Iedereen die wel eens een managementboek leest of een cursus doet, zal bij het stellen van doelen als een soort Pavlov-reactie aan het woord SMART denken. Immers, doelen stellen moet concreet en dan helpt elke letter van het woord SMART (en zijn vele varianten) om het denken aan te scherpen. Uiteraard is het motiverend en nuttig om dat waar je naar streeft voor je te zien en voldoende helder te hebben om ernaar toe te kunnen werken. Toch is het te scherp formuleren van doelen niet productief. Vaagheid kan helpen om precies voldoende duidelijkheid te hebben en de nadelen van te scherpe doelen te voorkomen. Kortom, in praise of vagueness.

Vaag wil overigens niet zeggen dat het onduidelijk is wat je doel is, maar dat je toestaat dat er grensgevallen zijn. Zoals iedereen weet wat je bedoelt als je zegt dat je het weer fris vindt maar niemand precies weet of dat nu 8, 9 of 10 graden is. In een interview over Not Exactly: In praise of vagueness, Kees van Deemter stelt de auteur:

For people in my area of logic, it’s actually a much narrower phenomenon, such as the word “grey”. Some birds are clearly grey, some are clearly not, while others are somewhere in between. The fact that such birds exist makes “grey” a vague concept. The vagueness does not arise from insufficient information: some concepts are fundamentally vague.

Een interessant onderzoek over gewicht verliezen. Personen die meededen aan een test en gewicht moesten verliezen deden het beter als ze vage feedback kregen, dan wanneer ze de precieze kilo’s en grammen hoorden. Wie gewicht verliest is tevreden en gaat verder. Wie vijf kilo wil verliezen en er 4,65 verliest, is ontevreden en gaat door de negatieve feedback minder succesvol verder.

Stel dat je meer wilt schrijven, zou het dan handiger zijn om je voor te nemen méér te gaan schrijven of helpt het om een aantal te bepalen? Door bijvoorbeeld vijf blogs te willen schrijven, is de kans groot dat er vijf komen en niet meer. Maar bestaat de kans ook dat nummer vier en vijf wellicht niet écht top waren maar nu eenmaal moesten. Het is de vraag of het succes van het plaatsen van blog één en twee niet voldoende de kans op vervolg garandeert. Daarnaast kost het moeite om aantallen te bepalen en doelen SMART te maken.

In Durftevragen geven Nils Roemen en Fanny Koerts aan dat enige vaagheid de kans op meedenken groter maakt, dan wanneer je in je eentje een heel precieze vraag formuleert:

Bovendien: zelfs een vage vraag stellen is goed, want daarmee daag je mensen uit om mee te denken. Hierdoor wordt een vraag, droom of ambitie gedurende een gesprek steeds helderder.

In managementkringen is het sturen op key performance indicatoren populair. Je maakt doelen SMART en meet de indicator het gewenste en essentiele gedrag (de key performance). Vaak genoeg gaat dan alle aandacht naar de I in plaats van naar de KP. Een gesprek over een indicator kan kort zijn, (“Aantal klantbezoeken gehaald, dus oordeel is goed”) terwijl een gesprek over de key performance een interessante zoektocht is naar wat wel en wat niet goed ging. Jaap Peters heeft met de foto van een perron een mooi verhaal (#19) over hoe ontzield de KPI’s en SLA’s gedrag kunnen maken:

In juridische kringen is het volgende verhaal populair: een man komt met een lama bij een café. Op de deur staat “Verboden voor honden”. We zullen allemaal aannemen dat de lama onder de “honden” valt. Stond er op de cafédeur “Verboden voor honden, katten, cavia’s, hamsters, geiten”, dan is de kans zeer groot dat iemand aanneemt dat de precieze opsomming inhoudt dat lama’s van harte welkom zijn. In elk geval is de kans groot dat de bedoeling van de bewoording “honden” goed opgevat wordt door de -relatief- vage term.

De vraag bij het stellen van individuele doelen is wanneer het doel voldoende duidelijk is dat je er mee aan de slag kunt. “Meer schrijven” is erg vaag maar “Meer blogs op mijn eigen site schrijven over GTD en mailboxbeheer” geeft al behoorlijk richting. Soms is een aantal meer dan een aantal. Bijvoorbeeld het streven van bloggers als Erwin Blom om dagelijks te schrijven. Die verplichting en discipline voegt waarde aan het doel toe. Ook heeft het waarde om aspecten van SMART te gebruiken, zoals de vraag of een doel realistisch is. Ja of nee is dan minder interessant, dan wat je nodig hebt om het te laten slagen.

In Getting things done is doelen stellen een belangrijk deel. David Allen blijft daarbij weg van SMART en varianten daarop, maar stelt wel “Define what “done” means and what “doing” looks like and where it happens!” Oppassen met verfijnen maar wel het eind en de eerste stap helder hebben.

Kortom, wees voldoende precies in je doelen zodat ze voor jou duidelijk zijn én energie richten. Of is dat te vaag …

- Naar aanleiding van In Praise of Vagueness in Wired

- Afbeelding van lambertwm op Flickr

Je kent het wel; je loopt tegen een deadline aan of je zou eigenlijk aan die ene grote klus moeten beginnen, maar je komt er maar niet toe.

Dus blok je vier uur in je agenda om er echt overmorgen aan te beginnen. Maar ja, op de bewuste dag komen er allemaal dingen voorbij die toch echt eerst moeten. En weer kom je niet toe aan het oppakken van die ene klus.

Hoe dat komt? De tijdsreservering die je nu hebt gemaakt is veel te groot. Of je project is in zijn totaliteit teveel omvattend. Hierdoor maak je voor jezelf de drempel hoog om de eerste stap te zetten om ook echt aan de slag te gaan.

Taken opdelen
Het geheim om wel in actie te komen; deel een grote klus op kleine werkzaamheden. Met andere woorden; hak je project in kleine stukken. Dus blok geen vier uur om aan de slag te gaan met het schrijven van een rapport, maar reserveer een half uur in je agenda om de benodigde cijfers te verzamelen. Of zoek dagelijks één ordner uit als je je werkplek wilt uitmesten.

Voor mensen die graag visualiseren; zie je gehele project als een complete pizza. Die eet je ook niet in een keer op maar snij je eerst in punten. In dit geval staat iedere pizzapunt voor een afzonderlijk onderdeel van je totale project. Eet je pizza vervolgens punt voor punt.

De smaak te pakken
De kans dat je aan een kleine taak begint is vele malen groter. En, hoe denk je dat je jezelf voelt als je deze werkzaamheden hebt afgerond? Dat smaakt wellicht naar meer! Wat wordt jouw eerste (kleine) stap…?

Om te beginnen zijn er vele standaard checklists waar je uit kan kiezen, zowel in het Engels als in het Nederlands. De community wordt ingezet om deze checklists op te bouwen. Iedereen kan zijn of haar eigen checklists publiceren. Je kunt de veel gebruikte, de laatste en de checklists van een specifieke persoon snel en gerubriceerd terugvinden.

Je kunt dus kiezen. Zelf een checklist (todo lijst) maken of een bestaande kiezen en die, eventueel na hem zelf te hebben aangepast, gaan gebruiken. Per taak kun je een deadline instellen en herinneringen laten sturen. Eigenlijk is checklist hiermee een combinatie van een checklist en een takenlijst.

Daarnaast heeft Checklist een Open API (Application programming interface). Voor ontwikkelaars van software en webapplicaties is dat interessant. Het houdt namelijk in dat je zelf software kan schrijven die communiceert met Checklist. Zo zou je eigen checklists kunnen integreren in je bestaande site. Het is ook mogelijk dat er mensen zijn zie het leuk vinden om een app voor iPhone of Android te maken. Net als bij Twitter laat de architectuur van het systeem dit toe en dit biedt de mogelijkheid voor allerhande nieuwe en makkelijke sites, apps en tools die gebruik maken van checklist. Of die er ook daadwerkelijk komen is natuurlijk afwachten, maar als ze er komen maken ze het systeem in totaliteit daarmee wel waardevoller. Overigens biedt Remember the Milk deze mogelijkheid ook en er zijn ook (mobile) apps en plugins (voor bijvoorbeeld gmail) te downloaden hiervoor.

Checklist is een dienst zoals we er meer hebben gezien, maar is wel vernieuwend qua opzet. En dat is zeker wat waard!

De hele interface voelt erg aan alsof het voor een iPad gemaakt is, de iconen lijken op die van typische iOS-apps en de app blijkt ook erg goed te werken op tablets.

Alle gebruikelijke opties zijn aanwezig: taken kunnen worden toegevoegd, bewerkt, als compleet gemarkeerd en opgedeeld in projecten. Ook is het eenvoudig om taken te delegeren naar andere gebruikers.

