Werk

Het Nieuwe Vergaderen; minder tijd, meer energie & sneller tot acties..

energie slurpende vergaderingen - Jerre LubbertsIn mijn blogpost over het persoonlijke dashboard had ik beloofd om wat dieper in te gaan op ‘het blauwe boekje’, een belangrijk onderdeel in de 2-eenheid van de persoonlijke effectiviteit binnen Het Nieuwe Werken.

In deze post wil ik echter graag eerst ingaan op ‘Het Nieuwe Vergaderen’ omdat ik naar aanleiding van discussie op managers on-line en tweets heb gemerkt dat er bijna overal frustraties zijn over vergaderen en het idee sterk leeft dat juist daar in Het Nieuwe Werken flinke besparingen, rust en tijdwinst mogelijk is.

Problemen met vergaderingen

Overal worden korte lijstjes met tips gegeven en dat helpt. Maar hoe ga je nu precies anders vergaderen en wat is de aanleiding van al die frustraties. Eén van mijn werkzaamheden is het voorzitten van ‘lastige vergaderingen’, ‘complexe project start-ups’, ‘politieke bijeenkomsten’, ‘crises vergaderingen’ en  brainstorms en daarvan heb ik geleerd dat de traditionele methoden van vergaderen te kort schieten.

De klachten die ik veel gehoord heb en hoor, is dat ze saai zijn, te lang duren, de notulen vaak te laat komen (en dus) onvoldoende structuur hebben, weinig deelnemers zich goed voorbereid hebben, onderwerpen uit vorige vergaderingen vaak opnieuw aan bod komen, mensen ontwijkend gedrag vertonen als het op acties en taken aankomt (“ja maar zo hadden we dat niet afgesproken”, ”Sorry, niks gedaan, ik kreeg de notulen te laat”, etc.).

De oplossing bestaat dan ook uit, in mijn ervaring, enerzijds een nieuwe methode van vergaderen en anderzijds een betere voorbereiding, het slimmer vergaderen zelf en de ‘nabewerking’. Dit zou je ‘Het Nieuwe Vergaderen’ of ‘Slimmer Vergaderen’ kunnen noemen.

De methode

Wanneer een goede structuur ontbreekt, vragen vergaderingen veel focus en discipline van deelnemers. Daar ligt één van de oorzaken van veel vergaderproblemen. Deelnemers moeten goed geconcentreerd blijven om bij het onderwerp te blijven waarover gesproken wordt. Het lastige is dat ons brein werkt op een ‘snelheid’ van zo’n 1400 woorden per minuut. Een enorm verschil met wat bij ons het brein binnenkomt via de oren of ogen (lezen). Dit is gemiddeld slechts zo’n 200 woorden per minuut. Ons brein gaat zich dus al snel vervelen en moet bij de les gehouden worden.

Tegelijkertijd moet door deelnemers nagedacht worden over wat het voor hen betekent om daar gelijk acties aan te kunnen verbinden. Bovendien moet behoorlijk wat moeite gedaan worden om elkaar echt te begrijpen. In veel discussies wordt akelig dicht langs elkaar heen gecommuniceerd en dus weinig wederzijds begrip gerealiseerd. Een bron van irritatie en de oorzaak van veel verkeerd opgeschreven taken en besluiten.

De methode om hiermee (en andere zaken) af te rekenen is om direct op het ‘beamerscherm’ te visualiseren met behulp van een mindmap, welk punt behandeld wordt, wat daarover gezegd wordt en hoe dat in verhouding staat met (het totaal aan) andere onderwerpen.

Door te visualiseren in steekwoorden aan de hand van de mindmap structuur met hoofdzaken dichtbij het centrum van de mindmap en bijzaken verder weg, kunnen de deelnemers niet alleen makkelijker alles volgen maar ook direct controleren of het wel goed opgeschreven wordt. Onze hersenen vinden het prettig om informatie zowel lineair (tekst) als plaatje (context) aangereikt te krijgen. Onze linker hersenhelft is vooral goed in de analyse en rechts juist in het compleet maken van het plaatje.

De voorbereiding
De (on-line) mindmap kan dan ook een belangrijke rol spelen in de voorbereiding door voor elk type vergadering een sjabloon (template) te ontwerpen dat tekst en beeld samenbrengt. In het plaatje hieronder zie je een algemeen toepasbaar sjabloon dat ik zal gebruiken om de aanpak stap voor stap te bespreken.

mindmap het nieuwe vergaderen - Jerre lubberts
Algemeen toepasbare vergadersjabloon voor ‘mindmap vergaderingen’

Als je meer energie wilt overhouden aan het einde van de vergadering dan ervoor is het verstandig om een aantal spelregels met elkaar af te spreken:

  • De voorzitter of livemindmapper stuurt uiterlijk 3 dagen van tevoren de agenda toe
  • Investeringsvoorstellen gaan via een vast (mindmap) sjabloon en worden minimaal 5 dagen vooraf rondgestuurd aan de deelnemers
  • Iedere deelnemer dient zich goed voor te bereiden en zich open en positief op te stellen
  • Deelnemers die bepaalde onderwerpen niet hebben voorbereid, doen niet mee in besluiten en discussies daarover
  • Werk met een standaard vergadersjabloon (template) en vul deze zo veel mogelijk vooraf in en stuur deze naar de deelnemers
  • ‘Attach’ alle relevante documenten zodat deelnemers zich goed kunnen voorbereiden
  • Stel notulen direct na de vergadering beschikbaar
  • Inclusief acties, besluiten en ideeën in lijsten
  • Nieuwe agendapunten moeten 5 dagen vooraf naar de voorzitter opgestuurd worden

Tijdens de vergadering

In een ‘mindmap vergadering’ is het belangrijk dat er een voorzitter en ‘livemindmapper’ aangewezen worden. Samen faciliteren zij de vergadering door het sjabloon duidelijk op het ‘beamerscherm’ te visualiseren en dit te gebruiken als leidraad en invuloefening voor de vergadering. Naarmate de vergadering vordert, wordt het sjabloon verder ingevuld. Ook nu gelden een aantal belangrijke spelregels:

  • Ideeën en besluiten direct tijdens de vergadering vastleggen in de mindmap
  • Tijdens de rondvraag wordt erop gelet dat er nieuwe acties ‘achter’ de vragen kunnen zitten (opschrijven)
  • Aan de deelnemers wordt na de rondvraag gevraagd of het energieniveau is gedaald, gelijk is gebleven of is toegenomen en wat de volgende keer beter kan
  • Aan het einde van de vergadering wordt een besluiten-, ideeën- en actielijst gegenereerd en aan een tak gekoppeld als ‘attachment’
  • De notulen worden gemaild of in de cloud geplaatst
  • Voorzittersrol en notulist NIET combineren
  • Acties direct tijdens het agendapunt in de mindmap vastleggen (met data en eigenaar)
  • Iedere deelnemer let op hoe dingen vastgelegd worden (m.n. eigen acties)
  • Acties met kleur coderen naar belangrijk/dringend, belangrijk/niet dringend, niet belangrijk/dringend
  • Onderscheid maken tussen processen en projecten
  • Voortgang projecten via vaste rapportage (bijvoorbeeld: doel, succesfactor, prestatie-indicator, norm, eigenaar, probleem, oplossing)
  • Als je dit een paar keer hebt gedaan kan je ook (deels) on line gaan vergaderen om nog meer tijd te besparenspacer Het Nieuwe Vergaderen

De voorzitter let erop dat de livemindmapper per proces en project goed vastlegt wat de doelen, hindernissen, acties en gewenste resultaten zijn. Zie hieronder.

Het Nieuwe Vergaderen - Jerre Lubberts
Voortgang van het proces met in de ‘notes’ van de ‘mindmaptak’ de details van de voortgang.

Het Nieuwe Vergaderen - Jerre Lubberts
Voortgang van het project met in de ‘notes’ van de ‘mindmaptak’ de details van de voortgang.

Nabewerking van de vergadering

Alle notities die ‘achter’ een tak in de mindmap (in de ‘notes’) zijn vastgelegd, kunnen met een druk op de knop geëxporteerd worden naar Microsoft Word met behoud van de vergaderstructuur en zo kunnen ook de taken, besluiten en ideeën naar Microsoft Excel geëxporteerd worden. Met een filterfunctie kun je vooraf bepalen welke informatie je naar Excel wilt sturen. Bijvoorbeeld alle taken van een persoon, project of een afdeling of alle taken die deze week afgemaakt moeten worden.

Hierna kunnen de vergadernotities in Word en/of ‘mindmap pdf’ verstuurd worden naar alle deelnemers inclusief de Excel lijstjes met taken, besluiten en ideeën. Zo krijgen alle deelnemers direct na de vergadering het verslag en kunnen ze zich beter voorbereiden, direct hun taken inplannen en sneller checken of alles erin staat zoals zij zich herinneren.

