DIY Productiviteit

Chaos Organizing: Opruimen door Rommel te Maken

Redactie Lifehacking
Geschreven door Redactie Lifehacking

De afgelopen jaren is search zowel op het web als op de desktop sterk verbeterd. Deze nieuwe real-time zoektechnieken maken nieuwe manieren van organiseren mogelijk. Het is tijd om je oude virtuele opruimgewoontes los te laten, en je leven een stuk eenvoudiger te maken met behulp van Chaos Organizing.

Desktopstress

Wanneer onze leefomgeving rommelig is dan zitten we minder goed in ons vel. Dat geldt niet alleen voor je fysieke omgeving, maar ook voor je virtuele werkomgeving. Een bureaublad vol met bestanden maakt je onrustig. Wat je ermee moet? Tja, uitzoeken. En dat kost je zo weer een halfuur.

Door over te stappen op Chaos Organizing wordt het veel eenvoudiger om virtuele omgevingen zoals je bureaublad altijd opgeruimd te houden. Het kost je minder tijd en veel minder denkwerk!

Wat is Chaos Organizing?

In het verleden hebben we onze virtuele werkomgevingen ingedeeld en opgeruimd naar het model van de fysieke wereld. We stopten bestanden in mappen, mappen in mappen, mappen op directories, mappen op het bureaublad en ga zo maar door.

We geven onze bestanden een fysieke plek in een virtuele omgeving. We weten waar een bestand zich op het systeem bevindt, zoals we weten waar een boek zich bevindt op de boekenplank.

Chaos Organizing is een andere manier van het organiseren van informatie. Deze manier leent zich het best voor gebruik in de virtuele wereld, hoewel hij in veel studentenhuizen ook in de fysieke wereld wordt getest.

Een Chaos Organizer vertrouwt op search, filters en slimme software om bij zijn bestanden te komen. Het maakt daarbij niet uit welke ‘fysieke’ locatie een bestand heeft op de harde schijf. Een zoekfunctie zal het bestand snel vinden, en de gebruiker kan ermee aan de slag.

Leven naar het model van Gmail

Chaos Organizing is voor het eerst groots ingezet door Google met de introductie van Gmail. Alle emails belanden standaard in de ‘All mail’ map. Een virtuele emmer vol met berichten. Verschillende labels en zoektermen kunnen de emails vervolgens op de juiste plekken naar boven halen.

Gmail gebruikers hoeven niet na te denken over de fysieke locatie van hun berichten zoals gebruikers in klassieke Outlook werkomgevingen dat moeten. De berichten zijn razendsnel te vinden door middel van de zoektechnologie van Google.

Chaos Organizing op je desktop

Door op deze manier ook met bestanden om te gaan kun je je leven makkelijker maken, en bovendien je computer lekker opgeruimd houden. Introduceer de ‘Chaos’ map op je systeem, en merk hoe bevrijdend dit werkt.

Vanaf nu heb je een map waar je alles in kunt stoppen waarvan je even niet weet wat je ermee moet. Gooi regelmatig je bureaublad leeg, purge je downloadfolder of dump de inhoud van die memorystick rechstreeks in deze map.

Heb je iets nodig? Gebruik de real-time zoekfunctie in Windows, OSX of Linux en zie hoe je binnen een paar seconden herenigd bent met je dierbare bestanden! Wil je het nog sneller doen? Zet dan virtuele mappen op. Dit is mogelijk in alle moderne OS’en.

Laat je dwangneuroses varen!

Wil je echt profiteren van Chaos Organizing? Accepteer dan dat de mappen op je computer, of iedere andere virtuele omgeving die doorzoekbaar is, niet meer prachtig georganiseerd zal zijn. Stop met het uitzoeken van mapjes, het labelen van al je email, het taggen van ieder mp3tje.

Laat software het werk voor je doen. Maak slimme virtuele mappen voor veelgebruikte zoektermen, Laat iPhoto of Picasa je foto’s beheren, geef iTunes de vrije hand, gooi je emails op een grote hoop en durf bestanden die niets met elkaar te maken hebben in één map te stoppen! Je kunt zelfs een dynamisch huishoudschema maken op basis van Chaos Organizing!

Stop met het zoeken naar de meest effectieve manier van organiseren. Start met leren hoe je zo snel en effectief mogelijk kunt zoeken en filteren.

Maak het jezelf makkelijker

Wil je echt effectief Chaos Organizen? Zorg dan dat bestanden vanaf nu herkenbare bestandsnamen krijgen. Neem die kleine moeite wanneer je een Photoshop project opslaat om het bestand een omschrijvende naam te geven. Op deze manier vind je je bestanden nog sneller terug, en hoef je nooit langer dan een paar seconden te zoeken!

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer

17 Reacties

  • Ik heb ook jarenlang moeite gehad met het ordenen van bestanden. Want eigenlijk wil je bepaalde bestanden op meer dan 1 plek hebben. Of een snelkoppeling maken. Maar dat moet je ook bijhouden.

    Een mooi iets zou zijn als er steeds meer meta-data werd gebruikt voor bestanden of locaties. Dan kun je nog meer zoekopdrachten specificeren. Er zijn genoeg bestanden die al met meta-data werken zoals JPEG, MP3 en de bestanden van Office. Een explorer die hier gebruik van maakt zou welkom zijn.

