23 Tips van Taco voor Slimmer en Sneller E-mailen

Sommige mensen denken dit ik e-mailen leuk vind, omdat ik er een boekje over schreef. Maar het tegendeel is natuurlijk waar: ik probeer e-mailen zoveel mogelijk te optimaliseren, juist om er zo min mogelijk tijd aan te besteden. En volgens mij zou dat voor meer mensen handig zijn.

Ja, ook ik vind mail vaak heel efficiënt en handig. De techniek heeft zoveel mogelijk gemaakt waar mijn grootouders zich niets bij hadden kunnen voorstellen. Maar als ik bij een training of seminar vraag wie er nou echt geniet van z’n mail, krijg ik niet zoveel respons. Daarom heb ik mijn top 23 tips voor slimmer en sneller mailen hier op een rijtje gezet. Voor de insiders zijn het allemaal open deuren, waar we het hier op Lifehacking.nl al veel vaker over hebben gehad. Maar bij elk seminar waar ik spreek ontmoet ik weer handenvol mensen die geen idee hebben dat sommige dingen zoveel makkelijker kunnen. Vandaar.

 

1. Haal elke mail die je hebt gelezen meteen weg uit je inbox, anders loop je het risico dat je je sommige mails wel 10 keer leest. Dus géén ‘markeren als ongelezen’ gebruiken om aan te geven ‘dat je er nog iets mee moet’, daar zijn takenlijsten voor uitgevonden.

2. Maak een kopie van elke mail waar je nog wat mee moet en sla die op naar wat het voor jou op dit moment betekent. Alles waar je alleen maar op hoeft te wachten gaat bijvoorbeeld naar de Wachten Op lijst. En alles waar je ooit nog eens wat mee moet of wilt doen naar Later/Misschien. Afspraken kopiëer je naar je agenda en acties voor deze week naar je takenlijst. Zo weet je zeker dat je die informatie op het juiste moment weer tegenkomt (wel eens per week je lijsten doorlopen om ze op orde te houden).

3. Verplaats vervolgens elke mail waarover je hebt besloten naar je archief. Zo kun je (naast de beslissing wat je ermee gaat doen hierboven) elke mail weer snel en makkelijk terugvinden. Bovendien hou je je e-mail archief intact.

4. Sla zoveel mogelijk mail op in één archiefmap (“Kort Archief”). Zo voorkom je dat je voor elke mail een beslissing moet nemen in welk sub-sub-submapje je dit mailtje gaat opslaan. Gina Trapani noemde dit principe: “Pile, not file.” Dat werkt niet bij de papieren op je bureau, maar wel bij digitale informatie.

5. Laat je computer zoeken als je iets nodig hebt. Als je iets zoekt in je Kort Archief map, gaat dat vaak het snelst door ‘m te sorteren op de afzender. In Outlook kun je dan domweg de naam van de afzender intikken om de mail die je zoekt te lokaliseren. Met Ctrl+E kun je ook supersnel zoeken in een Outlook map. Maar ga je anders eens te buiten aan Google Desktop of Windows Desktop Search en zie dat je die 1000 Euro aan oud ijzer ook werkelijk voor jóu laat werken, in plaats van andersom.

6. Gebruik software om lange teksten af te korten. Outlook heeft dat al aan boord in de functies Autocorrectie en Snelonderdelen. Maar externe tools als TypePilot en Fingertips voor Windows en Typinator en TextExpander werken handiger. Waarom zou je die routebeschrijving elke keer opnieuw opzoeken en ‘m kopiëren naar je mail, als je ‘m ook met drie letters tevoorschijn kunt toveren? En hetzelfde geldt voor veelgebruikte zinnen als ‘Mocht je verder nog vragen hebben, dan hoor ik het graag.’ 

7. Stap over naar sneltoetsen. Als het gaat om het verwerken van e-mail, is muizen voor mietjes. Werken met sneltoetsen gaat volgens onderzoek zo’n 50% sneller. Bovendien houdt het je hoofd vrij voor creatieve ideeën, in plaats dat je steeds moet overschakelen tussen het verzinnen van een zin en de oog-handcoördinatie die je nodig hebt bij het werken met een muis.

8. Leer blind typen. In een tijd van e-mail en toetsenborden is er geen excuus meer. Blind typen gaat vele malen sneller.

9. Zet blauwe schermpjes, belletjes en het automatisch checken van e-mail uit. Als je af en toe ook wat geconcentreerd wilt werken, wil je je toch niet laten afleiden door het feit dat iemand anders besloten heeft om juist op dít moment een mail aan je te sturen? Datzelfde geldt trouwens op je Blackberry of Smartphone. Mail ophalen wanneer jij het wilt kan knap handig zijn. Maar elke tien minuten een piepje maakt van volwassen mensen kleuters die hun speeltje niet kunnen loslaten.

10. Beantwoord een e-mail meteen, als het binnen twee minuten kan. Niet meteen wanneer hij binnenkomt natuurlijk (zie hierboven bij belletjes), maar wanneer jij je inbox gaat leegmaken. Elk mailtje wat je binnen twee minuten kunt beantwoorden (en met software om lange teksten af te korten kan dat al snel) is mooi meegenomen.

