Het Mañana Principe: doe het pas morgen

Tijdens onze timemanagement training vandaag hoorde ik in verschillende woorden weer een paar keer de vraag hoe je het beste omgaat met onderbrekingen tijdens je werk.

Je bent net lekker geconcentreerd bezig met het schrijven van een artikel als iemand je kamer binnenstapt en je aandacht vraagt.

Of midden in een strategische denksessie met jezelf gaat de telefoon en vraagt een collega je hulp bij het oplossen van een probleem.

Of nog erger: terwijl je druk aan het werk bent om het ene urgente probleem op te lossen, staat er alweer een rij met mensen klaar om de volgende calamiteiten op je bordje te leggen.

Soms is het om wanhopig van te worden. En laat ik eerlijk zijn: er is geen pasklaar antwoord wat voor iedereen altijd overal werkt, maar ik heb wel een paar ideeën die je misschien kunnen helpen om er wat over na te denken.

In de eerste plaats is je aandacht een vluchtig goedje. Voor je het weet ben je het kwijt. Je hebt concentratie nodig om goed na te denken, creatieve oplossingen te verzinnen en om in ‘flow’ te komen. Dat wil niet zeggen dat je altijd en overal geconcentreerd zou moeten zijn (lees Lucy Jo Palladino’s boek Find Your Focus Zone), maar wel dat het de moeite waard is om min of meer baas over eigen focus te zijn.

Verder is het lastig om ‘onverwachte interrupties’ te voorspellen, organiseren of er rekening mee te houden in je planning. Maar dat wil niet zeggen dat je er helemaal niets mee hoeft te doen. De afgelopen jaren heb ik vaak gevraagd tijdens de meereffect training hoeveel mensen nu al wisten dat ze de volgende dag wel weer wat ‘onverwachte taken’ op hun bordje zouden krijgen. Voor iedereen die daar ‘ja’ op zei, waren die taken de dag erna in elk geval niet helemaal onverwacht!
Dus als je dan een planning maakt met je agenda en je takenlijst, kun je in elk geval zo wijs zijn om een beetje ruimte over te houden voor die interrupties. Als je je week helemaal vol propt en nergens speelruimte hebt, loop je gegarandeerd vast. En wat heb je daaraan?

In de derde plaats is het lastig om uit je hoofd antwoord te geven op de vraag of je nog even tijd hebt om iets te doen. Zeker optimistische mensen die graag anderen helpen zullen snel geneigd zijn om ‘ja’ te zeggen op elke vraag van een collega. Ze overschatten allereerst de tijd die ze over hebben die dag, vervolgens onderschatten ze de tijd die het gaat kosten om de collega te helpen en ten slotte zeggen ze, vriendelijk als ze zijn, veel liever ‘ja’, dan ‘nee’. Zo maakt je persoonlijkheid het je wel heel moeilijk om niet over te werken!
De oplossing die ik daarvoor heb gevonden is van David Allen, in zijn “Getting Things Done” systeem. Hij heeft me geleerd om een complete inventarisatie te maken van alles wat ik deze week wil doen. De taken die op een bepaalde dag of tijd moeten gebeuren staan in m’n agenda, de rest van m’n workload voor deze week staat op m’n lijst met Eerstvolgende Acties.
Zo kan ik op elk moment eenvoudig zien hoeveel tijd ik nog ‘over’ heb deze week om op iets onverwachts te reageren. En als ik geen tijd over heb, kan ik zien wat ik zou kunnen uitstellen om iemand alsnog te hulp te schieten. Als je zo’n compleet systeem hebt zorgt dat voor veel rust in je hoofd, maar het maakt het dus ook een stuk makkelijker om helder te houden voor jezelf, je collega’s en je baas hoeveel hooi je nog echt op je vork hebt nu.

Maar het grootste probleem zijn natuurlijk je collega’s 🙂 En hoe vaker je ‘ja’ zegt, hoe erger het wordt. Veel van de dringende spoedklussen die er nu echt even tussendoor moeten hebben namelijk niet te maken met het feit dat het probleem zojuist is ontstaan en zo snel mogelijk moet worden opgelost (“HELP! De magnetron staat in brand!!!”). Waarschijnlijk zal het grootste deel van die spoedklussen komen omdat iemand zelf niet op tijd is begonnen, nu tegen de deadline aan zit, daardoor in de problemen komt en dan opeens jouw hulp nodig heeft. En wel snel.
Daar kun je één of twee keer in meegaan, maar daarna is het toch echt tijd om wat eigen verantwoordelijkheid te stimuleren. En dat kan prima met het Mañana Principe van Mark Forster. Hij beschreef het in zijn boek ‘Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management’.

Het mañana principe zegt dat niets zo urgent is dat het niet tot morgen uitgesteld kan worden. Bijna niets dan. Elke keer dat iemand je kantoor binnenloopt met een document, een vraag, een actie schrijf je de vraag of actie op, of je legt het document in een bakje – en daarna beloof je je collega dat je uiterlijk de volgende werkdag zult reageren. Vervolgens ga je door met het werk wat je aan het doen was.
En natuurlijk reageer je de dag erop inderdaad keurig netjes op alles wat je hebt binnengekregen. Wat je kunt afmaken, maak je af. En als je meer tijd nodig heeft, laat je dat weten.

Ik schat zo in dat dit voor sommigen van m’n lezers hier klinkt als een utopie. Iets wat totaal onhaalbaar is en waarvoor je binnen een dag of twee ergens middenin de kantoortuin gelynched gaat worden.

Maar stel dat het (voor sommigen van jullie) wel werkt, dan heb je veel gewonnen. Na een paar weken heeft iedereen door dat ze alles waar ze jou voor nodig hebben beter maar ietsje kunnen plannen, zodat ze op tijd jouw aandacht kunnen vragen.
Bovendien krijg je langzamerhand de reputatie dat je betrouwbaar bent. Als ik dan iets aan je vraag, kan ik de klok erop gelijkzetten dat ik de dag erna antwoord van je heb. Dat is heel wat waard, toch?
En jij kunt elke keer aan het eind van de dag inventariseren wat er aan vragen is binnengekomen, daar een plannetje voor maken voor de volgende dag en rustig aan het werk gaan met de dingen waar je voor wordt betaald.

Natuurlijk zijn er ècht urgente dingen waar je wel meteen tijd aan wilt besteden, maar dat zullen er een stuk minder zijn dan wat je misschien denkt. En natuurlijk zullen je collega’s het niet altijd fijn vinden dat ze een dag moeten wachten, maar dat went ook. Na een tijdje ben jij gewoon de excentriekeling op kantoor die nou eenmaal een gebruiksaanwijzing heeft. Dus?

Dit werkt natuurlijk niet als je werk ‘troubleshooten’ is. Als crisiscoördinator, trauma-arts of persvoorlichter moet je waarschijnlijk leven met de hectiek van elke dag. Maar dan moet niemand van je vragen dat je ondertussen ook geconcentreerd beleidsplannen kunt schrijven…

Dit kun je ook met e-mail doen. Voor zover ik het snap, werkt e-mail veel beter als je het niet voor urgente mededelingen gebruikt. Daar heb je al telefoon voor. Maar dan kun je dus je mailprogramma zo instellen dat je alleen de mails ziet die tot en met gisteren zijn verstuurd. Alles wat vandaag is verstuurd laat hij dan pas morgen zien. In Outlook kan dat door een filter in te stellen in de Weergave die je gebruikt.
Op die manier heb je dus eindelijk echt de mogelijkheid om al je mail te verwerken en blijft je inbox daarna lekker leeg.

Morgen is er weer een dag.