Een slimme hack om snel en zonder RSI-gevoelige muiskliks je mail te sorteren is MsgFiler (op de Mac) of QuickFile in combinatie met het open source mail-programma Thunderbird (Mac of Windows). Het werkt razend eenvoudig: met een sneltoets opent de plugin in een venster. Vervolgens typ je de naam van de folder waar je de mail heen wilt verplaatsen: zeg ‘GTD’. Er verschijnt een lijst van folders met die letters. Blader met de cursor naar de goede naam, hit ‘Enter’ en klaar. MsgFiler in combinatie met Mail Act-On bespaart me dagelijks minstens een minuut en een hoop geklik met de muis. Het levert me de komende jaren minstens zeven extra dagen op om leuke dingen te doen in plaats van muis slepen!
Er zijn maar weinig programma’s die je zo intensief gebruikt als je e-mailprogramma. Als dat goed in elkaar zit bespaart het je dagelijks minuten en heel veel muiskliks. Als het slecht in elkaar zit, tsja, dan kost het je dus veel tijd. Op een mensenleven gaat het in totaal al snel om zeven dagen e-mails slepen (1 minuut per dag x 200 dagen per jaar x 50 jaar = 167 uur = ± 7 dagen…)
Vandaar dat ik in de zomer van 2008 voor mezelf een project “Wat is het beste mail programma” ben gestart. Na een dagje zoeken bleven er drie gegadigden over: Entourage (van Microsoft), Thunderbird (van de Mozilla Foundation, ook de motor achter Firefox) en Mail (dat standaard op je Mac staat en wat ik op dat moment gebruikte).
Na een dagje testen viel Entourage af. Cluncky, onhandig en niet stabiel.
Maar Thunderbird (Mac én Windows), dat zag er veelbelovend uit. Niet omdat de vormgeving fraai was, maar daar wilde ik wel overheen stappen. Wat me vooral aansprak aan Thunderbird was de mogelijkheid om er plug-ins aan toe te voegen, net als in FireFox. De mooiste die ik vond was QuickFile, een manier om razendsnel emails te archiveren met het toetsenbord. Ook handig was een plug-in om de verzendtijd van een email in te stellen en een ‘Ad-blocker‘ waardoor advertenties onzichtbaar blijven. En ik was helemaal blij toen ik een plug-in vond die het (minder mooie) uiterlijk van Thunderbird veranderde in dat van Mac Mail. De plug-in werkt zelfs op de Windows versie van Thunderbird.
Na een maand testen (inclusief het overzetten van 60.000 e-mails, wat prima ging) besloot ik toch bij Mac Mail te blijven. De redenen? Het adresboek van Thunderbird staat los van het standaard adresboek dat komt met je Mac. Wijzigingen in het adresboek van Thunderbird komen niet terecht het Mac adresboek. Dat is niet handig, omdat bijvoorbeeld een telefoon ‘synct’ met het Mac adresboek. De tweede reden was dat het in Thunderbird niet echt handig is om mails te doorzoeken omdat de zoektechnologie van Mac OSX er niet ingebouwd is. Als ik nu “GTD” typ in de zoekbalk van Mac Mail heb ik binnen een seconde ALLE mails waar dat woord in voorkomt bij elkaar staan. In Thunderbird duurt dat minuten. Tenslotte bleek het ‘onderhoud’ aan de software niet heel goed. De aandacht van de (open source) developer community rond Thunderbird staat er wat dunnetjes bij op het moment. Het programma wordt veel minder regelmatig ge-update dan Firefox. De aandacht binnen de Mozilla Foundation ligt ook meer bij Firefox, omdat het inkomsten oplevert.
Uiteindelijk besloot ik daarom toch trouw te blijven aan Mac Mail. Maar ik mistte dagelijks de QuickFile plugin. Want zeg nou zelf, wie wil er zeven dagen van zijn leven besteden aan het slepen van een muis over een matje? Gelukkig vond ik niet lang daarna Mail Act-On en MsgFiler. Mail Act-On is gratis en aan MsgFiler zul je niet failliet gaan ($8). Zeven dagen winnen in je leven voor acht dollar, dat is een hele goede deal 🙂
Het werkt zo: met een sneltoets open je een venster. Vervolgens typ je de naam van de folder waar de mail naar toe moet, zeg ‘GTD’. Er verschijnt een lijst van folders met die letters. Blader met de cursor naar de goede naam, hit ‘Enter’ en klaar. Een hack die je de komende jaren minstens zeven extra dagen oplevert om leuke dingen in te doen!
rien
Ik geef M$ graag altijd het nadeel van de twijfel. Echter is Outlook erg goed zodra je “Lookout” installeert. Die extentie laat je Google-achtig zoeken in je mail.
Ik sorteer nog altijd, met name om zo hele mappen van projecten van jaren geleden weg te kunnen gooien als de tijd rijp is. Maar handmatig zoeken doe ik nooit meer.
Anouk
Evert-Jan: wellicht even investeren in een typcursusje? Zou je nog een hoop tijd kunnen besparen als je eenmaal wat sneller kunt typen 😉
Wanneer die 5 minuten inclusief het lezen van de post was: workshop snellezen of weet-ik-veel-hoe-dat-tegenwoordig-heet een idee? 😉
Spanxter
Ja ja… GTD…. dus aan de ene kant besteed je een berg tijd om allerlei plug-ins te bekijken die je uiteindelijk misschien wel een minuut per dag kunnen besparen en vervolgens besteed je een maand aan het overzetten aan van alles om daarna weer terug te komen bij je uitgangspunt… you’re Getting Nothing Done …
JLC
QuickFile als add-on voor Thunderbird klinkt aanlokkelijk maar blijkt helaas niet compatibel met Firefox 3.0.
Als ik de tweede link in het artikel naar QuickFile volg krijg ik een download die althans mijn Windows niet kan openen. Onbekende extensie.
Evert-Jan
Wat een grap. Even klikken en slepen kost je 7 dagen van je leven; en met dat tooltje zou dat tot 0 worden gereduceerd? Kost die sneltoets, intypen, bladeren en enter dan geen tijd?
Bah nu heb ik hier al weer 5 minuten aan verspeeld 🙂
Cas
Wat is er mis met good-old timemachine die je mail gewoon lekker opslaat. Hoeft niks te worden gearchiveerd en Mail.app heeft mooie zoekfunctie voor als ik iets zoek. Scheelt me weer 2 dagen om te wennen aan het systeem dat je nu moet afwerken. Totaal 9 dagen!
uffe1909
“met een sneltoets opent de plugin in een venster. Vervolgens typ je de naam van de folder waar je de mail heen wilt verplaatsen: zeg ‘GTD’. Er verschijnt een lijst van folders met die letters. Blader met de cursor naar de goede naam, hit ‘Enter’ en klaar”
Is dit sneller of minder RSI revoelig dan Click, Sleep, Release??
JAS
nelson email organizer als addon op outlook. Werkt perfect voor zoeken én vinden van email.
Tom
Ik vind het ergerlijker dat er een heel groot verhaal wordt getypt over het sorteren van mail naar bepaalde folders. Ik kan me herinneren dat ik dat tien jaar geleden al deed met mijn hotmail. Tegenwoordig heeft ieder zelfrespecterend mailprogramma dat ook!
Ik mag hopen dat het niveau van lifehacking weer omhoog gaat..
Karel
Het begint wel buitengewoon ergerlijk te worden dat jullie in deze rubriek alleen Windows en Apple OS behandelen. Er zjin nog een aantal andere OS ook hoor! Met name 400 Linux distributies, OpenBSD, Solaris, Haiku om er maar een paar te noemen.
En zowaar, voor die OS is ook nog erg goede software te krijgen, zelfs voor een flink deel dezelfde software als alleen voor Windows en Mac!
WPW
Dan hebben jullie wat gemist, mja tis een australies product, spreekt wel nederlands en word globaal geboycot, gooi outlook de deur uit en steek meer dan 1400 euro in je zak door geen exchange te nemen, stop met zoeken want de oplossing is er al en kost geen drol… desknow.
Kauwgomballen
Beste Frans,
Het lijkt erop dat je uiteindelijk gewoon beter af bent als je bij Apple Mail blijft (al dan niet met plugins). Je hebt er een maand aan besteed om van Apple Mail, via Thunderbird, weer terug te komen bij Apple Mail. Met de plugin win je misschien een week, maar dan sta je nog altijd op een “verlies” van drie weken… 🙂
Wat hierin buiten beschouwing is gelaten, is dat de ontwikkelingen snel gaan. De komende 50 jaar zal e-mail zich ontwikkelen, en de bijbehorende programma’s ook. Het zou mij dan ook niks verbazen als we over 10 jaar (of eerder) deze handeling niet eens meer hoeven uit te voeren. Ik hou het dus voorlopig gewoon lekker bij Apple Mail, en neem dat slepen af en toe voor lief (tip: E-mailregels aanmaken helpt ook om ervoor te zorgen dat bepaalde e-mail automatisch in een bepaalde map terecht komt!)
Wil
Ik sleep al jaren niet met enige e-mail omdat a) met Smart Mailbox landen vanzelf op de juiste plaats waar ze moeten vallen, en b) met de Search heb ik ‘m ook binnen ‘no time’.
Slepen van e-mails en dokumenten refereert aan een van de vele slechte, oude PC, DOS en Windows gewoonte die bij veel Mac gebruikers nog steeds wordt toegepast. Als je Googled heb je uiteindelijk ook geen eigen struktuur, hebt geen idee of de info uit Rusland of Delft komt maar verschijnt wel allemaal keurig op je scherm.
Chris Eidhof
Ik werk al een hele tijd onder het motto “Search, don’t file”. Al m’n mailinglijsten worden automatisch in hun eigen mapje opgeslagen, alle andere mail gaat naar de prullenbak, spam-folder of m’n archief-mapje. Vervolgens gebruik ik de zoekfunctie in m’n mailclient (Mail.app) om makkelijk te zoeken in die mapjes (en dat is hartstikke snel). Werkt als een trein!
SanderG
@Jeroen,
Het is OT maar voor hotmail zijn ook oplossingen.
http://www.iphoneclub.nl/forum/f18/iphone-internet/f39/e-mail/1787-hotmail-naar-gmail-doorsturen-gratis-truukje.html
Dit is een alternatief voor Izymail: http://v3.izymail.com/gmailconfig.aspx
Jeroen
Als je het mij vraagt, is het beste emailprogramma Gmail:
Altijd en overal beschikbaar, ook op mobiel/pda, perfecte zoekfunctie, perfect organiseren en archiveren door ’tags’ toe te voegen, mogelijkheid om al je andere emailadressen via Gmail te beheren (behalve Hotmail, maar die moet je sowieso niet hebben), onbeperkte opslag, geïntegreerd met agenda, docs, geen problemen bij vastlopers van harde schijven, uitstekende anti-spam-eigenschappen, enz enz.
Eerlijk gezegd begrijp ik niet dat mensen anno 2008 nog tobben met ouderwetse mailprogramma’s op de pc.
SanderG
Genoemde problemen van thunderbird zijn naar verwachting opgelost in versie 3. In tegenstelling tot wat je schrijft wordt hier actief aan ontwikkeld. Er zijn zelfs al testbuilds beschikbaar.
Als je een IMAP account gebruikt kan je de server-side zoekfuncties gebruiken, dan heb je het resultaat ook in 1 seconde…
Willem-Jan
Ik denk dat ik het niet helemaal snap, wat doet MsgFiler meer dan Mail Act-on?
Enige voordeel dat ik zie is je geen regels hoeft aan te maken met MsgFiler.
Ik neem nog genoegen met Mail Act-on 🙂
Comments are closed.