Persoonlijk Productiviteit Thuis Werk

Hoe werk je slimmer, maar dan ook echt elke dag? Deel 2

Geschreven door Jerre Lubberts

In deel 1 ben ik ingegaan op 4 elementen die je kunnen helpen om ook echt elke dag slimmer te gaan werken. Veel mensen werken al met een bepaalde methode zoals Getting Things Done of een app als Evernote of Wunderlist maar missen iets of vinden bepaalde onderdelen lastig om vol te houden. In deel 1 heb ik 4 elementen besproken die de basis vormen om elke dag slimmer te gaan werken maar dat er meer voor nodig is. Het is helemaal niet zo eenvoudig. Daarom heb ik samen met Mathieu van der Wal en Ronald Vijfhuizen een infographic voor je heb gemaakt. Deze ga ik in dit deel gebruiken om de samenhang en het ritme te verduidelijken en bespreken.

Waarom een infographic?

In deel 1 heb ik besproken dat het er niet om gaat het complexe te versimpelen maar juist begrijpbaar te maken door het te visualiseren. Een infographic kan gebruikt worden als een soort visuele kapsok om de samenhang van alle poster-werk-elke-dag-slimmer-aom-v3elementen weer te geven in een ritme (van de ochtend naar het einde van de middag) zodat je de complexiteit beter kan begrijpen en daardoor eerder kan gaan toepassen. Dat ritme is belangrijk ook omdat het je kan helpen in ‘de flow’ te komen. Als je dat elke dag steeds beter lukt ga je naar onbewust bekwaam gedrag. Normaal is daar veel discipline voor nodig. Een visuele kapstok kan je helpen die discipline te verkleinen. Je hoeft minder na te denken over wat je moet gaan doen en je kan de infographic ook gebruiken om eerst een beperkt aantal elementen te selecteren die op het moment dat je begint voor jou haalbaar zijn (in jouw huidige situatie). Zo start je met kleine stapjes. Na een tijdje kan je ze uitbreiden met nieuwe elementen/stapjes om nog slimmer te gaan werken. We hebben de infographic gemaakt in de vorm van een (blauwe) ‘2’ een soort doorlopende ‘slang’ die de volgende dag weer bovenaan ‘begint’ en onderaan ‘eindigt’. Zo kun je onthouden dat het ritme van de ochtend naar de middag ‘loopt’. Maak het jezelf makkelijk door hem bij je toetsenbord te leggen of als poster te printen en op te hangen.

review-en-planDe infographic begint dus eigenlijk aan het einde van de dag. Rond 16.00 uur bekijk je wat je wel en niet hebt
afgekregen en vraag je jezelf af hoe dat komt, wat je daarvan kunt leren en dus de volgende keer anders gaat doen. Dan bekijk je jouw ‘totaallijst’ en bepaal je de twee belangrijkste dagdoelen voor de volgende dag. Daarnaast zet je andere taken op je ‘daglijst’ (zie deel 1). Dit doe je dus altijd in samenhang met je agenda; veel tijd in de dag is waarschijnlijk al vergeven aan meetings, reistijd en andere zaken. Daardoor stel je realistischer doelen en ben je eerder tevreden over jezelf.

Begin je dag goed

slimmer-werken-start-je-dag-goed
Als je te vroeg op je werkplek bent kan je makkelijker starten zonder stress. Pas op dat als je je email opent je niet gelijk aan het verwerken ervan gaat; check alleen of er ’brandjes’ zijn. Je hebt immers al twee dagdoelen bepaald die je wilt gaan halen. Alleen in noodgevallen pas je je dagdoelen aan.

We hebben gemerkt dat voor mensen die in een (virtueel project) team werken een Begin van de Dag (BvdD) of Dagstart Sessie een goede gewoonte is die weinig tijd hoeft te kosten (max. één pomodoro). Wissel dan bijvoorbeeld je dagdoelen uit, leer van elkaar en biedt pro-actief hulp aan.

Begin daarna met de vervelende zaken (eat the live frog first) of juist de moeilijke denktaken aangezien ongeveer twee uur na je ontbijt de glucose in je hersenen vrijkomt en je goed kunt nadenken en creatief kunt zijn. Een goede eerste stap van een vervelende of lastige klus kan zijn dat je één pomodoro besteed aan het opbreken van de klus in kleinere, ’behapbare’ taken. Bijvoorbeeld met behulp van een mindmap. Volgens het Zeigarnik effect onthouden we immers zaken waaraan we zijn begonnen makkelijker. Werk in de ochtend zoveel mogelijk in pomodoro’s (zie deel 1).