Projecten, next actions en einddatums

Bij het toevoegen van een nieuw item kun je ook een project opgeven. Bestaat het project nog niet, wordt het direct aangemaakt. Ook tags (labels), einddatums en natuurlijk de mogelijkheid om direct te delegeren.

Koppel je een deadline aan je task? Dan verschijnt deze op (en na, als je de deadline niet haalt) de bewuste datum in de tab Upcoming. Zo heb je heel snel een overzicht van alle taken waar je echt mee aan de slag moet.

Wil je ook andere taken onder de aandacht brengen, zonder hier een einddatum aan te koppelen, kun je deze simpelweg een vlaggetje geven. Zo verschijnt de taak in het “Flagged” overzicht, vergelijkbaar met bijvoorbeeld het geven van een ster in GMail.

Taken toevoegen via email

Doorgaand op GMail: taken toevoegen via email is ook een optie, door een mail te sturen naar tasks@getflow.com met instructies in het onderwerp. Geef een project op in blokhaken ([]) en de taak er na, en de taak gaat automatisch het project in. Bijvoorbeeld: [Tijdmachine bouwen] Flux capacitor in DeLorean inbouwen

Net als op Twitter kun je ook tags koppelen door middel van een soort hashtags, bijvoorbeeld: #film om het label “film” te koppelen.

In dezelfde Twitter-stijl kun je ook taken toevoegen door een @ voor de gebruikersnaam van een collaborator

Zit er een deadline op de taak? Begin dan met een “!” en daarna een datum (!1/1/1970) of tijdsaanduiding (!today)]

Sneltoetsen

Natuurlijk zijn er ook enkele sneltoetsen, zoals dat hoort binnen een webapplicatie. Het toevoegen van een taak gaat via de Enter-toets, en een nieuw project met alt+P. Een volledig overzicht van de mogelijke sneltoetsen vind je in de tabel hier onder:

Conclusie

Al met al is Flow een mooie webapplicatie voor het beheren van taken, en het delen met je collega’s of vrienden. Taken worden simpel gedeeld, je hebt een aparte tab voor gedelegeerde taken om deze bij te houden en er is een log van meldingen met alle taken die andere mensen hebben gedaan binnen jouw ‘domein’.

Flow is nog graits in de beta, dus meld je nu snel aan voor een beta-account als je het nog wilt proberen voor je moet betalen. Dan kun je zelf beslissen of jij je taken wilt gaan beheren via Flow!

Vooraf: veel systemen

Nozbe is niet enig in zijn soort, want andere manieren om digitaal je taken en projecten te ordenen zijn onder andere Things, Omnifocus, Egretlist, Remember the Milk, Todo.txt (met Dropbox), Nirvana, Oh ja, Thymer, Toodledo. En uiteraard zijn taken ook bij te houden in je moleskine of je hipster pda met allerlei setjes met kaartjes (art). Maar te lang met deze discussies bezig zijn, zou je volgens het GTD-Q assesments scoren als micromanager kwalificeren

GTD

• next action/eerste stap: een overzicht van alle taken die op de korte termijn af moeten
• due date: een overzicht deadlines terug wilt werken
• contexts: een overzicht gesorteerd op alle taken die je op een bepaalde plaats doet (kantoor, bibliotheek, thuis) of anderszins samenhangen (bellen, films kijken)
• wachten op: een overzicht van alle verzoeken, vragen en gedelegeerde taken die uitstaan en waarbij een ander een actie moet doen
• ooit: een overzicht van ideeën, potentiële projecten, kansen die je nog niet zo concreet zijn dat projectendat je er taken van gemaakt hebt, maar die je wel periodiek wilt zien om na te gaan of je er al actie op wilt nemen
• project: overzicht van alle taken die rond één project spelen
• inbox: een overzicht van alle notities en aantekeningen die je ingevoerd hebt, dan wel via Captio of Evernote of mail naar je inbox gestuurd hebt. Periodiek verwerk je die naar projecten, taken, archiveren.

Nieuwin Nozbe: Nederlands

Elke week doe je ongetwijfeld meerdere activiteiten die redelijk vergelijkbaar zijn met elkaar. Je doet ze echter op verschillende tijden in die week. Het groeperen van deze taken kan betere resultaten opleveren in minder tijd.

