Standaard zal je mobiel na 15 of 20 seconden doorschakelen naar voicemail. Je kunt de doorschakeltijd via je telecomprovider verlengen naar 30 seconden. Zo gaat het toestel 6 à 7 keer over.

Lifehacker.com schreef erover en in Nederland blijkt dit ook te werken. Voor Vodafone en Simyo kon ik de instellingen testen en voor een paar andere zie je hieronder hoe het volgens de website werkt. Zoek anders even op de term rinkeltijd of doorschakeltijd in combinatie met de naam van jouw telecom provider.

De kans dat dit niet werkt bij mensen die een ‘rechtstreeks’ abonnement bij KPN hebben is groot: de voicemailservers hebben daar een tijd geleden een software-update gehad. Probeer de stappen onder Telfort eens. Vul vervolgens dit artikel aan via de reactiemogelijkheid, scheelt andere mensen weer wat zoekwerk.

• Vodafone
  Bel 1233 en kies voor de optie “rinkeltijd aanpassen” om de tijd tot maximaal 30 seconden aan te passen (menu 2, 4, 6). Let op: na het uit- en inschakelen van voicemail is het weer 15 seconden.
• Simyo en Telfort
  Draai het volgende nummer: **61*voicemailnummer**aantal seconden#
  (voicemailnummer is 0031633 gevolgd door je mobiele nummer)
• T-Mobile
  Draai het volgende nummer: **61*+31624gehele 06 nummer*11*aantal seconden#
  (vervang ‘gehele 06 nummer’ door je 06 nummer)

Voicemail uitschakelen

Qua efficiënt werken tipt Patty Golsteijn: zet je voicemail uit. In de reacties op dat artikel vult Niels Gouman aan:

Ik vind persoon een SMS sturen een veel betere oplossing, als je dan toch gebeld hebt en je moet per se een berichtje achterlaten. Een sms kan ik ook lezen wanneer het mij uitkomt. Dan heb ik je nummer. Dan heb ik ook je bericht. En dan heb ik waarschijnlijk ook je naam. En dat alles zonder mogelijke interpretatie fouten.

Lees hoe je voicemail kunt uitschakelen bij diverse telecom providers.

Nu hoor ik vaak de vraag: ‘Maar wat moet ik met mijn duizend+ mailtjes nu dan?’ Daar zijn twee oplossingen. Oplossing 1 is alles gewoon weggooien, alles ouder dan een week archiveren en mensen die je écht nodig hebben zullen je wel nog een keertje mailen of bellen.

Nu is dat voor veel mensen te drastisch en durven ze dat niet aan. Dus die willen alles handmatig doorspitten. Zo ben ik ook, ik wil ook niet alles weggooien, ronduit omdat ik oude mailtjes veel te leuk vind om weg te gooien in één keer.

Wat doe je dan? Alles doorkijken, beslissen en terugmailen? Ja. Maar dan snel en slim. Allereerst, zoek de shortcuts van je mail client (hier te vinden: windows/mac). Maak daarna 3 mapjes: Archief, ‘follow-up’ en ‘hihi/haha’. Pak dan een kop koffie en ga in de zon zitten met je laptop. En nu begin je. Klik al je mailtjes door, archiveer ze als je ze niet meer nodig hebt, stop ze in je mapje ‘archief’. Moet je die persoon nog terugmailen? Dan is ‘follow-up’ het juiste mapje. Zelfs geen korte mailtjes beantwoorden, alles in een bepaald mapje. Grappige mailtjes die je nog eens door wilt kijken? ‘hihi/haha’ is dan de juiste!

Doordat je alleen maar beslissingen aan het nemen bent over in welke map ze horen en omdat je de sneltoetsen gebruikt, zal dit zo gebeurd zijn. Met een kopje koffie in de zon is het ook geen straf om een uurtje of twee je mailtjes door te pluizen. Het tevreden gevoel van een inbox zero is het dan ook zeker waard! Beloon jezelf met de hihi/haha map aan het eind van de sessie! Succes!

Even een paar soorten berichten die er in zo’n voicemail box staan:

1. Urgente berichten die snel een reactie van mij eisen: “kan jij in plaats van morgen vanmiddag al afspreken?”, “ik ben onderweg naar jou maar ben het adres kwijt” of “ze hebben geen Phad Tai meer hier, wat wil je in plaats daarvan eten?”
2. Niet urgente berichten die een reactie van mij eisen: “ik wil even iets tegen je aan houden”, “heb je binnenkort een keer tijd voor…”
3. Urgente en niet-urgente berichten waar geen reactie op nodig is: “ik ben 10 minuten later”, “beamer is geregeld”
4. Telefonische verkoop…

En dan nu de context die nodig is om adequaat op deze vragen te kunnen reageren:

1. Urgente vragen zou ik discreet moeten kunnen bekijken en beantwoorden. Voicemail afluisteren tijdens een cursus is niet discreet. SMS lezen en snel beantwoorden kan meestal wél.
2. De categorie dingen waar ik even de tijd voor wil nemen vraagt dat ik ergens op een stille plek ben en een kwartiertje heb om er in te duiken.
3. En de laatste categorie… daar wil ik helemaal geen ruimte voor maken.

Wat gebeurt er nu met deze vragen wanneer ik mijn voicemail UIT zet?

De praktijk wijst uit: de meeste mensen die mij bellen ken ik al, en zij staan in mijn adreslijst. Ik kan dus zien wie er belt. Ik kan redelijk inschatten of snel terugbellen nodig is. Wat bijna iedereen wel weet is dat ik sowieso ALTIJD terugbel ZODRA ik in de gelegenheid ben.

De dictatuur van de bereikbaarheid is hardnekkig. Mijn omgeving is er inmiddels aan gewend dat ik alleen opneem wanneer ik de gelegenheid heb. Mijn netwerk is dat zelfs prettig gaan vinden want ze weten dat ze mij nooit kunnen storen, dat ze altijd de volle aandacht krijgen. Dat geeft hen juist een rustig gevoel. Ik bel wel eens iemand die opneemt met ‘San, ik bel je zo terug, zit even aan de andere telefoon!’ of ‘ik sta net af te rekenen bij de supermarkt’. Ik snap niet zo goed waarom hij dan überhaupt de telefoon opneemt. Het geeft mij een soort drempel om te bellen, omdat ik altijd een soort van ‘bang’ ben dat ik iemand stoor.

Veel mensen hebben al door dat e-mail of sms nog handiger werkt. Vooral sms: tijdens een bijeenkomst kan ik sms discreet lezen en beantwoorden. Er moet dan wel iets zinnigs in het sms-je staan, dus niet ‘kan je even terugbellen’ maar een korte indicatie van onderwerp en urgentie.

Nummerweergave moet wel aanstaan. Ik hoor steeds vaker dat mensen hun telefoon niet meer opnemen als er ‘onbekend nummer’ in het display staat. Zelf neem ik die telefoontjes ook nooit op. Het zijn namelijk 9,9 van de 10 keer telemarketeers. Het kan wel gebeuren dat iemand bij een bedrijf werkt waar nummerweergave uit staat. Die mensen bellen mij dan met hun mobiele telefoon.

Mijn voicemail staat nu dus UIT, maar ik ben daar nog niet helemaal gelukkig mee.

Ik zou graag willen dat mensen die mij bellen, horen ‘ik ben nu niet in de gelegenheid om de telefoon op te nemen, als je een vraag hebt, stuur die dan alsjeblieft per sms of e-mail…’ Iets van die strekking. Mijn provider leverde die dienst niet dus stap ik in januari over. Nadeel daarvan is weer dat de beller altijd verbinding maakt en dus gesprekskosten heeft. Zou het een idee zijn als providers bij wijze van service (desnoods tegen extra abonnementskosten) de verbinding met mijn voicemail niet bij de beller, maar bij mij in rekening brengen? Daar zou ik geen bezwaar tegen hebben.

[dit is een bewerking van een eerder artikel op mijn eigen weblog]

Je kunt natuurlijk werken met een voicerecorder. Maar zo’n recorder heeft één belangrijk probleem. Je kunt er maar beter geen todo-items op inspreken.

