Als je een lijst met Eerstvolgende Acties maakt, is het handig om die lijst te groeperen op Context. Zo kun je op elke plek waar je bent precies zien welke acties je op dat moment wél of juist niet kunt doen. Die laatste acties hoef je dan niet eens te bekijken!
De context is waar je moet zijn, of hetgeen je bij de hand moet hebben, om een bepaalde actie uit te voeren. Ik gebruik bijvoorbeeld zelf op dit moment de volgende contexten: bellen, mail, pc, kantoor, overal en thuis. Als ik onderweg ben, hoef ik de acties met context “kantoor” niet te bekijken – die kan ik dan toch niet doen.
In Outlook ligt het voor de hand om het Categorieënveld te gebruiken om de context van de actie in op te slaan. Hieronder leg ik uit hoe je aan elke takenlijst in Outlook het Categorieënveld kunt toevoegen in je favoriete weergave.
Sorteren op Categorieën
1. Open je takenlijst in Outlook en klik met je rechtermuisknop op het titeltje Onderwerp bovenaan de lijst in de titelbalk.
2. Kies dan het menu-item Veldkiezer.
Het veldkiezer schermpje wordt nu getoond.
3. Sleep met de muis het Categorieën blokje uit het Veldkiezer venster naar de titelbalk, bijvoorbeeld net achter Onderwerp. Je ziet dan 2 rode pijltjes waar het Categorieën blokje geplaatst zal worden in de Titelbalk.
3. Sluit het Veldkiezer venster.
Je hebt het Categorieënveld nu toegevoegd aan de lijst.
De lijst groeperen op Context
Nu zou het handig zijn om de lijst te groeperen op context, zodat je ze eenvoudig kunt in- en uitklappen.
1. Klik met je rechtermuisknop op het Categorieën titeltje in de titelbalk.
2. Selecteer Groeperen op dit veld.
Zoals je ziet worden je taken nu netjes per context gegroepeerd in je takenlijst.
3. Klik nogmaals met je rechtermuisknop in de titelbalk en selecteer Vak groeperen op. Het groepeervak bovenaan verdwijnt nu, wat weer een beetje ruimte scheelt.
In Outlook 2003 en eerder kun je elke actie een context geven door ‘m simpelweg in te tikken in de lijst in het Categorieënveld.
In Outlook 2007 kan dat helaas niet meer. Je kunt nu kiezen voor het Categoriseren knopje bovenaan, of voor het hoofdmenu: Acties | Categoriseren. Verder is het handig om in Outlook 2007 de meestgebruikte categorieën te voorzien van een sneltoets.
Begin je trouwens liever met Excel? Dan kun je mijn Getting Things Done in Excel spreadsheet downloaden.
Taco Oosterkamp
) selecteert Outlook die categorie. Nog even op Enter drukken en je bent klaar. Wel zorgen dat jouw gewenste categorieën in de hoofdlijst van categorieën staan. Die lijst kun je in hetzelfde schermpje vinden onder een knop.
Om je duizenden contacten uit familie, honderden social network, etc.. nog een beetje bij te kunnen houden in Outlook volgens ongeveer dezelfde systematiek: http://edward.de.leau.net/how-.....80312.html