Thuis

Lezersvraag: Hoe je administratie te digitaliseren?

153741685_63f43ddaf5_m1.jpgSinds Kerstmis ben ik in het gelukkige bezit van een draadloze printer/scanner/copier van HP zodat ik eindelijk vanaf mijn laptop alles kan regelen en de printer lekker in de kast kan laten staan. Ik ben nu ook van plan om mijn administratie en belangrijke papieren in te gaan scannen en digitaal op te slaan. Zowel lokaal als op mijn backupservice van Mozy.com. Maar ik zit me af te vragen: wat is de beste strategie voor scannen, opslag, tagging en referenties?

Een paar vragen die mij te binnen schieten

  • Moet je alles inscannen? Ook rekeningen? Betalingsherinneringen? Of alleen de echt belangrijke papieren?
  • Hoe ga ik de bestanden noemen? Datum invoegen? Naam van de verzender? Soort document?
  • Opslag op naam, directory, datum?
  • Is het handig om documenten te taggen? Ik heb er eerlijk weinig ervaring mee.
  • Is er goede (gratis) scansoftware waarmee je per scan een bestandsnaam kunt geven (HP doet dat automatisch en is niet uit te zetten) en waarmee je opslag en organisatie kunt regelen?

Alle antwoorden, ervaringen en tips op dit gebied zijn welkom!

over de auteur

Frank Meeuwsen

Frank Meeuwsen is een onafhankelijk digitaal strateeg in zijn bedrijf The Incredible Adventure starts here... en oprichter van de website Lifehacking.nl. Tevens is hij voor Evernote de Nederlandse ambassadeur Zakelijk Gebruik.

Frank gelooft sterk in Getting Things Done. Nu nog het in de praktijk zien te houden. Je vindt hem vooral op Twitter en Google+.

Reageer

38 Reacties

  • Veel werk is het altijd die overgang van papier naar digitaal. Maar als je het dan ook eenmaal klaar hebt dan heb je het zeker goed voor elkaar! En dan maar hopen dat al die administratie die komen gaat ook digitaal te krijgen is anders blijf je natuurlijk erg lang bezig.

  • Vanaf versie 7 van Adobe Acrobat zit er een Organizer bij. misschien is die wel handig. Toch leuk dat je het hier over hebt, ik ben zelf ook aan de slag gegaan.

  • Als je een mac gebruikt voor je werkzaamheden (niet noodzakelijk) dan kun je eens goed kijken naar devonthink professional office (http://www.devon-technologies.com/). Hierin wordt een database gebruikt voor o.a. (geïndexeerde) opslag van je documenten, mail, websites etc. De documenten worden gescand eventueel met of zonder karakterherkenning (OCR).

    Doe dit nu al een 2-tal jaren en heb er al diverse keren profijt van kunnen ondervinden.Vooral bij gesprekken met instanties en/of bedrijven waarbij je meteen de rekeningnrs. etc moet kunnen overhandigen. Deze hoef ik thuis niet meer op te halen .
    – Rekeningen, offertes, contracten en formele correspondentie scan ik in en voorzie ze van een duidelijke naam. (maar bij het opzoeken gebruik ik de zoekfunctie van het pakket).
    – Afschriften scan ik niet in; download ik en integreer ze in een speciale spreadsheet hiervoor. Aangezien ik deze spreadsheet indexeer, komen de resultaten ook in de database te staan.
    – Naamgeving van de documenten is een academische discussie; zo lang je maar voor jezelf duidelijk kunt achterhalen wat het betekent. Ik gebruik onderwerp van correspondentie, Datum (yyyymmdd zodat het juist gesorteerd wordt.
    – Taggen doe ik niet, kan ook gedaan worden, maar ik heb het geheel in een directorystructuur ondergebracht in de database. Dus je kunt ‘taggen’ of een duidelijke structuur in je folders aanbrengen.
    – De bestandsnamen worden hierin met de hand bepaald inclusief extra informatie.
    – De scanner wordt vanuit het pakket aangeroepen en alles wordt standaard op een vooraf gedefinieerde bestemming opgeslagen. Van daaruit plaats ik ’t op de plek waar ’t voor mij thuishoort…

    Onder windows zijn zeer zeker soortgelijke, betere paketten te vinden. Heb er 3 jaar geleden naar gekeken maar de namen zijn me ontschoten. Mocht ik het tegenkomen en het is nog relevant dan meld ik ’t wel…

    Groeten

  • Ik hou het nu een jaar vol om alle post te scannen. Ik wilde niet een te formele workflow omdat ik dan onbewust ertegenop zie. Het archiveren mocht dus niet mijn “Next Actions” in de weg zitten.

