Meer dan 4 rollen? Help!

In een andere blog heb ik de twee ‘vergeten’ elementen van Het Nieuwe Werken (HNW) besproken: bewustwording en wederzijds begrip. Deze blog gaat over de twee belangrijke succesfactoren voor HNW: focus en discipline. Zonder deze twee factoren werkt tijdmanagement niet in HNW. Waarom?

Tijd laat zich namelijk niet managen omdat tijd voor iedereen gelijk is. Een seconde, minuut of uur voor mij is net zo lang als voor jou. Tijdbeléving kan echter wél verschillen (bijvoorbeeld bij pijn of vreugde). Tijdgebruik ook. De een ‘haalt’ meer uit de tijd dan de ander. In het Westen visualiseren we tijd vaak als een lijn met een begin en een eind. Als voorraadbegrip dus: ‘Sorry, ik heb nu even geen tijd voor jou.’ In oosterse culturen wordt de tijd vaak als een cirkel gezien. Tijd is er immers altijd. Ik spreek dan ook liever van tijdsbenutting dan tijdmanagement. De vraag is dus: hoe gebruik je de tijd? Hier kun je dat oefenen.

De tijd krijgen

Is dit niet herkenbaar: Je komt op je werk en opent je inbox en dan is het ineens alweer vijf uur. ‘De tijd lijkt wel voor-bij-ge-vlógen’, denk je dan weer. Wel lekker veel mail weggewerkt, maar weer ‘geen tijd gehad’ om aan je doelen op de langere termijn te werken.

Tijd gehad? Van wie dan? Jijzelf toch? Ben je dus wel voldoende gefocust op wat je echt graag zou willen bereiken (ook privé)? De meeste doelen haal je immers niet binnen één dag en moet je opbreken in stapjes of stukken. Sta je eigenlijk wel regelmatig stil bij je gekozen rollen, zoals ouder, sporter en projectleider zijn, en de doelen die daarbij horen? Kun je de discipline opbrengen om daar ook ‘naar te leven’? Of ben je verslaafd aan urgentie? Check het hier.

Als je die discipline wel kunt opbrengen, zal je opbrengst ook groter zijn. Zo niet, dan zul je je op een dag afvragen ‘wat heb ik nu eigenlijk bereikt de laatste jaren?’.

Rollen

Eén van de redenen waarom het zo lastig is om iedere dag weer de discipline op te brengen en je bewust te blijven richten op al je doelen, is omdat we meer rollen moeten vervullen dan we vaak denken. Ons leven is vaak complex. De uitdaging zit hem daarom in goede keuzen maken, het overzicht houden en vervolgens gedisciplineerd de juiste dingen doen. In plaats van veel dingen juist te doen. Schrijf voor de grap maar eens al je rollen op en de bijbehorende doelen. Meer dan je dacht? Kun je hier ook waarden aan koppelen? Ik blijf het lastig vinden! Volgende keer zal ik een methode beschrijven die je, hoop ik, helpt om al die doelen te balanceren en te behalen met een gevoel van rust.

Een van de tips die op verschillende manieren veelvuldig voorkomt is het bepalen van focus. Bepaal wat belangrijk is en richt daar je aandacht op. Verminder je aandacht voor datgene wat minder belangrijk is. Dat is een goede tip, hoewel het geen eenvoudige is. Want hoe meer je leest over GTD, social media, personal branding, efficiënt werken, afhandelen van mail, twitter, evernote, mindmapping en al het moois wat een gemiddelde lifehacker tot zijn of haar beschikking heeft, hoe meer van dit soort ‘belangrijke’ zaken je leven ook komen binnenwandelen. Er valt veel te weten en ook veel te leren. Voor je het weet ben je druk bezig om het minder druk te hebben en schiet je daarmee ook je doel voorbij.

Als je als lifehacker succesvol bent, zou je eigenlijk ook meer vrije tijd moeten hebben. Voor een aantal beoefenaars zal dit zeker het geval zijn, maar vast niet voor iedereen. Met name tussen de zp’ers zullen er nog een hoop rondlopen die 5 dagen of meer per week in touw zijn met zo efficiënt mogelijk het werk te doen. Voor iedereen die het gevoel heeft dat op het gebied van focus nog wat te verbeteren valt, of voor hen die eigenlijk wel wat meer vrije tijd zouden kunnen gebruiken, of voor wie gewoon een waanzinnig goede lifehacker wil worden, de volgende tip.

