welke acties er in een email zitten (iets opzoeken, nalezen, oplossen, schrijven, doorsturen etc…) en zet die acties apart in een systeem. Welk systeem? Daar zijn tientallen voorbeelden van zoals we al vaker hebben laten zien.

Deel geen complete projecten, maar individuele taken – Als je in een projectteam werkt, kan het aanlokkelijk zijn om alles uit een project met iedereen te delen. Zo is iedereen op de hoogte van alles en kan er makkelijk iets worden overgedragen. Is dat echt zo? Is het echt nodig dat elk lid van het team op de hoogte is van de complete voortgang? Deel geen complete projecten met iedereen maar zorg als projectleider dat leden in het team weten wat ze individueel moeten doen.

Design goes a long way… – Deze is speciaal voor de ontwikkelaars van productiviteitsapplicaties. Echt, het design van een applicatie kan je maken of breken. Ik werk liever in een applicatie die logisch werkt, waar over is nagedacht, waar zo nu en dan een grapje in zit. Denk er aan als je een keuze maakt voor een systeem. Het design telt echt mee, niet alleen de mogelijkheden.

Delegeren van acties werkt alleen als ze worden geaccepteerd – Het is prima om acties te delegeren, zoals in GTD wordt gepropageerd. Maar vergeet niet te checken of ze ook worden geaccepteerd. Overleg met je teamleden of ze begrijpen wat de actie is die van ze wordt gevraagd en bij twijfel of onduidelijkheid, help ze vooruit.

Een vorm van voyeurisme via sociale netwerken kan productief werken – Is het nodig om elke dag status-update meetings te houden? Of een volle mailbox te hebben met rapportages hoe het met een project gaat? Wellicht kunnen netwerken als Twitter, Yammer, Facebook of Google+ bij bepaalde projectgroepen erg goed werken om een vinger aan de pols te houden.

Actie kan zowel in privé- als werktijd gebeuren – Ja, ik weet dat dit gevaarlijk terrein is. Nog niet iedereen is op de hoogte van het feit dat we tussen 9 en 5 minder creatief en productief zijn dan buiten die uren. En we proberen privé en werk vaak strikt gescheiden te houden. Maar is dat echt nodig? Is het nodig om op een prachtige zonnige dag binnen op kantoor te werken aan een projectplan, terwijl je ook op het terras kunt zitten en het plan ‘s avonds maakt als het is afgekoeld? Of juist vroeg in de ochtend?

Zeuren kan helpen in projectmanagement – Projecten worden verdeeld in taken en die taken worden verdeeld over mensen. Helaas is het niet altijd zo dat iedereen de beste prioriteiten kan stellen. Dus ja, zeuren om een klus gedaan te krijgen wil nog wel eens helpen…

Waardering en schouderklopjes werken – Even zo goed als zeuren werkt, kan het echt geen kwaad om complimenten en waardering uit te spreken.

Breek uit de  e-maildiscussies en ga een gesprek met elkaar aan – Echt, ondanks Yammer en andere systemen kan er niets tegen een goed gesprek met een kop koffie. Maar doe het op tijd. Laat discussies niet te lang in email hangen. Maar ga ook niet bij de eerste respons in de telefoon hangen om een kop koffie te plannen. Zoek de grens.

Daadwerkelijk iets gaan doen maakt je al productief – Elke GTD-afficionado zal je vertellen over de avonden dat hij of zij het systeem heeft zitten optimaliseren en verbeteren. Projectmanagers kunnen soms uren in Excelsheets of andere systemen verloren zijn. Daar is niets mis mee. Maar zo nu en dan moet je gewoon iets gaan doen. DOE IETS. Als je niet weet wat het meeste prioriteit heeft of hoe de einduitkomst van iets moet zijn, het maakt niet uit. Kies iets en START.

Succes!

