Thuis

Het papierloze huis

Een maand terug vroeg ik jullie om je ervaringen met het scannen en digitaal administreren van je binnenkomende post. Mijn dank voor alle waardevolle bijdragen. Ik ben nog niet echt begonnen aan het scannen (eerst nog wat andere prioriteiten) maar het onderwerp blijft wel op mijn netvlies. Zo las ik vandaag een interessant artikel in de New York Times over het papierloze huis.

Al jaren wordt er gesproken over het papierloze kantoor, maar dat lijkt nog steeds een utopie. Een papierloos huis lijkt echter wel in de nabije toekomst mogelijk te zijn. Het artikel in de NY Times verhaalt over een Google medewerker die zijn huis praktisch papierloos heeft. Een mooi vooruitzicht, maar is het haalbaar? Wat zijn jullie ervaringen?

(Via Web Worker Daily)

over de auteur

Frank Meeuwsen

Frank Meeuwsen is een onafhankelijk digitaal strateeg in zijn bedrijf The Incredible Adventure starts here... en oprichter van de website Lifehacking.nl. Tevens is hij voor Evernote de Nederlandse ambassadeur Zakelijk Gebruik.

Frank gelooft sterk in Getting Things Done. Nu nog het in de praktijk zien te houden. Je vindt hem vooral op Twitter en Google+.

Reageer

38 Reacties

  • Ik heb ook sinds de post over het digitaliseren van de papier stroom plannen om dit in te gaan zetten.
    Morgen ga ik hier maar eens een begin mee maken. Ik denk dat ik het in mappen per jaar met submappen op alfabet ga verwerken, iemand nog goede tips of aanvullingen op zo’n systeem?

  • Goede tip.
    Al zit ik een beetje met het aspect dat papier de illusie geeft dat dat blijvend is en data op een harddisk (of ander medium) weg kan gaan. Bijvoorbeeld door een crash, of onleesbaarheid (van bijvoorbeeld een CD/DVD).

    Meerdere backups lijkt me sowieso verstandig. Ik denk zelfs aan gebruik van een online opslag (versleuteld).

  • @Bart: ik heb liever een bestandje op mijn harddisk dan een stukje papier. Hier op zolder kruipen wat van die zilver- /papiervisjes rond en die kauwen overal gaatjes in.
    Bij boeken ook leuk, de lijm in de rug eten ze op en dan heb je allemaal losse blaadjes.

    Ik heb wel een online backup om alles een beetje veilig te stellen verder.

    Jammer genoeg wil de fiscus graag dat ik 7 jaar lang alles op papier bewaar dus daar doe ik dan m’n best maar voor…!

    Vooral contracten en andere afspraken scan ik graag in (mét OCR natuurlijk), dat is veel makkelijker terug te vinden. Opslag als: “20080213_Document_over_lifehacking.pdf”. Kan beter maar tot nu toe alles nog terug kunnen vinden.
    Toch eens over nadenken om er meer mee te doen (en misschien eens met de fiscus in discussie gaan?).

  • Mijn huis is verre van papierloos. Soms verbaas ik me over de hoeveelheid. Twee bananendozen per maand gaan aan de straat. Ja, we hebben een ‘nee-nee sticker’, ik ontvang de rekeningen zoveel mogelijk via email, betaal via internet, etc.

    Echter, meer dan 2000 A4 printjes gaan er maandelijks per maand doorheen. Dat doe ik samen met mijn vriendin!
    Zij studeert en moet artikelen lezen van een paar honderd kantjes, ik geef les en moet alle toetsen, verslagen, etc uitprinten voor 150 leerlingen. Ongeveer 2000 A4 printjes gaan er maandelijks per maand doorheen. Dat doe ik samen met mijn vriendin!

    Als je bedenkt hoeveel papier scholen nodig hebben, zou je daar al veel moeten kunnen veranderen. Met digitale toetsen, goede websites met digitaal materiaal voor leerlingen -dat ontworpen is om ook digitaal te bewerken en in te leveren- bespaar je al een hoop papier.
    De huidige generatie beeldschermen is nog steeds niet zo prettig leesbaar als papier. Je hebt wel digitaal papier, maar zijn die betaalbaar voor een student en kan je daar je gele markeerstift op los laten?