“Neem 1 dag in de week vrij.”

Als je 5 dagen in de week werkt, kies er dan voor om er maar 4 te werken. Stel jezelf als doel om het werk wat je nu in 5 dagen doet gewoon in 4 dagen te doen. Of als je er 6 werkt, doe het dan in 5. En voor de professionals die al 4 dagen werken, doe het in 3. Als je deze keus maakt zul je merken dat je veel eenvoudiger wordt om te bepalen waar je focus moet liggen. Want 20 x per dag je mail lezen doe je echt alleen maar als je er de tijd voor hebt. Door je beschikbare tijd drastisch te beperken, dwing je jezelf om echt efficiënt bezig te zijn.

“Ja maar,……”

Ken je die momenten dat er echt iets moet gebeuren terwijl je nauwelijks tijd hebt? Op zulke momenten kies je blindelings voor dat wat belangrijk is en laat je onbelangrijke zaken liggen. Als ik naar de supermarkt ga en ik heb zeeën van tijd, dan ben ik zo een uur bezig. Als ik echter weet dat er over een uur visite voor de deur staat, dan ben ik binnen een half uur klaar. In beide situaties vergeet ik altijd wel iets, maar kom ik door de band genomen met voldoende thuis om weer een paar dagen te kunnen eten. Als ik een artikel schrijf en ik heb zeeën van tijd, ben ik uren bezig. Als ik geen tijd heb doe ik het in 40 minuten.

Ik heb zelf namelijk niet de discipline om alles altijd zo efficiënt mogelijk te doen. En ik ben vast niet de enige. Maar wat ik wel gemerkt heb, dat sinds ik minder ben gaan werken, ik uiteindelijk niet minder doe. Sterker nog, ik doe meer dan toen ik nog fulltime bezig was. Dat moet wel, want ik verdien al jaren hetzelfde terwijl ik van 6 dagen werken per week naar 3 ben gegaan. De eerlijkheid gebied mij te zeggen dat mijn interesse voor social media dit aantal wel weer naar 4 heeft verhoogd, maar dit wordt grotendeels gecompenseerd door het feit dat ik geen televisie meer kijk. Dit is overigens ook een voorbeeld van een vrij drastische ingreep die mij daarom ook veel oplevert. Een dag minder werken is een serieuze interventie op het huidige levens- of werkpatroon en heeft daarom ook in potentie een hoge opbrengst.

Ik ben me er van bewust dat dit makkelijkst uitvoerbaar is voor zelfstandigen, maar ook werknemers kunnen hierom vragen bij de baas. Met behoud van salaris natuurlijk, want waarom zou je minder moeten verdienen als je het voor elkaar krijgt om hetzelfde werk in minder tijd te doen. En ook hier geldt, hoe meer mensen hierom vragen, hoe serieuzer het genomen zal worden. In eerdere artikelen van mij kon je al lezen dat dit een onderwerp is wat mij bezighoudt, het loskoppelen van resultaat en tijd. Geen eenvoudige opgave maar tegen een zware bal moet je een poosje schoppen voor hij gaat rollen. Als hij eenmaal rolt ligt hij ook niet zomaar meer stil.

Kies een vaste dag, waarop je niet werkt, maar leuke dingen gaat doen. Misschien is het sporten, een vaste woensdagmiddag met het gezin, een opleiding die je altijd al wilde doen maar niet de tijd voor vond. Maak het concreet en vul de tijd in. De gemiddelde lifehacker heeft wel een lijst met wensen die concreet uitvoerbaar zijn. Geef het een jaar de tijd en kijk of het werkt. Voor mij is het de stok achter de deur om mijn focus precies daar te leggen waar ik hem wil hebben.

“Ik heb minder tijd en dus meer focus.”