Het sneller samen schakelen begint juist niet bij instrumenten, maar bij connecties maken. Het begint bij de motivatie om eerst de ander te willen begrijpen voor je zelf begrepen wilt worden. Ook met de mensen buiten je team. Dat doe je nog steeds het beste als het eerste contact fysiek is. Dat ont-moeten kan steeds makkelijker door nieuwe werkplekken op makkelijk bereikbare plaatsen zoals Seats to Meet, Swunghouse maar ook speciaal ingerichte plekken voor vergaderen en brainstormen zoals bijvoorbeeld het Hypershifterslab. De meeste mensen hebben een basale behoefte aan contact maken, verbinden, begrepen en gewaardeerd worden. Dat lukt het beste als je elkaar kan aankijken, een hand geven en van alle indrukken een geheel kunt maken.  Waarom communiceren we dan toch zo dicht langs elkaar heen? Zelfs als we met elkaar in één ruimte zijn? Ook al is die nieuwe ruimte nog zo ‘HNW’?

Ieder zijn eigen bril

We lijken wel geconditioneerd door onze opleiding, opvoeding, emotionele ervaringen, maar ook door onze oerdriften. Wie gebruikt nog echt de pauze tussen actie en reactie? Daar ligt de vrijheid en de ruimte om de ander echt te begrijpen en goede keuzes te maken. Dus in die pauze even contact maken met onze principes, waarden en normen. Als we een vergadering, brainstorm of wat voor bijeenkomst ook binnen stappen, kijken we ieder vanuit onze eigen bril naar de werkelijkheid. Hoe kunnen we die werkelijkheden op elkaar afstemmen zodat we samen verder komen? Door ze te visualiseren! We zijn immers beelddenkers. Interactief met elkaar visualiseren en zien wat de ander bedoeld en samen te kunnen toetsen of wat we zien ook is wat we bedoelen. Pas daarna elkaars ideeën oppakken, verbinden en verder brengen.

Wat levert dat op?

Enig idee wat dat kan opleveren voor de organisatie? Veel. De laatste business case die ik heb mogen inzien gaf een besparing te zien van ruim 340.000 euro op jaarbasis op een afdeling van 60 mensen met een voorinvestering van 31.000 euro. En dan alleen op basis van meetbare voordelen zoals kortere meetings (on- en off line), dat acties minder lang uitstaan, projecten sneller worden opgestart, minder hoeft worden gezocht naar informatie en kennis sneller beschikbaar is om toe te passen.

Fig. 1 Voorbeeld Programmadashboard

Samen een vertrekpunt en einddoel visualiseren

We zijn niet geneigd foto’s te kopen waar we zelf niet op staan. Als we dus op het beamerscherm bijvoorbeeld een mindmap (een ‘foto’ van ons gesprek) ‘live’ zien groeien met onze eigen opmerkingen, vragen en ideeën in steekwoorden, voelen we onze gehoord. Bovendien kunnen we makkelijker ‘op elkaars schouders gaan staan’, het geheel blijven overzien terwijl we toch de details in kunnen ‘zoomen’. Dan ontstaat er draagvlak en een goede basis om na de bijeenkomst beter te communiceren, sneller beslissingen te nemen, makkelijker kennis uit te wisselen en dus de acties en projecten die daaruit voortkomen te versnellen. Live mindmappen is hiervoor een uitstekend middel.’

Fig.2. Een niveau dieper: project1

Project- en programma dashboards

Die projecten en acties krijgen dan een gezamenlijk draagvlak, maar het blijft nodig ze te kunnen blijven ‘zien’. Ook als je een van de stakeholders bent die geen gebruik kan maken van de IT-infrastructuur binnen de muren. Dan wordt ook het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken van belang. Dus na de eerste brainstorm, vergadering of project start-up juist niet elke keer met elkaar in een ruimte gaan zitten. Cloudtools die dat ondersteunen zullen een stormachtige groei doormaken. Dat zien we nu al met tools die ‘doorhebben’ dat je het proces van elkaar begrijpen centraal moet stellen en optimaal moet faciliteren. Dit kan bijvoorbeeld ook heel goed met professionele ‘on-line mindmapping tools’ omdat je dan samen de onderliggende detailniveaus kan maken, acties hieraan kan verbinden met draagvlak en weer publiceren voor alle teamleden en stakeholders. Hier staat een filmpje wat meer in detail ingaat op hoe je mindmappen professioneler kan inzetten zoals bijvoorbeeld in project-, programma en kennismanagement. Wil je meer voorbeelden of een template? Connect dan even via linked-in of twitter. Suc6!

