Een overvolle to-do-list, maar niets afkrijgen. Hoe komt dat?

Het is maandagochtend 09:00u. Je start je werkdag door te bepalen wat je vandaag en de rest van de week gaat doen. Je maakt een prachtig lijstje op volgorde van prioriteit. Vol goede moed begin je eraan. Dan is het vrijdagmiddag. Je kijkt naar je lijstje. Nog niet eens de helft ervan heb je af kunnen vinken. Teleurstelling. Hoe krijgen we dat toch steeds voor elkaar?

Mijn weekly Skypecall

Sinds kort hou ik elke maandag een ‘weekly’ met mijn buddy (tip: kies iemand die doorvraagt en die door je bullshit heenprikt). In een Skypecall van 15 minuten bespreken we allebei:

  1. Wat heb ik vorige week gedaan?
  2. Wat ga ik deze week doen?
  3. Wat zijn mijn (te verwachten) struikelblokken?

Op maandag kijk ik naar mijn agenda, naar mijn bestaande to-do-list en naar mijn roadmap voor 2013 (een overzicht met alle producten die ik wil opleveren en alle marketing die ik wil oppakken). Tijdens de Skypecall zeg ik tegen mijn buddy: ik lever deze week 5 blogposts op, ik herschrijf een pagina op mijn website, voor project X draag ik deze week al mijn werkzaamheden over en voor project Y maak ik een planning.

Hoe mijn werkweek eruit zag

MAANDAG
“Tjonge, het zou wel handig zijn als ik vanaf nu bijhoud hoe ik mijn tijd besteed.” Ik maak een urenoverzicht op basis van al mijn geplande producten en marketingonderdelen. Oja, er is ook nog e-mail. En Twitter. En Facebook. En project Z. En mijn vrijwilligersproject. En afspraken. Hmm. Ik ga lunchen. Mailbox. Twitter. Facebook. LinkedIn. Tussendoor sta ik op, zodat ik niet de hele dag met mijn ogen naar het scherm zit te staren. Ik krijg een bericht of ik mee wil werken aan een interview. Dat moet deze week klaar. We spreken donderdagochtend af. Het interview moet wel nog worden uitgewerkt. En gecheckt. Oja, ik heb dadelijk nog een afspraak. En vanavond theatersport. Daar moet ik nog naartoe fietsen. En avondeten. De dag is voorbij. Ik heb nog niks van mijn afgesproken to-do’s gedaan.

DINSDAG
Ik start mijn dag op met wat werkzaamheden voor project Z. Lunch. Mailbox. Twitter. Facebook. LinkedIn. Een Skypecall over project Y. Een half uur gepland, maar het duurt 1,5 uur. Ik zou hiervoor een planning maken, maar we gooien heel project Y om. We killen het zelfs. Avondeten. Wat lezen. Chillen. Bekijken hoe ik morgen overal moet reizen. Ik moet de volgende ochtend om 08:00u de deur uit voor in totaal 3 afspraken verspreid door het land. De dag is voorbij. Ik heb nog niks van mijn afgesproken to-do’s gedaan.

WOENSDAG
Zoals gepland om 08:00u de deur uit. Ik werk alvast wat vragen uit voor het interview. Afspraak. En weer op reis naar de volgende afspraak. 1,5 uur reizen, maar 3 keer overstappen. Ik dacht lekker te kunnen werken, maar met telkens maximaal 15 minuten reizen kom ik er niet in en dus niet aan toe. Ondertussen half lunchen, want die ben ik vergeten in te plannen. Volgende afspraak. En weer door naar de volgende. Daar staan maximaal 3 uur voor gepland. Het worden er 4,5. Op de weg terug ben ik nog te moe om iets te doen. De dag is voorbij. Ik heb nog niks van mijn afgesproken to-do’s gedaan.

DONDERDAG
Weer vroeg de deur uit. In de trein lees ik nog wat. Interview. En weer verder. Hele middag training, inclusief uitgebreide lunch gelukkig. En weer naar huis. Eten. Ik ben uitgeput van 2 dagen rennen. Ik werk het interview nog uit, want het moet morgenochtend ingeleverd worden. Dat doe ik wel in een uurtje dacht ik maandag. Ik ben inmiddels 3 uur verder. Dan nog even mailbox, Twitter en Facebook, want die heb ik gisteren niet eens bekeken. Ik besluit dat ik geen afspraken meer in de ochtend wil, want dat is mijn meest productieve moment. In mijn urenoverzicht zie ik in de categorie Producten welgeteld nul uren staan. Mijn ochtenden worden vanaf nu voor producten. De dag is voorbij. Ik heb nog niks van mijn afgesproken to-do’s gedaan.

VRIJDAG
Eindelijk aan de slag met producten. Waar begin ik? Met mijn online course. Wat wordt de inhoud? Nee, eerst maar eens uitzoeken welke tools ik ga gebruiken. Tjonge, er zijn er wel een boel. En hoe regel ik de betalingen? Oja, interview nog checken en aanpassen. Lunch. Mailbox. Twitter. Facebook. Ik ben helemaal op van de 2 volle dagen en de hele ochtend uitzoeken. Ik besluit de middag te chillen. Avondeten. Nog steeds geen energie. Morgen weer een dag. De dag is voorbij. Ik heb nog niks van mijn afgesproken to-do’s gedaan.

Het is nu zaterdag. Ik kijk naar mijn urenoverzicht en zie dat ik 12% echt productief heb besteed, dus werken aan mijn producten. En in dit geval heb ik tot nu toe alleen nog uitzoekwerk gedaan (hard nodig), ik heb nog niks gemaakt. En ik heb nul komma niks af kunnen vinken van de to-do’s die ik heb afgesproken met mijn buddy begin deze week. Ik ben zwaar teleurgesteld. Ik heb het gevoel dat ik niets heb gedaan deze week, maar ondertussen is er wel een boel gebeurd.

Wat heb ik hieruit geleerd?

  1. Ik hou te weinig rekening met onverwachte gebeurtenissen
  2. Ik onderschat hoeveel tijd iets kost
  3. Ik onderschat hoeveel energie ik heb (die is niet oneindig en heeft z’n highs en lows)
  4. Ik overschat mijn eigen productiviteit

En nee, dit zijn helemaal geen nieuwe ondervindingen. Voor mij niet en voor jezelf waarschijnlijk ook niet. Maar door het maken van duidelijke afspraken met mijn buddy, het bijhouden van een urenoverzicht heb ik de data voor mijn ogen waaruit meteen blijkt dat dit niet werkt.

Wat ga ik anders aanpakken?

  1. Elke doordeweekse ochtend voor de komende tijd staat geblockt in mijn agenda als ‘AFSPRAAK MET MEZELF’
    Met hoofdletters dus. Tot 13:00u, zodat ik nog wat speelruimte heb qua reistijd bij een afspraak om 14:00u.
  2. In de ochtend werk ik alleen aan producten (of dat nu uitzoekwerk of maakwerk is)
    Dus geen e-mail. Geen social media. Geen afspraken. Op Facebook vertel ik dat mensen me weg mogen sturen als ze me daar vinden in de ochtend. Ik hou dus rekening met mijn brainpower.
  3. Met mijn buddy spreek ik maximaal 3 (kleine) dingen af die ik klaar wil hebben die week
    De lat komt dus een stuk lager te liggen. Dan heb ik veel meer speelruimte voor onverwachtse dingen en aan het einde van de week hopelijk een gevoel van accomplishment, dat ik écht iets voor elkaar heb gekregen.

Note: alles doe ik bij wijze van experiment. Als ik onderweg merk dat iets helemaal niet werkt, dan pas ik dat aan. Wat heel goed werkt blijf ik doen of maak ik nog meer gebruik van. Systemen zijn bij mij dus nooit rigide. Ik heb ook hier de speelruimte hard nodig.

Wat ga jij anders aanpakken om je gevoel van accomplishment over je werkweek te vergroten?

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

Over de auteur

9 Comments

  • Avatar
    kaat
    Geplaatst 26/05/2013 12:44 pm 0Likes

    Heel herkenbaar ! Wat bij mij helpt – en misschien bij anderen ook ? – is het gebruik van de software ‘freedom’. Je bepaalt zelf hoelang je niet op het internet kan (eenheid = minuten). Voor sommige zaken heb ik het internet absoluut niet nodig en is het belangrijk dat ik x tijd geconcentreerd werk. Verder helpt ook de pomodore-techniek bij mij (http://timout.kramolis.cz/) ; zeker bij ‘simpele’ maar noodzakelijke taken als bijvoorbeeld archiveren, klusjes van weinig intellectuele arbeid. Ik gebruik het ook voor de aandacht die gaat naar sociale media. Ik bepaal hoelang het kan en dan moet het zo’n beetje. Het belangrijkste voor mij is dat ik op deze manier bewust met mijn tijd omga en de tijd me niet door de vingers glijdt.
    Maar hiermee is natuurlijk nog niets gezegd over prioriteiten, onverwachte gebeurtenissen etc.

    • Avatar
      Patty Golsteijn
      Geplaatst 27/05/2013 5:21 pm 0Likes

      Goeie tips inderdaad, dankje!

  • Avatar
    Daphne
    Geplaatst 25/05/2013 12:49 pm 0Likes

    Mooi artikel! Zo werk ik ook min of meer (niet rigide).
    Ik hoop dat het jou ook gaat lukken. Volgens dit artikel:
    http://www.hetkanwel.net/2012/01/04/5-tips-om-dit-jaar-je-goede-voornemens-wel-waar-te-maken/
    kun je goede voornemens beter niet te veel delen met anderen omdat de positieve reacties al een gevoel van accomplishment met zich kunnen meebrengen, terwijl je nog niets gedaan hebt. Klopt dat?
    Een goede buddy is erg fijn. Ik heb er zelfs drie! (meer is te veel)

    Voor onverwachte zaken heb ik een soort checklistje ontwikkeld: past bijv. een interview binnen de doelstellingen van mijn praktijk? Moet het nu? Kan ik iets anders ervoor opschuiven in de planning?
    Het is een ongemakkelijk gevoel om ‘nee’ te zeggen tegen leuke nieuwe opties, maar zo houd ik wel ruimte voor mijn core business (diepgaande gesprekken).
    Het moeilijkste vind ik vrije dagen inplannen en ze echt vrij houden.

    • Avatar
      Patty Golsteijn
      Geplaatst 27/05/2013 5:20 pm 0Likes

      Volgens mij is het voor iedereen persoonlijk wat betreft het delen van goede voornemens en afhankelijk van wat het precies is. Daarnaast noem ik ze zelf nooit ‘voornemens’, dat impliceert voor mij al een gevoel dat ik het kort ga vol houden. (Denk nieuwjaarsvoornemens.) Ik denk veel meer in experimenteren, dus gewoon beginnen en kijken wat werkt en wat niet. En dan bijsturen.

  • Avatar
    Paul van Leeuwen
    Geplaatst 24/05/2013 1:29 pm 0Likes

    Tof artikel!
    Ik ben momenteel zodanig aan het minimaliseren dat ik vanaf begin mei tot en met augustus een social medialoze periode heb ingelast. Ik dacht dat het moeilijk voor me zou zijn, maar afgezien van een paar impulsen om tijdens lastige klussen Facebook of Twitter te gaan checken, ging het best soepel. Wat een vrijgekomen ruimte zit er in mijn hoofd! En wat een creatieve krachten komen er vrij! Ik vraag me zelfs af of ik in september überhaupt nog wel weer begin. Mijn tussentijdse conclusie: Je mist meer als je social media volgt, dan dat je dat niet doet.

    Zo’n buddy is een goed idee, bedankt voor de tip!

Geef een reactie