Wat als?
Tijd is zeer democratisch. Iedereen op de hele wereld heeft er evenveel van. Je kunt niet meer tijd kopen en jouw tijd is niet verhandelbaar. Je moet je tijd dus goed verdelen tussen al je taken.
Als je weinig tijd hebt en toch een taak moet verrichten, stel jezelf twee vragen:
1. Moet ik die taak nu uitvoeren?
2. Ben ik bereid de gevolgen te aanvaarden als ik de taak niet uitvoer?

Alleen jij weet het antwoord op beide vragen. Handel daar ook naar.

Twee typen mensen
Ochtend- en avondmensen hebben ieder een eigen ritmen. Ochtendmensen hebben een 24-uursritme, de avondmensen zitten dichter bij de 25 uur. Onze biologische klok gaat ongeveer een seconde per dag sneller lopen, oftewel zo’n zes minuten per jaar. Dat verklaart bijvoorbeeld waarom veel mensen naar mate ze ouder worden zich eerder als ochtendmensen gaan gedragen. Onze maatschappij vooral op ochtendmensen ingesteld. Dat is niet handig voor jongeren, waarvan bekend is dat hun interne klok een uur achterloopt ten opzichte van die van volwassenen. Toch beginnen lessen en colleges vaak vroeg. Niet echt effectief. Vermoei jongeren ’s morgens vroeg op het werk ook niet met lastige klussen.

Twee-voor-twaalf
Onze hersenen hebben tijd nodig om informatie te verwerken. We hebben daarom momenten van reflectie nodig waarin we selecteren welke signalen het waard zijn om opgeslagen te worden. Complexe informatietaken zoals het schrijven van een verslag of het voorbereiden van een examen, kosten dan ook relatief veel tijd. ‘Twee-voor-twaalf’-typen zijn altijd in het nadeel omdat hun hersenen niet genoeg de kans krijgen binnenkomende informatie, onder andere ’s nachts, te wikken, herschikken en krachtig weer op te slaan. Begin daarom op tijd met complexe taken.

Circadiaan ritme
Ons slaap-waakritme (dat ongeveer 24 uur duurt) wordt ook wel het circadiaan ritme genoemd. Diverse lichamelijke processen, zoals bloedcirculatie en ademhaling volgen dit ritme op de voet. ’s Nachts ademen we bijvoorbeeld rustiger dan overdag. Ook onze geestelijke vermogens volgen een ritme en kennen pieken en dalen. De piek ligt voor nagenoeg iedereen in de namiddag. Handig om te weten wanneer we veel of complexe informatie moeten verwerken. Het piektijdstip voor creativiteit ligt echter laat in de ochtend. Routinezaken kun je het best ’s middags doen.

Tijd voor jezelf
Tot slot nog enkele tips om tijd over te houden en deze zinvoller te besteden:

• Stop direct met multitasking. Doe één taak tegelijk gedurende vijftien tot twintig minuten, maar dan wel volledig geconcentreerd.
• Verlies geen tijd met het zoeken naar informatie wanneer je weet dat anderen daar beter in zijn.
• Vergeet niet om ‘speeltijd’ in te bouwen tijdens je leer- of werkzaamheden. Alles wat nieuw is, vraagt extra tijd.
• Plan alsof elke dag maar 23 uur heeft.
• Denk iedere week twee uur aan totaal niets. Zorg dat je in elk geval geen informatie hoeft te verwerken. Rust, mediteer of kijk gewoon naar buiten. Die twee uur levert weer voldoende energie op om de rest van de week door te komen.

Tijd gaat niet altijd even hard. Je tijdsbeleving tijdens een goede vrijpartij is een heel andere als wanneer je in de file staat. En de milliseconden voor een frontale botsing zijn weer heel anders als het wachten op een bus. Tijdsbeleving hangt samen met wat je doet en wat je voelt in dat tijdsbestek.

Lifehacker virus

Waar veel lifehackers last van hebben, is wat ik voor het gemak maar even de efficiënziekte noem. Het virus daarachter is deze gedachte: als je alles zo slim mogelijk doet, dan houdt je tijd over voor leuke dingen. Die gedachte is erg logisch en klinkt direct vreselijk beloftevol. Doe daar nog een portie ‘flow‘ bij en je krijgt mensen die doorslaan in het vergaren van kennis, kunde en software om slimmer te zijn. Die zouden dus zeeën met tijd over moeten hebben… Helaas… De meesten niet.