MacDropAny werkt simpel. Open de app en kies de map (buiten je Dropbox folder) die je wilt synchroniseren. Dan kies je de locatie in je Dropbox folder waar de link moet worden aangemaakt en je geeft deze link een naam. Boem. Je lokale map synchroniseert nu met Dropbox. Als je nog meer mappen op deze wijze wilt synchroniseren moet je deze procedure herhalen.

Voor dezelfde functie in Windows bestaat Dropbox Folder Sync.

En daar zit ook gelijk het gevaar. In dat kleine woordje “open”. Het klinkt zo fijn “iedereen kan er op” en “het is gratis”. Maar veilig is het niet! Firesheep heeft ons recent bewezen wat het gevaar van deze netwerken is. Moet je dan maar helemaal stoppen met het gebruik van deze open netwerken? Nee, dat gelukkig niet. Je zou bijvoorbeeld je verkeer kunnen omleiden via een server die je wel vertrouwt!

Hier komt de handige tool Sidestep in beeld. Sidestep is een kleine applicatie die een icoontje in menubalk plaatst en oplet of je op een beveiligd netwerk zit. Zit je op een veilig netwerk? Dan doet het niets. Zit je op een onveilig netwerk? Dan laat Sidestep haar kracht zien…

Op dit moment gaat Sidestep namelijk automatisch al je verkeer via een proxy (die je vooraf zelf hebt kunnen instellen) laten lopen. Als dit een proxy-server is die je kunt vertrouwen, bijvoorbeeld omdat je deze zelf draait, of omdat deze door Google gedraaid wordt, kun je zo weer veilig browsen.

Heb je ergens een computer staan die altijd aan is? Dan zou je hier een proxy van kunnen maken! Op een Mac doe je dit door een vinkje te zetten voor Extern inloggen onder Systeemvoorkeuren, Delen.

Geen computer die altijd aan staat? Dan kun je ook zelf een proxy-server opzetten via Google App Engine. Je hebt dan alleen een Google account nodig (bijvoorbeeld een GMail-adres).

Nadat je de proxy hebt opgezet stel je deze eenvoudig in bij sidestep en kun je, ook op open netwerken, weer veilig internetten!

Je hoeft bij Captio geen onderwerp in te voeren en dus alleen maar de body tekst te typen. Wel kun je een vast onderwerp in de instellingen zetten.
Een emailadres opgeven hoeft ook niet: deze heb je ook van te voren ingesteld. Als je hier een “dropbox-emailadres” (bijvoorbeeld van Evernote of Remember The Milk) instelt kun je hier heel gemakkelijk taken of notities heen sturen. Door je eigen emailadres in te stellen kun je jezelf reminders sturen. Of stel het emailadres van je partner in om snel korte mailtjes te kunnen sturen in plaats van een SMS.
In combinatie met TweetByMail zou je het zelfs kunnen gebruiken als simpele Twitter-client!

De applicatie start heel snel op, omdat er weinig ingeladen hoeft te worden. Een probleem met bijvoorbeeld Evernote is vaak de tijd tussen het bedenken wat je wilt opschrijven en het daadwerkelijk kunnen opschrijven. Met Captio kun je vrijwel direct beginnen, omdat de applicatie heel snel opstart en je daarna direct de gelegenheid geeft om te typen.

Er is ook een mogelijkheid om bijlages toe te voegen, in de vorm van een foto. Dit kan door een foto te selecteren uit je foto-bibliotheek of door er ter plekke één te maken met de camera.

Als je bericht niet verzonden kan worden blijft deze automatisch bewaard op je iPhone en wordt deze later alsnog verstuurd.
Tijdens het testen van de app waren er wat problemen met de server, maar de ontwikkelaar (van Nederlandse bodem, overigens) was via Twitter gelukkig goed te bereiken en de problemen zijn snel opgelost. In de tussentijd bleek dat de berichten gewoon bewaard waren op mijn iPhone en achteraf succesvol werden verzonden.

Ten slotte nog een kleine noot over privacy: de emails worden verzonden via de server van Boonbits. Nu heb ik er alle vertrouwen in dat de ontwikkelaar geen kwade bedoelingen heeft, maar als je heel gevoelige data hebt kun je het wellicht beter niet via Captio versturen.

Ik ben benieuwd wat voor emailadres jullie koppelen aan Captio; in de reacties is er de mogelijkheid om dit met elkaar te delen.