8 dingen die je in 2010 met GTD kunt doen…

Nog een paar uur en dan begint het nieuwe jaar. Voor velen is een jaarwisseling een vorm van opnieuw beginnen, het oude achter je laten, een nieuwe, frisse start. Terugkijken naar de voorgaande 12 maanden en voor jezelf beslissen hoe het was en of je verwachtingen en dromen zijn uitgekomen. Na de oliebollen en de champagne begint ook het vooruit kijken. Nieuwe dromen, nieuwe plannen, of juist het doorzetten van bestaande plannen en verwachtingen. En hoe creatief en uitdagend je plannen ook zijn, een systematische benadering als Getting Things Done kan je ook in het nieuwe jaar helpen om de juiste beslissingen te maken en het juiste werk op het juiste moment op de juiste plaats te doen. Daarom zetten we een aantal kleine tips op een rij die je in de eerste week van 2010 al kunt uitvoeren

Hoe krijg je je informatie binnen?

Ongemerkt verzamel je gedurende een jaar veel plaatsen waar informatie binnenkomt. Naast je email en je brievenbus, denk ook eens aan Twitter, sociale netwerken, RSS-reader(s) maar ook bijeenkomsten, congressen, ontmoetingen en analoge vormen van input zoals schrijfblokken, post-it notes en bierviltjes. Bekijk deze inputpaden eens kritisch en zie of je wat zaken kunt samenvoegen of juist moet uitbreiden. Misschien minder Twitter en minder RSS maar meer emailnieuwsbrieven? Of juist andersom? Kijk kritisch en maak een bewuste keuze!

Labels nakijken

Als je al bezig bent met GTD heb je waarschijnlijk een aantal mappen met projectmateriaal. Deze zijn hopelijk ook gelabeld. Klopt alles nog? Is de benaming nog correct? Kun je alles nog steeds in een oogwenk vinden? Zo nee, pas het aan! Bij mij staat een Brother labeller nu toch echt de aankooplijst voor begin 2010!

Backup backup backup

Misschien heeft het niet direct met GTD te maken, maar het kan er wel voor zorgen dat je meer gerust met je data om gaat. Aangezien steeds meer van onze persoonlijke en zakelijke informatie digitaal verloopt is een kapotte harddisk of een niet-werkende PC/Mac een enorme bron van frustratie. Het verliezen van data kan verstrekkende gevolgen hebben. Daarom is het zo belangrijk om een goed backup systeem te hebben. Hiermee bespaar je jezelf de frustraties van verloren data. Toegegeven, je moet deze systemen ook onderhouden, maar tegenwoordig is de software behoorlijk intelligent en kun je tot op detail bepalen wat wanneer naar welke plaats moet. Ik ben zelf net gestart met het programma SyncbackSE, waarmee je via profielen heel fijnmazig kunt bepalen wat je wanneer wilt backuppen naar welke plaats (externe harddisk, FTP server). Daarnaast heb ik Mozy (affiliate link) draaien als een extra backup.

Plan een Weekly Review in

Het is de ruggegraat van GTD maar hij is o zo lastig vol te houden, de Weekly Review of het Wekelijks Onderhoud. Dat moment in de week dat je even je werk laat voor wat het is en gaat werken aan je werk. Bekijk in een uur tot 90 minuten wat je deze week hebt gedaan, wat er de komende week op stapel staat en welke losse input je nog om je heen hebt liggen. Op GTD Times vind je een aardige startlijst voor je Weekly Review. Plan deze wekelijks in op een moment dat het voor jou het meest prettig is. Dat kan maandagochtend zijn, donderdagmiddag of zondagavond. Maar zorg dat je een paar uur ongestoord kunt concentreren op het klaarmaken van je werk, zodat je de rest van de week er vol tegenaan kunt!

Terugkijken op 2009

Samen met een Weekly Review kun je ook eens wat tijd voor jezelf inplannen om nog eens goed terug te kijken op 2009. Wat ging er goed en wat heeft verbetering nodig? Waar werd je blij van en welke situaties wil je voorkomen? Maak wat aantekeningen of een mindmap voor jezelf en bewaar deze op een plaats waar je nog eens terug kunt kijken. Ik gebruik zelf Personal Brain voor deze aantekeningen, maar alle software waar je lijsten kunt maken helpt. Een pen en papier natuurlijk ook.

Verschillende horizonnen bekijken

David Allen bespreekt in zijn boek Making it all Work de verschillende horizonnen of hoogtes waarop je je werk kunt bekijken. Van de “runway” wat je dagelijkse projectlijst is via 10.000 voet naar 50.000 voet. Hoe hoger, hoe abstracter je doelen en visie. Maar bekijk ze eens kritisch, vooral je doelen op 30.000-40.000 voet. Wat wil je over 3-5 maanden bereiken en wat is je visie op datgene wat je doet? Beschrijf het, maak er eens een mindmap van en haal er concrete acties uit voor je takenlijsten.

Herlees/luister Getting Things Done

Ik spreek uit persoonlijke ervaring als ik zeg dat ik bij elke nieuwe podcast of elk interview met David Allen weer nieuwe inzichten krijg in GTD. Op Davidco.com is een rijke verzameling aan podcasts te vinden met interviews en inzichten in GTD. Maar we hebben natuurlijk The Dave ook zelf gesproken dit jaar en zijn interviews op Webworker Daily zijn nog altijd een bron van inspiratie. Natuurlijk zijn de boeken van David nog steeds te koop en kun je Zen To Done hier gratis downloaden.

Creative thinking!

Dat is toch het leukste wat er is? Pak een goed glas wijn (of iets anders lekkers te drinken) en denk/brainstorm lekker wat voor je uit. Welke creatieve en leuke dingen wil je in 2010 oppakken? Zet ze in je Someday/Maybe lijst en zorg dat je er periodiek naar terugkijkt via de Weekly Review.

Al het beste voor 2010!