    De noodzaak voelde ik omdat je sommige papieren geneigd bent op 2 of meerdere plekken op te slaan. Wegenbelasting in in de map “Belasting” of “Auto”? Inboedelverzekering in de map “Huis” of de map van de verzekeraar?
    Om dit niet op te lossen met een systeem waarin “getagd” moet worden doe ik het alsvolgt:

    – Als er geen actie meer aan een poststuk verbonden is, gaat het in een bakje “Scan”.

    – Het papierstuk zelf gaat op chronologische volgorde in een Leitz mapje van die maand.

    – Na het scannen krijgt het gif bestand (papierscan heeft meestal geen 16 miljoen kleuren jpeg nodig) de volgende naam: yyyymmdd_nn_mm waarbij:
    * yyyymmdd de datum van het briefhoofd is, meestal is dit de verzenddatum. Door te beginnen met jaar, maand en dag is de gewone alfabetische volgorde ook een tijdsvolgorde.
    * nn is de nummer vvan het poststuk als er op die dag meer binnenkomt.
    * mm zijn de pagina’s.

    – Het gif-bestand gaat naar een submap genoemd naar de afzender.

    Ik merkte dat ik er vrij snel baat bij had. Belastingaangifte? In 5 minuten alle stukken van werkgever, belasting zelf etc. Als ik zoek doe ik dat in de mappen van de afzender. Zou ik dan eventueel het papier ook moeten hebben, dan zie ik aan de datumcode in welke maandmap ik moet kijken.

    OVerigens scan ik ook de kaartjes van anderen. Deze gaan niet in een submapje op afzender, maar gewoon in de map “kaartjes”. Na verloop van tijd zie je hoeveel mensen je toch persoonlijk aandacht gaven.

    Daarnaast doe ik voor werkpost iets anders:
    Niet scannen, wel indexeren. Hoe? Door WordPress als DMS te gebruiken. De papieren mappen worden weer chronologisch gevuld. Het indexeren doe ik met WordPress. Alles wat namelijk als een timestream komt en getagd moet worden kan in WordPress:

    – Als postdatum geef ik de datum van afzender.
    – Als onderwerp de naam ik die aan de brief wil meegeven.
    – Soms een toelichting in het bericht zelf, maar meestal niets.
    – Bij tags vul ik allerlei woorden in die met het poststuk te maken hebben.
    – De tagcloud gebruik ik om terug te zoeken.
    – Vervolgens zie ik in welke papieren map het stuk opgediept kan worden.

    Hoop dat je er iets aan hebt!

    GRoeten, Joël

  • Hier ben ik zelf ook over aan het nadenken. Bedankt voor de laatste reactie hierboven!

    Waar ik al denkend vooral achter ben: ik ga het opslaan per maand. Dit is gedacht vanuit de gedachte ‘wat als het fout gaat ‘. Ik doe dus /2008/2008-3, /2008/2008-4 etc. Meestal weet ik nl nog wel (als ik iets kwijt ben) waar het is. Tweede reden is dat als je om wat voor reden je tagcloud (of hoe je het noemt) kwijtraakt, je tenminste een goede stabiele indeling hebt. Stel dat je per categorie gaat indelen (/auto /verzekering (maar hoe dan autoverzekering?)) je bij een crash veel meer tijd bezig bent. Bij de datum indeling hoef je bv alleen de laatste 12 mapjes te gebruiken (=laatste jaar), de rest kun je laten voor wat het is.

    Dus alles per inkomende datum inscannen. Zo sla ik alles op (in enveloppe’s van bv Eneco) per maand. De fysieke brieven doe ik in een doos en gaan weg naar zolder (voor het geval dat…).

