• Ik kreeg laatst van mijn opleiding een lijst met gebruikersnamen van studenten. Daar moest @nhl.nl achter om er e-mail adressen van te maken.
• Van een klant van mijn eigen bedrijf kreeg ik digitaal een menulijst met prijzen. Deze moest ik verwerken in zijn website.

Nu kun je alle data, elke regel, met de hand aanpassen, maar hier zijn hele handig tools voor. Wat dat betreft houd ik mezelf altijd voor: als je een handeling vaker moet verrichten, dan moet je het automatiseren.

Twee programma’s zijn daarbij voor mij essentieel, namelijk een spreadsheetprogramma en een krachtige teksteditor. Toen ik deze blogpost eerder op mijn eigen blog schreef, waren dat Excel en UltraEdit. Inmiddels ben ik overgestapt naar de Mac en gebruik ik in plaats van UltraEdit nu Coda als teksteditor. Er zijn er natuurlijk meerdere pakketten.

Excel
Veel mensen zijn niet echt bekend met Excel en eigenlijk is dat jammer, want het is heel krachtig. Naast de rekenkundige aspecten is het ideaal om data met meerdere kolommen snel te sorteren. Maar het is ook ideaal als je snel lijstjes moet maken. Als je de getallen 1 – 100 nodig hebt, dan volstaat het door in het eerste kolom 1 te typen en daarna het vakje “uit te trekken”. Als je maar 1 cel uittrekt, dan moet je CTRL in drukken tijdens het slepen om het doortellen te realiseren.

Ook met tijden werkt dit in Excel goed. Schrijf twee tijden onder elkaar, met bijv. een kwartier verschil, selecteer beide cellen en sleep deze met de muis naar onderen. Excel zal dezelfde interval gebruik om door te rekenen.

UltraEdit
UltraEdit is echt een killerapp: kladblok met ontzettend veel functionaliteit. Met dit programma werkte ik het meeste, vooral vanwege het programmeren. Er zijn diverse vergelijkbare pakketten, bijv. Coda en TextMate voor de Mac, ieder met zijn eigen vergelijkbare oplossingen.

De twee functies die ik binnen UltraEdit het meest gebruik zijn: Kolom selectie en “Replace”.

Met kolom selectie selecteer je geen regels, maar een blok tekens. Je kunt dan dat blok bijv. verwijderen en/of nieuwe tekst typen die op elke regel erbij komt. Het is erg wennen om deze manier van selecteren te gebruiken, maar als je het even probeert en ermee leert werken,dan scheelt dat vaak veel tijd.

Met de Replace functie, die overigens ook in Word en Kladblok zitten, kun je tekst vervangen door andere tekst. In UltraEdit zijn de mogelijkheden groter door reguliere expressies (complex verhaal dat ik je bespaar). Handig daarmee is dat je bijv. met “^p” een “Enter” bedoeld. Als je dan “^p” vervangt voor “@nhl.nl^p”, dan komen aan het einde van elke regel @nhl.nl. Handig als je dus van gebruikersnamen een e-mail adres moet maken.

Data verwerken is vooral goed nadenken over hoe je dergelijke handigheidjes kunt gebruiken om snel te werken. Vaak kun je de tools ook gecombineerd gebruiken. Bijvoorbeeld een lijst met tijden maken in Excel, die copy-pasten naar UltraEdit of Word en er daar verder mee werken.