Breng orde in je lijst met Eerstvolgende Acties

Van een eindeloos lange lijst met Eerstvolgende Acties word je niet blij (voor de helderheid: ik heb het niet over een ‘gewone’ todo-lijst). Zo’n lijst maakt je afgestompt, of gevoelloos.

Een lijst met tientallen of honderden dingen die je moet doen werkt zo ontmoedigend, dat je ‘m liever ontloopt, negeert en uit de weg gaat. Daarom in dit artikel twee tips om die lijst wat overzichtelijk te houden.

Maak ‘m niet te lang

Loop eens kritisch door je lijst met Eerstvolgende Acties. Staan er acties tussen, waarvan je zeker weet dat je ze de komende vijf werkdagen, zeg maar een week, niet gaat doen? Dan horen die acties waarschijnlijk op je Later/Misschien lijst. Het heeft helemaal geen zin om ze nu elke keer te zien, dat leidt alleen maar af, je gaat ze toch nog niet doen.

En als je systeem nog een echte puinhoop is, kan het zelfs zijn dat er acties opstaan die horen op de Wachten-Op lijst. Of op je Projectenlijst. Of nog ergens anders.

Eénmaal de boel grondig opschonen doet al een heleboel. En vervolgens kun je tijdens je Wekelijkse Onderhoud die structuur vasthouden. En dus elke week checken of er niet teveel acties op je lijst staan, die je die week toch niet gaat doen.

Categoriseer je lijst

Een andere manier om het overzicht te houden is het maken van categorieën. Als je elke actie een categorie geeft, kun je daarmee eenvoudig sommige delen van je lijst wél of juist niet bekijken.

David Allen raadt aan om je Eerstvolgende Acties lijst onder te verdelen in categorieën op basis van de context, zeg maar de lokatie waar je moet zijn om die actie uit te voeren. Zo heb je steeds alleen die acties voor je, waarvoor je in de juiste context bent: Kantoor – Thuis – Bellen – Computer – Internet – In de stad enzovoort.

De acties uit de categorie ‘bellen’ kun je overal doen waar je een (mobiele) telefoon in de buurt hebt, maar stel dat je zonder telefoon bent, dan hoef je er niet eens naar te kijken. Dat scheelt dus weer. En het heeft bijvoorbeeld ook weinig zin om je zorgen te maken over de garage die nodig moet worden opgeruimd, als je ergens in de trein zit.

Behalve op context kun je ook categorieën maken op basis van andere dingen. Hoeveel energie iets kost bijvoorbeeld (S, M, L, XL), of het soort werk (boekhouding, schrijven, opruimen, …). Dat laatste kan helpen om wat afwisseling te krijgen en ervoor te zorgen dat niet alleen de urgente, maar ook de belangrijke acties tijd en aandacht krijgen.

En dat klinkt als een goede reden om ervoor te zorgen, dat je niet gevoelloos raakt.

Todo-lijst: Een lijst met Eerstvolgende Acties is géén todo-lijst. Een lijst met Eerstvolgende Acties is namelijk een stuk beter doordacht en veel verder gestroomlijnd. Zodat je echt lekker kunt werken. De gemiddelde todo-lijst is een verzamelbak waar van alles en nog wat in zit – dingen om te doen, vage plannen en projecten, deadlines die in de gaten gehouden moeten worden en noem maar op. Dat kan dus beter!
 

(Dit artikel is eerder gepubliceerd als één van de gratis meereffect artikelen die Taco elke twee weken schrijft.)