Acties en Naslag uit elkaar houden

Eén van de basisprincipes voor werken met minder stress, is, dat je verschil maakt tussen aantekeningen waar je wat mee moet doen (acties) en aantekeningen of andere stuff die je wilt bewaren om nog eens na te kijken (naslag).

Als je dat niet doet, krijg je uiteindelijk stapels op je bureau waar je nooit meer naar omkijkt. En dan barst een keer de bom, omdat je vergeten bent iets te doen, wat ergens in die stapels lag.

Onderweg

Hetzelfde principe geldt ook voor ideeën die je onderweg krijgt. Als je in de auto zit te brainstormen over een nieuw project, een nieuw bedrijf of de oplossing voor een vervelend probleem, dan is een voicerecorder ideaal. Je kunt lekker je gedachten inspreken, het spreken helpt je op nieuwe ideeën en als het nodig is, kun je het zelfs nog eens terugluisteren.

Maar stel, dat je je halverwege bedenkt dat je nog even een e-mail moet sturen naar een collega, vóór de belangrijke vergadering morgen. Dan heb je een probleem.

Wat doe je dan?

De ene optie is om dat óók in te spreken in je voicerecorder. Maar dat heeft meteen als nadeel, dat je dan acties en naslag met elkaar vermengt. Door ook maar één actie in te spreken, dwing je jezelf ertoe om die voicerecorder voortaan altijd uit te moeten werken en helemaal na te moeten luisteren als je weer achter je bureau zit. Anders barst de bom een keer.

Je kunt natuurlijk ook je assistent bellen om even een aantekening te maken, maar niet iedereen heeft die luxe.

De Digitale Notuliste

Lang leve de Digitale Notuliste.

1. Ga naar de website van XOIP en meld je daar aan voor een gratis fax + voicemail nummer.
2. Je krijgt van XOIP een nieuw telefoonnummer, wat je als voicemail kunt gebruiken.
3. Zet dat nummer onder een voorkeuzetoets in je mobiele telefoon.
4. Voortaan zal XOIP elk voicemailtje wat je inspreekt op dat nummer omzetten naar een geluidsbestand wat je computer kan afspelen. Daarna wordt dat bestand automatisch naar jouw e-mailadres gestuurd.

Volgens mij is een ideale oplossing. Het kost je wel die paar belminuten, maar per dag zal dat toch een aardig stuk goedkoper zijn dan het meezeulen van een notuliste van vlees en bloed.

Op een gegeven moment was ik de helft van de dag bezig met het afluisteren van boodschappen, waarvan vele niet relevant, op zoek naar eventueel gemiste belangrijke informatie. Leuke opsteker voor de telecommaatschappijen die hier goud geld aan verdienen. Apple heeft een slimme zet gedaan met de iPhone. Visual voicemail, zodat je gelijk kunt zien wie een bericht heeft achtergelaten, waar je dan ineens naar toe kan scrollen om de boodschap te beluisteren. Haasje-over zeg maar

Ik wacht nog even de berichten over de iPhone af, maar vooralsnog lijkt het me een uitkomst. Tot die tijd heb ik het anders geregeld. Dat geklooi met pen en papier, om maar net dat telefoonnummer op te kunnen schrijven dat met veel achtergrondruis is ingesproken in mijn voicemail, om vervolgens de boodschap nog eens te beluisteren. Basta! Klaar!

Ik heb sinds anderhalf jaar mijn voicemail afgeschaft. Tot genoegen. Als het relevant is bellen mensen me wel terug. Als iemand mij mailt om mijn nummer, krijgen ze dit bericht terug: ” sms me op 0651xxxxxxx (niet bellen) dan bel ik je even als het schikt! ”

Het helpt. Ik kan in de meeste gevallen gelijk zien wie me belt en waarover, en op basis van het bericht kan ik besluiten of ik nu of later actie onderneem. Of nooit. En omdat de meeste info in de sms staat, heb ik ook geen gedoe met papier meer.