Werk

Zo kies je de juiste kantoorruimte (deel 1)

Geschreven door Gastauteur

Om je bedrijf goed te laten functioneren heb je in veel gevallen een kantoorruimte nodig. Maar waar moet je op letten als je een kantoorruimte wil kopen of huren? De locatie is uiteraard van belang, evenals de bereikbaarheid. Maar wat te denken van de huurprijs en de bijbehorende voorwaarden? In deze reeks gaan we dieper in op deze en nog veel meer vragen.

Hoeveel zou je daaraan willen uitgeven?

In samenwerking met Kantoorruimtevinden.nl.

Punt 1: Oppervlakte

De eerste factor waar je over na zult moeten denken is de oppervlakte die je nodig zult hebben. Hierbij moet je uitgaan van 7 vierkante meter netto vloeroppervlak per persoon.

Bij het huren van een pand is het verstandig om na te vragen of de huurprijs voor het netto vloeroppervlak (NVO) of voor het bruto vloeroppervlak (BVO) geldt. Dit kan aanzienlijk verschillen van elkaar en dit verschil zul je mee moeten nemen in de onderhandelingen over de huurprijs.

Extra ruimte

Naast het juiste vloeroppervlak voor het aantal personen dat erop moet werken zul je ook nog even stil moeten staan bij hoeveel ruimte je nodig denkt te gaan hebben voor opslag van bijvoorbeeld je voorraad en zaken zoals een koelkast of ruimte om te vergaderen of eten.

Soms is het heel prettig en praktisch om een aparte ruimte met een vergader tafel te hebben waar je met klanten kunt overleggen.

Is bijhuren of afschalen mogelijk?

Als je nog niet helemaal zeker weet hoeveel ruimte jouw bedrijf in de toekomst precies nodig gaat hebben, vraag dan ook altijd even na bij de verhuurder of je eventueel nog meer ruimte bij kunt huren en tegen welke prijs.

Vooral in bedrijfsverzamelgebouwen is het vaak wel mogelijk om je kantoorruimte eenvoudig uit te breiden of juist te verkleinen, maar dit van te voren duidelijk vastleggen is een aanrader.

Net zoals je het vloeroppervlak dat je daadwerkelijk voor het uitvoeren van werkzaamheden ter beschikking hebt duidelijk moet hebben. Betalen voor een trappenhuis of meterkast is in feite niet heel rendabel.

Punt 2: Huurtermijn

Ga voor jezelf goed na voor hoe lang je een kantoorruimte wilt huren. Welke periode voor jou als ondernemer het meest gunstig is hangt af van een aantal factoren. Als je de juiste afwegingen hebt gemaakt voor jezelf, dan hou je twee opties over:

Flexibel contract

Je komt over het algemeen voor de keus te staan of je een flexibel of een langdurig contract wil afsluiten. Een flexibel contract biedt je als ondernemer veel vrijheid.

Je kunt met een flexibel contract bijvoorbeeld een kantoorruimte slechts voor een aantal uren per dag of per week huren. Dit is vooral het geval in panden die speciaal zijn ingericht met flexplekken. Dit is ideaal als je als ondernemer alleen werkt en vaak onderweg bent. Je betaalt alleen voor de uren dat je daadwerkelijk gebruik maakt van een kantoorruimte.

Een flexibel contract kan ook een contract zijn met een flexibele opzegtermijn, waardoor je niet meteen heel lang vast hoeft te zitten aan één bepaald kantoorpand.

Vast, langlopend contract

Naast de mogelijkheid tot het afsluiten van een flexibel contract is er natuurlijk ook de, nog altijd meest gangbare, mogelijkheid tot het juist wel afsluiten van een langlopend contract.

Dit is in de meeste gevallen goedkoper dan een flexibel contract. Simpelweg omdat de verhuurder over een langere periode weet wat de opbrengst van de door jouw gehuurde kantoorruimte zal zijn.

Een langlopend contract sluit je meestal af voor de periode van bijvoorbeeld 2 jaar of langer. Zeker als de kantoorruimte voor jou heel geschikt is en op de perfecte locatie voor de komende jaren ligt, dan is het geen probleem om een langlopend en daarmee voordeliger contract af te sluiten. Als je niet helemaal zeker bent van je zaak, dan kun je misschien toch beter voor iets meer flexibiliteit en bewegingsvrijheid kiezen.

Punt 3: Locatie

De locatie van je toekomstige kantoorruimte is uiteraard ook van belang. Wat precies bepalend is voor de juiste locatie hangt af van je branche en werkzaamheden.

Als je alleen via telefonische verkoop werkt en nooit klanten op je kantoor zult gaan ontvangen, dan is de locatie van iets minder groot belang dan wanneer je in je kantoorruimte dagelijks klanten wilt gaan ontvangen.

Bereikbaarheid

Dit is een factor die meerdere gezichten heeft. Voor wie moet de locatie goed bereikbaar zijn? Vooral voor jezelf of vooral voor je klanten? Een kantoorruimte dichtbij je woning huren is gunstig als je alleen uitgaat van je eigen woonwerk verkeer situatie.

Maar als je goed bereikbaar wilt zijn voor klanten, dan is het beter om te kijken of de locatie ook voor hen gunstig is. Kunnen klanten je gekozen locatie makkelijk vinden en bereiken. Een locatie kiezen dichtbij het station is dan bijvoorbeeld een goede optie.

Uitstraling

Bij het kiezen voor een bepaalde locatie is ook de uitstraling van het pand waarin de kantoorruimte zich bevindt belangrijk. Zeker als je klanten wilt ontvangen in je kantoor dan moet de locatie wel de juiste uitstraling hebben.

Een advocatenkantoor beginnen in een pand ergens in een achterafbuurt op een kaal industrieterrein is wellicht niet de meest geschikte locatie voor een dergelijke onderneming. Terwijl ditzelfde pand voor uitsluitend telefonische verkoop of een webshop uitstekend kan functioneren.

Gids voor het inrichten van een thuiswerkplek – Kleur

Punt 4: Inrichting

Een niet te vergeten onderdeel van de voorbereiding om mee te nemen in de onderhandelingen over de huurprijs is de inrichting van je kantoorruimte. Er zijn tal van verhuurders die de optie hebben om een volledig ingericht kantoorpand van hen te huren.

Ga in dit soort gevallen altijd na wat zij precies onder ‘inrichting’ verstaan. Je kunt bedrogen uitkomen als je er vanuit gaat dat je alles wat je nodig hebt in de kantoorruimte zult kunnen vinden, terwijl er bij nader inzien alleen maar een vloerbedekking en luxaflex voor alle ramen onder inrichting verstaan werden door de verhuurder.

Zelf kopen of niet

Het heeft nogal wat invloed op je totale budget of je de inrichting van je kantoor zelf moet kopen of dat dit al compleet en bij de prijs van je werkplek inbegrepen is.

Bij inrichting moet je niet alleen denken aan zaken zoals kasten, bureaus en stoelen, maar ook aan zaken zoals vloerbedekking, eventuele zonwering, tussenwandjes en brandpreventieve zaken. Soms is een aantal dingen wel inbegrepen en andere nog niet. En soms kun je een kantoorruimte of werkplek echt heel compleet huren en hoef je alleen nog maar je laptop, lunch en telefoon zelf mee te nemen.

Het is vaak handig om voor jezelf even op een rij te zetten wat een kantoorinrichting zelf kopen je zou gaan kosten en of dit opweegt tegen de meerprijs die je voor het huren van de inrichting zou moeten betalen.

Als dit laatste niet het geval is, dan kun je altijd nog proberen te bedingen of je de ruimte ook kunt huren zonder inrichting. Zo niet, dan is het wellicht beter om nog even verder te zoeken naar een andere kantoorruimte.

Punt 5: Services

Misschien niet het eerste onderdeel waar je over na zou denken tijdens de voorbereidingen voor het kiezen van een kantoorruimte. Maar wel één om toch ook even heel bewust bij stil te staan. Welke services zijn inbegrepen in de huurprijs?

En welke komen juist voor je eigen rekening. Hierbij kun je heel basic denken aan zoiets als een servicecontract voor het onderhoud. Bijna altijd is dit inbegrepen als je een kantoorruimte gaat huren, maar niet altijd. Voorkom dus dat je voor vervelende verrassingen komt te staan en vraag even bij de verhuurder na wie opdraait voor het schilderwerk en het lappen van de ramen.

Kantoormanagement

Maar onder services kunnen nog veel meer dingen vallen waar je al dan niet behoefte aan kunt hebben als ondernemer. Puur op het gebied van kantoormanagement bijvoorbeeld.

Als je een ruimte in een bedrijfsverzamelgebouw gaat huren, dan kan het zomaar zijn dat er een centrale receptie is of dat er een postkamer bestaat. Heb je hier wel behoefte aan en wil je ervoor betalen of juist helemaal niet?

Waar je waarschijnlijk per definitie behoefte aan zult hebben is een internetaansluiting. Ook die valt soms onder de kop ‘service’ bij een verhuurder. Iets waar je extra voor betalen moet dus. Van te voren hier duidelijke afspraken over maken is geen overbodige luxe.

Tot slot is het navraag doen naar de mogelijkheid om optioneel een vergaderruimte te huren slim. Als er een centrale vergaderruimte is, dan hoef je geen rekening te houden met extra ruimte voor een vergadertafel in je eigen kantoorruimte. Alleen een vergaderruimte huren als je hem nodig hebt is in veel opzichten vaak veel rendabeler voor een zelfstandig ondernemer.

In het volgende artikel gaan we verder in op zaken als indeling, ligging en andere voorzieningen.

over de auteur

Gastauteur

Lifehacking.nl verwelkomt alle interessante artikelen die bij ons platform passen. Wil je ook een gastartikel schrijven? Neem dan contact met ons op!

Reageer