Het stappenplan voor een papierloos leven

We schrijven er hier op Lifehacking.nl vaker over, het verbannen van het papier uit ons leven. Niet overal, maar in zoveel mogelijk gevallen, waar het makkelijker en beter is om voor de digitale oplossing te gaan. We hebben het vaak over de technische oplossingen als Evernote en de beste scanner voor het werk. Maar waar het allemaal begint, is de workflow. De beslissingen, wat scan je, wat bewaar je en wat gaat er weg?

Er zijn uiteraard meerdere manieren en flows en je zult eentje moeten vinden die het beste bij jou manier van leven en omgaan met techniek past en waar jij je plezierig bij voelt. Maar lezen over iemand die alles al geïmplementeerd heeft en het zeer uitvoerig heeft omschreven kan geen kwaad. Daarom nemen we je graag even mee naar de blog van Jamie Todd Rubin, die uitvoerig uitgelegd hoe hij het heeft ingericht.

Naast de hele flow, even in het kort zijn 4 belangrijkste tools:

  1. Evernote, duh… Daar schrijven we regelmatig over en kennen we inmiddels goed.
  2. Scanner, logisch… Want hoe wordt anders dat papier digitaal?
  3. Ontnieter, slim! Die heb ik nog niet.
  4. Papierversnipperaar, ook slim! Want ik scan dikwijls persoonlijke post, waar iemand anders niets mee te maken heeft.

Nuttig leesvoer dat een goede aanzet is om je eigen work mee tegen het licht te houden. Werkt alles wel bij mij zoals ik het wil? Het moet gemak opleveren, geen gedoe zijn. Ik mis allen in de workflow zoals hier omschreven, het markeren van de originelen die je wilt bewaren, die kunnen we dus mooi op onze eigen lijst van hacks bijschrijven.

Ik ben benieuwd hoe het met jullie workflow zit. Is die optimaal? Zitten er wat hiaten in? Op het nieuwe forum wat we onder de Facebook pagina hebben gehangen, is daar mooi op door te praten, hoe ziet jij paperless workflow eruit?

Reacties

  1. Bart zegt

    Ik heb 2 scanners een grote brother die het meest van de post doet, een een snapscan 300 op mijn bureau

    Mijn workflow ziet er in kort als volgt uit:
    - Post via de Brother ingescannen en via FTP om mijn synology gedropt ‘scanIn’
    - ScanIn folder staat in sugarsync en komt op al mijn computers terecht (mac Air met windows 7 (on the road machine),Dell M6600 werkpaard op kantoor, Mac 27″ in de woonkamer)
    - werk voor de op de trein, hernoemen van de PDF’s naar een standaard formaat beginnende met (faktuur, contract, attest, ) en of prive, bedrijf1 of bedrijf2
    - De folder scanIn word gemonitord door een sript die op basis van de naam, die ik het document gegeven heb, gaat ‘verdelen’ en vervolgens uit de folder scanIn gaat verwijderen
    - bijvoorbeeld faktuur bedrijf 1 komt in Evernote notebook “bedrijf1″ met de tag:faktuur, attest prive komt in notebook prive met tag:attest.
    - voor een faktuur word er ook een Toodledo task aangemaakt in de folder “bedrijf1″ met Context:HomeBanking en een link naar het document op mijn Synology NAS. Op deze manier heb ik alle betalingen bij de hand als ik 1 keer per week de betalingen doe! Voor andere document types wordt geen taak aangemaakt (toch niet automatisch).
    - Als laatste maak ik nog een extra copie van de documenten naar een archief folder op mijn nas in de vorm \documents\bedrijf1\.

    De laatste kopie doe ik vooral omdat een groot gebrek bij evernote toch het ontbreken van een export blijft, en ik mezelf wil behoeden voor een ‘lock-in’ en via het script dat ik heb draaien gaat het in 1 moeite door. Dit is ook de reden waarom ik de tijd neem om de documenten een duidelijk gestructureerde naam de geven..

    Script is een powershell die zijn config leest uit een XML ;-) Mss overkill maar het maken alleen was al leuk!

  2. Avatar van Patrick Loonstra zegt

    Dat klinkt wel heel erg uitgebreid en niet al te standaard. Ik snap de grote lijnen slechts =]
    Maar, zoals ik al schreef, “als het maar voor je werkt”.

    • Bart zegt

      Kan ik begrijpen, ik zal er ooit nog is een detail flow van uitwerken ;-) Concreet komt het erop neer dat ik na het inscannen enkel de bestanden nog een duidelijke naam geef. En dat het archiveren in zowel Evernote als op een NAS automatisch gebeurd. Ook het aanmaken van taken in toodledo gebeurd dan automatisch… ;)

  3. Pieter Zandbergen zegt

    Stap 4 kan evt. ook vervangen worden door een vuurkorf op de VrijMiBo ;)

  4. zegt

    Snap eigenlijk niet hoe een ontnieter of papierversnipperaar bijdraagt aan een papierloos leven…
    Effectiever is om geen printer te kopen en een papierbak te nemen.
    Begin met het principeel verbannen van vluchtige informatie op papierendragers; dus koop nooit meer een krant of tijdschrift (sorry, straatkrantpersoon!). Alle info wat je binnen een minuut tot je kunt nemen hoort zowieso niet meer op papier. Daarintegen is het nog steeds niet verkeerd om een mooie schets- of notitieboek erbij te houden, omdat papier altijd nog het beste medium is voor ongestructureerde gedachten/ideeen en inspiraties! Op een zwartschermapparaat moet je het vaak ergens ‘onderbrengen’, daar zit je niet altijd op te wachten. Zie ook leuke blogpost van Laura Kalbag http://blog.laurakalbag.com/no.....moleskine/

  5. Avatar van Patrick Loonstra zegt

    Dat ligt er natuurlijk maar net aan hoe je het liefst met je oude documenten om gaat. Je hebt het niet voor het uitkiezen hoe mensen je van informatie voorzien. De banken blijven nog aan post vast houden namelijk én is enigszins vertrouwelijk.

Trackbacks