Information overload

Gedurende de dag merk ik inderdaad dat er veel dingen op me afkomen en vind ik het moeilijk een keuze te maken uit deze information overload. Mijn dagelijkse routine wordt gekenmerkt door e-mail, internet en social media. En natuurlijk, het is een keuze om niets te willen missen maar soms is het moeilijk om er weer mee te stoppen.

Timothy Ferriss spreekt over een ‘informatiearm dieet’. Dat kun je bereiken door bijvoorbeeld je e-mail maar op enkele momenten per dag te bekijken. Of door alle alerts van je social media uit te zetten om zo min mogelijk afgeleid te worden. Rigoreuzer kan ook door helemaal geen nieuws te kijken of kranten te lezen, zoals hijzelf doet.
Uiteraard zijn er nog veel meer tips, bijvoorbeeld hier op Lifehacking, die je kunnen helpen alles te organiseren. Maar hoe houd je naast deze overdaad aan informatie ook nog je werkzaamheden onder controle?

Laat het los

Naast dat er online een beroep op je wordt gedaan is er ook nog zoiets als ‘offline’ werkzaamheden; de dagelijkse gang van zaken. Denk aan administratie, marketing en de diverse projecten waaraan je werkt.
Maar wat als de tijd je gaat inhalen? Dan kun je geen keuze meer maken maar moet je prioriteiten gaan stellen. De Getting Things Done methode bijvoorbeeld, laat je bij alles wat er op je afkomt je er een actie aan koppelen. Kun je het nu doen binnen twee minuten? Komt het op je misschien/ooit lijst of kun je het delegeren. Dat vergt discipline, om continue acties eraan te koppelen, maar geeft je uiteindelijk wel rust.

Een andere manier die je ook kan helpen is de gedachte los te laten dat je alles zelf moet doen. Het kopje delegeren bij GTD kan daaronder vallen. Natuurlijk, als je iets zelf doet weet je dat het goed gebeurt maar iemand anders kan het ook voor je doen. In de 4HWW wordt er daarom gesproken over Virtual Assistants (VA’s). Online assistentie op afstand zeg maar. En dat kan je al een paar uur per week schelen aan klussen waar je geen tijd of zin in hebt.

Het vereist wel een iets andere mindset dan bij de traditionele werkvormen. Vertrouwen en virtueel kunnen communiceren zijn het allerbelangrijkst. Want waarom zou je offline iemand inschakelen als het merendeel van de taken online worden uitgevoerd?

Handigheden

Als je een VA wilt gaan inschakelen is het handig om elke dag een lijstje bij te houden met je werkzaamheden. De volgende vragen kunnen je meer inzicht bieden in de dingen van alledag en je uiteindelijk een overzicht geven van uit te besteden opdrachten.

• Wat zijn (dagelijks) terugkerende en tijdrovende activiteiten maar niet je core-business?

• Taken die je niet leuk vindt om te doen, maar wel moeten gebeuren.

• Kijk naar je actielijst, wat staat er het langst op en welk project zit vast?

Naast deze actielijst mag ook de techniek niet vergeten worden om zo efficiënt mogelijk te kunnen opstarten. Een handigheid daarvoor is het aanschaffen van een Google Apps account om virtueel te kunnen samenwerken. Je kunt je eigen systemen behouden zoals e-mail en  documenten op een simpele manier met elkaar delen.

Hopelijk houdt je zo dus meer tijd over om te kunnen besteden aan iets anders. Ik ben benieuwd wat het gaat worden?!

Deze blogpost is geschreven voor Marloes van Wingerden, een Virtual Professional Assistant. Wil jij eens een gastartikel schrijven? Laat het ons weten

Webwerken

Nu de maatschappij steeds digitaler wordt komen er ook andere vormen van samenwerken. Je hoeft niet meer elke dag fysiek bij elkaar te zijn. Niet voor niets komt de term ‘het nieuwe werken’ steeds vaker naar voren. Via online ‘tools’ kun je gemakkelijk data met elkaar delen zoals bijvoorbeeld in Google. Verder is er contact via e-mail en een gezamenlijk telefonisch overleg wordt gemakkelijk met Skype gepland. Je organiseert dus alleen bijeenkomsten voor het bespreken van zaken die niet op afstand kunnen.

Toch is menig werkgever huiverig vanwege het feit dat hij de werknemer niet persoonlijk kan controleren. En helaas gaat de vlieger van het ‘webwerken’ niet voor alle branches op. Bijvoorbeeld als bouwvakker zul je iedere dag fysiek aanwezig moeten zijn. En de bakker op de hoek, die is eveneens afhankelijk van zijn medewerkers op locatie. Heb je als werknemer wel de mogelijkheid om vanuit huis te werken dan zijn werktijden meestal flexibeler. Of werkzaamheden nu overdag of ‘s avonds online gedaan worden, als de deadline maar wordt gehaald. Daar moet je dus een goede balans in zien te vinden.