Een simpel voorbeeld is het doen van boodschappen. Wanneer je bepaalt wat je tijdens een doorsnee week eet, hoef je niet 3 of 4 keer naar de supermarkt om te halen wat je op dat moment nodig hebt. Het is niet alleen tijdbesparend, maar je het bespaart je ook de nodige energie om maar eenmaal per week te bedenken wat je die week gaat eten.

Complexe taken

Je kunt deze manier van groeperen ook gebruiken voor meer complexe taken. Als je 7 artikelen moet schrijven deze week, kun je er voor kiezen om elke dag 1 artikel te doen. Je kunt deze artikelen echter ook groeperen als 1 taak en deze taak afronden in 1 dag. Dit gaat je productiviteit enorm verhogen door de volgende redenen:

1. Wanneer je een artikel aan het schrijven bent, heb je alle tools beschikbaar die je nodig hebt bij het volgende artikel. Als je elke dag alle programma’s en tools weer moet opstarten, voorbereiden en je artikel schrijven, gebruik je tijd en energie die je niet nodig hebt als je alle artikelen ineens doet.
2. Het menselijke brein werkt het meest efficiënt als het zich kan focussen op 1 taak. Wanneer je in de schrijf-flow bent beland, gaan de volgende artikelen makkelijker en zonder moeite. Wanneer je elke dag een artikel zou schrijven, zou dit elke keer tijd en energie kosten om deze flow opnieuw te bereiken.
3. Naast dat het ontzettend effectief is, creëert het schrijven van 7 artikelen op 1 dag ook nog eens een waanzinnig gevoel dat je de taak van je takenlijst kunt afvinken. Dit geeft voor de rest van de week een stukje rust en je hebt meer vrije tijd over om andere leuke activiteiten te doen of nog zo’n productieve dag aan het werk te gaan.
4. Niet afgeronde taken verspillen je mentale energie. Het verdelen van de artikelen over een hele week veroorzaakt een week lang de onnodige onrust in je hoofd. Af is af!

Dit zijn wat voorbeelden hoe je je taken kunt groeperen om je productiviteit en workflow te verhogen. Uiteraard kun je niet alle taken groeperen, maar wanneer het wel lukt, maakt het je leven een stuk makkelijker en een heel stuk leuker.

Andere suggesties om je takenlijst effectief af te werken zijn uiteraard van harte welkom.

Natuurlijk blijft er een gratis versie (“for procrastinators”) maar deze heeft niet heel veel mogelijkheden. Voor slechts één Randstadbiertje per maand heb je al de Professional versie (“For Lifehackers and busy people”) waar je onder andere herinneringen mee kunt instellen en een timetracker tot je beschikking hebt. Voor teams heeft Thymer ook zeer aantrekkelijke abonnementen die je zeker geen rib uit je lijf kosten als je serieus met taakmanagement en projecten bezig bent. Bij de teamabonnementen heb je zelfs nog de mogelijkheid om voor een specifiek aantal gebruikers een abonnement af te sluiten. Voor de huidige Thymer-gebruikers die een beta-account hebben geldt ook nog eens een extra 25% lifetime korting als ze de komende 7 dagen een betaalde account nemen. Op de blog van Stunf kun je meer lezen over de nieuwe features.

Onze auteur Patrick Mackaaij heeft tijdens de beta-periode uitgebreid kunnen testen. Van de manier waarop Thymer deze feedback verwerkt kan menig bedrijf nog wat op steken:

• Het geven van feedback is erg laagdrempelig. Je klikt op feedback, typt in het grote tekstveld en klikt op Send.
• Binnen 24 uur ontvang je op alles een reactie en waren de bugs opgelost. Met betrekking tot functionele vragen en wensen krijg je een erg goede inhoudelijke terugkoppeling over het hoe en waarom of de globale functionele planning.

Op de blog  van Patrick kun je meer informatie vinden over de nieuwe features in Thymer

Een lijst met tientallen of honderden dingen die je moet doen werkt zo ontmoedigend, dat je ‘m liever ontloopt, negeert en uit de weg gaat. Daarom in dit artikel twee tips om die lijst wat overzichtelijk te houden.

Maak ‘m niet te lang

Loop eens kritisch door je lijst met Eerstvolgende Acties. Staan er acties tussen, waarvan je zeker weet dat je ze de komende vijf werkdagen, zeg maar een week, niet gaat doen? Dan horen die acties waarschijnlijk op je Later/Misschien lijst. Het heeft helemaal geen zin om ze nu elke keer te zien, dat leidt alleen maar af, je gaat ze toch nog niet doen.