Nog meer tijd kan bespaard worden door de mindmap vergadernotulen in een on-line mindmap te plaatsen zodat je niets meer hoeft rond te sturen. De deelnemers kunnen dan iedere dag de map bijwerken en als er taken gedaan worden of problemen opkomen, kunnen deze direct toegevoegd worden en dus gesignaleerd worden door deelnemers die daarvan afhankelijk zijn. Hier staat de vergader mindmap als .pdf en hier als klikbare .pdf. Voor MindManager gebruikers staat hier een vergaderoplossing met templates en add-in om 10 minuten na de vergadering een lijst met acties, besluiten en ideeën automatisch te genereren in Excel en het verslag in word.

Wat levert het op?

vergaderen met livemindmappen - Jerre LubbertsIk heb business cases gezien waarbij op deze manier de vergaderingen met wel 30-40% verkort werden en vooral de acties en voorbereiding veel sneller en beter gedaan werden. Als je uitrekent wat dat in geld oplevert (naast de minder meetbare zaken als minder energieverlies, meer draagvlak dus snellere beslissingen, betere communicatie en makkelijker kennis verspreiden) is dat al snel voor een afdeling van circa 50 mensen, met gemiddeld 2 a 3 vergaderingen per week en een gemiddeld uurtarief van € 50,- tussen de € 100.000 en € 200.000 per jaar. Wil je meer tips of samen on-line oefenen met bijvoorbeeld Catalyst of MindMeister tweet me dan even op twitter.com/jerrelubberts.

Succes!

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts is oprichter van o.a. World of Minds, Academy of Minds en aHa!Coaching. Hij deelt graag kennis die hij en zijn team in de praktijk opdoen in allerlei verandertrajecten.

Help je mee kennis te delen? Zet dan jouw ervaring of ideeën onderaan een artkel en Jerre regelt vouchers voor je zodat je GRATIS mee kan doen aan een van deze webinars: http://academyofminds.com/nl/trainingen-workshops/webinars/

Jerre helpt om het leervermogen van mensen, teams en organisaties te vergroten en verandertrajecten te accelereren. Jerre is ervan overtuigd dat 'werken' veel leuker en beter kan. Vaak ook wel moet, omdat er anders mensen uitvallen (volgens CBS/TNO heeft 1 op de 7 werkers last van burn-out verschijnselen).

World of Minds is gespecialiseerd in Sociale Innovatie (Slimmer werken, - sturen en -organiseren) o.a. door de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties te versterken.
Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van Slimmer Werken programma's/ trainingen en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.

Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren.

Jerre is ook Barista en zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek op kantoor van World of Minds in Den Haag, waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

23 Reacties

  • Ik betwijfel of het genoemde effect écht bereikt wordt, zeker omdat iedereen de nieuwe methode van vergaderen moet leren (tijdsverlies), en de nieuwe methode ook gedragen en uitgevoerd moet worden (zal zeker niet bij iedereen gebeuren).

    Daarnaast klinkt het allemaal aardig, maar ook deze methode gaat niet in op de hoofdzaakwaar ook de huidige vergadermethodes uiteindelijk aan onderdoor gaan, en dat is het gebrek aan discipline van zowel de deelnemers aan de vergaderingen.

    Het gebrek aan discipline van een voorzitter om orde te handhaven, de agenda te volgen, en de organisatie vooraf en achteraf strak aan te sturen. Het gebrek aan discipline van deelnemers in de voorbereiding, in de vergadering zélf, en in bijvoorbeeld het opvolgen van afspraken en actiepunten.

    Wat daar aan oorzaken achterligt laat ik in het midden, maar welke andere methodiek je ook invoert, het zal dit onderliggende gebrek niet ontlopen. Wellicht zal de nieuwigheid een kortstondige opleving veroorzaken: nieuwe bezems vegen het schoonst ten slotte. Maar uiteindelijk zal ook dit weer versloffen, en wordt vergaderen weer die saaie tijdverspilling waar niemand bij wil wezen maar waar iedereen moet zijn.

  • “van zowel de deelnemers aan de vergaderingen.” lees “van zowel de deelnemers aan als de voorzitter van de vergaderingen.”

  • @D Buijs: Past inderdaad niet bij de NL poldercultuur. Iedere medewerker moet inspraak hebben, van hoog tot laag. Als er een boekhoudapplicatie voor de belastingafdeling moet worden aangeschaft moet zelfs de koffiejuffrouw er over mee kunnen praten. En wee je gebeente als je niet vervolgens je plan (als het al eindelijk een keer af is…..) naar de ondernemingsraad stuurt. Doodmoe word je er van.