    Beide zijn kostbare veranderingen en kosten voor de gebruikers veel tijd om aan de nieuwe manier van werken te wennen.

    Ik ben bang dat we nog lang niet van de twee bananendozen af zijn…

  • Ik geloof dat we met onze huidige opslagmiddelen digitaal te werk kunnen gaan. Contracten en belangrijke documenten zijn met 1 druk op de knop, opgeslagen op de hardeschijf als PDF. Desktop search engine tools, die de inhoud van deze documenten indexeert, worden steeds belangrijker. Ik vind het zelf prettig om af en toe iets uit te printen, om niet constant achter het beeldscherm te zitten.

  • @freek

    De belastingdienst stelt helemaal niet dat je 7 jaar lang alles op papier moet vasthouden. Het scannen van een geschrift is wel degelijk toegestaan. Enfin, het voert te ver om dat hier te behandelen. Maar bv banken bewaren veel alleen digitaal in scanvorm.

    Informeer maar bij je belasting inspecteur. Wie schrijft er een stukje over digitaal archiveren voor prive gebruik en wetgeving?

    Groet,

    Anthony

  • @Willem: ik denk dat het digitale papier over niet al te lange tijd wel beschikbaar zal zijn voor de student/docent. Het is nog wel volop in ontwikkeling, maar de eerste producten zijn al op de markt verschenen.

    Bovendien lijkt het me zéker niet onmogelijk (als het nu al niet mogelijk is) om met een markeerstift op dat papier te werken. Sensoren in het papier registreren dan de druk (te vergelijken met een “touchscreen”-beeldscherm) en slaan dat op als markering. Evenzo kan je ook aantekeningen maken natuurlijk. Lijkt mij wel handig in ieder geval!

  • @Willem Jan:

    “Verschillende bedrijven hebben digitaal papier ontwikkeld. We zetten er hier vier naast elkaar.
    Windows-papier: ziet er goed uit, maar zodra je er serieus mee aan de slag gaat loopt alles in de war. En als je kleuren wilt gebruiken of liever hokjes dan lijntjes hebt lopen de kosten flink op.
    Mac-papier: Is erg duur. Veel Windows-papier gebruikers zouden er niet dood mee gevonden willen worden. Maar degenen die het proberen willen niet anders meer.
    Linux-papier: Hoewel het omgaan ermee makkelijker wordt, zit het nog steeds gecompliceerd in elkaar. Iedere gebruiker kan meewerken aan de verbetering en het is gratis. Heeft beveiliging tegen het uitwissen of overschrijven door anderen.
    Realworld-papier: Is licht, goedkoop, heeft geen stroom niet, is met ontzettend veel dingen te beschrijven, goed bewerk- en comprimeerbaar (in jargon: vouwbaar) en is in verschillende soorten te krijgen. Desondanks zijn er mensen die er vanaf willen.

    Dit waren de vier belangrijkste soorten. We hopen dat u uw keus uit deze kunt maken.”

    Let wel, dit is gewoon een grap. Of het een goede is… ik vind van wel, maar dat moet u/je zelf maar bepalen. 😉

  • Het digitaliseren van documenten geeft verschillende problemen:
    * Scannen kost tijd (een feed-scanner kan tijd besparen maar is weer vrij duur).
    * Werken met papier heeft het voordeel dat het fysiek te verplaatsen is.
    Dat heeft psychologische voordelen.

    Voorlopig ga ik zeker niet voor helemaal papierloos.
    Er zijn dingen die ik inscan, er zijn ook papieren die ik fysiek bewaar.

  • Scannen(met OCR) is één. Informatie terugvinden(zoeken) doe ik met
    Autofocus van Aduna (www.aduna-software.com).
    Autofocus indexeert alles met tekst : text-files(doc/odt/txt/pdf enz),spreadsheets, html, mail-box(imap), websites enz.
    Autofocus is fraai programma, is eenvoudig te gebruiken en is gratis(OSL).
    Het is ontwikkeld met Java-5, dus draait op vrijwel alle besturingssystemen.

    Tip : Let wel even op welke mappen je indexeert. Mijn lib-file voor Open-office is ook geïndexeerd. Ik krijg nu altijd een “hit” bij elk correct Nederlands woord.

  • Werk als functioneel beheerder Corsa. Corsa is een document management systeem. In de laatste jaren is dit een enorme hype geworden en toch is lang niet alles oke op dit moment. Zo blijf je er tegen aanlopen dat veel documenten moeten worden ondertekend en de digitale handtekening voor veel instanties nog niet beschikbaar is/mag worden gesteld. Een ander groot probleem is toch de archivering en de vernietiging. Je kunt wel scannen met ocr zodat je het gemakkelijk terug kunt vinden maar eens in de zoveel tijd zul je moeten opruimen/vernietigen. Hoe zou je dat doen met al die scans. Daarnaast zijn vertrouwelijkheden natuurlijk een groot opstakel. Wie mag welk document inzien…
    Al met al nog niet ideaal maar het zit er aan te komen.

  • Ik heb een minimale papieren administratie. Alles wat niet nodig is (oude polisbladen, jaaroverzichten) gaan direct door de shredder.

    Toch is het gevoelsmatig niet mogelijk om totaal digitaal te gaan. Wat doe ik met het koopcontract van m’n huis? Natuurlijk kan ik dat scannen en later ooit nog ’s printen, maar wat is dan de rechtsgeldigheid als ik zou moeten aantonen dat het huis van mij is?

    Ja, de notaris zal ook nog wel een kopietje in z’n (papieren!) archief hebben, maar toch.

    Hoe is dit wettelijk geregeld? En hoe is de praktijk met dit soort dingen?

    Voorlopig durf ik niet alle papier uit te bannen, hoe graag ik ook zou willen.

  • Misschien een aardige voor LifeHacking.nl, om niet alleen ‘hacks’ te publiceren, maar ook verder onderzoek te doen.

    In dit geval dus hoe het met de juridische kant zit. Een uitdaging?

  • Als Software Engineer kan ik iig niet zonder papier in mijn werk.. Even een diagrammetje hier even een krabbels hier.. ik moet er niet aan denken dat digitaal te gaan doen.. ook niet met een tekentablet..

    Thuis geld niks anders.. Als ik een boek lees.. dan wil ik een luie stoel kruipen met een boek met knipserende bladeren in mijn handen.. Los van technek, beelschermen, knopjes of epaper..

  • @Kees om je de waarheid te zeggen, ik zou niet weten hoe de juridische kant exact is geregeld. Ik zie het echter niet als taak voor een weblog als lifehacking.nl om ook die kant tot in detail te gaan belichten. Wat wel interessant kan zijn is om met andere partijen van gedachten te wissen over deze materie.
    @Nietsje zolang de vragen on-topic en inhoudelijk zijn is elke reactie welkom.

  • Bij de instantie waar ik mijn beroep uitoefen zijn er weldegelijk wettelijke voorschriften. Zo heb je bv documenten van burgers met prive gegevens. Daarop zit een vernietigingsplicht van een bepaald termijn. Ook zijn er documenten die alleen rechtgeldig zijn op het moment dat er een orginele handtekening op staat. Dit is dus niet het geval wanneer je het document hebt gescand.
    Een lastige:

    De privacywet verplicht ons om bepaalde documenten te vernietigen binnen een bepaald termijn.

    De archiefwet verplicht ons om bepaalde documenten te archiveren.
    Dit botst bv nog wel eens met elkaar.

  • @Frank Meeuwsen
    Uiteraard is het niet “de taak” van een weblog om dingen volledig uitgezocht te belichten, dat verwacht ik ook niet. Ik zie LH meer als een platform for handige, nuttige en/of leuke tips.

    Maar, het zou op zich best een meerwaarde kunnen bieden om net dat ene stapje meer te zetten.

    Wat ik van plan ben is om in ieder geval elk document in m’n administratie in te scannen en te bewaren op een fysiek andere locatie dan thuis, voor het geval er iets naars gebeurd. Op zich is het niet veel werk, omdat ik toch al niet veel papier bewaar.

    Het is verbazingwekkend hoeveel ik vroeger bewaarde (oude gas,water en licht-rekeningen, gemeentelijke belasting, waterschappen…) en dat kan eigenlijk allemaal weg nadat je het betaald hebt. Wat moet je er mee?