En als je systeem nog een echte puinhoop is, kan het zelfs zijn dat er acties opstaan die horen op de Wachten-Op lijst. Of op je Projectenlijst. Of nog ergens anders.

Eénmaal de boel grondig opschonen doet al een heleboel. En vervolgens kun je tijdens je Wekelijkse Onderhoud die structuur vasthouden. En dus elke week checken of er niet teveel acties op je lijst staan, die je die week toch niet gaat doen.

Categoriseer je lijst

Een andere manier om het overzicht te houden is het maken van categorieën. Als je elke actie een categorie geeft, kun je daarmee eenvoudig sommige delen van je lijst wél of juist niet bekijken.

David Allen raadt aan om je Eerstvolgende Acties lijst onder te verdelen in categorieën op basis van de context, zeg maar de lokatie waar je moet zijn om die actie uit te voeren. Zo heb je steeds alleen die acties voor je, waarvoor je in de juiste context bent: Kantoor – Thuis – Bellen – Computer – Internet – In de stad enzovoort.

De acties uit de categorie ‘bellen’ kun je overal doen waar je een (mobiele) telefoon in de buurt hebt, maar stel dat je zonder telefoon bent, dan hoef je er niet eens naar te kijken. Dat scheelt dus weer. En het heeft bijvoorbeeld ook weinig zin om je zorgen te maken over de garage die nodig moet worden opgeruimd, als je ergens in de trein zit.

Behalve op context kun je ook categorieën maken op basis van andere dingen. Hoeveel energie iets kost bijvoorbeeld (S, M, L, XL), of het soort werk (boekhouding, schrijven, opruimen, …). Dat laatste kan helpen om wat afwisseling te krijgen en ervoor te zorgen dat niet alleen de urgente, maar ook de belangrijke acties tijd en aandacht krijgen.

En dat klinkt als een goede reden om ervoor te zorgen, dat je niet gevoelloos raakt.

Todo-lijst: Een lijst met Eerstvolgende Acties is géén todo-lijst. Een lijst met Eerstvolgende Acties is namelijk een stuk beter doordacht en veel verder gestroomlijnd. Zodat je echt lekker kunt werken. De gemiddelde todo-lijst is een verzamelbak waar van alles en nog wat in zit – dingen om te doen, vage plannen en projecten, deadlines die in de gaten gehouden moeten worden en noem maar op. Dat kan dus beter!
 

(Dit artikel is eerder gepubliceerd als één van de gratis meereffect artikelen die Taco elke twee weken schrijft.)

Thymer is momenteel in private beta wat betekent dat je een uitnodiging nodig hebt om een account aan te kunnen maken. Op 11 juni 2009 ontving ik mijn uitnodiging en op 2 juli ben ik met Thymer gaan experimenteren. Na mijn eerste ervaring heb ik zo’n 15 zaken doorgegeven aan Thymer waarbij twee dingen opvielen:

1. Het geven van feedback is erg laagdrempelig. Je klikt op feedback, typt in het grote tekstveld en klikt op Send.
2. Binnen 24 uur ontving ik op alles een reactie en waren de bugs opgelost. Met betrekking tot functionele vragen en wensen kreeg ik een erg goede inhoudelijke terugkoppeling over het hoe en waarom of de globale functionele planning.

Hierboven staat een screenshot van de takenlijst van Thymer. Thymer spreekt mij om een aantal redenen aan:

• De indeling van het hoofdscherm is overzichtelijk: wat doe ik vandaag, deze week of later.
• Je kunt de taken eenvoudig van volgorde veranderen door ze te verslepen.
• Door de slimme invoerbalk kun je erg snel nieuwe taken invoeren.
• De applicatie reageert in het algemeen lekker snel.
• Per taak kun je ook eenvoudig tijd schrijven en met één klik aangeven dat een taak  te factureren is.
• Je kunt snel focussen op een (deel)project door erop te klikken, andere taken worden dan gefilterd.

De interface van Thymer

De slimme invoerbalk van Thymer

Onder de opsomming van projecten is de invoerbalk te zien. Tekst die je invoert met een apenstaartje ervoor (@) interpreteert Thymer. Zo kun je een taak als volgt invoeren:

@EenManierOm @PatrickM Thymer review geschreven @9/7 @important

Thymer maakt dan een taak aan in het project “EenManierOm” en kent deze toe aan de gebruiker “PatrickM” met als einddatum 09-07-2009 (het huidige jaar hoef je niet op te geven). Ook wordt de taak gemarkeerd (flag) als “Important”. De invoer is overigens case-insensitive, “@patrickm” werkt ook.

