Inmiddels ben ik zo gewend aan browsers met tabbladen, dat het afkicken is als ik Office-producten gebruik. Het valt vooral op na het open van een paar Word-documenten, het overzicht is bij mij dan al snel zoek. Speciaal hiervoor is er een plug-in gebouwd die het mogelijk maakt om in Office met tabbladen te werken. Hierdoor blijf je in hetzelfde programma en venster werken, met net iets meer overzicht. Office Tabs is te downloaden voor: Microsoft Office 2010, 2007 en 2003. De tabbladen verschijnen in alle Office-programma’s zoals bijvoorbeeld Word, Excel en Powerpoint. Schakelen tussen de tabbladen kan met Ctrl + Tab.

Office tabs

In onderstaande video worden de mogelijkheden en de voordelen netjes op een rij gezet

Google Cloud Connect werkt erg simpel in Office. Na de installatie zie je in Word of je andere Office producten een nieuwe balk met de vraag om in te loggen

Je kunt direct inloggen in je Google Apps account en hierna de voorkeur geven hoe je je documenten wilt synchroniseren

Na elke synchronisatie met Google Docs krijg je direct de URL te zien waar het document online is te vinden. Natuurlijk kun je het document ook vanuit Office delen met anderen via de Google Cloud Connect. Al met al een erg krachtige plugin die het voor Microsoft en hun Office360 dienst lastig kan gaan maken. De vraag is dan ook hoe lang het gaat duren voor Microsoft stappen onderneemt tegen deze “inval” van Google.
Op Googles Enterprise Blog kun je meer lezen over deze stap, inclusief hun grotere plan om bedrijven met jaren ’90 technologie (lees: alles pre-Office 2003) over te laten stappen op Google. Dit doen ze via de 90 Day Appsperience. Als er lezers zijn die hier aan mee gaan doen, laat het ons weten! We zijn erg benieuwd naar de ervaringen!

ZoHo / Google Docs

Tot 1 GB Gratis, Online. Overal vandaan kan je aan je documentjes werken, het enige wat je nodig hebt is internet. Bijkomend voordeel is hier dat ZoHo en Google voor de backups zorgen, dan heb je nooit meer het probleem dat je computer crasht en je niets meer hebt. Ook zorgen ze voor versiebeheer, als je dus een fout hebt gemaakt, en zelfs al hebt opgeslagen, kan je het altijd nog terug zetten naar een vorige versie. Ook is het bij deze pakketten zo dat je met meerdere personen tegelijk aan hetzelfde document kan werken, zo kan jij dus hoofdstuk 3 van je werkstuk typen, terwijl je teamgenoot al met hoofdstuk 5 bezig is.

Linkjes: ZoHo / Google Docs

OpenOffice.org / KOffice

Stel je vind dat hele online gebeuren maar niets, of je wil soms ook werken terwijl je niet beschikt over internet (in de trein bijvoorbeeld). Dan kan je kiezen voor een oplossing als OpenOffice.org of KOffice. Dit zijn gratis office pakketten die je op elke computer kan installeren (zowel op Windows, als Mac, als Linux). Zoals ik eerder al zei hebben deze pakketten voor bijna iedereen meer dan genoeg functies, je zal MS Office echt niet missen. Als je met deze pakketten je bestand wilt opslaan kan je kiezen voor het bestandsformaat van MS Office, maar ook voor de Open Document Format (ODF). ODF is een internationaal gecertificeerde standaard en dus door iedereen vrij te gebruiken en in te zien hoe het werkt, hierdoor word je dus nooit meer ‘ingesloten’ door Microsoft om altijd maar Word te gebruiken (.doc), het is ook om deze reden dat de overheid wil overgaan naar .ODF in plaats van .DOC.