    Nu de software. Hoe kun je gaan taggen? WordPress is idd handig & crossplatform. Denk daaran: crossplatform is heel belangrijk. Was 15 jaar geleden niet Dos & OS/2 belangrijker dan Windows.
    Kies bv voor PHP systeem (zoek bij sf.net op DMS) of een Javasysteem zoals http://www.datacrow.net/ Is van een Nederlander en hij reageert vlot op mails.

  • Ik zou al erg gebaat zijn bij een systeem voor de archivering van de hardcopy post. Momenteel is dit gewoon een (of meerdere) chaotische stapel(s), waarbij ik declareerbare rekeningen (ziektekosten), informatie voor belastingaangifte en hypotheek dan weer wel in een apart laatje bewaar.

  • @Frank,

    Allereerst moet ik even kwijt dat ik (nu al) onder de indruk ben van de antwoorden en het feit dat een aantal mensen al een aantal jaren een scan oplossing gebruikt.
    Ik praat zelf een beetje voor mijn beurt omdat ik juist gisteren besloten heb een nieuwe oplossing te gaan testen (en misschien ga ik die nog wel opnieuw evaluarene in het llicht van enekele adviezen hierboven 🙂

    Ik heb sinds een maandje of 2 een Windows HomeServer en toen ik een tijdje geleden door de lijst met Add-ins (http://www.wegotserved.co.uk/windows-home-server-add-ins/) heenging kwam ik ook een scanoplossing tegen : Archound : http://www.archound.com/
    Het voordeel van het direct scannen naar mappen op de HomeServer is, dat deze ook je remote access mogelijkheden geeft en uiteraard de centrale plek voor oplsag in huis is.

    Ik zei al, ik praat voor mijn beurt, maar ga vandaag de installatie doen. Als er iets te melden is vind je het op mijn blog …

  • Ik ben nu ongeveer 4 maanden bezig met het digitaliseren van mijn correspondentie, ook met een HP printer/scanner, en met een Mac. De oude administratie (ik ben tot 2005 gegaan) inscannen was een paar avondjes werk, maar het levert veel voldoening op… Vooralsnog heb ik gewoon voor iedere afzender (meestal een instantie) een aparte folder met daarin de scans als JPEG. Ik zie de toegevoegde waarde van PDF niet en bovendien ben je met PDF in zeker mate aan Adobe gebonden, dat kan voor de toekomst erg onhandig zijn. Documenten die ik heb ingescand gooi ik gewoon in zo’n fijne A4-formaat doos waarin de Open Universiteit haar studiemateriaal levert 🙂 Gewoon een grote stapel van een heel jaar in 1 doos dus, als het goed is hoef je het nooit meer fysiek vast te houden maar toch is het slim om e.e.a. wel ergens te bewaren. Maar ordners zijn dus niet meer nodig, wel voor zaken die je nog in moet kunnen kijken, zoals polissen e.d. maar niet meer voor de gewone betalingen, kennisgevingen, bestellingen, etc. etc.

    Op zich werkt dit al heel aardig, ik heb in no time informatie mijn informatie teruggevonden; zodra ik een folder van een instantie heb geopend open ik alle documenten in één keer in de Preview (Voorvertoning) en dan kan ik er makkelijk doorheen scrollen. Mijn eerste idee was om met tags te werken die ik als meta-info in de JPG-bestanden zou schrijven. Leopard (en zelfs Tiger al) kunnen prima zoeken op trefwoord met de zoekfunctie van Mac OS X, en dan vind je je documenten meteen terug. Probleem is alleen dat je indeling van tags in de loop van de tijd zou kunnen wijzigen, en dan moet je dus alle oude bestanden ook bijwerken.

    Het laatste idee dat ik erover had is weliswaar het mooist maar ook het meest complex: middels RDF kun je meta-informatie over documenten (eigenlijk over URL’s) opslaan in een semantisch web. Je krijgt dan veel geavanceerdere zoekmogelijkheden, omdat je i.t.t. gewoon zoeken op trefwoord heel precies kunt aangeven waar het trefwoord voor moet komen. Maar ik geef toe: het is een redelijk complexe oplossing en ik heb er nog geen eigen tooling voor ontwikkeld. Als dat wel zo is staat het op mijn site 🙂

    Groeten,
    Joost

  • Prettig te zien dat er meer mensen met dit probleem bezig zijn: ik ben twee jaar geleden begonnen alles te scannen, maar ben nog niet tevreden over mijn methode van archiveren. Het was ook teveel ineens. Ook ik spreek een beetje voor mijn beurt waarschijnlijk, maar ik ga nu een poging wagen om het prima (gratis) pakketje Journler (aalleen voor Mac helaas) te gebruiken. Dat is een dagboek, projectmanagement- en documentatie-systeem in een goed werkend fraai ogend geheel. De wervende omschrijving op de website http://journler.com/ geeft:

    “Elegant, beautiful, powerful. Journler is a place for your thoughts and everything they touch.

    Featuring iLife integration, audio and video entries, extensive document importing and instantaneous searching and filtering, not to mention Mail, iWeb and Address Book integration, a dash of blogging and AppleScript and Spotlight support.

    Journler is a daily notebook and entry based information manager. Scholars, teachers, students, professors, scientists, thinkers, the business minded and writers of every persuasion use it on a daily basis to connect the written word with the media most important to them.”

    Alles werkt, het wordt voortdurend onderhouden, en nogmaals: gratis!

    Groet,

    Jean

  • Wilde nog even terukomen op een ander product voor de Mac. Alhoewel ik gebruik maak van Devonthink’s product en er tevreden ben voor wat ik ermee doe, is Yojimbo eveneens een goede kandidaat… Website is: http://www.barebones.com/products/yojimbo/index.shtml; Voor de Apple jongens/meisjes: dit zijn de ontwikkelaars van BBedit. Werkt lekker soepel en volgens mij gebruiken ze voor de invoer de BBedit engine… Hoe het met het scannen zit weet ik niet… maar vanuit vrijwel elke scansoftware kun je de documenten doorsturen naar ’n oplossing.

    Leuk zo die verschillende oplossingen op de diverse platforms… Bedankt voor de windowsoplossingen. Ik weet nu weer welk product ik eventjes bekeken had.

  • Ik gebruik het gratis Documalis Free Scanner om naar PDF te scannen en de standaard verkenner voor het bestandsbeheer. Voor mij werkt dat als een trein…

  • Ik scan nu 2 jaar alle belangrijke stukken. Ik geef ze een logische naam:
    yyyymmdd – Instantie – korte omschrijving. Ik gebruik Omnipage om te scannen en alles laat ik door omnipage OCR-en. Ik sla het resultaat op als “Beeld op tekst” pdf. Dit betekend dat de herkende tekst in de pdf staat en de afbeelding er als het ware overheen gelegd wordt. Alles staat in 1 map per jaar.

    Vervolgens draait er op mijn PC windows desktop search (voorheen google desktop search) en hoef ik maar een woord in te tikken en worden de documenten voor me gevonden. Mocht dit niks opleveren heb ik altijd nog de Logische bestandsnaam om in te zoeken.

    Mijn papieren archief is nu een doos per jaar op volgorde van datum.

  • Een tijdje terug kwam ik een lovend artikel op 43Folders tegen over de Fujutsi Scansnap scanner. Je hebt een versie voor Windows en voor de Mac. De scanner maakt doorzoekbare PDF’s aan, dus met een text-laag en een grafische laag. Ik zit er aan te denken om ook zo’n apparaat te kopen, dus ik heb er zelf nog geen ervaring mee.

    Van de Fujitsu-site (met leuk fimpje):
    http://www.fujitsu.com/us/services/computing/peripherals/scanners/scansnap/s510.html

    Het artikel op 43Folders:
    http://www.43folders.com/2007/11/06/palimpsest-guide-mostly-paperless-life

  • Ik scan het in via Abbys, tekst onder beeld. Ik sla het op als PDF. De afbeelding blijft bestaan, ik kan het eventueel in de orginele layout printen, en het is doorzoekbaar, bijvoorbeeld via copernic desktop search.
    Ik maak wel verschillende mapjes aan, zoals belasting, woning, bonnen, enz.

  • Ik ben eigenlijk meer op zoek naar een eenvoudig client/server oplossing. Ik heb nml al een Windows 2003 server draaien thuis en zou graag middels een client app willen scannen naar een DB en van daaruit taggen

  • Ik gebruik ook al een tijdje Digital Archound. Werkt top! Binnenkort ook online backup. Te gebruiken met Windows Home Server of de standalone versie voor vista of xp.

  • een idee waar ik mee speel is het volgende:

    1. scan / fotografeer documenten en sla op als C:\JPG\20080521 Belastingdienst XX (XX is volgnummer camera upload)
    2. C:\JPG->C:\PDF met OmniFormat van PDF995
    3. C:\JPG->C:\TXT met OmniFormat van PDF995
    4. voor online toegang: upload PDF en TXT bestanden (in batch) naar een apart GMAIL account via GMAIL Drive en gebruik hier een combinatie van filters tags email+scanned@gmail.com

    In de subject komt nu de filepath en name te staan (zoeken)

    Opmerkingen:
    * OmniFormat werkt als een OCR watch service. Je hoeft dus alleen maar te scannen / fotograferen en op te slaan. De files worden automatisch opgepakt en verwerkt
    * optie fotograferen heeft mijn voorkeur. Is sneller en betekent 1 device minder
    * naast pdf ook txt om zo door bijlagen in gmail te zoeken
    * desktop search op PC werkt prima
    * Af en toe GMAIL archiveren (via outlook of zo) kan geen kwaad

  • Nog twee vragen over resolutie (na het doorlezen van de meeste reacties kwam ik hier niets over tegen)

    Op welke resolutie wordt er gescanned?

    Welke scan resolutie geeft nog een net print resultaat?

    Bvd Willem

    PS: Ik ga aan de slag met Evernote en mijn CanonScan LiDE 200

    PS1: Ik ga denk ik in eerste instantie in jpeg formaat scannen (dan kan ik er altijd nog een pdf van maken?)

    Verdient een van beide (jpeg of pfd) de voorkeur?

  • OmniFormat werkt goed, helaas kun je standaard maar 1 output format tegelijk aanmaken, wisselen is wat omslachtig omdat je dan het monitoren moet stoppen en starten en de scan opnieuw moet opslaan.
    Wil je tegelijk een PDF en een OCR-text van de scan maken, start OmniFormat dan 2x op. Stel de ene in op PDF en de andere op TXT.

  • Wat jij zoekt is http://www.shoeboxed.com. Ik ben hier zelf ook naar aan het kijken voor mijn eigen bedrijf.
    Ik wil mijn gehele administratie en back-end processen richting ‘de cloud’ drukken. Het scheelt een hoop tijd, stapels papier en dus geld. Dat is echt niet meer van deze tijd.

    Daarnaast kan ik je http://www.twinfield.nl aanraden (marktleider op het gebied van online accounting).

  • Ik doe nu ruim een jaar mijn administratie digitaliseren en archiveren.
    Hierbij gaat om zowel papieren correspondentie als e-mail. Ik sla alles op met de naam: YYMMDD {naam instelling/bedrijf}. Ik heb een Excel bestand gemaakt met 27 tabbladen; a t/m z en 123.
    Per tabblad heb ik tabellen gemaakt met:
    – datum
    – ontvangen/verstuurd
    – naam instantie/bedrijf etc.
    – onderwerp
    – aantal pagina’s
    – koppeling naar bestand

    Alle bestanden heb ik in 1 map staan en vanuit het Excel-bestand koppel ik naar die bestanden. Ik kan alles in no time terugvinden. Ik heb trouwens alles gescand naar PDF omdat ik dat gewoon fijn werken vind. Ook vanwege het samenvoegen van bestanden of het splitsen e.d.
    Ik bewaar mijn papieren correspondentie met een maximum van 10 jaar. Dit doe ik zoals ook al eerder gezegd in een doos van A4 formaat per jaar verzameld.

    Van de hele administratie maak ik 1x per maand een back-up op DVD. Tevens hebben wij een externe HD waar we naast deze adminstratie ook andere documenten, bestanden en foto’s doen archiveren.

  • Dit is een handige lifehack. Het digitaliseren van de administratie maakt alles een stuk makkelijker. Zo kun je documenten beter terug vinden en ben je ze in ieder geval nooit kwijt.