GTD: overlopende Later/Misschien lijsten, wat te doen?

Voor sommige creatieve mensen (professor Belbin noemt zulke mensen ‘plant’), is het een probleem om hun overvloed aan goede ideeën op een handige manier te verwerken. Je kunt elk idee natuurlijk meteen weer loslaten vlak nadat je het hebt bedacht, maar dat klopt meestal niet met het euforiemoment en de positieve emoties rond het bedenken zelf. Een nieuw idee voelt vaak alsof dat het allerbelangrijkste is wat je op dit moment zou moeten gaan doen!

Maar dat is ook niet zo’n handige strategie. Als je domweg je goede ideeën achterna loopt en verder nooit nadenkt over je langere termijndoelen, loop je het levensgrote risico dat je nooit eens iets echt uitwerkt. Je bent net begonnen om het goede idee van gisteren vorm te geven, maar laat alles weer uit je handen vallen omdat er vandaag een nieuw übercool plan in je hoofd opkomt. Je vrienden en collega’s hebben dat vaak snel door: je bent een dromer die honderden luchtballonnetjes laat vliegen, maar uiteindelijk komt er eigenlijk nooit wat van terecht.

Voor mij bood Getting Things Done de ideale oplossing voor dit dilemma. Vanaf het moment dat ik dit systeem van David Allen ging gebruiken, kon ik elk goed idee gewoon op een papiertje schrijven, of in een digitale notitie. Die notitie ging in een stuffbakje, om pas een dag later verwerkt te worden. Daarmee was de eerste enthousiaste emotie meestal ook al iets gezakt. Dat zorgt ervoor dat ik met net iets meer afstand, soms skepscis en vaak meer verstand naar het idee kon kijken. Door het simpele verwerkingschema van Getting Things Done kwam zo’n idee dan vervolgens terecht in m’n agenda, takenlijst, of op m’n Later/Misschien lijst.

En daar ontstond het volgende probleem. Als je elke dag drie of vier goede ideeën te binnen schieten, en je daar maar een paar ideeën van kunt uitvoeren, heb je er in de loop van een jaar toch een duizendtal items op je Later/Misschien lijst bij. En wat doe je dan met die lijst?

Het doorlezen en reviewen van honderden items is niet echt een pretje. Creatieve mensen, of mensen die veel goede ideeën van elders verzamelen, kunnen er dus baat bij hebben om hun Later/Misschien lijst net iets anders in te richten.

Ik noem drie voorbeelden.

1. Allereerst zou je een extra lijst kunnen maken voor dingen die sowieso op de langere termijn spelen. Ik heb bijvoorbeeld zo’n lange termijn Later/Misschien lijst die ik eens in het kwartaal probeer door te kijken. Op dit moment staan er 2.664 items (de oogst van zes jaar) op die lijst. Ik ben blij dat ik al die items niet elke week tegenkom tijdens mijn Wekelijks Onderhoud!
2. Je kunt ook een verschil maken tussen Later/Misschien items waar je iemand al een toezegging over hebt gedaan en items die jij alleen weet. Dat heb ik ook gedaan. Ik heb dus een aparte lijst met items waarvan ik weet dat ik die extra goed in de gaten wil houden, om mijn beloftes na te komen of te heronderhandelen. Op dit moment heb ik daar 85 items op staan. Die kijk ik zeker elke week door.
   Mijn gewone Later/Misschien lijst heeft op dit moment 515 items. Die heb ik grotendeels naar project of onderwerp gegroepeerd, wat het iets makkelijker maakt om die lijst door te kijken. Toch moet ‘m binnenkort weer eens flink opschonen om het weer echt leuk te maken.
3. Tenslotte hoorde ik van Martijn Aslander dat hij overweegt om een aparte lijst ‘research’ te beginnen. Dat leek me wel een slim plan, dus dat ga ik ook uitproberen. Die researchlijst komt dan tussen je stuffbakje en je Later/Misschien lijst in te staan. Zie het als een extra filter, een extra triage. In feite geef je jezelf nog net iets meer tijd en een extra beslissing, om definitief te besluiten dat een bepaald idee echt waardevol genoeg is om op je Later/Misschien lijst terecht te komen.

Daar waar sommige mensen moeite hebben om überhaupt ideeën te verzinnen, worstelen andere mensen met de ellenlange lijsten die niet meer leuk zijn om te lezen. Dat kan niet de bedoeling zijn en dus hoop ik dat deze tips je een stapje op weg helpen naar een net wat vloeiender lopend ideeën-verwerkingssysteem.

En schrijf vooral ook je eigen ideeën hieronder als commentaar. Ik ben razend benieuwd om te horen hoe jullie dit probleem hebben opgelost. Dat is dan weer het handige van al die creativiteit!