DIY Productiviteit Werk

Slimmer je team ontwikkelen met de Storymapping aanpak

Geschreven door Jerre Lubberts

Teams die zich blijven ontwikkelen zijn succesvoller. Ze stellen en halen doelen in een goede sfeer, weten waarom en waarvoor ze werken, vullen elkaar aan en blijven zich continu verbeteren. Bij steeds meer organisaties krijgt teamontwikkeling een hogere prioriteit. Niet alleen vanwege het toenemende tempo van veranderingen binnen de organisatie zelf, maar ook in de directe omgeving. Teamdoelen worden zo ‘moving targets’. Hoe ontwikkel dan je team? Volg het stappenplan hieronder.

Door Jerre Lubberts en Silke Vermeulen

Vergroot het succes van je team met de Google Top 5

Een doel dat beweegt geeft een zekere spanning en dat kan juist goed zijn. Want: zonder spanning geen impulsen, energie, motivatie en creativiteit voor een visie, een nieuwe gewenste (gedroomde) situatie! De uitdaging bij de teamontwikkeling is om deze spanning slim om te zetten naar positieve energie, zodat het hele team met die spanning aan het werk gaat, samen richting kiest, een missie of purpose opstelt en een plan(ning) maakt. Met de inzet van Storymapping ontwikkel je met je hele team een plan met draagvlak en vertaal je dit naar een praktische en visuele planning. Bovendien breng je de teamontwikkeling naar een hoger niveau zodat de (veranderende) teamdoelen steeds makkelijker en op een leukere manier kunnen worden behaald. Als alle teams dit doen wordt de hele organisatie een stuk krachtiger!

Wil je ook een ‘High Performance Team’?

Je kunt de teamontwikkeling zien als zeilreis waarbij je eerst de basis op orde moet hebben voor je aan de reis kan beginnen en er nog heel wat obstakels overwonnen moeten worden. Zeker als je een zogenaamd ‘high performance team‘ volgens de Google onderzoeksresultaten, wilt worden. Wie kan beter beschrijven welke valkuilen/lastige situaties (spanningen) er spelen en wat elementen van de oplossing kunnen zijn, dan de teamleden zelf? Zij staan immers met de voeten in de klei! Teamleden vertellen elkaar al vaak ‘in de wandelgangen’ wat er niet goed loopt en soms ook wat de moeite waard is om (vaker) te gaan doen. In deze verhalen, ook wel ‘user stories’ genoemd, zitten niet alleen ergernissen, valkuilen en hindernissen, maar ook goede voorbeelden en ‘elementen van de oplossing’ die leiden tot het behalen van doelen op een manier die door (het grootste deel van) het team gedragen wordt. Vaak komen deze verhalen niet verder dan de koffiemachine of een vergadering waarin gezegd wordt: “Daar moeten we, als het wat rustiger is, eens een keer wat mee doen”. De teamontwikkeling stokt dan en de kans dat je team een zogenaamd ‘high performance team’ zal worden, neemt af. Juist met die verhalen moeten we aan de gang om de teamontwikkel-reis goed te kunnen faciliteren.

Storytelling en mapping; verhalen ophalen, duiden en aan elkaar relateren…

Teams nemen niet altijd voldoende tijd om samen tot een degelijk teamontwikkelplan te komen, omdat de bestaande situatie en de mogelijke aanvliegroutes vaak complex zijn (en de doelen tegelijkertijd vaak te ambitieus zijn). Bij hulp zoeken lijkt elk adviesbureau wel een goede aanpak te hebben, maar zijn deze aanpakken wel (zeer) verschillend. Toch zelf doen dan? De meeste uitdagingen en elementen van de oplossing zijn immers bij de verschillende leden van het team al bekend. Ze moeten alleen nog met het team in kaart gebracht worden. Vervolgens kunnen de teamleden samen bekijken welke adviezen van welke deskundigen het meeste hout snijden voor de specifieke situatie waarin ze zich bevinden.

Complexiteit gewoon even plat slaan?