  • Klinkt handig! Welke real-time zoekfunctie bedoel je precies?
    Want voordat ik alles in mijn chaosmap stop, wil ik wel zeker weten dat ik alles terug kan vinden 😉

  • @Pippi, in Windows Vista en 7 vind je een real-time zoekfunctie wanneer je op de start-knop klikt. In OSX zit spotlight ingebouwd rechts bovenin het scherm en in ieder Finder venster. Verder zijn er nog applicaties van derden, zoals Google Desktop Search. In tegenstellen tot de zoekfunctie in Windows XP vind je met deze zoekfunctionaliteiten direct wat je nodig hebt, in plaats van vijf minuten naar een snuffelend hondje te staren. Daarnaast kunt je zowel in OSX Finder als in Windows Explorer ‘slimme’ mappen aanmaken op basis van zoektermen.

    @Sietse, pak een gemiddeld studentenhuis en gooi hem vol met spullen. Wanneer je iets nodig hebt, dan kun je er naar zoeken. Deze methode wordt overigens door vrouwen ook veel toegepast op handtassen. 😉

  • Ik heb de informatie uit dit artikel gelezen, best indrukwekkend. Maar ik ben wel van mening dat je jezelf wel moet afvragen of je een tekort aan discipline hebt. Stel je voor dat je dit ook doet in de fysieke omgeving. Het zal vast een grote bende worden.

  • Het probleem is alleen dat je nooit wat weg kan doen en je mist een deel affiliatie. Je kan niet filteren op “dit is het bewaren niet meer waard” en hoe zoek je naar “hier was ik niet naar op zoek maar zie het nu staan en kan het eigenlijk goed gebruiken”?

    jaja, goed en consequent taggen van bestanden kan een oplossing zijn maar dat is niet altijd even makkelijk…

    Het heeft dus zijn beperkingen; Tenzij iemand daar natuurlijk ook een geniaal tooltje voor heeft 🙂

  • Hmm, is er geen tool die kan zoeken op laatst geopend, zodat je bijvoorbeeld alles dat je een jaar niet meer hebt bekeken kan weggooien/elders opslaan ?

    Fijn artikel Jelle, humor ook;-)

  • Ik gebruik Chaos Organising al een tijdje en het werkt prima. Tagging is dan wel belangrijk maar helaas biedt nog niet ieder programma dit.

    Een tip is om in mailtjes die je verstuurd onder je handtekening een aantal unieke tags te zetten zoals een hashtag met projectnummer of iets dergelijks. Replies van de andere zijde krijgen dan automatisch diezelfde tag mee waar op te zoeken valt. Zo is het eenvoudiger om gebundelde informatie over een project of taak te vinden.

  • Super artikel! Ik ben ook begonnen met het digitaliseren van heel vaal bestanden door deze ontwikkeling. Juist omdat ook de inhoud van PDF automatisch wordt geïndexeerd, hoef ik ook niet meer na te denken over waar ik de bestanden opsla. Ik hanteer nog wel een mapstructuur per jaar en context (GTD). Verder maak ik ook volop gebruik van de Search mappen binnen Windows 7 waarbij je zoekopdrachten (en resultaat) kan opslaan en hierdoor dus ook virtuele mappen kan creëren.

  • Hi

    Sorry for writing in english but your article and comments are really interesting and I think I have something interesting to share. Aschwin is talking about using metadata more, and Stefan is talking about virtual folders in Win7.

    I’m the author of Nemo Documents (http://www.nemo-docs.com), which tries to give some automatic structure to the chaos. The main thing is to map files into a calendar like view, which gives you an overview of e.g. the files you worked on last week right way without any manual organizing needed. Not that organizing is bad, just that any software that can help in this is a great asset in my view.

  • Uitstekend artikel Jelle.
    Als je een gratis zoekprogramma wil, dat vele malen sneller is dan de zoekfunctie van windows, gebruik dan Everything (http://www.voidtools.com/)
    Ik gebruik deze al lang en ben heel blij dat hij binnen een paar seconden mijn gevraagde bestanden in mijn chaos terugvindt.

  • @mark nieuwenhuizen: “Tagging is dan wel belangrijk maar helaas biedt nog niet ieder programma dit.”
    In principe gaat dit om de opslag van documenten in je besturingssysteem. Dat is dus niet programma-afhankelijk. Binnen OSX is er bijvoorbeeld een mogelijkheid om metadata kwijt te kunnen in een info-scherm (cmd+i). Met Spotlight kun je dan direct zoeken op deze ‘tags’.
    Zoiets zal binnen Windows toch ook wel mogelijk zijn vermoed ik.

  • Het concept van Chaos Organizing is uitstekend. Momenteel ben ik op zoek naar tools waarin dit concept praktisch is uitgewerkt. Tot nu toe heb ik het volgende gevonden:
    Zoekfunctie van windows verkenner: zou goed kunnen werken, alleen is het niet mogelijk om bijvoorbeeld PDF’s te labelen en ik heb ook nog niet kunnen ontdekken hoe je zoekmappen kunt bewerken (voor als je de query wilt aanpassen/verfijnen).
    Taggedfrog: je kunt hier heel makkelijk bestanden mee taggen. Jammer genoeg is pikt het geen wijzigingen op (bestanden wissen/verplaatsen). Het zou mooi zijn als Taggedfrog een synchronisatiemogelijkheid zou hebben.
    Ik ben op zoek naar een tool/oplossing waarmee je alle soorten bestanden kunt taggen, die automatisch synchroniseert met wijzigingen op de schijf/schijven ( gewiste/verplaatste bestanden) en waarmee je ook bestanden op een server kunt taggen.
    Weet iemand of een dergelijke tool bestaat?