Waarom zijn we allemaal zo druk op het werk? Om te werken niet waar? De grootste frustratie voor veel mensen zijn de (vaak eindeloze) vergaderingen met de halve staf die na afloop een gevoel achterlaten van “Was dat nu echt nodig?” Vergaderingen kunnen een stuk beter verlopen als je een paar grondregels in acht neemt. We beginnen met 10 maar voel je vrij om in de reacties meer tips achter te laten!
- Beleg een vergadering als het echt nodig is.
- Bepaal een duidelijke agenda met doelen en uitgangspunten
- Nodig alleen de personen uit die echt nodig zijn en die iets uit de vergadering kunnen halen
- Plan een vergadering ruim van te voren. Dit kan helaas niet altijd, maar zorg er voor dat iedereen tijd heeft om voorbereidingen te treffen
- Heb geen vergadering om er maar een te hebben. Als het niet meer nodig blijkt te zijn, annuleer hem dan
- Begin op tijd.
- Zet tijdslimieten op onderwerpen
- Zorg voor een gespreksleider die tijd en onderwerpen in de gaten houdt
- Hou je aan de onderwerpen. Wil je over koetjes en kalfjes praten? Maak het een agendapunt aan het begin
- Eindig op tijd. Je gesprekspartners hebben vaak nog meer te doen.
wil
precies. Een slechte vergadering impliceert een voorzitter die een cursus nodig heeft. Het artikel hierboven kan aangevuld worden met honderden tips, maar het begint met een goede voorzitter.
Steve
Hoe zit het met de voorzitter? Welke specifiek taken heeft zij/hij nodig om de vergadering goed te leiden? Welke rol heeft de voorzitter naar de notulist om maar eens stil te staan bij de mensen die wel deelnemen aan de vergadering en soms veel extra werk hebben bij de uitwerking van de notulen daar er behoorlijk inefficient vergaderd kan worden.
Steph
@Frank Meeuwsen: Ik had het niet over weglopen, ik had het over een onderwerp afkappen wanneer het verder tussen mensen buiten de vergadering opgelost kan worden :). De rest van de vergadering is dan weer relevant voor iedereen. Ná de vergadering kunnen dan de andere punten tussen mensen opgepakt worden 😉
Frank Meeuwsen
@Leon inderdaad, hele goede tip. Ik doe dat ook geregeld voor wat overleg met een projectteam. Staand aan de koffietafel, even wat punten doornemen en weer door met het werk. Erg effectief!
Leon
Ook een tip is om de vergadering staand te houden. Dat stimuleert de mensen veel meer om snel tot een oplossing te komen. Ik merk uit eigen ervaring dat het werkt.
Martijn Aslander
nog een tip: regel dat je de laptop open mag houden tijdens de meeting zodat je door kunt werken terwijl je luistert of de discussie relevant is en zo nodig kunt aanhaken.
ik ben opgehouden met vergaderingen. Werkafspraken maken vind ik prima in sessie-verband, maar een linneaire vergadering inc voorzitter werken voor mij niet echt
@frank: in en uitlopen zou echt een goede verbetering zijn, maar daar kan idd niet iedereen tegen. Alleen vergaderen met mensen die flexibel zijn?
Jan Kolstee
Draai een vergadering eens om
Begin met de slotvraag en werk zo van acheren naar voren
Succes
Frank Meeuwsen
@Bart & @Steph: Mijn ervaring is dat het erg ongepast is om tijdens een vergadering na een besproken punt weg te lopen, omdat de rest niet voor je van belang is. Ook het later binnenkomen zodat je alleen de voor jou relevante punten kunt bijwonen wordt niet altijd op prijs gesteld
@Willem: Misschien een voorstel voor de volgende vergadering om rekening te houden met forensen? Tabelletje met treintijden bij de agenda? Of bij deze print in de personeelskamer natuurlijk
Willem
Dit hangt morgen in de personeelskamer! Vandaag liep de vergadering 45 min uit, dat is drie treinen gemist (die ik vanuit de vergaderruimte kon zien vertrekken…)
Steph
Wees ook helder in beschouwen: Dit is iets waar 2 genodigden of partijen onderling uit zullen moeten komen en daarmee niet relevant voor de rest van de aanwezigen. Sluit onderwerpen snel af en verplaats ze naar de volgende agenda. Ga niet met alle genodigden de nieuwe punten oplossen.
Bart van der Meij
Het kan nog erger zijn: als je in een vergadering zit, zijn de meeste agendapunten niet interessant voor je. Dat slurpt dus tijd en energie.
Als je ervan uitgaat dat je jouw talenten het liefst maximaal benut, zou een bilateraal overleg met je ‘baas’ over (hulp bij) wederzijdse benutting van talenten voldoende zijn. Dat is voor beide interessant en geeft dan dus energie. Daarna kun je weer ‘gewoon’ aan het werk en waarde creeeren. Als je geen meerwaarde meer creeert of je begrijpt elkaar niet meer, dan kun je beter iets anders gaan doen…
Comments are closed.