Door deze verhalen niet alleen (per teamlid) op te halen (met behulp van een handig sjabloon) maar ze ook samen stap voor stap te visualiseren en analyseren, wordt de complexiteit makkelijker te begrijpen. Dan komen de ’draaiknoppen’ en ‘marsroutes’ letterlijk in het zicht (met projector en scherm) en ontstaat een basis voor het ontwikkelplan, de planning en zelfs het ontwerp voor een dynamisch aanpasbaar team dashboard. Ofwel een team dashboard dat tijdens de team ontwikkel reis makkelijker en (deels) automatisch aanpasbaar is. De complexiteit wordt inzichtelijker door deze samen te visualiseren (dus juist niet: “Laten we dit even plat slaan.”) Zo voorkom je dat je telkens weer het wiel uit aan het vinden bent of in dezelfde valkuilen stapt. Als je met elkaar kunt zien waar je vandaan komt, wat er binnen en buiten verandert, waar jullie nu staan en waar je als team voor opgesteld staat en naartoe wilt gaan, waar nog informatie en middelen ontbreken, dan is het makkelijker om een goed ‘reisplan’ te maken.

Draagvlak

Door samen met het hele team valkuilen, oplossingselementen, gewenste effecten en middelen te visualiseren en bespreken voelen teamleden zich eerder gehoord. Dit kan het begrip van de complexiteit vergroten en tot inzichten leiden welke aanpak het meest geschikt is. Zeker als het duidelijk wordt welk teamlid welke toegevoegde waarde kan leveren. Teamleden kunnen dan makkelijker met elkaar optrekken om zaken voor elkaar te krijgen. Voorbeelden van gewenste effecten zijn; minder waan van de dag, slimmer gaan (samen)werken, sturen en organiseren, meer vertrouwen binnen het team, kosten verminderen, omzet vergroten, een betere werk/leven balans en dergelijke.

Effecten kun je haalbaar maken door (sub)doelen te stellen. Door deze bottom-up aanpak zullen de besluiten, die de basis voor de teamontwikkeling vormen, meer gedragen worden. Hierna kunnen de bevindingen getoetst worden aan de plannen van hogerop. Daarbij kan een externe facilitator ervoor zorgen dat echt iedereen aan bod komt en ook de lastige vragen worden gesteld (vreemde ogen dwingen). De kans  dat ieder teamlid zich gehoord voelt en de missie (purpose) van het team zal onderschrijven, is dan groter. De proactiviteit van het team kan zo toenemen en door bewust met de middel- en langetermijnontwikkeling continu bezig te zijn, ondersteund door het dynamisch team dashboard, zal  de kans dat de waan van de dag overheerst, kleiner worden.

Hoe werk je slimmer met je team? (deel 2)

Hoe werkt Storymapping?

Door twee fasen te doorlopen kom je samen tot een visueel overzicht van de-uitdagingen in het team in de vorm van gedeelde valkuilen, met hieraan verbonden de oplossingselementen en gewenste effecten. Dit is de eerste aanzet tot een helder, gedragen teamplan, een bijbehorende planning en interactief (dynamisch) team dashboard  wat gebruikt kan worden in de verschillende vergaderingen.

Fase 1: Verzamel en visualiseer de verhalen

Begin met het uitvragen van de verhalen. Bijvoorbeeld met behulp van een eenvoudig in te richten webformulier (e.g. Google Survey), dat elk teamlid vervolgens invult. Zo worden verhalen vanuit verschillende rollen en  over verschillende situaties met de daarin ervaren uitdagingen/valkuilen en oplossingselementen van verschillende niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) opgehaald. Geef de deelnemers dan een week of twee de tijd om verhalen in te voeren. Vraag hen het formulier open te laten staan in de browser. Hierdoor kunnen deelnemers, als ze ergens tegenaan lopen of als ze iets slims (een procesverbetering, innovatief idee, tip om slimmer te werken) ontdekken, gelijk hun ‘verhaal’ kwijt. Zo komen er betere en meer gevarieerde verhalen binnen dan wanneer je dezelfde vraag stelt binnen de gelimiteerde tijd van een sessie of interview.

