Werk

Digitaal Kopje Koffie van een Virtual Assistant

Zou het niet fijn zijn om het nieuwe jaar met een helder hoofd te kunnen werken? Je niet meer druk hoeven maken over dubbele afspraken in je agenda of het redigeren van een rapport. Deze werkzaamheden waar je tegenaan blijft hikken, omdat je er geen tijd voor hebt of simpelweg geen zin, kunnen ook door iemand anders worden uitgevoerd. Op afstand wel te verstaan door een Virtual Assistant (VA).

Digitaal Kopje Koffie

Taco Oosterkamp schreef op Lifehacking voor het eerst over deze VA’s. Hij vertelde hoe hij zijn Engelstalige blog uitbesteedde aan getfriday.com een bedrijf in India dat VA’s verhuurt. In zijn artikel staat een link naar een Amerikaans filmpje over de voordelen. Weliswaar een uitleg met een knipoog maar de essentie blijft hetzelfde. Namelijk het delegeren en uitbesteden van werk. In Amerika worden VA’s al succesvol ingezet. Nu Nederland nog?

In Opkomst

Offline verschuift naar online en zakelijk en privé lopen steeds meer door elkaar. Tijden veranderen en zo ook de vorm van ondersteuning. Een persoonlijk assistent of een virtuele medewerker, het blijft een individuele keuze. Beide bieden ondersteuning alleen ieder op een eigen manier. Zo bestaat een VA in verschillende vormen. Denk aan een antwoordservice per telefoon een chatbot die je vragen op het internet beantwoord of een holografische assistent. De VA waar hieraan gerefereerd wordt is echter een management ondersteuner. Een soort van secretaresse maar dan op afstand. Ze kunnen vele zaken uit handen nemen op secretarieel, organisatorisch en technisch gebied. Ieder heeft zo z’n eigen specialisme en helpt jou meer ruimte in je hoofd en agenda te creëren. Een prima plan lijkt mij.

Koudwatervrees

Hoe komt het dan dat in Nederland er nog maar mondjesmaat gebruik wordt gemaakt van VA’s? In België bijvoorbeeld zijn er al uitzendbureaus die aan virtual outsourcing doen. Komt dat door hun internationale invloed of omdat ze verder zijn op technologisch gebied? Ik denk dat iets wat nieuw is in Nederland niet zomaar zal worden omarmd. Wij nuchtere Nederlanders willen eerst zien en dan geloven. Daarbij vinden we het normaal om lange werkweken te maken dus aan uitbesteden wordt minder snel gedacht. Is het daarom niet een geruststellende gedachte wetende dat deze ‘minder belangrijke’ werkzaamheden toch worden gedaan? Zo kun jij je persoonlijk richten op de core business terwijl virtueel alles onder controle blijft.

Virtueel Versus Persoonlijk

Zitten er dan alleen voordelen aan een VA? Dat zou je zeggen maar je moet je vooraf goed bedenken wat je verlangt van diegene, er is immers geen fysieke samenwerking. Het management der verwachtingen zul je, nu je een virtuele samenwerking aangaat, vooraf goed moeten vastleggen. En niet geheel onbelangrijk; de koffie op kantoor zul je zélf persoonlijk moeten halen.

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer

15 Reacties

  • Ik heb er eigenlijk nooit bij stil getaan dat ik ‘virtueel’ ben. Voor een aantal kleine bedrijfjes doe ik namelijk de marketing en de PR waarbij het voor de buitenwereld lijkt alsof ik daar in dienst ben.

    Recentelijk zou ik me inderdaad een virtuele assistent mogen noemen, alhoewel ik de term virtueel wat raar vindt. Ik ben echt, de assistentie is echt. Het enige verschil is dat ik niet live aanwezig ben en ook niet fulltime met één klant bezig ben. Op dat vlak misschien juist meer lijkend op de al decennia bestaande secretaresse services. Het grote verschil is vooral de digitalisering. Bestanden worden eenvoudig gedeeld, Skype maakt face-to-face meetings mogelijk en klanten loggen zelf in op online project management software om opdrachten in te voeren.

    Het virtuele in deze is overigens een stroming die, naar mijn mening, het bedrijfslandschap gaat veranderen. MKB-organisaties gaan alles wat niet tot hun core-business behoort langzaam afstoten en de taken worden vervangen door externe, geoutsourcde medewerkers.

