Slimmer werken met Google Calender

Als online calender is Google Calender een goede aanvulling op de diensten zoals Gmail en Google reader. Het is alleen soms wat lastig overzicht te houden als je veel afspraken of meerdere calenders in één account beheert. Gelukkig kan je net iets slimmer werken met Google Calender door tags te gebruiken.

Er is alleen één nadeel, Google Calender werkt standaard niet met tags. Gelukkig is het handmatig toevoegen van tags gecombineerd met de interne zoekfunctie een erg effectieve oplossing voor het gebrek aan tag-ondersteuning.

Tags

Het principe van de tags is bijzonder simpel. Voor todo items de plaats je de [td]-tag in het omschrijving van het agenda item wat je aanmaakt. Voor afspraken en bespreken respectivelijk de [a] en [b]-tag.

Zo’n agenda voorzien van tags ziet er dan als volgt uit:

Indien een taak afgerond is haal je de tag voor de omschrijving weg waardoor deze als het waren ‘afgevinkt’ is. Hierdoor zal het item ook niet meer in de zoekresultaten terug komen. Want dat is de grote kracht van het werken met tags.

De zoekfunctie

Je kan namelijk door te zoek je binnen Google Calender op bijvoorbeeld de [td]-tag heel snel een overzicht van alle onafgewerkte todo items tevoorschijn halen.

Het wordt uiteraard pas echt handig als je agenda’s gedeeld hebt met vrienden/collega’s die allemaal een gelijk systeem hanteren.
Als je de agenda’s met elkaar deelt kan je ook bij je collega’s terug vinden wanneer iemand bijvoorbeeld een bepaalde klant gaat bellen. Zo kan je voor iemand gaat bellen nog even iets doorspreken en voorkom je dat de zelfde klant drie keer op één dag door zo ongeveer al je collega’s gebeld wordt.

Waarom geen aparte calender aanmaken voor die verschillende items?

Uiteraard kan je in Google Calender eenvoudig meerdere agenda’s maken. Deze agenda’s kunnen dan makkelijk ToDo, afspraken, bespreken ezv. genoemd worden. Je loopt alleen al snel tegen de nadelen aan van allemaal losse calenders als je wil gaan samenwerken met andere mensen via de gedeelde agenda’s. Voor je zelf zijn 4 agenda’s nog wel te overzien maar als je met 6 mensen wil samenwerken en die hebben allemaal ook 3/4 agenda’s dan wordt het al snel erg lastig.

Overzicht van handige tags

[td] = ToDo
[b] = Bespreken (zoeken op [b] + naam geeft een overzicht van wat je nog moest bespreken met iemand)
[a] = Afspraak
[p] = Project
[t] = Tickler (herinnering in de toekomst, eventueel een periodieke herinnering)

Heb je nog aanvullingen of interessante Google Reader-hacks laat het in de comments even weten.