Acht tips voor een prettige relatie met je mailbox

Het is vakantietijd. Misschien ben jij op het moment zelf van een welverdiende vakantie aan het genieten in een ver oord. Of blijf je lekker dichtbij in eigen land? Waar je ook heengaat deze zomer, aan het eind van de vakantie keer je weer huiswaarts. Thuis, waar het werk wacht; en de email. Denk jij met afgrijzen al aan het moment dat de mailbox weer opengaat (-ging, mocht je al weer aan het werk zijn)? Heb je die tientallen of honderden emails al voor ogen die daar rustig op een actie van jouw kant wachten?In mijn geval viel dat nog aardig mee, moet ik zeggen. En dat is niet omdat ik weinig email ontvang – in tegendeel. Hieronder vind je enkele tips hoe ook jij eenvoudig een lege mailbox krijgt …en houdt. Houd je vast:

1. Zet als het enigszins mogelijk is gedurende de dag je email programma uit. “Maar dan ben ik niet meer bereikbaar, help!” Juist, en da’s precies de bedoeling 😉 Controleer hooguit een paar keer per dag op nieuwe email. Voor de meesten van ons is het helemaal niet nodig direct onze email te zien (behalve wanneer het je werk is, op een helpdesk bijvoorbeeld). Als ze je nodig hebben bellen ze toch wel?
2. Op die momenten dat je nieuwe email verwerkt, neem er dan meteen een besluit over: korte antwoorden schrijf je meteen, lange komen op een actielijst of in je agenda. Nog geen idee wat te doen? Dan gaat de email naar een bezink lijst. Iemand anders kan dit beter? Meteen doorsturen, en de verzonden email op de Afwachten lijst zetten.
3. Er zijn nog altijd mensen die een bliepje, geluidje of flikkerend scherm voor hun kiezen krijgen bij iedere nieuwe email. Alsof de postbode met iedere nieuwe brief of reclamefolder apart langskomt, en iedere keer even aanbelt. Mijn voorstel: zet het uit, dit geeft je een hoop rust (als je de nieuwsbrief al een tijdje ontvangt, hoor je me dit vast niet voor het eerst roepen…)
4. Zeker wanneer je Inbox overvol zit is het lastig om overzicht te krijgen. Probeer zover te komen dat de inbox aan het eind van de dag leeg is. Het werk is niet af, maar je weet welke mail je ontvangen hebt, en wat ermee dient te gebeuren.
5. Als je vrij bent, probeer dan echt geen (werk)mail te lezen. Doe je dat toch, dan wordt je als vanzelf het werk ingetrokken. Zo wordt je vrije dag een verkapte werkdag.
6. Wees niet te bang: gooi weg! De meeste mensen slaat de angst om het hart wanneer ik deze suggestie doe. Echter, veel oude emails zijn al lang ingehaald door de realiteit (niet meer nodig, documenten zijn bijgewerkt, iemand anders heeft een verzoek al uitgevoerd). Bedenk eens eerlijk wat er zou gebeuren wanneer je alle email ouder dan een week zou weggooien? Misschien wel minder dan je denkt… en als je dit nog echt niet aandurft: maak eens een map ‘oude emails’ aan, waar je al die oude emails naartoe verplaatst. Ik ben benieuwd hoe vaak -of weinig!- je daar nog naar moet uitwijken.
7. Meld in je out-of-office reply dat je de mail op het moment niet kunt lezen, maar er na je vakantie op terug zult komen. Op die manier weet de verzender waar zij aan toe is. En jij hebt niet meer dat onrustige knagende gevoel in je achterhoofd dat er misschien wel iemand iets van jou wil. Voor de hand liggend: ja, maar ik merk dat lang niet iedereen die hier baat bij heeft deze melding al (goed) toepast.
8. De laatste, maar zeker niet onbelangrijkste tip: stel regels in (filters worden ze door sommige email programma’s genoemd) om mail bij binnenkomst af te vangen. Op deze manier komen ze niet in de Inbox terecht maar direct in het juiste mapje. Nieuwsbrieven en automatische meldingen vanuit een systeem lenen zich hier bijzonder goed voor. Dit scheelt jou tijd en houd je inbox overzichtelijk. Belangrijke email valt zo niet weg tussen allerlei leuke linkjes en LinkedIn verzoeken

Taco Oosterkamp heeft nog een aantal tips op een rij gezet om je Inbox weer snel leeg te krijgen. Welke strategie hanteer jij?