Om het herkennen van dergelijke invoer mogelijk te maken is de naamgeving van projecten en tags beperkt:

• de naam van een gebruiker/teamlid kan niet worden gebruikt omdat deze voor het herkennen van de toekenning van een taak nodig is;
• de woorden @discuss, @important, @billable en @waiting worden gebruikt om taken in de rechtermarge te markeren (vlaggen);
• een datum formaat zoals @9/7 of @9.7 (de Duitse stijl van het noteren van data) wordt gebruikt voor het snel toekennen van een einddatum;
• een datum kan ook als volgt worden opgegeven: @2nd, @3rd, @26th;
• de woorden @today, @tomorrow en @last worden ook gebruikt voor het snel toekennen van een einddatum;
• de notaties @30m en @1.5h worden gebruikt om een tijdsinschatting op te geven;
• als je in de naamgeving gebruik hebt gemaakt van spaties zoals in “Patrick Mackaaij” dan laat je deze in de slimme invoerbalk weg of werk je met koppeltekens zoals “patrick-mackaaij”.

Thymer zet ieder @woord dat het niet herkend om naar een tag. Het onderstaande voorbeeld levert de tag “NieuwArtikel” op:

@EenManierOm @PatrickM Thymer review geschreven @9/7 @important @NieuwArtikel

Een slimme invoerbalk verschijnt ook als je dubbelklikt op een taak. Of op het pensymbool (edit) links van een taak. In deze weergave zijn de toegekende gebruikers, projecten en tags onder de invoerbalk aan te passen. Met de twee pijltjes omhoog naast de invoerbalk schakel je om naar een invoerbalk die de @-symbolen weergeeft.

Je kunt de centrale invoerbalk van bovenin het scherm verslepen met de muis en dan middenin de takenlijst neerzetten om daar een aantal taken in te voeren. In de ingevoerde tekst worden webadressen herkend en klikbaar gemaakt.

Tijd schrijven met Thymer

Je kunt met Thymer ook eenvoudig tijd schrijven. Klik daarvoor op “Log time” aan de linkerkant van een taak. De timer start direct. Je kunt ook handmatig tijd toevoegen met de knoppen 10m, 20m, 30m, 1h, 2h, 4h en 8h. Elegant is ook de optie “since last entry” die de tijd berekent tussen nu en de vorige invoer. Als je vergeten bent de klok te starten maar je hebt wel in één keer door gewerkt dan schrijf je zo alsnog exact de juiste bestede tijd weg.

Snel meerdere taken in Thymer invoeren

Rechts naast de invoerbalk kun je via “Options” de functie “Bulk Add” activeren om meerdere regels in één keer toe te voegen.

Projecten aanmaken in Thymer

Boven de invoerbalk staan de aangemaakte projecten. Door op een projectnaam te klikken toont Thymer alleen de taken die bij het gekozen project horen. Het actieve project is zwart gemarkeerd.

Als in de taken die nu worden getoond ook tags aanwezig zijn dan verschijnen deze onder de projectnamen. Klikken op een tag filtert de taken die niet van deze tag zijn voorzien.

Als bij het invoeren van nieuwe taken een filter actief is dan worden de betrokken gebruikers, projecten en tags gekoppeld aan te taak.

Plannen met Thymer

Taken boven de lijn Today (zie het eerste screenshot) zijn voor vandaag gepland. Het gedeelte daaronder is bedoeld voor taken die binnen nu en zeven dagen worden afgehandeld. In het onderste gebied plaats je taken die “later” spelen.

Je kunt taken eenvoudig verslepen met de muis. Taken die voorzien zijn van een einddatum die met de huidige planning niet wordt gehaald worden rood weergegeven. Taken met een datum erin worden door Thymer ‘s nachts automatisch “omhoog” geplaatst.

Thymer kan je via e-mail een herinnering sturen om je te attenderen op deadlines, op de dag zelf tot vijf dagen van tevoren. De e-mailberichten worden om 04:00u aan je verstuurd. Zie hiervoor de Settings.

Een takenlijst afdrukken met Thymer

Onder “Options” kun je ook de huidige takenlijst afdrukken/printen waarbij de interface symbolen aan de linkerkant van de taak vervangen zijn door een checkbox om de taak af te vinken.

Rapporteren met Thymer

Via de optie Reports kun je met “Create Report” een rapport samenstellen. De filters voor gebruikers, projecten en tags zijn ook daar aanwezig. Je kunt het rapport beperken tot taken die met de vlag “billable” zijn gemarkeerd. Vervolgens geef je aan welke details in het rapport opgenomen moeten worden en over welke periode je wilt rapporteren. Het rapport kun je bewaren voor hergebruik.

Het gegenereerde rapport eindigt met een telling van de totale bestede tijd en de tijd die factureerbaar is, bijvoorbeeld:

Totals
4.0 hours of which 3.0 billable

Samenwerken met Thymer

Via Settings kun je nieuwe teamleden aanmaken. De teamleden gebruik je op dezelfde manier als een project of tag. De teamleden staan rechtsboven opgesomd. Als je op een naam klikt dan filtert Thymer de takenlijst zodat alleen de taken van het gekozen teamlid zichtbaar zijn. Taken die je nu invoert worden automatisch aan dit teamlid toegekend.

Teamleden kunnen de taken en projecten zien. Als je Thymer ook gebruikt voor taken die je niet wilt delen dan schaar je deze onder een apart project welke je als privé markeert. De optie Private verbergt zowel het project als de bijbehorende taken.

Thymer kan e-mail sturen om je te attenderen op activiteiten die anderen dan jijzelf in Thymer uitvoeren op gedeelde projecten. Zie de Settings.

De weergave die je activeert met de knop Reports wordt automatisch, real time, bijgewerkt met gedetailleerde ondernomen acties. Dit rapport voor iedereen zichtbaar houden tijdens de werkzaamheden werkt motiverend en faciliteert een snelle uitwisseling van informatie. Voor de uitwisseling van informatie kun je in dit scherm ook een generieke (niet aan een taak gerelateerde) opmerking toevoegen. Dit rapport is ook als RSS feed beschikbaar.

N.B.: Momenteel kun je geen andere, bestaande Thymer gebruikers aan het team koppelen.

Sneltoetsen gebruiken in Thymer

Om nog sneller met Thymer te werken kun je gebruik maken van de volgende sneltoetsen.

* Edit met de sneltoets opent direct de geavanceerde edit invoerbalk.

Taken toevoegen aan Thymer via e-mail of twitter

Via e-mail en twitter kun je ook taken toevoegen aan Thymer. De slimme invoermethode werkt hier natuurlijk ook.

Taken kun je vanaf een e-mailadres dat aan jouw account is gekoppeld sturen naar addtask@thymer.com – de taak wordt aangemaakt op basis van het onderwerp en de tekst van het e-mailbericht verschijnt als commentaar. E-mailadressen stel je in via Settings.

Je kunt ook taken toevoegen via Twitter. Begin de tweet met “@stunf nt” (voor New Task). Omdat het apenstaartje in Twitter een andere betekenis heeft gebruik je voor Thymer functionaliteit een plus (+) of sterretje (*). Een Direct Message is ook mogelijk. Twitter vereist voor het versturen van Direct Messages dat de accounts van de verzender en ontvanger elkaar volgen.

Toekomstige ontwikkelingen van Thymer

Thymer is nog sterk in ontwikkeling. Gezien de laatste ontwikkelingen van Thymer en de manier waarop men omgaat met feedback vermoed ik dat Thymer een populaire taskmanager gaat worden. De volgende functionaliteiten heeft Thymer genoemd als mogelijke toekomstige ontwikkelingen:

• Een versie voor onderweg (mobiel/PDA) voor bijvoorbeeld iPhone, HTC, Palm Pre, etc.
• Het zoeken naar taken op trefwoorden;
• Het filteren en sorteren van taken op de toegankelijke opties discuss, important, billable en waiting for.
• Het toevoegen van bijlagen/attachments.
• Informatie delen buiten een team om samen te werken met andere Thymer gebruikers.
• Een ‘hoger niveau’ dan projecten, in termen van doelen en milestones.
• Het aanpassen van meerdere taken tegelijk.
• Het exporteren van taken omwille van een persoonlijke backup (Thymer maakt natuurlijk zelf wel backups).
• Offline werking zodat je door kunt werken als je niet beschikt over een Internet verbinding of de service onverhoopt niet bereikbaar is.
• Een API zodat ontwikkelaars voort kunnen borduren op Thymer, een belangrijke factor in het succes van bijvoorbeeld Twitter.