    Zelf adviseer en train ik nu zelfstandig werkende professionals met het digitaliseren van hun workflow via Web 2.0-achtige oplossingen als Evernote, Clockingit.com en bijv. Google Apps. Ik laat ze hun uren bijhouden met bijv. een iPhone App die weer door mij op afstand is uit te lezen. Vervolgens maak ik hier de conceptfacturen die na goedkeuring worden doorgestuurd en bijgehouden. Daarnaast verzorg ik waar nodig PR en marketing, redigeer teksten en los probleempjes op die ze via Evernote hebben gemeldt.

  • Waar ik eigenlijk naar op zoek ben, is niet zozeer een “secretaresse” die mijn randtaken uit handen neemt, maar een soort van virtual self. Iemand die juist een deel van mijn kerntaken kan wegnemen.

    Het voordeel is dat ik me niet meer bezig hoef te houden met tijdrovend productie/monitoring/uitzoekwerk en me beter kan richten op de kansen die hieruit voortvloeien.

    Maar tot dusver ben ik die nog niet (in het Nederlands) tegengekomen.

  • @Mark: sure. 🙂

    Eerst ff een korte introductie van mijn eigen werk: ik ben in principe een soft marketeer & contentspecialist. Dat komt neer op web usability verbeteren, maar ook user engagement/online branding en content beheer.

    Vooral het bijhouden en monitoren van deze aspecten zijn enorm tijdrovend.

    Onze huidige website bijvoorbeeld, telt meer dan 200 pagina’s en groeit gestaag door. Om op en tussen deze pagina’s onderling de usability optimaal te houden is veel klik- en testwerk nodig.

    Bij user engagement en branding komt veel analysewerk kijken. Op je site zelf (comments, ratings), aan de achterkant (analytics) en across the web (wat zegt men waar?).

    De productie van content vind ik zelf erg leuk werk. Maar het onderzoeken van mogelijke onderwerpen en achtergrondmateriaal? Niet helemaal mijn ding…

    Ik maak al grote slagen om veel van dit werk te automatiseren, maar er valt alsnog te verbeteren 😉

  • @Bas. Volgens mij zijn een aantal van de werkzaamheden die je beschrijft, afhankelijk van de gespecialiseerdheid van de content, prima onder te brengen bij een VA of externe medewerker. Voorwaarde is dan wel een goede procesbeschrijving. Analyse en research lijken me vanwege het specialistische karakter misschien wat lastiger onder te brengen.

    Vraag lijkt me dus niet of het is uit te besteden maar of de uurprijs en de beschikbaarheid van een VA opweegt tegen de winst.

  • Outsourcen valt of staat natuurlijk met goede documentatie. Het basic analyse/research werk zou volgens mij door een beetje slimme HBO of WO student wel gedaan kunnen worden. Is ook gunstig voor de prijs 😉

    Iemand die studenten inzet voor outsourcing?

  • @ Bas en @ Mark

    Leuk om jullie reacties te lezen en hoe er een vraag en uitleg ontstaat. Voor mij geldt het principe van een virtual assistant als iemand die virtueel (dus via internet, Skype en allerlei andere soorten van nieuwe media) werkt en daarom een virtual assistant heet. Net als de fysieke versie kun je er allerlei namen aan geven zoals een secretaresse of een personal assistant. In wezen doen ze allemaal hetzelfde; ondersteunen. Dus Mark, ik begrijp dat je er nooit bij stil hebt gestaan dat je virtueel bent. Maar hoe meer de term virtual assistant ingeburgerd raakt, hoe meer mensen zullen beseffen dat wij wel degelijk mensen zijn van vlees en bloed. En of dit nou op secretarieel gebied is of marketing, technisch of organisatorisch, indien je diegene goed inwerkt kun je veel virtueel uitbesteden.

  • Ik heb – na het lezen van ‘the 4 hour work week’ vlak voor kerst m’n eerste stap met een VA gezet. Prima bevallen! Ik had een contacten lijst met 700 namen, deels zakelijk en deels prive. Ik heb de VA – van Brickwork in India – gevraagd om de mailing te verzorgen. Natuurlijk had ik ook zelf kunnen mail mergen, maar ik heb me op andere zaken gericht (kreeg nog een betaalde spoedklus tussen kerst en oud-en-nieuw) en ben lekker op vakantie gegaan; de batterijen opnieuw opgeladen. M’n VA heeft keurig m’n mailing verzorgd en bij gehouden welke e-mail adressen niet meer werkten; als er een alternatief adres beschikbaar was heeft ze deze gebruikt. Ook heb ik haar business cards laten overzetten (als PDF door mij eerst ingescand). Kreeg keurig een mailtje van haar dat mijn out of office reply nog aan stond de dag dat ik weer terug was! DIT SMAAKT NAAR MEER! Maar ik vind het wel lastig om de goede (nuttige) taken te definieren welke me wel tijd kosten, maar die prima onder te brengen zijn bij een VA. Wie heeft goede ideeen?

  • @Geert
    Ik ben nu net bezig met het onderbrengen van een aantal van dit soort activiteiten onder de merknaam MKB 3.0 (web nog niet actief, info-adres wel). Het soort taken dat we daar gaan aanbieden zijn voor een deel verschillend van die Marloes op haar website aanbiedt. We leunen daarbij sterk op web 2.0 en 3.0-achtige technieken. Core-business is vooral het inventariseren van (lifehacking)behoeftes, daar passende online applicaties bij zoeken, deze in te regelen en de gebruiker kort te trainen (live of via een aantal korte screencasts). Daar vloeien vaak een aantal te outsourcen taken uit. Zo bieden we de verwerking van urenverantwoordingen gemaakt op bijv. een iPhone en het opstellen van de daaruit vloeiende declaraties.

    Verder kan een geregistreerde klant via bijvoorbeeld Evernote opdrachten geven als: zoek eens uit welke printer voor mij het handigst is, vraag eens een aantal offertes aan voor een bepaalde dienst etc. Het stroomlijnen van zo’n administratieve workflow en het uit handen nemen van een aantal tijdrovende zoekklusjes scheelt een professional toch al snel een aantal uren per maand. Bij een zelfstandig werkende advocaat wisten we zo’n 12 uur per maand aan kostbare tijd te besparen en tegelijkertijd de transparantie naar de clienten toe naar een maximum te brengen.

  • @ Geert

    Wat je zou kunnen doen is bijvoorbeeld twee weken een lijstje bijhouden met alle activiteiten die je doet. Vraag je daarbij af of je een taak ook kunt uitbesteden? Tip; denk aan wat je hoofdtaken zijn van je bedrijf, wat is je core business? Elke taak die dat niet is zou je kunnen uitbesteden mits het virtueel te verwerken is. En het mooie is dat als je de werkzaamheden uitbesteed en deze goedkoper zijn dan je eigen uurtarief je er ook nog op verdient!

  • Beetje late reactie, maar toch: het idee dat een virtuele assistent alleen secretaresse-werkzaamheden doet, heerst nog onder veel mensen. Het zijn, denk ik wel, de eerste activiteiten waar iemand aandenkt, maar eigenlijk valt bijna alles uit te besteden aan een virtuele medewerker. Want waarvoor moet je nu *echt* samen op een kantoor zitten tegenwoordig? Ik ben zelf een virtuele assistent (medewerker) op het gebied van sociale media, een baan die ik ook “gewoon” in bij bedrijven en binnen de overheid heb uitgevoerd. Ik help opdrachtgevers inderdaad met bloggen, YouTube, Twitter, faceBook and LinkenIn. Ik geef ze trainingen, maar ik help ze ook om sociale media in de praktijk te begrijpen en te gebruiken. Overleg gaat op de manier zoals de opdrachtgever wil: oa. via skype, mail, sms. samenwerken doen we bv via google apps, ik update met screencasts. ‘

    Bas had het over ‘slimme studenten’ die bepaald onderzoek konden uitvoeren en dat dit ‘ook gunstig voor de prijs is’. Bij het inzetten van een virtuele medewerker – of die nu uit NL of ergens anders in de wereld werkt – moet je je – net als bij “gewone” medewerkers – altijd afvragen of je het goed of goedkoop wilt. Als je inhoudelijk zware werkzaamheden wilt laten uitvoeren door een VA, verwacht dan niet voor $1 per uur klaar te zijn. Houd in gedachten dat je een virtuele medewerker voor alles in kunt zetten: en dat het enige verschil is dat zij/hij niet fysiek op kantoor aanwezig is. That’s it. En ik geloof inderdaad we langzaamaan wel gewend zullen raken aan het feit dat die medewerker niet fysiek in het kantoor zit, maar ‘op afstand werkt.

  • Heeft iemand ervaring met het uitbesteden van allerhande persoonlijke nederlandse regelzaken door engelstalige diensten als Getfriday? Ik denk aan het invullen van schoolformulieren voor de kinderen, het kopen van kadootjes, het bijstellen van een begroting, het berekenen van belastingtoelages, en prijs kwaliteit vergelijkingen van producten? Ik droom van een leven zonder deze tijdrovende klussen, en OK, die wc maak ik zelf wel schoon.