    Dus nu alleen nog polissen, notariele akten en de belasting (vijf jaar historie). Dat past makkelijk in 1 ordner (een dunnetje!) en that’s it.

    Niet helemaal papierloos dus, maar voldoende beperkt om het niet uit de hand te laten lopen. En als het ooit wegraakt, dan is het zo weer uit te printen, als kopie.

  • @Kees….

    Met je punt van dat éne stapje meer zetten ben ik het helemaal eens.
    Iets kritischer geformuleerd vind ik dat stapje het onderscheid maken tussen geen waarde en meerwaarde.

    @Frank….
    Thema van papierloos werken is nuttig en positief om mensen daarin te willen helpen. Tips geven wanneer je niet weet wat je daar juridisch mee zegt is niet zo verwantwoord. Je intentie zal zijn dat mensen iets met je tip doen. Misschien nemen mensen dit soort tips heel serieus en gooien ze inderdaad stukken weg na het scannen.

    In reactie geven jullie ook hier weer aan dat je je niet verantwoordelijk voelt voor enige toetsing van wat je schrijft.

    Maak dat aspect wat duidelijker (vooral vanaf nu.nl), dan hoef ik niet meer te reageren.

  • Het grote voordeel van papier is dat het vernietigbaar is.
    Internet is (tot nog toe) onuitwisbaar.
    Een CWI medewerker maakte onlangs een foutje door zijn mail niet onder bcc naar alle werklozen in zijn bestand te mailen.
    Dus ik heb nu een bestand van 700 werklozen. Misschien handig voor mij om een uitzendbureau te beginnen.

  • Ik (huisvrouw) ben omringd door veel papier.
    Daarvan kan een deel echt niet digitaal:
    boeken om te lezen en puzzelen lekker lui liggend in bed of luie stoel,
    patronen om te handwerken (breien, haken, borduren) ; een toetsenbord zou daarbij behoorlijk in de weg zitten,
    kledingpatronen moeten op papier om ze aan de stof vast te kunnen spelden,
    kaart of brief voor familieleden zonder PC (al worden dat er steeds minder),
    rouwbrieven, geboortekaartjes en trouwkaarten l, dat lijkt me voorlopig nog not-done digitaal; al zal het er in de toekomst wel van komen,
    en toilet- en keukenpapier is digitaal helemaal niet te doen 😉 !!!!

    Ik realiseer me ook, dat als ik alle papier om me heen (waar het nuttig en zinvol voor is) zou willen digitaliseren, ik de rest van mij leven aan de scanner zou staan. Ik doe liever andere dingen.
    Ik heb gelukkig geen last van zilvervisjes.

  • @Werkloze

    Nogal prehistorisch analfabetisch, intelligent en ondeskundig gedrag van iemand die zich met dit soort zaken bezighoudt en niet eens op de hoogte is van andere mogelijkheden om email te verzenden (groepen). Zo’n persoon zou werkloos moeten zijn en jij zou moeten werken. Maar ja, dat zie je overal, hebben ze werk, en zeker bij uitzendorganisaties als consultant, dan doen ze hun werk niet meer!

  • ‘”In 1983, a company called Wang Labs had introduced a system that could scan images and store them in memory. They predicted paperless offices. Today, offices are ‘Wang-less.'”

  • Zijn er mensen met goede ervaring wat software and hardware betreft voor scannen naar een searchable PDF (OCR PDF)? Graag tips hierover. Liefst wil ik met 1 druk op de knop een document gescand hebben, dat het automatisch wordt voorzien van een naam en dat ik met een zoekprogramma dus in het document kan zoeken.

  • @Brandon
    Dat soort software willen alle overheden, banken, verzekeraars maar wat graag. Gegevens worden in organisaties daarom nog steeds handmatig toegevoegd aan gescande documenten (vaak in 2 stappen, eerst voor de interne routering en daarna voor het dossier).

    Voor thuisgebruik is er wel software die tekst kan ‘herkennen’, maar dat is een bewerkelijk en foutgevoelig proces (de meeste lettertypen zijn daar niet echt geschikt voor). Tekst er zelf aan toevoegen gaat in de praktijk sneller en ik verwacht niet dat dat de komende jaren echt zal verbeteren.