Flow is een tijdvreter. Wat veel mensen zo waarderen aan flow, is dat het goed voelt. En zoals met veel dingen die goed voelen blijven we daar makkelijk in hangen (denk maar aan die zak chips die je leeg at zonder daar erg in te hebben). Flow gaat gepaard met verlies van tijdsbesef. En als tijd is wat je hebben wilt, moet je het niet verliezen.

Iedereen heeft wel een beetje van die efficiënziekte, ik ook. Ben je ook nog iemand die regelmatig: “Ja, maar…” zegt? Of denkt in termen van “Als ik dit en dat…. dan kan ik eindelijk…”? Dan moet je gaan oppassen.

Neem het boekje ‘The 4 hour workweek’ van Timothy Ferriss. Je geld verdienen met maar 4 uur werken per week, klinkt heel erg efficiënt en riekt naar tijdswinst. Maar het lezen van dit boekje kost je een paar uur. Het ding is 320 pagina’s. Wanneer je overweegt dit boekje te gaan lezen moeten er dus direct alarmbellen gaan rinkelen. Je gaat namelijk opgeven wat je hebben wilt.

Zelf lees ik zelden informatieve boeken die door veel mensen gelezen worden. Wanneer iemand me tipt dat ik iets ‘moet’ lezen dan vraag ik deze persoon wat er zo goed was aan dat boek en wat hij/zij ervan geleerd heeft, of nu anders doet. Ik krijg dan vaak prachtige samenvattingen. En die persoon kan ik ook nog eens concrete vragen stellen… dat boek niet.

Leuk, leuker, leukst en dan zelfs wellicht gelukkig

Wanneer je tijd over wilt houden voor leuke dingen, dan doe je op dat moment dus dingen die niet leuk zijn. Dan word het tijd stil te staan bij de vraag waarom je die dingen doet? Vaak gaat het dan direct over werk. Geloof je dat je alleen maar kunt verdienen door dingen te doen die niet leuk zijn? Werkten je ouders hard, en werk je daarom ook maar hard? Of betekent hard werken stoppen met nadenken? En hoe vaak maak je de balans op of iets ook echt werkt?

Wij zijn in Nederland nogal behept met een sterke arbeidsethos. Maar je hoeft niet meer te doen dan te zorgen dat er brood op de plank komt. En zelfs dat is al een echt ouderwetse gedachte.

Dus doe eens even niks, helemaal niks, en ga zitten tot je je antwoord krijgt. Of zoals iemand eens tegen me zei: “Ik ging op bed liggen en ik zou er pas vanaf komen als ik wist wat ik wilde. Toen ik eraf kwam, wist ik wat ik wilde. Ik wilde een banaan.”

We hadden het over time management en prioriteiten stellen. Hij stelt voor om bij iedere actie, verzoek of taak die op je afkomt jezelf de volgende vraag te stellen:

[Moet] [ik] [dit] [nu] [doen]?

De bedoeling is hierbij dat je jezelf deze vraag stelt met de nadruk/klemtoon op verschillende woorden. Op deze manier krijg je beter inzicht in de aard van de taak, met als gevolg een betere verwerking ervan. Stel jezelf op de volgende 5 verschillende manieren dezelfde vraag, in de onderstaande volgorde:

• Moet ik dit nu doen? -> Is het een uit te voeren actie (GTD: actionable)? Of is het informatie/referentie? Zo nee dan hoef je de andere vragen ook niet meer te stellen
• Moet ik dit nu doen? -> Ben jij de beste persoon om dit te doen? Kan je de taak delegeren?
• Moet ik dit nu doen? -> Geredeneerd vanuit je eigen workflow: wat ga ik als volgende (next action) doen? Is het verzoek ondubbelzinnig?
• Moet ik dit nu doen? -> Veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Kan het een uurtje/dagje/weekje/maandje wachten?
• Moet ik dit nu doen? -> Hiermee bepaal je de urgentie van de taak. Moet het, kan het, zou het kunnen, wil je het?

