Acht tips voor een prettige relatie met je mailbox

Het is vakantietijd. Misschien ben jij op het moment zelf van een welverdiende vakantie aan het genieten in een ver oord. Of blijf je lekker dichtbij in eigen land? Waar je ook heengaat deze zomer, aan het eind van de vakantie keer je weer huiswaarts. Thuis, waar het werk wacht; en de email. Denk jij met afgrijzen al aan het moment dat de mailbox weer opengaat (-ging, mocht je al weer aan het werk zijn)? Heb je die tientallen of honderden emails al voor ogen die daar rustig op een actie van jouw kant wachten?In mijn geval viel dat nog aardig mee, moet ik zeggen. En dat is niet omdat ik weinig email ontvang – in tegendeel. Hieronder vind je enkele tips hoe ook jij eenvoudig een lege mailbox krijgt …en houdt. Houd je vast:

  1. Zet als het enigszins mogelijk is gedurende de dag je email programma uit. “Maar dan ben ik niet meer bereikbaar, help!” Juist, en da’s precies de bedoeling 😉 Controleer hooguit een paar keer per dag op nieuwe email. Voor de meesten van ons is het helemaal niet nodig direct onze email te zien (behalve wanneer het je werk is, op een helpdesk bijvoorbeeld). Als ze je nodig hebben bellen ze toch wel?
  2. Op die momenten dat je nieuwe email verwerkt, neem er dan meteen een besluit over: korte antwoorden schrijf je meteen, lange komen op een actielijst of in je agenda. Nog geen idee wat te doen? Dan gaat de email naar een bezink lijst. Iemand anders kan dit beter? Meteen doorsturen, en de verzonden email op de Afwachten lijst zetten.
  3. Er zijn nog altijd mensen die een bliepje, geluidje of flikkerend scherm voor hun kiezen krijgen bij iedere nieuwe email. Alsof de postbode met iedere nieuwe brief of reclamefolder apart langskomt, en iedere keer even aanbelt. Mijn voorstel: zet het uit, dit geeft je een hoop rust (als je de nieuwsbrief al een tijdje ontvangt, hoor je me dit vast niet voor het eerst roepen…)
  4. Zeker wanneer je Inbox overvol zit is het lastig om overzicht te krijgen. Probeer zover te komen dat de inbox aan het eind van de dag leeg is. Het werk is niet af, maar je weet welke mail je ontvangen hebt, en wat ermee dient te gebeuren.
  5. Als je vrij bent, probeer dan echt geen (werk)mail te lezen. Doe je dat toch, dan wordt je als vanzelf het werk ingetrokken. Zo wordt je vrije dag een verkapte werkdag.
  6. Wees niet te bang: gooi weg! De meeste mensen slaat de angst om het hart wanneer ik deze suggestie doe. Echter, veel oude emails zijn al lang ingehaald door de realiteit (niet meer nodig, documenten zijn bijgewerkt, iemand anders heeft een verzoek al uitgevoerd). Bedenk eens eerlijk wat er zou gebeuren wanneer je alle email ouder dan een week zou weggooien? Misschien wel minder dan je denkt… en als je dit nog echt niet aandurft: maak eens een map ‘oude emails’ aan, waar je al die oude emails naartoe verplaatst. Ik ben benieuwd hoe vaak -of weinig!- je daar nog naar moet uitwijken.
  7. Meld in je out-of-office reply dat je de mail op het moment niet kunt lezen, maar er na je vakantie op terug zult komen. Op die manier weet de verzender waar zij aan toe is. En jij hebt niet meer dat onrustige knagende gevoel in je achterhoofd dat er misschien wel iemand iets van jou wil. Voor de hand liggend: ja, maar ik merk dat lang niet iedereen die hier baat bij heeft deze melding al (goed) toepast.
  8. De laatste, maar zeker niet onbelangrijkste tip: stel regels in (filters worden ze door sommige email programma’s genoemd) om mail bij binnenkomst af te vangen. Op deze manier komen ze niet in de Inbox terecht maar direct in het juiste mapje. Nieuwsbrieven en automatische meldingen vanuit een systeem lenen zich hier bijzonder goed voor. Dit scheelt jou tijd en houd je inbox overzichtelijk. Belangrijke email valt zo niet weg tussen allerlei leuke linkjes en LinkedIn verzoeken

Taco Oosterkamp heeft nog een aantal tips op een rij gezet om je Inbox weer snel leeg te krijgen. Welke strategie hanteer jij?

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

13 Comments

  • rob
    Posted 05/08/2010 4:43 pm 0Likes

    Als je terugkomt van je welverdiende vakantie sorteer dan op onderwerp, zo hoef je niet alle mails door, alleen de laatste reply.