Betere Balans

Een balans in het maken van de juiste beslissingen. Moeten werkzaamheden nu worden gedaan of kan het ook wachten? En wil ik me met privé-zaken bezighouden of moet ik nu zakelijk aan de slag? Beslissingen die niet altijd even gemakkelijk zijn. Dan kan Getting Things Done uitkomst bieden. Daarbij kun je ervoor kiezen om geen onderscheid te maken in zakelijke en privé aangelegenheden. Zo kun je op elk gewenst moment bekijken wat relevant is om te doen. De persoonlijke effectiviteit neemt daardoor toe en dat geeft een gerust gevoel. Ik kan me echter voorstellen dat het als werknemer moeilijker is om een keuze te maken. Je wilt niet het gevoel hebben dat je je baas tekort doet wanneer je met persoonlijke zaken bezig bent. Maar als je zorgt dat de ‘output’ goed is en je productiviteit toeneemt dan is het volgens mij een zeer prettige en werkbare combinatie.

En indien er een mogelijkheid is, bijvoorbeeld als zelfstandig ondernemer, kun je jezelf ook de vraag stellen of je werkzaamheden zelf moet doen of dat ze ook uitbesteed kunnen worden? Als je kiest voor ‘outsourcen’ kan dat een hoop rust geven. In het boek The Four Hour Workweek van Timothy Ferriss lees je meer hierover. Er staan handige tips in over uitbesteden, effectief thuiswerken en beheersbaar omgaan met de ‘information overload’. Ook beschrijft hij zijn ervaringen met een VA. Het filmpje hieronder is een aanvulling daarop.

Follow the Flow

Nu je voor jezelf de werkzaamheden hebt ingedeeld en de juiste balans hierin hebt gevonden is je hoofd waarschijnlijk helderder. Je staat meer open voor de ‘flow’ doordat er plaats is gemaakt in het brein. Dus of je nu een zakelijk rapport uitwerkt of aan een persoonlijk blog bezig bent, het maakt niet meer uit want alles is in evenwicht.

Taco Oosterkamp schreef op Lifehacking voor het eerst over deze VA’s. Hij vertelde hoe hij zijn Engelstalige blog uitbesteedde aan getfriday.com een bedrijf in India dat VA’s verhuurt. In zijn artikel staat een link naar een Amerikaans filmpje over de voordelen. Weliswaar een uitleg met een knipoog maar de essentie blijft hetzelfde. Namelijk het delegeren en uitbesteden van werk. In Amerika worden VA’s al succesvol ingezet. Nu Nederland nog?

In Opkomst

Offline verschuift naar online en zakelijk en privé lopen steeds meer door elkaar. Tijden veranderen en zo ook de vorm van ondersteuning. Een persoonlijk assistent of een virtuele medewerker, het blijft een individuele keuze. Beide bieden ondersteuning alleen ieder op een eigen manier. Zo bestaat een VA in verschillende vormen. Denk aan een antwoordservice per telefoon een chatbot die je vragen op het internet beantwoord of een holografische assistent. De VA waar hieraan gerefereerd wordt is echter een management ondersteuner. Een soort van secretaresse maar dan op afstand. Ze kunnen vele zaken uit handen nemen op secretarieel, organisatorisch en technisch gebied. Ieder heeft zo z’n eigen specialisme en helpt jou meer ruimte in je hoofd en agenda te creëren. Een prima plan lijkt mij.

Koudwatervrees

Hoe komt het dan dat in Nederland er nog maar mondjesmaat gebruik wordt gemaakt van VA’s? In België bijvoorbeeld zijn er al uitzendbureaus die aan virtual outsourcing doen. Komt dat door hun internationale invloed of omdat ze verder zijn op technologisch gebied? Ik denk dat iets wat nieuw is in Nederland niet zomaar zal worden omarmd. Wij nuchtere Nederlanders willen eerst zien en dan geloven. Daarbij vinden we het normaal om lange werkweken te maken dus aan uitbesteden wordt minder snel gedacht. Is het daarom niet een geruststellende gedachte wetende dat deze ‘minder belangrijke’ werkzaamheden toch worden gedaan? Zo kun jij je persoonlijk richten op de core business terwijl virtueel alles onder controle blijft.

Virtueel Versus Persoonlijk

Zitten er dan alleen voordelen aan een VA? Dat zou je zeggen maar je moet je vooraf goed bedenken wat je verlangt van diegene, er is immers geen fysieke samenwerking. Het management der verwachtingen zul je, nu je een virtuele samenwerking aangaat, vooraf goed moeten vastleggen. En niet geheel onbelangrijk; de koffie op kantoor zul je zélf persoonlijk moeten halen.

Na het lezen van The Four Hour Workweek van Timothy Ferriss ben ik zelf klant geworden van GetFriday.com om te zien wat een Virtual Assistant mij zou opleveren. In Nederland blijkt dat nog niet zo simpel te zijn: de meeste dingen die ik doe zijn toch in het Nederlands. Maar voor Engelstalig onderzoekswerk, bijvoorbeeld voor mijn internationale blog over Outlook, heb ik veel plezier van mijn Virtual Assistant.

Malik de Kok attendeerde me op het volgende filmpje. Het kan dus nog extremer