  • Saaie vergaderingen? Zijn het dan de mensen die deelnemen aan die vergaderingen? Zijn die misschien saai? Vergaderingen zijn voor mij ook een manier van socializen. Nieuwe mensen leren kennen. Een soort van vriendjes worden en die relaties weer onderhouden. De meeste vergaderingen die ik heb zijn leuk, gezellig en lopen altijd uit. Ik vergader ook vaak in een cafe. Dat helpt om sneller en beter resultaat te houden. Mensen zitten dan in een andere omgeving en lastige onderwerpen worden in eens minder lastig en moeilijk. De spanning gaat eraf. Het gaat volgens mij niet op de lengte, maar om het resultaat van de vergadering.

  • @Paul van der Hart. Deze manier van vergaderen passen wij in ons team ongeveer een halfjaar toe. Ik heb ervoor gezorgd dat mijn team de beginselen van mindmappen onder de knie hebben gekregen. Dat is inderdaad een investering die snel wordt terug verdiend. Voorheen duurde een team vergadering ongeveer een uur en was je nog een half uur bezig met het verslag. Tegenwoordig zijn we binnen 20 minuten klaar en 5 minuten later is het verslag ook klaar.

  • 1400 woorden per minuut, dat komt op 23,3 woorden per seconde. Dat is niet niks. Waar heb je dit getal vandaan? Ik ben erg benieuwd naar de achtergrondinformatie hiervan.

  • Sorry, ik heb last van het ‘zondagochtendsyndroom’. Negeer mijn voorgaand opmerking alsjeblieft.

  • @henkertenker Juist wel een interessante vraag. Begint misschien met wat is een gedachte. Hier zijn de deskundigen nog niet over uit. Snelheid van een gedachte hang misschien af van hoe snel de signalen in ons brein ‘reizen’. Daar zijn wel wat metingen gedaan maar misschien uit praktisch oogpunt is het interessanter om uit te gaan van hoe snel je een woord zin vertaald naar een reactie in de vorm van een andere gedachte of actie. Ik kom hier nog even op terug want ik heb het uit een boek ‘Gebuik je hersens’ maar heb de echte bron nog niet kunnen achterhalen…Kijk ook eens hier: http://www.abovetopsecret.com/forum/thread574879/pg2

  • @Paul Helemaal mee eens. Ik verbaas me over hoe makkelijk het is om (heel) veel geld te besparen (ik ken het voorbeeld van Floor persoonlijk en reken eens uit wat dat scheelt op jaar basis als er gemiddeld 8 mensen inzitten 3 maal per week met een gem. uurtarief van € 50,00) en dat maar zo weinig organisaties dat doen.

    Discipline begint met motivatie en het lijkt wel of niemand gemotiveerd is om slimmer te vergaderen. Terwijl bijna idereen zit te balen. Misschien is het onwetendheid. Ik merk wel dat degene die we helpen (we kijken eerst naar de 3 voorgaande verslagen, gaan er een keer bij zitten, dan doen we de training, dan doen we het voor, na 1 maand nog een check) daarna zeggen: Goh, eigenlijk niet zo lastig. Gewoon doen. Leuker, korter, creatiever en resultaatgerichter. Ik wordt nu gehoord en snap beter wat anderen bedoelen. Het slimmer vergaderen gaat overigens het beste bij organisaties die de nieuwe manier gewoon (zonder inspraak) verplicht stellen (dus Paul heeft een goed punt en er zijn hele volsstammen die er doodmoe van worden).

    Maar vooraf blijft het lastig uit te leggen waarom en hoe je het kan doen om de motivatie (intrinsiek) te verhogen. Ook i.pv. één type vergadering naar twee of drie typen vergaderingen is heel simpel en levert veel op maar niemand lijkt er goed over na te denken (bijv. voortgang scheiden van inhoud en creativiteit).

    Dat wat Edwin doet is een hele goede tip. Haal mensen uit hun omgeving. Ook kan je denken aan altijd een leuk onderwerp op de agenda zetten zoals een korte presentatie van je project of wat je geleerd hebt of van een boek dat je met zijn allen leest (ik heb dat bijv. met Covey gedaan; de leukste gesprekken ontstaan dan, ook na de vergadering).

    Tom Peters noemde nog een aardige in zijn boek Thriving on Chaos; zorg voor een cultuur waar fouten gemaakt mogen worden en behandel ze dan ook zodanig dat ze niet onder het vloerkleed belanden en je ze niet alleen sneller kan oplossen maar ook mensen ervan kunnen leren. Hij stelde voor om op de vrijdagmiddagborrel iedereen op een omgedraaid bierkratje te laten staan midden in een kring en hun stomste fout van die week te laten vertellen. Iedereen komt aan de beurt en ‘pseudo fouten’ worden weggehoond. Dus na een tijdje worden echte fouten opgebicht en sereus behandeld (voor het 3de biertje dan…;-).