  • Zakelijk gezien moet ik imjn dagstaten bijhouden. Deze gaan met mijn werkbonnen naar kantoor. In het begin van mijn carrière faxte ik de dagstaten door en hield het origineel. Het resultaat hiervan was verbluffend: de telefoonrekening voor de zaak liep hoger op dan men voor ogen had en mijn kast stond vol met 2 dikke ordners vol met dagstaten. Op deze manier zaten beide kanten met papierwerk opgescheept. Nu doe ik het anders: ik scan de compleet ingevulde dagstaten voor mezelf, doe het origineel met daarbij de bonnen die op die dagstaat staan op een stapeltje en stuur dat 1 keer per week op. Op deze manier kan men ook meteen zien of er bonnen missen van een dagstaat. Ik kan naderhand zelf uitrekenen of mijn overuren goed zijn berekend, ik heb immers de tijden nog. Bij veel bedrijven ben ik van mening dat er nog te veel op papier gedaan wordt. Uiteraard is papier makkelijk om gegevens bij te schrijven maar het raakt ook wel eens zoek, als de deur ineens opengeslagen wordt bijvoorbeeld.

    Papier heeft voor mensen met een kantoorfunctie één heel goede eigenschap: het is te stapelen. Vandaar de vele stapels papier op een buro…

  • Nou, een papierloos huis wordt in verband met mijn studie ook nog wel lastig hoor. Ik studeer klassieke talen en ondanks alle digitalisering is het nog steeds praktischer (wel eens geprobeerd efficient Grieks te typen, waarbij het ook nog op andere computers printbaar is) en sneller om aantekeningen op ouderwets papier te maken en lekker bij de teksten (in een boek!) te krabbelen. Tussen de regels, ernaast eventueel met tekeningetjes, dat zie ik mezelf nog niet doen op de computer. Het feit dat ik ook meerdere dingen tegelijk nodig heb (woordenboek, vertaling, commentaar, tekst etc) helpt ook niet echt. Papier kan je uitspreiden over je bureau (2m bij 1m!), mijn scherm blijft 15,4″ en steeds heen en weer klikken is het ook niet echt. Daarnaast sluit ik me erbij aan dat stapelbaar zeker een pré is! En makkelijk verplaatsbaar (van huis naar school en vice versa) en overal inzetbaar (in het klaslokaal, in de bus, op de bank) zonder dat de batterij leeg is (of het crasht) of zonder dat de docent tegen allemaal schermen (aan de verkeerde kant) zit te kijken.
    En dan blijft er nog het gevoel van mijn vulpen op papier. Of lekker een boek in mn handen, inclusief geur! Dat is absoluut niet te vervangen door iets digitaals, dus wat mij betreft blijft papier zeker in mijn huis!

  • Vandaag lag bij ons de telefoongids in de bus.
    Dat is nou een bergje papier dat (wat ons betreft) niet meer huis-aan-huis verspreid hoeft te worden.
    Als we daar eens mee beginnen.

