Evernote Meetup #8 (Evernote voor het MKB en ZZP-ers, 21 mei 2013)

Evernote Meetups zijn gratis toegankelijk en bedoeld om met elkaar kennis te delen over Evernote. De Evernote Meetup van vanavond staat in het teken van Evernote Business en het gebruik van Evernote door MKB en ZZP-ers.

Schrijf je in voor de volgende Evernote Meetup (van ~19:30u – 21:15u)!

De Evernote Meetups worden georganiseerd via Permanent Beta. Permanent Beta organiseert nog veel meer interessante bijeenkomsten. Schrijf je in voor de gratis tweede Permanent Beta Dag op dinsdag 2 juli 2013 met meer mensen, informatie en inspiratie dan je aankunt! Het programma is nog niet 100% bekend maar de organisatie verwacht zo’n 50 lezingen en 300 deelnemers. Eerst weten wat je kunt verwachten? Volg de linkjes vanaf de inschrijfpagina voor programma en video’s van de eerste Permanent Beta Dag om te zien wat je kunt verwachten als je je inschrijft.

Aan de Evernote Meetups zijn op een vrijwillige kleine bijdrage voor koffie/thee geen kosten verbonden. De meetups worden gehouden bij Permanent Beta in het gebouw van het Ondernemersplaza van de KvK in Amersfoort (Printerweg 6). Dit is op loopafstand van het centraal gelegen station Amersfoort Schothorst en er is ruime, gratis, parkeergelegenheid én gratis Wifi! Zet de data dus direct even in je agenda en volg Permanent Beta op Meetup om op de hoogte te blijven van nieuwe meetups.

We hebben vanavond kort geëvalueerd of de starttijd en centrale locatie bevallen en dat lijkt het geval. De organisatie bekijkt of er mogelijkheden zijn af en toe een locatie te kiezen die voor mensen uit het noorden of zuiden beter bereikbaar is.

De presentator van vanavond is Frank Meeuwsen: Evernote-ambassadeur en co-auteur van het e-boek Lifehacking met Evernote.

Introductie Evernote

Evernote helpt je alles te onthouden en is beschikbaar op alle grote besturingssystemen voor PC, laptop, tablet en smartphone.

Evernote is flexibel, je kunt je allerhande informatie verzamelen in notities en deze indien gewenst organiseren met notitieboeken, stapels (van notitieboeken) en labels. Evernote maakt je notities vindbaar door handgeschreven en gedrukte tekst in afbeeldingen, PDF en Officedocumenten te indexeren.

Er zijn aanvullende tools voor het maken en bewerken van notities zoals Skitch (dingen aanwijzen op afbeeldingen), Webclipper (snel informatie zoals artikelen vanaf het web bewaren vanuit iedere webbrowser) en Clearly (webpagina’s beter leesbaar maken).

Evernote is beschikbaar als: Free, Premium en Business. Free en Premium zijn bedoeld voor individueel gebruik.

Evernote Business

Met Evernote Business geeft een organisatie aangesloten medewerkers toegang tot Evernote Premium met meer schijfruimte. Evernote Business is zo geïmplementeerd dat je privénotitieboeken altijd van jezelf blijven: je sluit je met je Evernote-account aan bij de organisatie.

Collega’s en beheerders hebben alleen toegang tot notities die je deelt in notitieboeken binnen het zakelijke deel van Evernote. Het idee achter zakelijke notitieboeken is het delen van informatie zoals bijvoorbeeld een lijst met collega’s, handboeken, procedures of projectinformatie.

Als je samen met collega’s dergelijke bedrijfsinformatie in notities deelt dan brengt Evernote je op de hoogte van bestaande notities op het moment dat je een nieuwe notitie toevoegt of een zoekopdracht uitvoert via onder andere Google. Zo ontsluit je het collectieve geheugen van de organisatie en kom je bijvoorbeeld een collega op het spoor die al eerder ervaring met een product, dienst of partner deed waar jij nu onderzoek naar doet.

Bij de overstap van Free of Premium naar Business heb je vast al een aantal notities of notitieboeken die je wilt delen met collega’s. Het verplaatsen van een notitieboek naar Evernote Business is op het moment van schrijven niet mogelijk. Met de Evernote-clients voor Windows en OS X kun je notities selecteren om snel te kopiëren of verplaatsen naar zakelijke notitieboeken. Zo profiteer je snel van al elkaars eerder verzamelde informatie.

De eenvoud waarmee je notities aanmaakt, deelt, organiseert en naar elkaar verwijst maakt dat je de zakelijke bibliotheek als een soort intranet kunt inzetten voor knowledge discovery. En als je samenwerkt in een notitieboek dan blijf je op de hoogte van wijzigingen via de meldingen van de activiteitenstroom.

Evernote loopt door de mogelijkheden in onderstaande video.

Evernote Business extra’s

Het e-boek Lifehacking met Evernote staat boordevol praktische informatie over Evernote en is bedoeld als Nederlandstalig handboek Evernote Zo vertelt precies de verschillen tussen Evernote Free, Evernote Premium én Evernote Business.

E-book Lifehacking met Evernote

Evernote Business geeft gebruikers op het moment van schrijven alles van Evernote Premium, plus:

  • Iedere maand 2GB opslagruimte (Evernote Premium heeft 1GB).
  • Iedere maand 2GB extra opslagruimte per gebruiker voor de zakelijke notitieboeken.
  • Gebruik van je zakelijk e-mailadres om notities uit een zakelijk notitieboek te delen via e-mail.
  • Evernote doorzoekt de zakelijke notitieboeken waar je lid van bent.
  • Evernote geeft verwante notities uit zakelijke notitieboeken waar je lid van bent weer.
  • Evernote webclipper extensies in de webbrowser geven tijdens het zoeken in bijvoorbeeld Google verwante notities uit zakelijke notitieboeken waar je lid van bent weer.

Evernote Business Beheerconsole

Via de beheersconsole (onder andere rond 2:40 in de video) kan een beheerder nieuwe mensen toegang geven en rechten toekennen. Ook kunnen notitieboeken worden aangeboden aan de hele organisatie via de zakelijke bibliotheek. Beheerders kunnen collega’s attenderen op belangrijke notitieboeken door ze aan te bevelen. Qua organisatie kan een beheerder orde scheppen in de gebruikte labels. Notities die je uit je zakelijke notitieboeken verwijdert komen in de prullenbak van het bedrijf terecht. Beheerders kunnen deze doorzoeken zodat ze ter ondersteuning snel een notitie terug kunnen vinden om te herstellen (restore).

Met Evernote Free kun je een notitieboek alleen-lezen delen met andere Evernote-gebruikers. Een Evernote-Premium gebruiker kan een notitieboek schrijfbaar beschikbaar stellen aan anderen. Zo kun je in een kleiner verband prima uit de voeten, Evernote Business lijkt interessant voor organisaties van meer dan vijf personen die langere tijd met elkaar samenwerken.

Er zijn ons buiten Evernote zelf nog geen bedrijven bekend waar meer dan een tiental medewerkers samenwerkt met Evernote. Ken jij die wel of heb je daarover gelezen? Graag een reactie onder dit artikel!

Q&A

Na de introductie van Frank over de mogelijkheden van Evernote Business inventariseren we de vragen. Sommige antwoorden heb ik in het artikel al verwerkt, hier volgen er nog een paar.

Wat zijn goede tips om te beginnen met Evernote, bijvoorbeeld qua indeling?

De waarde van Evernote neemt toe met het gebruik ervan.

Evernote-ambassadeurs hebben alleen een eigen aandachtsgebied, lees meer van wat zij schrijven om goede ideeën op te doen.

Of kies gewoon een project uit en pas Evernote daarin toe en breid vervolgens uit. Bijvoorbeeld informatie verzamelen over een verbouwing ofzo.

Of voor het opbergen van informatie: schrijf in een notitie op wat je allemaal in een doos stopt en plak een QR-code met link naar de notitie op de doos. Zo kun je zonder de doos te openen zien wat erin zit.

Zijn er tips voor Evernote voor administratie?

Bonnen, boekstukken en facturen kun je snel in Evernote zetten met een handige scanner zoals de Fujitsu ScanSnap.

Fokke Kooistra vertelt labels te gebruiken voor zijn administratie: “administratie”, het jaartal, het onderwerp en indien van toepassing “btw”.

Je kunt ook foto’s maken van bonnetjes met je tablet of smartphone met een tool als Piikki – categoriseren, bedrag erbij intypen dan doorsturen naar Evernote/Dropbox/E-mail. Maakt boekhouding ook wat leuker.

Foto’s van bonnen kun je ook direct doorsturen naar een boekhoudsysteem zoals MoneyBird. Bekijk dus even, indien van toepassing in overleg met je boekhouder, wat handig is en of je de bonnetjes terug wilt kunnen vinden.

Is het mogelijk om gelijktijdig in dezelfde notitie te werken?

Nee. De notitie die het eerste de servers van Evernote bereikt blijft bestaan. De notitie van de andere gebruiker(s) herkent Evernote lokaal als conflicteren. Evernote maakt voor hen een notitieboek “Conflicted notes” aan en verplaatst de lokale notitie daarheen. Je zult dan op het oog moeten vergelijken wat de verschillen zijn wat vooral met attachments onhandig is.

Is de versleuteling uitgebreider in Evernote Business?

Nee, tekst in notities kun je in Evernote Free en Premium al versleutelen. Selecteer de tekst en kies in het rechtermuisknopmenu (Ctrl+klik op OSX) voor de optie om de tekst te versleutelen. Vergeet dit wachtwoord niet want Evernote kan er niet bij.

Sommige bestandsformaten zoals PDF en Microsoft Word kun je van een wachtwoord voorzien. Door dit te doen voordat je het document koppelt aan een notitie beveilig je de gegevens ook.