    Kijk ook eens hier: http://www.managersonline.nl/nieuws/10893/tien-tips-om-korter-te-vergaderen.html

    Laat me even weten als je wat probeert wat dan wel en niet werkt. Succes! Jerre.

  • Voor het reguliere vergaderwerk is dit zeker het proberen waard, maar juist voor een aantal voorbeelden die jij noemt (complexe start-ups, lastige vergaderingen) is het misschien niet helemaal geschikt. Je gaat namelijk voorbij aan het feit waarom alle deelnemers vaak zoveel te vertellen hebben. Uitgebreide discussies in een vergadering, waarbij ook nog langs elkaar wordt gepraat, zijn vaak een teken van weerstand. Iemand die opziet tegen een bepaalde vernieuwing of verandering, ziet zo’n vergadering als een natuurlijk moment om dit te delen.

    Een voorzitter die op dat moment de boel kort houdt, zich beroept op de agenda en doordendert, krijgt dat verderop in het traject (weken, maanden) als een boemerang terug in zijn gezicht.

    Zeker als je langere tijd samen moet werken met deze groep (bv. een commissie, werkgroep, projectteam) kan het geen kwaad om af en toe iedereen z’n zegje te laten doen, lekker een uur uit te lopen en weinig nieuwe acties te hebben vastgelegd. Dat sterkt de groep, zodat deze niet halverwege het traject met ruzie uit elkaar klapt.

    Dan heb ik het natuurlijk niet over iedere vergadering, maar ik kan aanraden om als voorzitter ook de ‘stemming’ in de groep te blijven aanvoelen en daar een passende vergadertechniek bij te zoeken. Dat zal soms de bovenstaande zijn, maar soms ook zeker niet.

  • @Joost. Juist wel tenzij iemand een verborgen agenda heeft en probeert te saboteren. Door zaken direct op het scherm te laten zien en te controleren of ‘het zo bedoeld is’; “ik heb het zo opgeschreven in de map, heb ik je goed verwoord…” voelen mensen zich gehoord, wordt alles transparant en kunnen mensen ‘op elkaars schouders gaan staan’. Nieuwe ideeën of oplossingen voor problemen zitten vaak tussen de gedachte stappen.
    Veel menesen kopen niet snel foto’s waar ze zelf niet opstaan dus als je iedereen ‘hoort’ en respecteerd en ze kunnen zelf zien dat ‘ze op de foto staan’ krijg je draagvlak en versnel je processen.

    Zelfs saboteurs kan je, als je goed faciliteert, zonder gezichtsverlies of irritatie laten aansluiten bij de groep. Maar dat vergt wel wat ‘soft skills’ ! Dus voorbereing is het geheim van het succes. Als je een bijeenkomst hebt waarbij ‘mensen horen’ belangrijker is dan voortgang bewaken plan dan meer tijd in. In mijn ervaring kan je het bijna altijd gebruiken. Hier: http://www.worldofminds.com/projects/modereren/index.html staan nog wat tips voor als je dit gaat proberen voor ‘gevoeliger bijeenkomsten’of ‘evenementen’.

    Wil je dit laatste leren is het slim om hier even te kijken ivm tijdelijke sponsering voor studenten en young professionals: http://www.academyofminds.com/training-workshop/dagtrainingen/training-livemindmapper/

  • Beste Jerre,

    Boeiend stuk. “Overal worden korte lijstjes met tips gegeven en dat helpt. Maar hoe ga je nu precies anders vergaderen en wat is de aanleiding van al die frustraties.” Wij van JEFF SOLUTIONS hebben daar nu wel een antwoord op. Een frisse vergadertool die nu verkrijgbaar is in de iStore: http://www.jeffmeetings.nl

    Ik hoor graag wat jij hiervan vindt.

    Mvg,
    Navi

  • Hoi Navi,

    Interessant. Zeker in de voorbereidingsfase. Helemaal handig zou het zijn als je via de iPad ook direct je commentaar in de gezamenlijke vergadermindmap op de beamer kan zetten.

    Lijkt me leuk om een keer een vergadering voor te zitten van jullie en beide technieken tegelijkertijd gebruiken samen met de vergadertips van Arjen Broere.

    vrgr.

    Jerre.

  • […] gebruik een mindmap om een vergadering voor te bereiden en werk deze realtime bij. Door tekst en beeld samen te brengen in een mindmap ontstaat meer structuur en kunnen de deelnemers eenvoudiger de vergadering volgen. Deze techniek vereist wel wat oefening.   […]