Thymer is eerder genoemd op Lifehacking.nl in het artikel “Thymer is online projectmanagement. Simpel.” en later, enthousiast geraakt door de manier waarop Thymer omgaat met feedback, is een interview met de Nederlandse ontwikkelaars van Thymer gepubliceerd. In het interview geeft Thymer ook aan hoe de tool ingezet kan worden voor de Getting Things Done (GTD) stappen Collect/Process, Organise en Review. Alle Thymer artikelen op Lifehacking.nl, ook de toekomstige, zijn te vinden onder de tag Thymer.

Betaalde pakketten

Gedurende de Beta periode is Thymer gratis te gebruiken. Ook na de beta zal er een gratis versie beschikbaar blijven voor persoonlijk gebruik. Daarnaast komen er betaalde pakketten voor teams/bedrijven en professionals/freelancers.

Via het weblog kun je meer te weten komen over de visie en het ontstaan van Stunf, het Nederlandse bedrijf (uit Eindhoven) achter Thymer. Het weblog informeert ook over de laatste ontwikkelingen op het gebied van Thymer.

Op mijn weblog Een manier om… staan meer informatieve artikelen en praktische tools. Deze tekst is daar in onderhoud als het artikel “Een manier om met Thymer snel en overzichtelijk projecten en taken te beheren als individu, team of klein bedrijf“. Voor kortere berichten kun je me volgen op http://twitter.com/mackaaij

Alles begint zoals gewoonlijk met een snelle en eenvoudige registratie op de website. Geef je email-adres en GSM-nummer op en je kan direct aan de slag.
De herinneringen worden verstuurd naar je email-adres, via SMS of zelfs via een telefoonoproep (niet in België).
De meerwaarde van deze toepassing zit hem onder andere in de interpretatie van de menselijke (Engelse) taal. Zo kan je bijvoorbeeld een herinnering sturen van een meeting die binnen 2u aanvangt door “in 2 hours” aan de herinnering te plakken:

met als resultaat:

Dit doet een beetje denken aan websites zoals bijvoorbeeld Remember the Milk.
De volgende voorbeelden maken de mogelijkheden nog iets duidelijker:

• Remind me to call Mom next Sunday
• Remind me about my dentist appointment tomorrow at 18
• Lunch with Betty next Wednesday noon
• Remind me about my review every Friday via SMS

Bij het ingeven heb je meer mogelijkheden via de Advanced-knop. Na aanmaken kan je de herinneringen aanpassen via het potloodje (tekst, methode, tijdstip, …) of verwijderen.
Zoals in het laatste voorbeeld duidelijk is zijn ook weerkerende reminders mogelijk.
Ook kan je door ‘via SMS’ toe te voegen de herinnering via SMS laten sturen. Je kan in de Settings je methode ‘by default’ aanpassen, maar ook het standaard tijdstip (bijvoorbeeld één dag op voorhand).
De herinneringen kan je toevoegen via de webinterface, maar ook via mail en zelfs (na koppeling van je accounts) via een direct message in Twitter:

Aangezien je tegenwoordig vanuit honderden applicaties op PC, GSM, iPhone of wat dan ook kan mailen en tweeten is dit een vlotte manier om nieuwe herinneringen aan te maken.
Er is ook een ToDo-lijst ingebouwd. Die laat toe om taken te groeperen (in een soort project), te herschikken (via drag&drop, heel snel) en natuurlijk ook herinneringen op te zetten:

Dit vind ik één van de leukste voordelen aan deze toepassing.
Task.fm is op moment van schrijven in versie 1.0 en is in voortdurende ontwikkeling. Zo zou het voor mij mogelijk moeten zijn om meer dan één email-adres en/of GSM-nummer op te geven.
Ook een iPhone-applicatie lijkt me een goed idee.
En dan de prijs van dit alles… Er is een free en een premium-versie ($9,99 per maand). Beiden laten onbegrensde email-herinneringen toe. In de free-versie heb je 15 SMS-berichten per maand, in de premium 100. Tenslotte zijn er geen advertenties in de betalende versie (hoewel ik deze, voorlopig althans, in de free-versie ook niet zie).
Al bij al een leuke, goedwerkende en snelle toepassing voor geheugensteuntjes!