Steeds meer mensen werken met een online agenda. Maar hoe kan je die nu efficiënter inzetten afspraken te maken? Velen werken met Microsoft Exchange of Google Calendar. Het voordeel is dat je elkaar agenda kunt zien bij het plannen van een afspraak. Het nadeel is dat het een alles-of-niets oplossing is waar anderen je gehele agenda met privé afspraken zien of ze zien niets. Enter Tungle.
Tungle is een (gratis) systeem waarbij je je agenda kunt koppelen aan een online agenda die door middel van software op je Mac of PC synchroniseert. Tot zover nog redelijk bekend, er zijn meerdere systemen die dit doen zoals ook Plaxo etc.
Basisfunctionaliteit
Bij Tungle kan je ook contactpersonen uitnodigen om je agenda te bekijken of zelfs bewerken. Het systeem werkt met een mooie interface met 5- of 7 daags overzicht:
Als je met iemand een afspraak wilt maken klik je ofwel op de knop ‘Schedule Meeting’ of je selecteert direct in de agenda een aantal voorstellen voor data en tijden. Vervolgens vul je details in, uitgenodigden etc:
Tot zover niet veel nieuws onder de zon, wel mooi uitgevoerd. Een verzoek tot een meeting kan je ook via Outlook / iCal / Entourage / Google / Yahoo versturen. Het interessante zit hem wel in het direct kunnen voorstellen van meerdere data, een functie die je ook bij Datumprikker, Doodle en When Is Good ziet. Maar dan gecombineerd.
Wat wel heel netjes is aan Tungle is dat het systeem ook daadwerkelijk door de agenda-programma’s herkende vergaderverzoeken genereert. Het kopieer- en plakwerk wordt daardoor tot een minimum teruggebracht.
Afspraak met mij?
Een functie in Tungle die ik echter nog niet bij andere systemen ben tegengekomen is de selectieve publieke agenda. Via het domein http://tungle.me/<gebruikersnaam> stel je agenda op en voor derden die een afspraak met je willen plannen. Op jouw voorwaarden!
Als ik even voor mijzelf spreek heb ik namelijk altijd wel moeite gehad met die gedeelde Exchange agenda’s. Dat is iets van mij, maar toch. Ik vind gewoon mijn privacy belangrijk en, aangezien ik mijn agenda zowel zakelijk als prive gebruik, vind ik het niet nodig dat collega’s kunnen zien wanneer ik ‘s-avonds en in het weekend weg ben. Ook al is de afspraak als ‘prive’ gemarkeerd, toch geef je inzicht in je levensschema.
Tungle heeft dit heel vernuftig opgelost. Via het systeem kan je zelf precies aangeven welke tijden jij wilt ‘delen’ met de rest van de wereld. Bijvoorbeeld enkel werktijden, of zelfs enkel bepaald dagen waarop je je agenda vrij hebt voor afspraken. Er zijn veel Z(Z)P’ers die bijvoorbeeld op vaste dagen op een mobiele werkplek zitten (bijvoorbeeld bij Seats2Meet) en het dan leuk vinden om met anderen af te spreken. Deze feature is pas net (afgelopen week) vrijgegeven in het systeem! Zie de blog van Tungle
Het systeem werkt ook psychologisch interessant: Het laat niet de tijdstippen zien dat je bezet bent, maar juist wanneer je tijd beschikbaar hebt! Op deze manier blijft je ‘levensschema’ verborgen terwijl je toch anderen de mogelijkheid geeft om (beperkt) in jouw agenda te kijken voor een afspraak.
Daarnaast kan je ook nog zelf instellen hoe lang je per afspraak beschikbaar wilt stellen. Als je bijvoorbeeld afspraken van maximaal een uur wilt, geef je dat in je instellingen op:
Afspraak maken
Mensen die een afspraak met je willen maken voeren een omschrijving en en kiezen vervolgens een beschikbare ‘slot’ op basis van de lengte van de afspraak:
Vervolgens krijg je via e-mail een melding dat iemand een voorstel met meerdere opties heeft gedaan. Je gaat via de e-mail link naar je Tungle agenda en kiest de optie die jou het beste uitkomt. Daarna stuur je de bevestiging:
Uitnodiging
Alle deelnemers krijgen netjes een officiele meeting request in hun e-mail die je kunt accepteren waardoor het event ook voor de niet-Tungle gebruikers direct digitaal vastgelegd wordt.
Hier is nog een aantal demo-video’s te vinden op de website van Tungle.
Conclusie
Een topsysteem als je het mij vraagt, en een directe concurrent voor de ‘gevestigde orde’ wat betreft agenda-aanbieders! En… er is ook een iPhone applicatie beschikbaar. Tot 5 december gratis, dus wees snel!
Martijn Wessels
Ook ik gebruik Tungle. Heb hem gekoppeld aan mijn eigen website en aan outlook. Op deze manier is het makkelijk om een afspraak te plannen met één of meerdere personen. Eerder had ik al mijn gmail agenda available/unavailable gesteld, maar ja dan moet je wel ook een google agenda hebben. Met tungle is het voordeel dat het niet uitmaakt welke agenda de ander heeft, de afspraak is zo gemaakt.
@ Bas en @Niels Overigens mijn prive en zakelijke agenda zijn ook inderdaad één en dezelfde aangezien mijn afspraken ook dwars door elkaar heen lopen.
Zit overigens wel met een ander fenomeen nog te worstelen, namelijk een afspraak op afstand, hoe kan ik de reistijd automatisch op basis van bijvoorbeeld gemiddelde reistijd van het punt waar ik dan ben naar de nieuwe afspraak plannen. Nog even en misschien kan Tungle zelfs op basis van locaties ook reistijd inplannen 😉
ihitlqfwau
xYVZe6 tfmjatzyeqad, [url=http://ktfrujvhhftq.com/]ktfrujvhhftq[/url], [link=http://glowpqowvovl.com/]glowpqowvovl[/link], http://kxtckagmvkjr.com/
Niels Gouman
@Bas je kan dan toch simpelweg jezelf available zetten van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat, afhankelijk van je afspraken plan je een afspraak met jezelf om te squashen.
Dan heb je nog steeds dezelfde flexibiliteit maar wel de handigheid van Tungle 🙂
Bas van de Haterd
Interessant, maar ik denk dat de manier waarop je het nu gebruikt er van uit gaat dat je vaste werktijden hebt. Persoonlijk kan ik net zo makkelijk ’s avonds zakelijke afspraken inplannen en overdag lekken gaan squashen met iemand. Juist je hele agenda delen, waarbij niet het ‘met wie en waar’, maar wel ‘bezet of niet’ vast staat is heel belangrijk voor de nomadische werkers zoals mij. Daar gaat dit systeem als ik het goed begrijp deels aan voorbij omdat je vooraf instelt: tot 5 uur bijvoorbeeld.
Wel interessant is idd aangeven wanneer je wel kan. En ook zeker interessant is de datumprikker achtige optie. Toch denk ik dat je moet oppassen om privé afspraken en tijden eruit te houden. In een wereld waar zaken en privé door elkaar lopen… moet je agenda dat ook denk ik.
Comments are closed.