Zo hou je iedere dag tijd over

Je hoeft echt geen timemanagement cursus te volgen om dagelijks meer tijd over te houden. Besluit gewoon om een aantal van de onderstaande gewoonten af te leren en je krijgt zeeën van tijd om dingen te gaan doen die je al heel lang van plan was.

Collega’s direct te woord staan
Staat er een collega naast je bureau, dan ben je vaak uit beleefdheid geneigd om al dan niet met een half oor te luisteren wat die persoon te vertellen heeft. Alleen, al die korte verstoringen halen je iedere keer uit je werk. Het duurt daarna weer even voordat je opgestart bent om verder te gaan met de klus waarmee je bezig was.

Hou eens in de gaten wie je verstoorders zijn en hoe vaak ze langs lopen. Wellicht kun je met deze mensen regelmatig korte overlegmomenten afspreken. Zodat jullie zonder verstoringen en met aandacht dingen af kunnen handelen.

Ik ken ook mensen die een spreekuur hebben ingesteld. In hun (openbare) agenda staat aangegeven wanneer ze aanspreekbaar zijn. Zij geven aan dat het voor beide kanten in het begin even wennen was, maar dat het nu heel goed werkt. Mensen weten dat je op spreekuur tijden echt even de tijd voor ze hebt en de rest van de dag kun je zelf veel meer geconcentreerd werken doordat er minder verstoringen zijn.

Tijd vol praten
Ik ben een poosje geleden begonnen om bij veel gesprekken van te voren aan het geven hoeveel tijd ik beschikbaar heb. Dat bleek een goede zet! De ander weet nu dat hij zijn verhaal binnen die tijd moet doen en voor mij is het makkelijker om een langer durend gesprek af te breken omdat ik me er nu niet meer schuldig over voel. Zelfs bij klanten blijkt dit prima te werken. We komen sneller tot de kern en het geeft ook een bepaalde energie en dynamiek om niet ‘weer een uur vol te hoeven praten’.

‘Even’ scannen van mail
Hoe vaak pak je je smartphone en screen je je mailbox? Brits onderzoek wijst uit dat we maar liefst 221 keer per dag onze smartphone checken, daar zal ook wel een behoorlijk aantal keer het doorlopen van de inbox bij horen. We doen het allemaal, even kijken of er nog iets belangrijks naar ons is gestuurd. Ik weet niet of jij het ook hebt, maar sommige berichten die ik even kort lees halen me daarna flink uit mijn concentratie. Omdat er veel werk van me gevraagd wordt of omdat ik me loop op te winden over de inhoud.

Al dat tussendoor checken en niet direct afhandelen van je email kost je dus niet alleen veel extra tijd, het kan ook een mentale stoorzender zijn. Lees dus alleen je email als je tijd hebt om berichten direct goed te lezen en om er meteen wat mee te doen. Bekende gouden regel; handel je email direct af als het binnen een minuut of drie kan of plan het afhandelen van de email direct in je agenda in als je meer tijd nodig hebt. Zo hoef je berichten maar 1x te lezen.

Sowieso dingen ‘even’ doen is gevaarlijk. Even duurt vaak langer dan je denkt, zoals je in dit artikel kunt lezen!

Meerdere dingen tegelijk doen
Het kost je minimaal 33% meer tijd als je twee dingen naast elkaar doet dan als je die twee dingen na elkaar zou doen. Waarom je hersenen het vaak niet lukt om meerdere dingen tegelijk te doen kun je lezen in het artikel ‘multitasken kan wel, mits’.

Hele dag door telefonisch bereikbaar zijn
Heb jij al eens zo’n voicemail gehoord; ‘Als u vandaag voor drie uur mijn voicemail inspreekt, dan bel ik u vandaag tussen drie en vier uur terug. Belt u na drie uur, dan bel ik u morgen tussen drie en vier uur’? Toegegeven, ik moest er even aan wennen maar eigenlijk is het een briljant idee. Als beller weet ik precies wanneer ik een reactie kan verwachten en waar ik aan toe ben. Helder toch? Het voorkomt ook dat ik ‘voor de zekerheid’ ook nog even een email doe. Scheelt ook weer werk voor de ontvanger. Dus wellicht een goed idee om je eigen voicemail ook aan te passen zodat je je telefoonverkeer meer kunt reguleren en dus sneller kunt afhandelen.

Hoe veel tijd ga jij vandaag overhouden?