11. Neem 12 minuten om e-mail te beantwoorden en ga dan weer iets anders doen. Zo stimuleer je jezelf om zo productief mogelijk mails te beantwoorden. En hou je nog tijd over voor de rest van je werk.

12. Gebruik takenlijsten. Als je een mail naar een takenlijst kopiëert, zoals ik hierboven aanraad, geeft je dat de mogelijkheid om een eigen omschrijving in te tikken van wat jíj wilt gaan doen met de inhoud van die mail. Dat stimuleert je denken (“Wat moet ik nou eigenlijk precies gaan doen?”), maar helpt ook bij het nalezen van je takenlijst met alles wat je die week nog wilt gaan doen. Bovendien hoef je dan over elke e-mail maar één keer na te denken wat je exact wilt gaan doen. Dat scheelt een hoop nadenkwerk in de loop van een week.

13. Maak een Wachten Op lijst. Als je alles waar je alleen maar op hoeft te wachten op een aparte lijst bijhoudt, hoef je daar nooit meer over na te denken, terwijl je het toch niet vergeet. Dat scheelt een hoop rust in je hoofd. Die lijst moet je dan wel één keer per week (of als je directiesecretaresse bent: vier keer per dag) doorlezen, maar de rest van de tijd is het mooi geborgd.

14. Antwoord zoveel mogelijk de volgende werkdag. Zo voorkom je aan de ene kant dat mensen heel lang op je reactie moeten wachten, maar aan de andere kant dat je de indruk wekt dat je elk mailtje meteen binnen tien minuten beantwoord. Dat mañana principe is ook handig om elke dag te zien hoeveel mail je precies moet verwerken.

15. Antwoord in maximaal 5 regels. Als dat niet lukt kun je even nadenken of het niet handiger is om te bellen of even langs te lopen om te overleggen. Lange mails worden slecht gelezen en kosten veel tijd om in te tikken.

16. Geef elke e-mail die je stuurt een duidelijk onderwerp. Wat wil je nou precies dat de ander doet?

17. Wees zuinig met CC en BCC. Aandacht en tijd van de ander kost ook geld.

18. Zet het meteen-verzenden van e-mails uit. En wel omdat je dan net iets meer fouten kunt maken, zonder desastreuze gevolgen. Dat scheelt weer tijd.

19. Maak geen ruzie per e-mail. Als je dan toch ruzie maakt is het veel leuker om dat ouderwets face-to-face te doen, toch? Of maak juist wél ruzie per e-mail, zodat je rustig de tijd hebt om je gedachten op een rijtje te zetten en genuanceerd te blijven.

20. Maak regels om spam te verwijderen en nieuwsbrieven in aparte mapjes te parkeren.

21. Meld je af van nieuwsbrieven waar je toch niets van leert of iets mee doet. En als je de unsubscribe knop niet kunt vinden: maak een regel om die nieuwsbrief meteen te verwijderen bij binnenkomst.

Spreek je tekst in, in plaats dat je het typt. Met software als Dragon NaturallySpeaking kan dat voor sommige mensen erg veel tijd schelen.

22. Pak de telefoon als degene met wie je wilt communiceren geen e-mail, maar een belinterface heeft. Iedereen heeft z’n eigen voorkeur van communiceren. Het is handig om daar rekening mee te houden.

23. Hou je niet aan Taco’s regeltjes, maar wees alert op wat je doet en dokter lekker zelf uit wat voor jou het beste werkt.

 

En mocht je toevallig met Outlook werken, dan heb ik nog wat extra tips in m’n gratis minicursus.

(En ere wie ere toekomt: veel van deze tips komen natuurlijk voort uit, of bouwen door op Getting Things Done van David Allen)

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

16 Comments

  • Avatar
    Joris Cornielje
    Posted 05/08/2010 3:40 pm 0Likes

    Om je ‘hoop oud ijzer’ voor je te laten zoeken heb je tegenwoordig ook Xobni. Werkt snel en hetzelfde als Live Search en Google Desktop Search, maar dan alleen voor je Inbox.

    Het heeft nog wat leuke opties om bijv. voor al je contacten de mailgeschiedenis op een rij, maakt niet uit in welke map het zit. En nog leuke statistieken ook (wie is je nummer 1 deze maand… nutteloos maar wel leuk).

  • Avatar
    Taco Oosterkamp
    Posted 06/05/2010 9:50 am 0Likes

    Dag Sypie, je hebt gelijk voor wat betreft Nederlandse afzenders. Maar internationaal houdt lang niet iedereen zich aan de Nederlandse wetgeving. Groeten, Taco

  • Avatar
    Sypie
    Posted 23/04/2010 4:59 pm 0Likes

    Regel 21 is al weer achterhaald. Tegenwoordig MOET er een unsubscribe link zijn. Als dit er niet in zit is het een kwestie van 1 gestandaardiseerd e-mailbericht naar de info van het betreffende adres, of een ander bekend adres, met daarin de boodschap dat je je jurist aan het werk gaat zetten.