Van de morgen naar de middag

slimmer-werken-morgen-naar-middag
Als je van werkplek wisselt ga je meer bewegen en (ben je creatiever en) moet je vooraf goed nadenken over wat je waar gaat doen. Ofwel hoe je de grotere dagdoelen gaat opbreken in pomodoro’s en op welke plek je het beste wat kan doen. Dit stimuleert het vooruit kijken en plannen en kan je ambitie tot een haalbaar niveau terugbrengen. Zo kan een aparte stille ruimte heel goed zijn voor lastig denkwerk en een open ruimte waar meerdere teamleden zitten is juist goed voor als je een verslag schrijft en regelmatig wat wilt vragen. Vaak werken we in een ‘mentale bubbel’ en kunnen andere mensen een frisse blik bieden, dus; vraag niet alleen, maar bied ook pro-actief je hulp aan.

Om in een goed ritme te blijven kun je bijvoorbeeld op vaste tijden je email checken (gebruik ev. vaste email afspraken; zie dit voorbeeld) en andere ‘blokken werk’ zoals een schrijfblok of overlegblok inplannen. Zo weten anderen dat je dan bezet bent. Zet dan wel tijdens die blokken alle ‘pop-up’ meldingen van mail, sociale media etc. uit.

De middag

slimmer-werken-middag
In de middag ga je weer verder met het werken in pomodoro’s. Als je veel moet lezen is snellezen natuurlijk een ‘no brainer’ (zie dit artikel hoe je dat doet). Veel mensen vergaderen nog op een manier die veel energie en tijd kost, dat kan beter. In dit artikel lees je hoe. Vraag sowieso in elke bijeenkomst vooraf: “Wat het doel? en Wie de doelgroep?”. Of gebruik de 5W+H methode. Het live vastleggen van informatie (livemindmapping) helpt hierbij.

Ga vervolgens op tijd naar huis maar pas nadat je een reflectie van de dag hebt gedaan en de volgende dag hebt gepland. Vermijd zoveel mogelijk thuiswerk. Zo kom je de volgende dag weer aan de bovenkant van de ‘blauwe 2’ op de infographic. Als je de discipline kan opbrengen om dit ritme een week of drie vol te houden en je zo nu een een nieuwe tip kunt toevoegen, ga je structureel en duurzaam steeds slimmer werken! Je gaat dan van onbewust/onbekwaam via bewust/onbekwaam naar onbewust/bekwaam gedrag. Succes!

Wil je de infographic als poster ophangen? Nog meer tips?

Vraag de poster op via de website van Academy of Minds, dan stuur ik je het hoge resolutie bestand, een link naar een filmpje met meer uitleg, een gratis webinar en andere tips (zoals deze over Het Personal Dashboard)!

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts is oprichter van o.a. World of Minds, Academy of Minds en aHa!Coaching. Hij deelt graag kennis die hij en zijn team in de praktijk opdoen in allerlei verandertrajecten.

Help je mee kennis te delen? Zet dan jouw ervaring of ideeën onderaan een artkel en Jerre regelt vouchers voor je zodat je GRATIS mee kan doen aan een van deze webinars: http://academyofminds.com/nl/trainingen-workshops/webinars/

Jerre helpt om het leervermogen van mensen, teams en organisaties te vergroten en verandertrajecten te accelereren. Jerre is ervan overtuigd dat 'werken' veel leuker en beter kan. Vaak ook wel moet, omdat er anders mensen uitvallen (volgens CBS/TNO heeft 1 op de 7 werkers last van burn-out verschijnselen).

World of Minds is gespecialiseerd in Sociale Innovatie (Slimmer werken, - sturen en -organiseren) o.a. door de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties te versterken.
Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van Slimmer Werken programma's/ trainingen en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.

Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren.

Jerre is ook Barista en zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek op kantoor van World of Minds in Den Haag, waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

22 Reacties

  • Jaren achter elkaar ben ik harder gaan werken, minder slaap, allerlei efficiënte apps en manieren geprobeerd. Nu wil ik het eens anders proberen en dit moet hiermee volgens mij wel gaan lukken. Ik zie potentie dus ga ermee aan de slag.

    • Hoi Dennis, Ik zag dat je bij dezelfde organisatie werkt. Weet jij hoe kan het dat Jerre Lubberts met World of Minds zo lastig te vinden zijn? Ik zie ze nergens in onze interne opleidingen catalogus? Alleen als ik het cursusnummer intoets (wat ik al weet omdat ik de Lifelong Learning gevolgd heb).

      World of Minds is zelfs niet bij bijv. Springest te vinden die zeggen dat ze alle aanbieders in hun systeem hebben om eerlijk te kunnen vergelijken….?!

      Ik ben erg tevreden over hun trainingen (de beste in jaren volgens ons team) en wil collega’s doorsturen. Heb jij een link? (ze lijken wel een goed bewaard geheim ;-)) !

      • Hoi Hans,

        Zoek even in jullie catalogus op ‘slimmer werken’.

        Klopt.
        Springest geeft geen goed beeld van alle belangrijke opleiders in Nederland. Wij waren niet tevreden over de kwaliteit van de contacten(leads) die ze aanleverden en omdat we moeite hadden daarvoor te belaten hebben ze al onze trainingen uit de catalogus gehaald. Toen we uiteindelijk wel hadden betaald wilden ze de trainingen niet terugzetten. Ze nemen een ‘tussen positie’ in (tussen vraag en aanbod) maar het wil dus niet zeggen dat als je via hun site naar een goede opleiding zoekt je die ook gaat vinden omdat hun database niet compleet is.

        Vrgr. Jerre.
        p.s. Op internet is het beter te zoeken op http://www.academyofminds.com i.p.v. worldofminds.com (World of Minds doet veranderprojecten).

  • Het is een handige en vooral haalbare methode om productief te blijven en zo meer uit je dag te halen. De infographic in hoge resolutie heb ik intussen ontvangen. Bedankt!

  • Wat mij boeit is de mix van tools en technieken, maar ook de lifestyle ingrediënten (eten, slapen, bewegen). Ik merk zelf ook dat als je fit bent, je veel beter en met aandacht kunt presteren.
    Leuk ook de “verbinding” die je maakt tussen de ene dag en de andere; het tevreden kunnen afsluiten van de ene dag maakt het inderdaad ontspannender om de andere dag weer te beginnen.
    Ik ga de poster zeker gebruiken, ben benieuwd!

  • Op ’t eerste gezicht staat er op de infographic veel zaken die je eigenlijk al weet, maar niet toepast. Maar vergis je niet, door hem in je gezichtsveld op te hangen, word je je er meer bewust van hoe het zou moeten of zou kunnen. Het is dan pas dat je er ook daadwerkelijk iets mee gaat doen!

  • Handig werkschema voor een ‘ongestructureerd’ iemand als ik, met veel nuttige verwijzingen in de toelichting op deze site. Nu nog de uitvoering, waarbij het werken in Pomodoro’s al een zeer bruikbare tip is, nu het plannen van de dag aan gaan pakken.

    • Goed te horen dat het ook voor ‘ongestructureerden’ nuttig is. Blok anders een kwartier einde dag (rond 16.15 uur) en dan als eerste stap; één takenlijst, prio’s met Eisenhower en dan de pomodoro techniek. Dank voor je reactie!!

  • Heel inspirerend Jerre,

    dit helpt mij enorm om in controll te blijven of in ieder geval de beleving te hebben dat ik in controll ben. Ik denk dat ik ook mijn collega’s heel blij kan maken met deze tips. Ik kom graag eens bij je op de lijn voor een webinar zodra ik een clubje mensen heb gemobiliseerd. Ik neem snel contact met je op.

    • Veel mensen reageren direct of vrij snel als er iets in hun omgeving gebeurd; een email, een SoMe pop upje, een vraag van een collega, iemand die je afsnijdt in het verkeer etc. Volgens sommige filosofen ligt de vrijheid in de ruimte die je neemt tussen actie en reactie om na te denken over welke keuzen je hebt en welke je waarom kiest. Vandaar het tegeltje. Je zou kunnen zeggen dat je dan bewuster wordt niet alleen van de keus op zich maar ook van de onderliggende waarden die je aanhangt. Kijk bijvoorbeeld eens naar http://www.deugdenproject.nl of als je kinderen hebt http://www.hetdeugdenspel.nl/

  • Hoi, onlangs herlas ik beide artikels over slimmer werken en besefte ik dat ik, sinds ik een aantal van de tips probeer toe te passen (o.a. 1 takenlijst, dag”taken” kiezen, werken volgens pomodoro’s) meer rust in mijn hoofd heb, minder dingen vergeet of te laat afwerk en de tijd die ik heb naast mijn lessen (ik ben leerkracht) efficiënter kan gebruiken. Dus bedankt!!!