  • Arjan Zuidhof
    Posted 05/08/2010 2:35 pm 0Likes

    @Karen: goede aanvulling, dank je wel. Met nieuwste berichten beginnen is volgens mij ook het slimste. Merk wel dat veel mensen een behoefte hebben van onderaf alles bij te lezen. Of zouden ze zich verplicht voelen? Ik weet het niet, maar het blijkt me iedere keer dat het lastig is voor mensen om dit gedrag te veranderen

    @Lukas: 1 keer uitzetten is gewoonlijk voldoende. Wordt jouw PC/laptop misschien beheerd door een afdeling systeembeheer die automatisch instellingen terugzet?

  • Lukas Vlaar
    Posted 05/08/2010 11:16 am 0Likes

    Goede tips; tip 3 probeer ik al maanden met mijn HP laptop…
    Elke keer opnieuw opstarten reset hij weer mijn PC-beep; ben blij als ik over een paar dagen mijn macbook pro binnenkrijg; eindelijk! De overige tips ga ik meteen gebruiken, dank!

  • Karen
    Posted 04/08/2010 4:56 pm 0Likes

    En nog twee mailtips:
    – zet in je afwezigheidsmelder áltijd naam en nummer/mailadres van degene die jou vervangt tijdens je afwezigheid (tenminste, als je collega’s hebt, beetje ingewikkeld voor zzp’ers, realiseer ik me)
    – begin bij terugkomst je mailbox van bovenaf te lezen, dus de meest actuele mails eerst. Zo voorkom je dat je je in allerlei problemen gaat verdiepen die allang opgelost zijn. (lijkt ook logisch, maar ik hoor toch vaak collega’s die netjes met de oudste mail beginnen…)

  • Arjan Zuidhof
    Posted 04/08/2010 1:46 pm 0Likes

    @debora: zolang archiveren maar weinig tijd kost, is dat prima. Al zou je de mapindeling op datum zelfs nog achterwege kunnen laten. De zoekfunctie vindt het toch wel snel weer terug…

  • Debora
    Posted 04/08/2010 1:08 pm 0Likes

    @Arjan, ik bewaar echt alles, inclusief de ziekmeldingen, taart uitnodigingen en nieuwsbrieven die ik nooit gelezen heb. Reden is simpelweg gemak. Deze maand gaat alles blind in de mappen Inbox 201008 en Outbox 201008. Alles bewaren is simpeler en sneller dan filteren, en met de zoekfunctie heb je zo weer gevonden wat je zocht.

  • Arjan Zuidhof
    Posted 04/08/2010 12:24 pm 0Likes

    @Debora: prima natuurlijk om mail te bewaren, zeker wanneer die van Echte Mensen afkomstig is. Het gaat mij er vooral om dat we ons bewust zijn van wat we opslaan, en waarom. Meldingen van sociale netwerken, reclame mailtjes, “er is taart” e.d. zou ik niet snel bewaren. Mails van klanten, collega’s, mail over projecten daarentegen kun je prima bewaren natuurlijk. Zolang je maar niet de hele tijd aan het archiveren bent (dan kun je je afvragen wat al die archiveringstijd je daadwerkelijk oplevert, en of je niet liever iets anders doet met die kostbare tijd…)
    En ik wil je gerust een email sturen ter afleiding,maar ik heb je mailadres niet 🙂

  • Debora
    Posted 04/08/2010 9:50 am 0Likes

    Ik gooi mail nooooooooit weg. Ben er een paar jaar geleden als nieuwjaars voornemen wel mee begonnen, maar ik was al snel van alles kwijt dat ik eigenlijk nog nodig had. Wel archiveer ik alles. En inderdaad, ik kijk er zelden in, maar die paar keren dat ik iets belangrijks terug vond in een mail van > 3 jaar geleden maken het het bewaren waard.

    Overigens verveel ik me momenteel zo danig dat ik de mail notificatie juist weer heb aangezet. Heerlijk, een afleiding. 😉

  • Arjan Zuidhof
    Posted 04/08/2010 8:10 am 0Likes

    @Freek: goed te zien dat dit voor jou in de praktijk werkt! Wat was de trigger met dergelijke principes aan de slag te gaan?

  • Freek van Leeuwen
    Posted 03/08/2010 7:08 pm 0Likes

    Dit is ongeveer de wijze waarop ik ook werk sinds 4 maanden. En ik moet zeggen dat het mij een hoop rust oplevert. Wat mij betreft een aanrader voor een ieder!

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: