Mark Bird heeft een macro voor Microsoft Outlook geschreven. Bij het versturen van een e-mailbericht kijkt de macro of het bericht het woord “attachment” bevat. Als dat het geval is dan controleert de macro of je een attachment hebt meegestuurd. Zo niet dan verschijnt er een popup die je vraagt of je het bericht echt wilt versturen zonder attachment: “It appears that you mean to send an attachment, but there is no attachment to this message. Do you still want to send?”
Als je op Ja klikt wordt het bericht toch verstuurd, klik je op Nee dan kun je bericht nog aanpassen en dan opnieuw verzenden. Zo kun je het versturen van attachments en bijlagen dus niet meer vergeten!
Lees vooral ook het artikel van Taco Oosterkamp “Maak vooral meer fouten! / Email wegsturen)” over het handmatig (met F9 of de knop Verzenden/ontvangen) in plaats van automatisch verzenden van e-mail. Vaak denk je vlak na het versturen “oeps attachment vergeten” en met handmatig verzenden kun je het bericht dan nog bewerken. De oplossing van Taco is misschien voldoende voor je en werkt ook bij andere “oeps” momenten 
Outlook Attachment Reminder toevoegen aan Microsoft Outlook
Outlook Attachment Reminder is een macro voor Microsoft Outlook. Macro’s voeg je toe in Microsoft Outlook via de Visual Basic Editor.
- Open de Visual Basic Editor met ALT-F11 (of via de menu optie Extra>Macro>Visual Basic Editor).
- Aan de linkerkant verschijnt nu een boomstructuur (menu) met Project1. Als je deze opent dan verschijnt “Microsoft Office Outlook -objecten”. Onder deze optie verschijnt “ThisOutlookSession”. Dubbelklik daarop.
- Aan de rechterkant verschijnt nu een wit venster. Kopieer de macro van Mark Bird op deze plek. Of neem mijn versie van de macro die op zowel het woord “attachment” als het woord “bijlage” reageert en niet triggert op berichten waar je op reageert of die je doorstuurt.
- Sla de macro op met CTRL+S (of de disketteknop in de werkbalk).
De macro werkt in ieder geval in Microsoft Outlook 2003 en 2007 en in ieder geval niet in Microsoft Outlook Express. Het kan wel zo zijn dat Microsoft Outlook iedere keer bij het opstarten vraagt of de macro mag worden uitgevoerd. In Microsoft Outlook 2007 verschijnt dan de volgende popup.
Lees dan even verder op mijn weblog Een manier om… waar deze tekst in onderhoud is als onderdeel van het artikel “Door Outlook geattendeerd te worden op het meesturen van bijlagen (attachments)”. Voor kortere berichten kun je me volgen op http://twitter.com/mackaaij.
Over Patrick Mackaaij
Heerlijk dat deze finctie in OS X Mail al ingebouwd is…
Deze functie zit al een hele tijd in gmail.
Bijzonder handige toevoeging, dank!
Leuk op EEN ding na: als ik reageer op e-mail van anderen waarin het woordje attachment staat (omdat zij mij iets stuurden) krijg ik die waarschuwing ook. Beetje annoying.
Mogelijke oplossing: als email subject start met “RE:” of “Antw:”
dan zou de zoek actie naar de zoektermen “bijlage” of “attachment” moeten stoppen bij de e-mail header in the thread (bijvoorbeeld stoppen bij “From:” of zo)
Is het mogelijk om dit er bij te (life)hacken?
@ Martijn, als je in de macro ipv “original message”, “van:” neerzet verschijnt er geen melding meer.
@Sjors, @Martijn: Ik zie dat de oorspronkelijke macro inderdaad rekening houdt met de tekst die verschijnt als je op reply klikt. Dat is blijkbaar “original message” in de Engelse versie van Outlook. In de Nederlandse versie is dat “Oorspronkelijk bericht”.
Ik zal de macro aanpassen opdat deze in beide talen niet triggert op attachments bij replies. Hopelijk vanavond nog maar heb nog een hoop te doen
@Sjors, @Martijn: Ik heb via Google een functie in Outlook gevonden om de macro alleen bij nieuwe berichten te triggeren. Hierdoor is de macro ook direct “meertalig”.
Mijn versie van de macro heb ik geüpdate.
Lijkt me een hele handige feature om erbij te hebben, maar helaas doet-ie het niet. Ik heb je instructies netjes opgevolgd, maar als ik een mail verzend met daarin “attachment” of “bijlage” gaat hij gewoon de deur uit zonder waarschuwing. Enig idee waarom het niet werkt?
@Annelies: Bedankt voor je attentie. Ik heb je een nieuwe versie gemaild want blijkbaar heb ik met mijn laatste aanpassing ergens een bug geïntroduceerd. Zelf was ik er nog niet achter dat het niet meer werkte. Dat krijg je als je niet zoveel verstand hebt van VBA en toch wat probeert
De nieuwe versie heb ik getest in Microsoft Outlook 2003 en Microsoft Outlook 2007. Bij mij werkte de macro goed.
Dit lijkt mij een handige macro, maar hij werkt niet in Microsoft Office Outlook 2007. De macrobeveiligimg staat juist ingesteld.
@Erna: De macro heb ik getest in Microsoft Outlook 2003 en Microsoft Outlook 2007. Bij mij werkte de macro goed dus er is hoop
Verschijnt de popup “Beveiligingsmelding van Microsoft Office Outlook” wel?
Nu is het lastig om dit via het commentaar onderaan een pagina vooruit te helpen, misschien is het beter als je er even door een ICT-er naar laat kijken?
Heb je ook een oplossing voor als je in je handtekening een bijlage hebt zitten?
Nu wordt het bericht namelijk verstuurd doordat er in de handtekening een bijlage is opgenomen.
@Lizet: In de voorbeeldcode van het script staat:
intStandardAttachCount = 0
Als je dat getal ophoogt met jet aantal bijlagen waaruit je handtekening bestaat dan zou het goed moeten gaan.
Zelf gebruik ik Ubuntu (een Linux-smaakje, voor diegenen die dit nog niet wisten), en bij het e-mailprogramma Evolution is dit standaard al zo. Best fijn, zo’n functie. Voorheen gebeurde het me constant dat ik een mail verstuurde, en dat ik vergeten was om de bijlage erbij te doen. Heel irritant.
‘t Is inderdaad irritant om attachments te vergeten. Er zijn meer mailprogramma’s die er een voorziening voor hebben getroffen. Zo is er ook voor Gmail een attachment reminder:
http://mail.google.com/support.....wer=143085
Dit artikel gaat echter over Microsoft Outlook
Fantastisch, inderdaad. Bedankt.
Ik zag later dat dit ook op je weblog stond bij de uitgebreidere uitleg. waar je ook problemen behandelt.
Bij ons op kantoor staat in de standaard handtekening de volgende tekst: “Spaar het milieu door deze e-mail en de bijlagen niet af te drukken” Hierdoor krijg ik altijd de melding. De oplossing is simpel: Als het woord bijlage/attachment in de laatste karakters van het e-mail bericht voorkomt, de melding niet geven:
De regel:
If intIn > 0 And intAttachCount 1 And intIn < (Len(strBody) – 32) And intAttachCount <= intStandardAttachCount Then
Het woord bijlage komt namelijk bij mij in de laatste 32 karakters van het bericht voor.