Linkjes: OpenOffice.org / KOffice

TextEdit / WordPad / GEdit

Het kan natuurlijk ook nog een stuk simpeler, als je alleen een documentje wil typen kan je gewoon gebruik maken van een applicatie die standaard al op je computer aanwezig is. Op een Mac staat standaard al het programma TextEdit, op Windows heb je WordPad, en op Linux heb je bijna altijd GEdit of Kate. Deze programma’s hebben in de meeste gevallen opties genoeg, je kan tekst typen en opmaak regelen, kopteksten aangeven, opslaan en printen. Voordeel is hier ook dat ze het als een RTF bestand opslaan, wat op elke computer te openen is, in tegenstelling tot de .DOC van Word waarbij je Word moet hebben om het te openen.

iWork / ThinkFree Office / Lotus Symphony

Er zijn natuurlijk ook nog commercieel ontwikkelde Office alternatieven, onder andere iWork van Apple, ThinkFree Office van ThinkFree, en Lotus Symphony van IBM. Deze pakketten zijn stuk voor stuk minstens net zo goed als het Office pakket van Microsoft, maar een stuk goedkoper of zelfs gratis.

Linkjes: iWork / ThinkFree Office / Lotus Symphony

Mogelijke Problemen

Één nadeel aan dit alles (voor zo ver ik weet), de meeste scholen (maar ook kantoren) weten het zelf ook allemaal niet. Hoewel al deze pakketten in staat zijn om Office bestanden te openen, en soms ook om ze op die manier weer op te slaan, komt het toch wel eens voor dat je school Word gebruikt en jij het daardoor niet kan openen. Dat probleem ligt aan hun! Een school mag jou niet verplichten om veel geld uit te geven aan een bepaald pakket (wat zij meestal gesponsord krijgen), eigenlijk zou je school (en jij zelf ook) alle documenten moeten aanleveren als PDF, dat is voor een ander opslaan knopje, en dan ongeacht van wat voor computer jij hebt kan je het document exact zo zien als het ooit bedoeld was.

Hieronder een screenshot van een soortelijke zoekopdracht waarbij je ziet: Martijn is goed vertegenwoordig op Nederlandse LH sites

PS Als je op basis van bestaande teksten of websites een mooie Word Cloud wilt maken kijk dan even op www.wordle.net

Nu is er de OpenXML viewer. Een Firefox plugin die het mogelijk maakt om in Firefox de Wordbestanden te openen. Dus kom je er niet uit met de viewer of andere work-arounds, dan kan Firefox je altijd nog redden. Het installeren van de plugin loopt niet op de standaard manier. Je moet een zip-bestand downloaden, uitpakken en het XPI-bestand installeren. Daarna kun je een .docx bestand in je browservenster slepen om te bekijken.

Opmaak plakken: Als je de opmaak en de stijl van een paragraaf door wilt voeren naar een andere paragraaf, gebruik dan Ctrl+Shift+C om te kopiëren, selecteer de tekst die je wilt aanpassen en toets Ctrl+Shift+V.

Terug in de tijd: Als je even een document wilt laten voor wat het is, maar je wilt wel bij terugkomst op de laatste plek verder gaan, dan is het niet nodig om je document open te houden. Sluit het en ga wat anders doen. Als je het document heropent, toets Shift+F5 om de cursor op de laatst gebruikte plek te zetten

Selecteer een compleet document: Wil je een compleet document selecteren (om te kopiëren of te verwijderen), toets Ctrl+A

Paragraaf verplaatsen: Door de Shift+Alt toets samen vast te houden, kun je met de pijltjes toetsen een paragraaf in je document verplaatsen.

Paragraaf uitlijnen: Met Ctrl+e, Ctrl+l en Ctrl+r kun je een paragraaf direct centreren, links of rechts uitlijnen

Maak een lijn: Om een horizontale lijn over de breedte van je document te maken, toets drie maal het verbindingsstreepje (-) gevolgd door Enter.

Gelijktijdig meer documenten opslaan: Als je meerdere Word documenten open hebt staan, kun je ze direct allemaal opslaan. Hou de Shift-toets vast en ga naar het menu “Bestand”. In plaats van de optie “Opslaan” vind je nu “Alles opslaan”. Helaas zit er standaard geen sneltoets in Word voor deze optie

Snel een zin verwijderen: Hou de Ctrl-toets ingedrukt en klik op een zin. De hele zin wordt nu geselecteerd en je kunt hem verwijderen met de Delete toets. Als je drie keer snel in een paragraaf klikt zal deze ook compleet worden geselecteerd.

Snel een woord verwijderen: Dubbelklik op een woord om het selecteren en klik Delete om het direct te verwijderen

Snel een tabel verwijderen: Als je een tabel in zijn totaliteit wil verwijderen, selecteer deze dan. Gebruik nu NIET de Delete-toets maar Backspace en de tabel zal compleet zijn verwijderd

Van begin tot eind: Met Ctrl+Home ga je naar de start van je document, met Ctrl+End naar het einde.

Superscript of subscript: Wil je een tekst in superscript plaatsen? Doe dat met Ctrl+Shift+Plus (+teken). Voor subscript volstaat de Control-toets samen met het +-teken

Meer tips voor MS Word vind je in ons tag-archief.

(Met dank aan Web Worker Daily, foto: Steve Keys)

Dat werkt als volgt:

1. Ga op het woord staan waarvoor je een synoniem wilt zoeken (bijvoorbeeld “Bijzonder”).

2. Druk op Shift + F7, of ga via het hoofdmenu naar Controleren | Synoniemenlijst.

3. Zoek een geschikt synoniem op in de lijst.

4. Klik met de rechtermuisknop op het synoniem wat je wilt gebruiken.

5. Klik op Invoegen om het oude woord te vervangen door het gekozen synoniem.

Hieronder staan stap voor stap instructies om die twee macro’s aan te maken. Het is een heel verhaal, maar het is niet ingewikkeld en je hoeft het maar één keer in te stellen. Daarna heb je er voor altijd plezier van.

De eerste macro: voor het plaatsen van een bladwijzer

Onder het tabje ‘Beeld’ zit helemaal rechts in de werkbalk een knop Macro’s. Klik daarop en selecteer dan Macro opnemen…

Word toont je dan het volgende dialoogje:

Geef een duidelijke naam aan de nieuwe macro, bijvoorbeeld PlaatsBladwijzer.

Geef een sneltoets aan de macro

Klik op het Toetsenbord icoontje om een sneltoets toe te wijzen aan deze nieuwe macro.

In het dialoog “Toetsenbord aanpassen” staat de cursor al op het vak “Druk op nieuwe sneltoets”. Druk de sneltoets die je wilt gebruiken in (ik gebruik Alt+S – Set).

Druk daarna op de knop Toewijzen om de sneltoets ook echt aan de nieuwe macro toe te koppelen.

Druk op de knop Sluiten.

Neem de macro op

Zodra je het dialoog sluit begint de macro meteen al met opnemen. Het is belangrijk dat je nu verder geen overbodige handelingen uitvoert, want dat wordt allemaal weer afgespeeld als je de macro gaat gebruiken.

Druk op het tabje Invoegen en zoek in de werkbalk naar het icoontje Bladwijzer:

Je ziet dan een dialoog waarin je de naam van de nieuw in te voegen bladwijzer kunt opgeven. Ik gebruik hier “mijnbladwijzer”.

Klik dan op Toevoegen. Deze bladwijzer wordt hiermee in het document geplaatst op de plaats van de cursor.

Stop de opname van de macro

Selecteer nu weer het tabblad Beeld, en klik op Macro’s. Selecteer nu “Opname stoppen”.

Zo, de eerste macro is gemaakt.

Als je voortaan op Alt+S drukt, plaats Word automatisch een bladwijzer op de plek van de cursor. Daarna kun je rustig het hele document doorwandelen. Nu moeten we alleen nog een macro maken voor het weer teruggaan naar de bladwijzer.

De tweede macro: voor het teruggaan naar de bladwijzer

Het begin van het opnemen van de tweede macro is hetzelfde als bij de eerste macro.

Onder tabje Beeld klik je op Macro’s en selecteer je Macro Opnemen.

We noemen deze tweede macro “NaarBladwijzer” en als toetsencombinatie wijzen we Alt+G (get) toe.

Druk op Sluiten om de macro weer te laten opnemen en let erop dat je geen overbodige acties uitvoert tijdens het opnemen.

Neem de tweede macro op Onder tabje Start zit helemaal aan de rechterkant de functie Zoeken… Klik op het neerwaartse pijltje erachter en je krijgt een lijstje met mogelijkheden. Selecteer dan ‘Ga naar…’

Selecteer in het volgende dialoog aan de linkerkant de regel “Bladwijzer” en selecteer dan aan de rechterkant “mijnbladwijzer”.

