Elke dag je hoofd en je Inbox leeg – Review

Taco Oosterkamp is naast auteur op Lifehacking.nl ook trainer in Getting Things Done en in het effectiever werken met Outlook. Over dat laatste heeft hij eind vorig jaar een Engelstalig e-book geschreven, die nu ook in de Nederlandse vertaling in print is uitgekomen. Het boek heet “Elke dag je hoofd en Inbox leeg” en richt zich exclusief op Outlook gebruikers. Ik ben al enigszins bekend met de werkwijze van Taco maar gebruikte deze nog niet. Inderdaad, gebruikte. Want dat doe ik nu wel. Na het lezen van zijn boek ben ik met Outlook aan de slag gegaan en ik na een week intensief gebruik maken van zijn systeem kan ik zeggen dat het werkt, mijn Inbox is leeg, mijn takenlijst duidelijk en compleet. In mijn hoofd is het ook een stuk rustiger. Een korte review van het boek…

De belangrijkste les die ik uit het rijk geïllustreerde boek haal is dat elke email je moet dwingen om een beslissing te nemen. De beslissing wat je er mee doet. Gooi je het weg? Bewaar je het voor later of als referentiemateriaal? Moet je iets doen op een tijdstip? Of is het een taak voor een ander? Al deze beslissing leer je met het Outlook systeem van Taco in een paar uur.
Ik ben op maandag na mijn vakantie om 9 uur ’s ochtends begonnen met zijn systeem. 438 emails in mijn Inbox om precies te zijn. Nadat ik in een uur de basics van Taco’s systeem had doorgenomen had ik voor de lunch mijn Inbox leeg, nieuwe afspraken in de agenda staan, taken die ik deze week moet doen in een takenlijst, mails doorgestuurd, bewaard, in een “Wachten Op”-lijst gezet (zijn [w]-truuk is briljant in zijn eenvoud. Gebruik hem!) en vooral heel veel gearchiveerd. Ik kon ’s middags direct effectief aan het werk.

Het boek bestaat uit twee delen

1. Configuratie van Outlook met nieuwe werkbalken (zonder extra software te downloaden!)
2. De werkwijze om je Inbox leeg te krijgen en de email verwerkt in acties en lijsten

Meer is het eigenlijk niet. En meer pretendeert het boek ook niet te zijn. Het is geen allesomvattende oplossing die je meer productief zal maken. Het is geen vertaling van Getting Things Done, maar het is een gids, een handleiding, hoe je effectiever met je email kunt omgaan. Hoe je daarna je taken doet en je lijsten indeelt, dat zul je nog steeds voor een groot deel zelf moeten bepalen. Maar Taco geeft je wel richting en advies, zonder er dwingend in te zijn.

Het boek behandelt zowel Outlook 2003 als Outlook 2007. Mijn ervaringen zijn gebaseerd op Outlook 2003 in een zakelijke omgeving. Mijn privé-mail loopt via Gmail, daarvoor zijn de adviezen van Taco niet te gebruiken. Dit boek is echt voor Outlook gebruikers op Windows.

Een prettige bijkomstigheid is dat het boek ook een eigen website heeft waar nu en dan extra tips en adviezen worden gegeven, alsmede aanvullingen op het boek. Het boek komt verder met een handige “cheatsheet” waarop je de belangrijkste tips van Taco terugvindt.

Mijn conclusie: Als Outlook je primaire werkdashboard is, zowel privé als zakelijk, en je hebt problemen met het indammen van de stroom emails die op je afkomt, dan is het boek “Elke dag je hoofd en Inbox leeg” van Taco Oosterkamp een welkome aanvulling. Het leest lekker weg, heeft een goede naslagfunctie (ook online) en is duidelijk geïllustreerd. Er worden geen lastige termen of jargon gebruikt, zodat iedereen er direct in kan stappen, zonder voorafgaande kennis van Getting Things Done.

(Foto:Tomeppy)