Een bijkomend voordeel is dat je, in het geval van een verzoek van een derde persoon, ook scherper kan zijn in de definitie van het verzoek. Doordat je graag voor jezelf antwoord op deze vragen wil hebben, kan je een deel van deze vragen ook terug leggen bij degene die het verzoek doet. Op deze manier ‘voed’ je andere ook op en help je ze om hun verzoeken meer SMART te maken.

Ik beschouw een ondernemer als succesvol wanneer hij met plezier goed werk levert en voldoende verdient om zichzelf en zijn onderneming gezond te houden.

In alle gesprekken met collega ondernemers en cliënten, die ik voerde over dit onderwerp, kwamen steeds een aantal zaken naar boven. Er blijken gemene delers te zijn tussen succesvolle ondernemers, los van het vakgebied waarin ze werken of de expertise die ze in huis hebben.

Met opleiding lijkt het vaak weinig te maken te hebben. Er zijn voldoende mensen die een bedrijf hebben in een richting waarin ze geen opleiding volgde of voor een richting kozen waarin geen opleiding bestaat.

Succesvolle ondernemers blijken:

1. Van werken te houden

Onlangs las ik ergens de spreuk: “Wanneer mensen blij zijn dat ze vakantie hebben, doen ze niet het juiste werk.” Dat is een beetje een zwart/wit uitspraak, vakantie is ook leuk. Maar er zit een mooie kern in. Wanneer je doet wat jij leuk vindt en het lukt je daar geld mee te verdienen, dan heb je dus leuk werk. Ondernemen gaat ook over je hart achterna gaan en doen waar jij van houdt.

Ik spreek genoeg mensen die nog steeds geloven dat je alleen iets bereikt als ondernemer met zwoegen, afzien, strijd en bikkelen. Dat is een in essentie mooie, maar beperkende overtuiging. Ik geloof dat je met zo’n overtuiging niet zozeer iets bereikt omdat je hard werkt. Maar omdat je erin gelooft dat je daar zult komen waar je zijn wilt.

Plezier maken en genieten van de luchtigheid hoort ook bij ons bestaan. In het Grand Café je bespreking houden kan veel gezelliger en net zo effectief zijn.

Succesvolle ondernemers hebben een doel, en weten dat ze dat doel kunnen bereiken. Daarom houden ze van werken.

2. Van geld te houden

Geld is niets meer en niets minder dan het wereldwijd geaccepteerde ruilmiddel. Je kunt er bij iedereen mee terecht. Dat betekent dat je er heel veel mee kunt doen. Je kunt er veel van krijgen, en veel van weggeven.

Economen weten het ook. Het gaat niet louter om de hoeveelheid, maar om hoeveel er hoe vaak van eigenaar wisselt. Anders gezegd: Als je geld snel doorgeeft, hebben er de meeste mensen plezier van.

Succesvolle ondernemers blijken van geld te houden. Niet om er bovenop te gaan zitten en te zeggen: “Dit is van mij, afblijven.” Nee, omdat ze het leuk vinden om geld te krijgen en het daarna weer uit te geven. Om er dingen mee te doen, die goed voor zichzelf of hun bedrijf zijn. Zoals mooi briefpapier laten drukken of een bedrijfspand kopen waarin je precies dat kunt doen wat je voor ogen hebt.

Succesvolle ondernemers weten goed wat je kunt doen met geld en doen dat ook.

3. Van mensen te houden

Een ondernemer doet (bijna) altijd zaken met mensen. Dat betekent dat je elkaar ziet, belt, mailt. Contact hebben met anderen is waar een groot deel van ondernemerschap om draait.

Alle mensen, en dus ook klanten, voelen of ze gewaardeerd worden of niet. Klanten voelen of ze gewenst zijn om hun mens zijn, of dat ze alleen maar welkom zijn omdat ze geld komen brengen. Het is een stuk leuker zaken doen met iemand die jou ook waardeert.

4. Tijd als een cadeau te beschouwen

We krijgen allemaal 24 uur in een dag, en dan krijgen we weer een nieuwe dag. Dat is een gegeven, meer krijg je niet en gelukkig ook niet minder. Het is dus verstandig om zuinig op je tijd te zijn. Daarmee bedoel ik niet dat je alles snel moet doen, berekenend of efficiënt.