Het versleutelen van bijvoorbeeld een notitieboek is dus niet mogelijk, wel kun je ervoor kiezen om een lokaal notitieboek aan te maken. Deze notities bereiken de servers van Evernote niet. Dat betekent dat je deze notities zelf ook niet kunt gebruiken op andere apparaten en dat Evernote ze niet vindbaar maakt (indexeert).

Sommige gebruikers versleutelen een deel van hun harde schijf met een tool als TrueCrypt. Als je PC of laptop dan in verkeerde handen terecht komt dan zijn je notities veilig.

Heeft Evernote Business uitgebreidere zoekmogelijkheden?

Je kunt wel zoeken in alle zakelijke notitieboeken waar je lid van bent. Verder zijn de zoekmogelijkheden hetzelfde.

Bedenk dat Evernote notities kan vinden waar (handgeschreven) tekst op staat. Dus ook afbeeldingen en (foto’s van) aantekeningen. Evernote Premium doorzoekt Office-documenten.

Evernote kent uitgebreide zoekmogelijkheden waarmee je bijvoorbeeld specifiek kunt zoeken naar notities met een afbeelding erin. Sowieso helpen thumbnails je met op het oog snel een notitie terug te vinden.

Zoekopdrachten die je vaker gebruikt kun je bewaren. Onder OSX bewaar je een zoekopdracht na het zoeken onder de menu-optie Bewerken > Zoeken. De opgeslagen zoekopdracht kun je vervolgens kiezen door te klikken op het zoekvak. Sleep opgeslagen zoekopdrachten die je vaker gebruikt naar de Snelkoppelingen (OSX) of de Favorietenbalk (Windows).

Dropbox, Google Docs, Evernote. Wat gebruik je nu wanneer?

Dropbox gaat op ongeveer dezelfde manier om met conflicten als Evernote: het maakt een extra bestand aan. Dropbox synchroniseert direct waar Evernote een cyclus volgt. Dropbox werkt samen met Verkenner/Finder waardoor het de voorkeur heeft om (samen) te werken aan bestanden.

Wil je gelijktijdig samenwerken aan een tekst, gebruik dan Google Docs. Google Docs synchroniseert nagenoeg realtime in hetzelfde document.

Wil je informatie en kennis delen, gebruik dan Evernote. Bijvoorbeeld documenten die qua bewerking in rustiger vaarwater terecht zijn gekomen.

Kun je informatie op het web publiceren vanuit Evernote?

Martijn Aslander sluit al tijden zijn verlanglijstje via Evernote in op een pagina op zijn website. Met het bijwerken van deze notitie is zijn verlanglijstje voor iedereen up-to-date.

Martijn gebruikt hier de mogelijkheid om een notitie te delen, dat kan vanuit iedere Evernote-client. Je krijgt dan een lange URL die iedereen ter wereld kan openen.

Bloggen vanuit Evernote kan (betaald) met Postach.io. Postach.io heeft veel mogelijkheden, tot layout met pages en posts met discussies aan toe. In de basis publiceert het notities met een specifiek label vanuit een door jou aangewezen notitieboek.

Zijn tools te koppelen aan Evernote?

Evernote heeft op Windows een mogelijkheid om bestanden die in een specifieke map staan te importeren als notitie. Deze functie heet “Import Mappen”. Voor Mac OSX zijn er op internet Applescripts te vinden die hetzelfde bereiken – veritrope is een goede bron voor Applescripts. Zo’n specifieke map kan prima een via Dropbox of Google Drive gedeelde map zijn.

Tekstbestanden van een Evernote notitie aanmaken kan met Wappwolf of Zapier.

Met IFTTT (If This Then That) kun je notities aanmaken in Evernote en triggeren op een nieuwe gedeelde notitie vanuit Evernote om iets met die inhoud te doen.

Kun je met Evernote orde brengen in de diverse systemen die opdrachtgevers gebruiken?

Evernote als Gouden Gids voor ZZP-er is een interessant idee. Je kunt per opdrachtgever een notitie of zelfs notitieboek aanmaken en daarin bijhouden met welke systemen de opdrachtgever werkt. Of de e-mailberichten met informatie verplaatsen naar Evernote zodat jij alles voor jezelf op één plek hebt.

Evernote inzetten als CRM-tool lijkt wat beperkt al kun je wel via Evernote Hello al je ontmoetingen efficiënt registreren. We sluiten de avond af door met Evernote Hello Connect “visitekaartjes” uit te wisselen.

Meer informatie over Evernote Business

Evernote heeft een Nederlandstalige startpagina met informatie over Evernote Business, waaronder case studies en een blog.

Evernote Business

Op de niet-officiële Evernote-groepen op Facebook en Google+ kun je terecht met vragen aan andere Nederlandstalige gebruikers. Of natuurlijk gewoon leren door het meelezen met de vragen van anderen en de reacties die daarop komen.

Schrijf je meteen even in voor de volgende meetup op maandag 24 juni 2013 over het gebruik van Evernote voor research en onderzoek.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

0 Comment

Geef een reactie