Lifehacking

Er zijn al genoeg woorden besteed aan ‘inbox zero’. Taco Oosterkamp heeft een boek erover geschreven en hoe en wat kun je terug vinden in de verschillende artikelen (Inbox Zero, Je inbox leeg!, Miljarden besparen door efficienter email verwerken.)

Nu hoor ik vaak de vraag: ‘Maar wat moet ik met mijn duizend+ mailtjes nu dan?’ Daar zijn twee oplossingen. Oplossing 1 is alles gewoon weggooien, alles ouder dan een week archiveren en mensen die je écht nodig hebben zullen je wel nog een keertje mailen of bellen.

Nu is dat voor veel mensen te drastisch en durven ze dat niet aan. Dus die willen alles handmatig doorspitten. Zo ben ik ook, ik wil ook niet alles weggooien, ronduit omdat ik oude mailtjes veel te leuk vind om weg te gooien in één keer.

Wat doe je dan? Alles doorkijken, beslissen en terugmailen? Ja. …

Als je net als ik regelmatig een paar uur achter elkaar de telefoon niet op kunt nemen, is voicemail eerder een productiviteitskiller dan een handige oplossing. Wanneer ik een workshop of brainjam aan het geven ben, in gesprek ben of aan het schrijven ben kan en wil ik niet opnemen. Ik wil alles wat ik doe de volle aandacht geven en gefocust blijven. Vroeger stonden er na afloop vaak een serie berichten op mijn voicemail. Voicemail kan je tot op heden uitsluitend lineair afluisteren. Ik vond het een probleem worden omdat het me veel tijd kostte en ik het gevoel had dat het efficiënter kon. Inmiddels staat mijn voicemail nu al bijna een jaar uit. Het is geen super oplossing, maar het werkt wel en ik heb in die tijd één keer iemand gehoord die dat vervelend vond.

Even een paar soorten berichten die er in …

Zou het niet handig zijn om continu een notuliste in de buurt te hebben? En dan nog wel eentje die bijzonder goedkoop is en weinig ruimte inneemt?

Je kunt natuurlijk werken met een voicerecorder. Maar zo’n recorder heeft één belangrijk probleem. Je kunt er maar beter geen todo-items op inspreken.
Acties en Naslag uit elkaar houden
Eén van de basisprincipes voor werken met minder stress, is, dat je verschil maakt tussen aantekeningen waar je wat mee moet doen (acties) en aantekeningen of andere stuff die je wilt bewaren om nog eens na te kijken (naslag).

Als je dat niet doet, krijg je uiteindelijk stapels op je bureau waar je nooit meer naar omkijkt. En dan barst een keer de bom, omdat je vergeten bent iets te doen, wat ergens in die stapels lag.
Onderweg
Hetzelfde principe geldt ook voor ideeën die je …

Sinds de introductie van de GSM, na ATF3 (zo’n telefoon met een koffer eraanvast die moest doorgaan voor “mobiel”) heb ik te maken met voicemail. Erg handig, voor al die mensen met een vaste telefoon, die een boodschap aan me wilden overbrengen. Naar mate meer mensen een mobieltje kregen, kreeg ik een enorm stijgende lijn in mijn hoeveelheid af te luisteren berichten.

Op een gegeven moment was ik de helft van de dag bezig met het afluisteren van boodschappen, waarvan vele niet relevant, op zoek naar eventueel gemiste belangrijke informatie. Leuke opsteker voor de telecommaatschappijen die hier goud geld aan verdienen. Apple heeft een slimme zet gedaan met de iPhone. Visual voicemail, zodat je gelijk kunt zien wie een bericht heeft achtergelaten, waar je dan ineens naar toe kan scrollen om de boodschap te beluisteren. Haasje-over zeg maar

Ik wacht …