Fig. 1. Drie voorbeelden van een ontwerp van een webformulier voor het ophalen van verhalen.

Sjabloon voor transparantie en structuur 

Door het gebruik van een sjabloon (zie de drie voorbeelden hierboven) komen alle verhalen in dezelfde structuur binnen met dezelfde elementen en kunnen ze daarna makkelijker worden vergeleken, gecombineerd en gefilterd op (combinaties van) die elementen.

De twee verhalen hieronder zijn door een directeur en een HR-manager van hetzelfde team ingevuld:

Fig.2. Voorbeeld van een via het webformulier opgehaald verhaal van de directeur en van de HR-manager.

Visualiseer de complexiteit 

Al deze informatie wordt vervolgens in één visueel overzicht gezet, bijvoorbeeld in de vorm van een mindmap. Met slimme ‘Visual Mapping Software’ kan het omzetten van de opgehaalde verhalen automatisch gebeuren. Hierna kunnen vragen en opmerkingen ‘live’ in de mindmap worden gezet (zie livemappen’) om het gesprek te faciliteren en draagvlak te laten ontstaan.

Fig.3. Het (automatisch) omzetten van de webformulieren naar een visueel schema (mindmap)

Fase 2: Structureer en verrijk de informatie.

Door het filteren van de opgehaalde informatie kun je alle relevante ‘kijkhoeken’ tonen om tot (nieuwe) inzichten te komen en een ontwikkelplan(ning) op te stellen. De stappen zijn:

Stap 1).  Analyseer samen (eventueel met ervaren externe coach/facilitator) de informatie vanuit de verhalen en probeer te duiden wat je ziet; welk beeld komt naar voren als we naar alle verhalen kijken?, wat valt ons daarin op?, welke verbanden zien we?, etc. Identificeer vervolgens met het team welke ‘valkuilen’ en ‘elementen van de oplossing’ vaker voorkomen en geef ze een ‘tag’ en een naam zoals bijvoorbeeld; ‘waan van de dag’ () of ‘duidelijke rollen definiëren’ ().

Fig. 4. Verhalen doorlopen en ‘taggen’ van ‘valkuilen’ en ‘elementen van de oplossing’ om de verhalen te kunnen duiden.

Fig.5. Praktijkvoorbeeld van een communicatieteam met 6 subteams en verhalen van 27 communicatieprofessionals.

Stap 2). Bepaal hierna de gewenste effecten/doelen. Gebruik daarin eventueel de ervaringen en kennis van andere teams zodat er een versnelling kan plaatsvinden, zonder verlies van draagvlak.

Fig.6. Het bepalen van gewenste effecten/doelen na het bespreken van de ‘valkuilen’ en ‘elementen van de oplossing’.

Stap 3). Kom in een brainstormsessie met het team tot een lijst van mogelijke procesverbeteringen en projecten die kunnen worden opgezet (of als uitbreiding op bestaande projecten) om de gekozen effecten in stap 2 te bereiken.

Fig. 7. Het middels een brainstormsessie bedenken van projecten op basis van de gewenste effecten/doelen.

Vaak worden er meer projecten bedacht dan er middelen voor zijn. In een volgende (of dezelfde) sessie kan er vervolgens gerubriceerd worden, door bijvoorbeeld gebruik te maken van een zogenaamde ‘Impact/ Effort analyse’. Daarmee kan worden bepaald welke projecten vallen in welke categorie vallen.

Geef deze categorieën een zogenaamde ‘tag’, zodat ze later ’uitgefilterd’ kunnen worden. Zo kun je bijvoorbeeld alle projecten met ‘Weinig Effort/ Veel Impact’ uitfilteren, onder elkaar zetten en daarna ook ‘taggen’ met: terugverdientijd of haalbaarheid ‘. Interessant zijn dan de projecten met: ‘Weinig Effort/ Veel Effect’ en (KT). Deze zijn  het bekende ’laaghangende fruit’ of ’quick wins’.

