Web Office?
Een mogelijke definitie hiervan is: “een web office pakket levert een combinatie van functionaliteten voor productiviteit, publiceren en samenwerken. Een web office levert de functionaliteit van desktop kantoor toepassingen (zoals Microsoft Office) uitgebreid met specifieke internet eigenschappen”.
[vrij vertaald naar Read/Write Web]
Het afgelopen jaar zijn deze pakketten uitgegroeid tot volwaardige, vaak gratis alternatieven voor lokaal (op je computer) draaiende kantoortoepassingen. En door de internet functionaliteit is het delen van documenten, samenwerken aan toepassingen en versie beheer extreem veel makkelijker geworden. Je gebruikt ze met je internet browser, dus je kan vanaf elke computer met internet toegang aan je documenten werken.
Waarom is dat zo handig? Dat leggen de heren van Common Craft je op geheel eigen wijze glashelder uit.
Een paar van de pakketten uitgelicht:
Google Apps
Google Apps biedt een gratis versie en een betaalde. Met de betaalde kan je Google apps onder je eigen domein draaien. Dat is handig voor het (klein-)bedrijf. Google Apps bestaat uit
- Tekstverwerking, spreadsheets en presentaties maken met Google docs & spreadsheets,
- E-mail: Gmail,
- Chat: Google Talk,
- Kalender: Google Calendar,
- Webpagina’s bouwen: Page Creator
- Persoonlijke startpagina: Start Page.
Je kan documenten met anderen delen en zij kunnen eraan bijdragen. Je kan de wijzigingen die zij hebben aangebracht duidelijk zien en eventueel terugdraaien.
Als je ‘Google Gears’ geïnstalleerd hebt, kan je ook offline aan een document werken. Handig voor als je even geen internet verbinding hebt.
Een presentatie kan je op het internet ‘afspelen’ en tegelijkertijd erover chatten, dat is handig wanneer je feedback van iemand wilt op je presentatie.
Google Calendar werkt met het iCal formaat. Je kan je dus op Google Calendars ‘abonneren’, zodat je de data automatisch in je eigen kalender ziet (ook Apple’s iCal en Outlook dus). Handig bijvoorbeeld als een poppodium een iCal kalender maakt van de optredens in de komende maanden, of om op de hoogte te blijven van feestdagen van een bepaald geloof.
Een Wiki zou een handige toevoeging kunnen zijn, en misschien een uitbreiding van de adresboekfuctie van Gmail met CRM functionaliteit.
Men maakt zich wel eens zorgen over het informatie-monopolie van Google en over de privacy van documenten die bij Google op de server staan. Ik vind die materie nogal complex, dus je moet daarin je eigen keuzes maken. Het privacy beleid van Google staat hier.
Zoho
Zoho is gratis en zeer compleet met de volgende applicaties:
- tekstverwerking,
- spreadsheet,
- presentaties,
- een notitieblok,
- planner,
- chat
- mail.
- wiki
- een web-toepassingen bouwer,
- web conferencing,
- projectmanagement software (1 project managen is gratis)
- en een CRM toepassing (gratis tot 3 gebruikers).
Zoho is dus meer uitgebreid dan Google Apps. Zoho maakt ook gebruik van Google Gears om offline werken mogelijk te maken. Volgens mij is Zoho de meest complete en uitgebreide onder de web-based office pakketten. Ik heb Zoho niet getest, gebruikers die hun ervaringen met ons willen delen nodig ik van harte uit om dat in de reacties te doen!
ThinkFree
Met tekstverwerking, spreadsheets en een presentatie pakket is ThinkFree een vrij basale ‘vervanging’ van Microsoft office. Wel gaan ze er prat op de beste compatibiliteit met Microsoft office te bieden en kan je met ThinkFree Server de applicaties op je eigen server draaien. Een prima kandidaat in de categorie ‘niet veel, maar wel goed’.
Zimbra (Eigendom van Yahoo)
Zimbra biedt office programma’s zoals tekstverwerking en spreadsheets, e-mail en een kalender. Het is echter een pakket dat je aanschaft en zelf moet hosten. Je hebt dan geen last van privacy issues, maar daarmee is het niet geschikt voor eenpitters en thuisgebruikers. Voor bedrijven kan het wel een goed alternatief zijn. Kijk op Read/Write Web voor een uitgebreide recensie.
Microsoft Office Live.
Office Live is er in drie versies: Basics (Gratis), Essentials (19,95 usd / maand) en Premium (39,95 usd / maand). De Basics variant biedt geen kantoorsoftware, alleen e-mail, een website en een advertentieservice. Bij Essentials is de enige kantoor applicatie de Business Contact Manager. En bij Premium krijg je daar ‘online applicaties voor het managen van klanten, werknemers, projecten en kritieke business data’ bij.
In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden is het dus GEEN web-based variant van hun allesoverheersende kantoorpakket Microsoft Office maar eerder een aanvulling daarop. Terwijl juist voor Microsoft het aanbieden van centrale bestandsopslag, het delen en samenwerken aan documenten en versiebeheer een enorme markt zou kunnen zijn.
Conclusie:
Google is momenteel marktleider en erg uitgebreid en gebruiksvriendelijk. Door de extra functionaliteit gaat mijn voorkeur op dit moment uit naar Zoho. Beiden ontwikkelen voortdurend nieuwe toepassingen en functionaliteiten dus dit is slechts een moment opname. Ik denk wel dat deze twee de komende tijd de markt blijven bepalen tenzij Microsoft met een volwaardig Web-Based model komt. Daar zullen dan wel kosten aan verbonden zijn, maar door de huidige marktpositie van hun Office pakket zal dat waarschijnlijk weinig invloed hebben.
Wat denken jullie? Gebruik je web-based office toepassingen? Werk je samen met anderen aan online documenten? Deel je ervaringen hieronder in de reacties.
Meer lezen
Op Read Write Web staat nog een mooi artikel over 10 “Must Have” Online Office Apps.
Edit Grid focust op één toepassing: spreadsheets. Handig voor gebruikers van Apple’s iWork t/m versie 7. Daar zit geen spreadsheet programma bij.
Links uit dit artikel
Een terugblik op de ontwikkelingen van online office pakketten in 2007 op Read/Write Web.
Common Craft Video: Google Docs & Spreadsheets in Plain English
De Common Craft Video met Nederlandse ondertitels.
Google Apps.
Zoho.
Thinkfree.
Zimbra.
Microsoft Office Live.
Open Office?
http://www.openoffice.org/
@Jemoeder: ja, handig, fijn, gratis en goed. Alleen niet webbased volgens mij en daar heb ik me even op gefocusd. Maar wel goed dat je het meldt.
Voor OpenOffice bestaat wel een plugin waardoor al je files (in iedergeval de tekstverwerkingsfiles) automatisch gebackuped worden naar een Google docs account. Maar verder is het niet webbased.
Persoonlijk vind ik Google docs een prima basis voor online samenwerking en het eenvoudig deelbaar maken van documenten. Op m’n werk gebruiken we eigenlijk nauwelijks anders. Rapporten voor klanten worden echter nog wel “traditioneel” opgesteld in Word omdat Google docs. nog een beetje te weinig opmaak mogelijkheden bied en we de gegevens in (advies)rapporten vertrouwelijk behandelen. Niet dat ik Google niet vertrouw met m’n data overigens maar voorkomen is beter dan genezen.
Overigens begint Gobby mijn favoriete tool te worden voor het wat kortstondiger samenwerken aan documenten. Voordeel is dat het niet perse via internet hoeft (een direct verbinding tussen 2 pc’s is ook prima) en platform onafhankelijk werkt. Document blijft lokaal opgeslagen en de verbinding kan stevig beveiligd worden.
Zie hier voor meer info: http://en.wikipedia.org/wiki/Gobby
Office Live wordt overigens in deze vorm nooit een echte speler in de webbased office toepassingen markt… het heeft meer vereiste dan de offline versies. Zo moet je om überhaupt gebruik van alle functies te kunnen maken in ieder geval de volgende onderdelen hebben:
1. Alleen te gebruiken op IE.
2. Bepaalde functies van de Business Applications en Shared Sites areas vereisen Microsoft Office ik geloof vanaf versie 2003.
3. Om te exporteren met de Business Contact Manager heb je; Een Office versie vanaf 2000 nodig.
4. Contacten importeren vanaf Microsoft Office Outlook ?? Wederom moet; Microsoft Office 2003 of Microsoft Office XP, geïnstalleerd staan.
En zo zijn er nog een paar. Dus het is goed opletten geblazen voor je echt aan de slag kan met deze “web-based” functionaliteit.
Ik maak met veel plezier 4 maanden gebruik van Google Apps. Ik maak gebruik van de Basic variant voor mijn eigen domein. Deze is overigens ook volledig gratis: http://www.google.com/a/help/i.....tions.html
Nu wil ik niet zozeer reclame maken voor Google, maar sinds GMail ook imap ondersteuning heeft, vind ik het zeer zeker een alternatief voor een eigen host. Bovendien heb je gratis voor iedere e-mail account (op dit moment) 5 GiB aan opslag. Vind maar een betaalbare hostingprovider die dit kan bieden voor je eigen domein.
Verder heb ik nog niet zoveel gebruik gemaakt van Google Docs, Spreadsheets en Presentation. Zodra deze ook offline te gebruiken zijn gaan we een volgende stap maken in de juiste richting.
@Mark Monster: als je Google Gears installeerd (als FireFox add-on), kan je Google Docs ook offline gebruiken. Met Google Gears kan je trouwens nog veel meer web2.0 apps oflline grbuiken, bijvoorbeeld Remember The Milk (zeer uitgebreide GTD app).
Hoe veilig zijn die webbased-diensten? Is er garantie dat men je documentjes, die je dus bij een ander in bewaring geeft, eens doorsnuffelt op interessante informatie?
Ik bedoel natuurlijk niet doorsnuffelt…..
@Roel Willems: wow, dat Gobby ziet er handig uit. Ik zal het zelf niet nodig hebben, maar het is wel een tip voor mensen die ik ken die op kantoor met macjes werken.
En dank voor je uitgebreide aanvulling over Office Live.
@Mark Monster: Oh. Dat wist ik niet, da’s mooi. Ik zie trouwens de teller van het aantal Gb voor je Gmail account telkens omhoog gaan. Betekent dat dat het over een tijdje 6 Gb is?
@Daan, klopt. Ik gebruik Google Gears soms voor het offline lezen van mijn RSS feeds.
@Martijn: om die reden heb ik een linkje gemaakt naar het privacy reglement van Google, dan kan je je eigen conclusies trekken. Maar volgens mij hanteert Google strenge privacy regels omdat hen er veel aan gelegen is dat hun reputatie geen schade oploopt. Zodra zij bekend staan als de informatiemogul die onzorgvuldig met gegevens omgaat, kunnen ze inpakken. En zoals Roel doet: gevoelige stukken offline houden kan natuurlijk ook. Voor mijzelf: ik heb niets te verbergen.
Ik gebruik regelmatig de webbased software van Google, ook voor samenwerkingsprojecten of soms om even een flard tekst van de PC naar de Mac over te pompen. Leuk is dat er voor zowat alle denkbare toepassingen heel aardige webbased varianten zijn. Denk ook aan kantoorachtige toepassingen die hierboven niet genoemd worden, zoals fotobewerking (Picnik), het maken van tekeningen en grafiekjes enzovoort. Gisteren ontdekte ik zelfs een Nederlands webbased audiorecorder… Online opnemen en het MP3-bestandje downloaden. Links en beschrijvingen vind je op mijn website http://www.handigengratis.info…. Omdat geen enkel pakket compleet is en bestaande pakketten voortdurend worden geupgrade blijft het interessant de ontwikkelingen te volgen.
Hmm, dat grapje met die puntjes (…) werkt dus niet. Hierbij de goede link: http://www.handigengratis.info
@ Sanne: De opslag capaciteit van gmail wordt bereken aan de hand van je systeemklok. Zet hem maar eens een paar jaar verder en surf naar Gmail. Overigens is de capaciteit wel echt wat ze aangeven dus over een tijdje hebben we 6 gb ruimte. Helaas krijg je geen gb’s erbij als je de klok verzet maar is het wel een leuke manier om te laten zien dat je nooit ruimte te kort zal komen (en dat is wat Google als doel heeft gesteld voor Gmail). p.s. Naar alle waarschijnlijkheid krijgen we binnen kort sowieso weer een aantal extra gb’s er bij bovenop wat er ‘elke minuut’ aan opslagruimte bij komt.
@Erno Mijland: leuke site! Dank voor de tips. Picnik werkt overigens sinds kort vanuit de Flickr interface, heel fijn!
@Roel Willems: ohhhhhhhhhh dát is het. Geweldig!
Leuke post. De toekomst van applicaties lijkt me ook online. Zo heeft Adobe al aangekondigd alle applicaties webbased te maken. Ook nog een uitgebreide post over ‘office 2.0′ applicaties: http://o20db.com/db/setup/
Ik heb een zoho account.
En ik gebruik het voor thuis en,…
En ik heb alle zoho diensten allemaal geprobeerd.
Het is een goed kantoor alternatief voor een bedrijf(je).Of voor indiviuden.
Al de applicaties zijn gratis van zoho en dat maakt zoho goed!
Want Google apps is niet zo uitgebreid als zoho want zoho bied nog Web hosting op en veel meer… Maar ZOHO MAIL is nog steed private beta
en na january is zoho mail een public beta voor business en dan voor zoho personal.
Ik kan niet wachten tot ZOHO MAIL komt…
In tegenstelling tot wat hier (en elders) beweerd wordt is Google docs nog steeds niet offline beschikbaar (via Google Gears). Zoho writer (als enige van de Zoho producten) wel.
Of heb ik iets gemist?
uh oh Ron, ik vrees dat je gelijk hebt, ben er even ingedoken (gebruik Gdocs zelf niet offline) en kan inderdaad niet vinden hoe je ze offline zou moeten gebruiken. Iemand anders wel?
Mooie review!
Wel opmerkelijk… Bij de alinea met de productbeschrijving van Zoho:
“Ik heb Zoho niet getest…”
Bij de alinea met je conclusie:
“…gaat mijn voorkeur op dit moment uit naar Zoho.”
:-/
Anyway, zolang OpenOffice (gratis) een stabiel en compleet pakket is (wij draaien er al 4 jaar -holdingbreed- op de zaak mee), het als “portable applicatie” geinstalleerd kan worden op een USB-stickje en een multi-gigabyte USB-stick slechts 1 of 2 tientjes kost lijkt me een webbased Office-applicatie geen toegevoegde waarde hebben.
@Josh, dank! Tja, ook zonder te testen kan ik een voorkeur hebben (vanwege de functionaliteiten dus). Gebruik nu sinds die post vooral Zoho (nog steeds niet vaak want ik heb niet zo vaak kantoortoepassingen nodig).
Even vraagje over OpenOffice: als je dat wilt gebruiken voor teams die in tijd en afstand van elkaar gescheiden zijn (India + VS + NL bijvoorbeeld) moet je dan documenten rondmailen of USB sticks verzenden of is er ook een manier om online docs te delen? Want dat is m.i. het voordeel van webbased software. Maar als OO daar een oplossing voor heeft is het natuurlijk absoluut een kandidaat in dit rijtje.
Op officemanagement.wordpress.com proberen de laatstejaars van Artevelde een blog te maken over “ondernemen met IT”.
We zitten nog in onze startschoenen en we zijn op zoek naar de ongezouten mening van zij die net ietsje meer weten over de nieuwste ontwikkelingen in IT.
In dit geval zouden we graag jullie mening horen over al de nieuwe IT-ontwikkelingen die jullie zijn bijgebleven.
Neem nu het papeless office. OK, er zijn veel mogelijkheden aan verbonden, maar is er ook een keerzijde aan de medaille. Afhankelijk van het internet? ….
Voordelen?
Welke IT trends zou elke office manager in spe niet mogen missen?
Benieuwd naar jullie reacties!, 3 OFM