Druk op de Ga naar knop.

Druk op de Sluiten knop.

Stop de opname van de macro Selecteer nu weer het tabblad Beeld, en klik op Macro’s. Selecteer nu “Opname stoppen”. Dat was het. Vanaf nu kun je in een Word document een bladwijzer plaatsen met Alt+S. Daarna maakt het niet uit waar je verder in het document heengaat, zodra je op Alt+G drukt sta je weer terug bij je bladwijzer.

In de eerste post van deze serie schreef ik al over het toewijzen van sneltoetsen aan een stijl, maar het is niet handig om die stijlen of sneltoetsen voor elk document opnieuw te moeten instellen. Om nog maar te zwijgen van lettertypes, regelafstand en kop- en voetteksten.

Gelukkig is het vrij simpel om een nieuw sjabloon te maken in Word voor elk type document wat je vaak maakt (brief, offerte, factuur, voorstel, notitie). Daarna kun je op basis van dat sjabloon heel simpel documenten maken die er keurig uitzien. In no-time.

Een stappenplan om zo’n sjabloon te maken heb ik hier al eens beschreven.

Eén daarvan is het toewijzen van een sneltoets aan een stijl. In Word kun je met een stijl aangeven dat een stuk tekst er op een bepaalde manier uit moet zien. Voor standaard tekst wordt de stijl “normaal” gebruikt, maar je kunt ook stijlen maken voor bijvoorbeeld paragraaftitels en hoofdstuktitels. Nu kun je die stijlen bedienen met je muis en allerlei knopjes, maar het werkt voor mij in de praktijk veel eenvoudiger om daar een sneltoets aan te hangen.

Ik typ bijvoorbeeld “Inleiding” en druk dan op Ctrl+1. En voila: m’n hoofdstuktitel is klaar. Bedenk ik me en moet het toch een paragraaftitel worden dan druk ik Ctrl+2 en is ook dat weer geregeld. Niks geen gehannes met de muis.

Hoe stel je dat nou in?

In Word 2007 gaat dat als volgt:

1. Selecteer in de knoppenbalk met (jawel) je muis de stijl “Kop 1″.
2. Klik met je rechtermuisknop en kies het menu-item “Wijzigen…”
3. Klik helemaal linksonder in het dialoogje op de knop “Opmaak”
4. Kies het menu-item “Sneltoets”
5. Druk de sneltoets in die je wilt toewijzen aan de stijl “Kop 1″, in mijn geval Ctrl+1
6. Klik op de knop “Toewijzen” links onderaan, daarmee overschrijf je wel de oude instelling voor Ctrl+1, maar dat vind ik zelf geen probleem – en anders kies je gewoon een andere combinatie
7. Klik op de knop “Sluiten” rechts onderaan
8. Klik op de knop “OK”

Vanaf nu kun je Ctrl+1 gebruiken om een stuk tekst te veranderen in een hoofdstuktitel. Je moet dus nog wel even wat sneltoetsen toewijzen voor de andere stijlen die je veel gebruikt.

Mijn toetsen

Ik gebruik zelf vooral de volgende toetsen:

• Ctrl+1 = Kop 1
• Ctrl+2 = Kop 2
• Ctrl+3 = Kop 3
• Ctrl+Spatie = Normaal
• Ctrl+Q = Quote (een nieuwe, eigen stijl van mij)
• Ctrl+N = Note (ook een nieuwe, eigen stijl)

In eerdere versies van Word zitten de knopjes soms net op een andere plaats, maar werkt het systeem in principe ook. Het is misschien handig om ervoor te zorgen dat je instellingen worden opgeslagen in het Normal.dot(x) sjabloon, dan zijn ze voortaan beschikbaar in alle nieuwe documenten die je maakt.

Update: Mike schreef in het commentaar dat Word zelf sneltoetsen heeft gedefiniëerd voor de stijlen Kop 1, 2, 3, namelijk: Ctrl+Alt+1 (2,3). en voor Normal kun je Ctrl+Shift+N gebruiken. Bedankt Mike.