Wat succesvolle ondernemers gemeen hebben is dat ze een goed besef hebben van tijd. Ze hebben een eigen antwoord op vragen als:

• Wat doe ik wel en wat doe ik niet?
• Bedenk ik een plan of ga ik aan de slag?
• Plan ik volgtijdelijk of op vaste tijdstippen?
• Ga ik naar een geplande afspraak of verplaats ik die omdat er iets voorbij komt dat belangrijker voor me is?

De succesvolle ondernemer is zorgvuldig met zijn tijd en koestert hem.

5. Goed voor zichzelf (en klanten) te zorgen

Ik schreef het hierboven al: “Wanneer je doet wat jij leuk vindt en het lukt je daar geld mee te verdienen, dan heb je dus leuk werk.” Doen wat je leuk vindt kan als je weet wat je leuk vindt. Daarvoor moet je jezelf en je verlangens serieus nemen.  Stilstaan bij soms grote vragen als: “Waarom doe ik wat ik doe?” “Wil ik dit blijven doen?” Succesvolle ondernemers reflecteren regelmatig.

Een ondernemer moet veel alleen doen. Wanneer je in loondienst bent zorgt een werkgever voor je. Letterlijk. Die zorgt dat de verwarming aan is als je op maandag op kantoor komt. Dat je een bureau hebt, er een koffieautomaat is, er werk voor je is en je daar salaris voor krijgt. Vaak is je pensioen ook deels geregeld. Als ondernemer moet je dat allemaal zelf doen. Daar schrok ik in het begin flink van en ik was vast niet de enige. Er is veel om zorg voor te dragen. Dat is echter wel heel erg leuk om te doen, en je krijgt er vanzelf een beetje handigheid in.

Een succesvolle ondernemer zorgt  goed voor zichzelf. En dan wordt goed voor je klanten zorgen vanzelfsprekend.

© Jasper Jobse

Ik heb mij als puber wel eens afgevraagd wat ik toch met al die gevoelens moest, en met mij op die leeftijd vast vele anderen. Onlangs las ik ergens een kort stukje van George Thomson over de functies van emoties, dat ik graag in mijn pubertijd tegen was gekomen. Het is simpel, helder en stelt je in staat de juiste actie aan je gevoelens te koppelen.

Emoties kunnen verdeeld worden in vier primaire emoties: bang, boos, blij en bedroefd. (Andere emoties zoals jaloezie, afgunst, schaamte, medelijden, wrok worden beschouwd als secundaire of samengestelde emoties omdat er denken aan te pas komt, en laat ik hier buiten beschouwing).

Primaire emoties zijn er al op vroege leeftijd, eerder dan secundaire. En dat is niet zonder reden. Ze hebben een functie, een probleem oplossende functie. Door te luisteren naar je gevoelens kom je te weten wat je nodig hebt. Iedere emotie heeft zijn functie. Thomson plaatst die functie in een relatie met de tijd. Het verleden, het nu en de toekomst.

Bang

Bang is de emotie die gekoppeld is aan de toekomst. Het is wat je voelt wanneer een ongewenste situatie zich aandient of in je gedachten opkomt. Een situatie die je niet wilt, die beschadigend is of levensbedreigend. Wanneer je dus angst voelt is dat een teken om in actie te komen en te voorkomen dat datgene niet plaatsvindt. Dat kan zowel betekenen dat je vlucht voor iets, je verbergt of dat je ergens juist wel op af gaat om het te voorkomen.

foto: Joe the WOP

• In je System Preferences, open International en ga naar de Formats tab.
• Rechts naast Dates, klik op de Customize button. Stel deze op de manier in, zoals je het zelf graag wil zien in de menu bar. Zelf heb ik hier Show: op Medium gezet en de dag verwisseld met maand. [ 5 Jan. ] dus.

• Kopieer het datum format naar je clipboard en druk op OK.
• Druk op de Customize button naast Times.
• Plak nu het datum format naast de tijd en druk op OK.

Handig! Nu niet alleen de tijd, maar ook de datum in de menubar. Met dank aan Lifehacker.

Ik heb me in elk geval voorgenomen om anderen, als ik in de gelegenheid gesteld word en het redelijkerwijs mogelijk is, ook met alle plezier “de tijd te geven”.