  • Amazing Discoveries…

    He, Mike, wat heb je daar nou?? Ik heb hier iets heel bijzonders!Iets waar de wereld al lang op zit te wachten…Ongelooflijk, vertel ons snel wat het is….Ik heb hier een wit, vierkant materiaal en een stokje!U zult zich wel afvragen…wat is dat nu weer?Ja Mike, laat ons niet in spanning…Als ik het stokje over het witte materiaal beweeg, dan verkleurt dat , op de plaatsWaar ik het met het stokje heb geraakt!Ongelooflijk………..Ja, maar dat is nog niet alles….Als ik met het stokje, dat overigens “pen” heet,een letter, zoals je die normaal op het scherm ziet, op het materiaal teken……Ongelooflijk, begin het te snappen…Dus als je meerdere letters neerzet, kun je het zo lezen, zonder dat je een beeldscherm nodig hebt?Inderdaad….jij snapt het!!!Als dat geen amazing discovery is,…..het materiaal heet overigens: papier………Ongelooflijk, en je hebt helemaal geen stroom nodig Mike???Nee, geweldig he?? Er zitten zelfs niet eens batterijen of een accu in!!! Nou, nou, nou zeg, Onvoorstelbaar!!!!!Hey Mike, je klapt het dicht! Dat kan mijn notebook ook!Nee, dit is anders.Je kan het zo vaak vouwen als je wilt, tot het de door jou gewenste afmeting heeft! Oh Mike, je gaat maar door…het wordt kleiner en kleiner…..Ja…, nu past het zelfs in mijn portefeuille…..Ongelooflijk, ik kan het dus altijd bij me dragen! Kom eens Mike, mag ik het eens vasthouden?Maar natuurlijk, ga je gang.Maar dit is ongelooflijk, het weegt bijna niets!!! Dat klot, het weegt 100 maal lichter dan het kleinst verkrijgbare notebook!! Dat komt natuurlijk, omdat er geen accu in zit.Geen accu…, 100 maal lichter…, ik droom!Nee, nee, je droomt niet,knijp maar eens flink in je arm………Kijk, ik vouw het papier weer uit, en………….Mike! Wat doe je nu?? Nee, dat kan niet, je scheurt het papier door midden….Dit materiaal is zo geweldig. Kijk ik hou de helften tegen elkaar,
    en je kan het gewoon weer lezen!! Ongelooflijk, dat moet je met een diskette niet proberen, hahaha…….Maar wat doe je nu? Nee, niet doen!!!!Je gaat er zomaar op staan springen…..Ongelooflijk, en je kan het nog steeds lezen!!!Stel je voor zeg, , als je zo op je monitor zou gaan staan springen…..Ongelooooflijk, wat een amazing Discovery!Zeg Mike, hoe lang kun je papier eigenlijk bewaren?Nou, veel langer dan een diskette of harddisk waarvan de magnetische gevoeligheid op den duur verdwijnt!Ongelooflijk, wat een amazing Discovery!!!Maar dat is nog niet alles!Nee?? Je kan het overal mee naar toe nemen, gebruiken bij hoge en lage temperaturen.En als je het niet meer nodig hebt, kan je altijd nog je neus erin snuiten, of gebruiken op het toilet, als je begrijpt wat ik bedoel!!!Ja Mike, ongelooflijk!Zeg Mike, maar dat zou kunnen betekenen, dat we op een dag helemaal geen beeldschermen, computers en notebooks meer nodig hebben!Inderdaad! Is dat niet ongelooooooooooooflijk?Wat een Amazing Discovery!!!!

    Waarmee ik maar even wil zeggen dat dat spul fantastisch is; “papier is geduldig” vind ik een heel mooie uitdrukking in dit verband…

  • Jammer dat de discussie en de tips een beetje zijn gestopt.
    Ik ben er al tijden over aan het nadenken en ik ga het nu maar eens echt proberen. Gestimuleerd door een collega die al langer alles scant, moet ik het gewoon gaan doen.
    Wat is vooralsnog mijn plan:
    * alles scannen en opslaan op mijn NAS in PDF formaat
    * extra ruimte aanschaffen bij Google zodat ik een online backup heb van alles
    * syncen via SuperFlexible (http://www.superflexible.com/index.htm)

    Voordelen:
    * ik kan alles direct benaderen, zonder gezoek in mappen, ook van jaren terug (afhankelijk van hoever je archief terug gaat)
    * alles is ook online beschikbaar, via Android/iPhone smartpone, tablet of pc elders
    * ik heb meteen een backup in geval het huis afbrandt
    * online ruimte van Google is goedkoop: voor $1,60 per maand voor 80Gb. Dat zijn heel veel documenten.

    Uitdagingen:
    * dicipline
    * handige structuur voor de opslag van de documenten zodat je dingen ook nog handig terugvindt
    * handmatig filen (gewoon in folder stoppen dus) of via document manager met zoekfunctie (je moet dan ook alles taggen)
    * workflow bedenken om meteen reminders aan te maken in Google Agenda voor documenten die een actie vereisen op een bepaald tijdstip.

    Belangrijke (juridische/financiele) documenten natuurlijk nooit weggooien. Die gaan gewoon als vanouds in mappen of wat dan ook. Reguliere post die verwerkt is in het digitale archief gaat in een doos en na een jaar ofzo kan dat de open haard in.
    In het digitale archief zou ik elk jaar een opruiming houden onder de minder belangrijke documenten. Die gaan dan in een zip, naar de archief folder. Weggooien kan altijd nog.