  • Avatar
    Martijn
    Posted 05/02/2010 5:51 pm 0Likes

    Mooie tips, bedankt Taco en ook de reacties bevatten goeie tips. Ik heb en hou mijn mailbox al aardig opgeruimd, maar met deze handigheden zal het nog opgeruimder zijn!

  • Avatar
    Douwe van Ommen
    Posted 10/01/2010 10:07 pm 0Likes

    @Taco nee, ik gebruik ze nog niet, ik twijfel nog tussen Highrise van 37signals en de genoemde tools. Het zou mooi zijn als ze bovenop Google Apps konden worden geplaatst, zodat Apps als een soort van Backup kan functioneren. Ik zoek het nog wel eens uit, heeft geen haast bij mij…

  • Avatar
    Taco Oosterkamp
    Posted 14/12/2009 10:09 am 0Likes

    Dag Colette, ik ben bang dat ik vooral op Windows werk (hoewel ik net een Macbook heb gekocht om wat mee te experimenteren voor m’n klanten). Dus ik kan je nog niet echt helpen met praktische Apple tips…

    En Jakolien, dat kan ik me goed voorstellen. Ik moest er ook aan leren wennen. Sowieso is mijn tip wel om je oude archief mooi intact te houden en alleen een week of twee met alle nieuwe mail te gaan werken met één archief. Dan kun je zien of het voor je werkt – en anders kun je ook wel snel terugvallen op je oude methode.

  • Avatar
    Jakolien
    Posted 04/12/2009 10:13 pm 0Likes

    Allemaal hele fijne tips die ik al jaren gebruik behalve het op 1 hoop gooien van mailtjes. Dat “durf” ik nog niet haha.

    @Colette welke tip bedoel je met TAKEN?

  • Avatar
    Colette Sibbel
    Posted 04/12/2009 6:13 pm 0Likes

    Hai Tako, ik probeer wekelijks de opruimregeltjes door te lopen zodat ik steeds vanzelf slimmerderder werk dan ik de week ervoor deed. Nu heb ik echter een van jouw rssfeed slimmemail regeltjes waar ik niet uitkom. Je schrijft, en dat ben ik ook helemaal eens, dat je in je archief beter de mails op een stapel kunt gooien in plaats van in submapjes. Dat scheelt zoeken, de ‘magneet’ van je zoekmachine slurpt je zoekitem er dan vanzelf uit en hoeft niet eerst allemaal doosjes open te doen.
    Maar nu de praktijk (Mac snowleop. met mail): hoe krijg je je mail in het archief (bij mij in map op timecapsule) zonder de postbussen waar ik ze eerst in opgeborgen had? Je mailtjes selecteren en dan in archief opslaan neemt n.l. de postbus mee! Mij lukt het n.l. niet. Nog aanvullende tip?

    Trouwens, die tool TAKEN is echt super, gebruikte ik nooit, altijd via work around. Wat een uitvinding!

  • Avatar
    Taco Oosterkamp
    Posted 03/12/2009 10:32 am 0Likes

    Dag Douwe, nee ik kende ze nog niet. Bedankt voor de tip! Lijkt me een goede ontwikkeling. Nu wil ik zelf de gok niet aan om m’n e-mail en andere belangrijke gegevens alleen on-line te plaatsen, maar er zijn een hoop mensen die dat wel doen, dus voor hen zou het goed moeten kunnen werken.

    Werk jij zelf met één van deze tools?

  • Avatar
    Douwe van Ommen
    Posted 01/12/2009 7:33 pm 0Likes

    Taco, heb je wel eens gekeken naar webdiensten die het efficient wegwerken van e-mail ondersteunen? Er zijn diensten als Relenta en Funnela die je veel mogelijkheden geven om e-mails te taggen, notes aan te maken, doorschuiven naar anderen etc. Bovendien integreren ze mooi met je agenda en contactpersonen. Ik ben benieuwd wat je mening over dit soort tools is.

    http://www.relenta.com
    http://www.funnela.com

  • Avatar
    Arnout Drenthel
    Posted 01/12/2009 1:25 pm 0Likes

    Naast de tips van Taco, die ik meerendeels al een tijd (met veel effect) toepas, ben ik vorige week gestart met een nieuw experiment.

    Geïnspireerd door Timothy Ferriss’ “The Four Hour Workweek” heb ik onlangs een autoresponder ingesteld om mezelf (en anderen) te dwingen effectiever te e-mailen. Meer daarover op: http://www.arnoutdrenthel.nl/2009/11/arnout-controleert-tweemaal-per-dag-zijn-e-mail/. In een notendop: Ik lees maar tweemaal per dag mijn mail (en werk dan alles weg). Via de autoresponder worden anderen daarop gewezen. Gevolg: een stuk minder oneigenlijk gebruik van e-mail en veel minder verlies van tijd waarin ik ook leuke dingen zou kunnen doen.

    Werkt tot nu toe (gebruik het nu een week) erg prettig! Ik breng nu veel minder (onnodige) tijd in mijn mailbox door.

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: