9 stappen om makkelijker te delegeren

Ondernemers zijn vaak geneigd om alles zelf te doen. De administratie, de website bijwerken en dan ook nog zorgen dat het bedrijf goed loopt. Sommige taken kun je als ondernemer beter aan anderen overlaten. Zij kunnen die taken vaak beter, sneller en professioneler uitvoeren. Maar delegeren is niet voor iedereen makkelijk. Hoe zorg je ervoor dat je delegeert en zo meer tijd overhoudt voor jouw kerntaken?

Stap 1 – Delegeer de juiste taken
Het begint met inzicht in welke taken je zelf wil of kan uitvoeren. Ben jij de aangewezen persoon voor de administratie? Is het echt nodig om zelf uren aan een tekst voor een promotiecampagne te schaven? Wees realistisch en vraag je bij iedere taak af of jij de juiste persoon bent voor de uitvoering ervan.

Stap 2 – Laat juiste persoon taak uitvoeren?
Ga op zoek naar de juiste persoon om de taak wel uit te voeren. Dat kan binnen de eigen organisatie, maar misschien is daar niemand beschikbaar. Maak dan gebruik van iemand buiten de organisatie. Het makkelijkst is om binnen het eigen netwerk te kijken of iemand de taak uit kan voeren.

Stap 3 – Zorg dat de verwachting helder is
Als ondernemer weet je vaak precies hoe je iets wilt hebben. Daarom doe je ook zoveel zelf zonder te delegeren. Eén van de belangrijkste stappen is dan ook duidelijk maken welke resultaten je verwacht van de persoon die de taak van jou overneemt. Zo voorkom je teleurstelling én zorg je ervoor dat je later niet alsnog zelf de laatste hand aan iets moet leggen.

Stap 4 – Stel een deadline
Bepaal wanneer een taak af moet zijn en stel een realistische deadline. Ondernemen betekent soms dat iets eigenlijk gisteren al af had moeten zijn. Zorg ervoor dat je tijdig delegeert en iemand anders zo de mogelijkheid geeft om de taak goed uit te voeren.

Stap 5 – Geef alle informatie
Zelf heb je vaak precies in je hoofd wat er moet gebeuren. Iemand van buiten de organisatie moet het zonder deze kennis van jouw onderneming doen. Wees dan ook volledig bij het geven van informatie. Ga er niet van uit dat iets vanzelfsprekend is. Je kunt beter te veel dan te weinig informatie verstrekken.

Stap 6 – Geef vertrouwen
Als je eenmaal aan het delegeren bent, moet je er ook op vertrouwen dat het goed komt zonder jouw inmenging. Dat betekent dat je niet voortdurend naar de voortgang hoeft te vragen. Als je de stappen hierboven gevolgd hebt, kun je verwachten dat de taak naar wens uitgevoerd is bij het verstrijken van de deadline. Niets is zo vervelend als iemand die continu over je schouder meekijkt.

Stap 7 – Neem de taak niet terug
Door te delegeren is een bepaalde taak niet meer jouw verantwoordelijkheid. Neem een taak dan ook niet terug. Het kan gebeuren dat iemand toch moeite heeft met het uitvoeren van de taak of nog vragen heeft. Dat kan en jouw enige rol is dan ook beschikbaar blijven voor tussentijdse communicatie. Zo kun je waar nodig input geven, maar waak ervoor om de werkzaamheden helemaal over te nemen.

Stap 8 – Behoud het overzicht
Bij delegeren moet je er wel voor zorgen dat je het overzicht bewaart. Maak een lijst van gedelegeerde taken, de persoon die de taak uitvoert en de bijbehorende deadline. Zo hou je het overzicht en weet je precies welke taken uitbesteed zijn. En waar jij je dus geen zorgen over hoeft te maken.

Stap 9 – Evalueer en schaaf bij
Als de taak uitgevoerd is, maak dan de balans op. Kijk of de resultaten naar wens zijn en bepaal of je in de toekomst het delegeren anders aan zou pakken.

Pas deze stappen toe op taken binnen jouw onderneming. Je zult zien dat je door te delegeren meer tijd overhoudt voor de kerntaken. Zo wordt ondernemen weer aangenamer.

Laat je hieronder weten of het lukt om taken te delegeren?