Stap 4). Ga vervolgens met elkaar op een goede manier in gesprek (bijvoorbeeld op basis van de dialoog) eventueel met een facilitator met de nodige ervaring en kies dan welke projecten (of procesverbeter stappen) jullie dit jaar gaan oppakken en welke  het jaar daarna. Bekijk daarbij of de projecten elkaar kunnen versterken en zorg ervoor dat iedereen zich gehoord voelt.

Fig. 8. Het ‘taggen’ van de projecten om zo te komen tot een keuze voor dit jaar en volgend jaar.

Stap 5). Maak een globale planning per project waarin je de mijlpalen en taken opneemt, zodat het hogere doel scherp zichtbaar wordt. Dit wordt ook wel een Work Breakdown Structure (WBS) genoemd. Dit kan heel goed in de vorm van een mindmap, zodat je meteen per element (mijlpaal of sprintdoel) van de WBS een begin- en einddatum (en zelfs de kosten) erbij kan zetten. Professionele Visual Mapping Software genereert daarna automatisch een projectplan, een dashboard en een kostenraming om de vinger aan de pols te kunnen houden. De software kan zo helpen om dit project of team dashboard makkelijk en (deels) automatisch up to date te houden. Zie ook dit voorbeeld dashboard in een agile omgeving.

Fig. 9. Het opbreken van de projecten van dit jaar en het automatisch genereren van een planning.

De team mindmap hierboven kan voor verschillende doeleinden en stakeholders automatisch een dashboard genereren. Zie (hier meer over) het voorbeeld hieronder.

Fig. 10. Een voorbeeld van een dashboard met indicatoren welke automatisch is gegenereerd uit de team mindmap.

Storymapping uitproberen in jouw team of organisatie?

Kijk dan hier voor een verslag van een team die dit heeft gedaan. Je kunt hier een sjabloon (template) downloaden voor het gestructureerd verzamelen van verhalen uit jouw team. Aan de hand van de stappen in dit artikel kun je de vervolgstappen zelf doen met je team. Daarvoor moet je wel enige ervaring met Google Forms hebben, en een goed Visual Mapping Pakket. Wil je een simpelere aanpak kies dan voor livemappen of voor een hele gezellige en leuke start door de inzet van gamification kies dan voor de Hero Game Live! aanpak.

Wil je liever een vliegende start maken? Vraag dan onze hulp via dezelfde link hierboven. We hebben dit immers talloze malen gedaan! Veel materiaal (templates, checklists, … ) en denkwerk (aanpakken, rituelen, ) van andere teams mogen we hergebruiken en natuurlijk neemt de facilitator ook alle ervaring van voorgaande sessies mee. We starten met een intake om te bepalen wat de wensen en verwachtingen zijn. Aan de hand daarvan maken we een ‘Storymapping sjabloon’. We vragen de teamleden het formulier voor verschillende situaties en vanuit verschillende rollen in te vullen. Wanneer de informatie is opgehaald, organiseren we een live sessie van een halve dag (of twee uur virtueel), gefaciliteerd door een moderator en livemapper die samen met het team stap voor stap het plaatje (de visual map) maken. In deze sessie doorlopen we stap 1 en stap 2. Daarna kunnen jullie de volgende stappen zelf doorlopen of van onze hulp gebruik blijven maken. Mailen voor vragen kan natuurlijk ook, via info@worldofminds.com (of bel 070 7071355).

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts gelooft heilig dat 'werken' veel leuker en beter kan en vaak moet. Het is zijn passie hierbij te helpen. Hij deelt graag zijn kennis o.a. via spreekbeurten, artikelen en bijvoorbeeld in deze gratis webinars: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-webinars/
Jerre werkt als adviseur en verandermanager bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van 'Slimmer Werken, Niet Harder' en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren. Hij heeft diverse bedrijven (mede) opgericht waaronder BSO/Management Support Breda, Origin Desktop Outsourcing, InterimIC, de DHZ monitor, aHa!Coaching en World of Minds.
Jerre zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek aan de bar in het Hypershifterslab waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer