Ik word er zo moe van wanneer iemand vindt dat zijn mailtje urgenter is dan de tientallen andere mails die ik die dag in m’n inbox krijg. En helemaal bij totaal niet urgente (soms zelfs ongevraagde) nieuwsbrieven kan het me mateloos irriteren als er zo’n rood uitroeptekentje voor staat.
Omdat ik werk met Getting Things Done, heb ik elke dag mijn inbox wel één keer leeg, dus zo’n urgentie-verklaring voegt sowieso weinig toe; ik zie het mailtje toch wel snel. Nee, als iemand me echt dringend nodig heeft, dan is de telefoon het aangewezen medium.
Ik ben niet de enige
Ik ben blijkbaar niet de enige. Tijdens één van de Outlook trainingen die ik de laatste tijd gaf, vroeg een deelneemster me of er niet wat te doen was aan dat uitroeptekentje. Al pratend kwamen we er samen achter, dat dat wel degelijk kan. Je kunt dat rode uitroeptekentje gewoon weghalen uit de weergave van je inbox en daarmee is het hele probleem weg!
Dat werkt als volgt:
- Ga naar je inbox (Postvak In)
- Kies dan in het hoofdmenu: Beeld | (Rangschikken op) | Huidige Weergave | Huidige weergave aanpassen…
Je krijgt dan een scherm te zien met de titel “Weergave aanpassen: Berichten”. - Druk op de bovenste knop “Velden…” – je krijgt dan een scherm te zien met de titel “Velden weergeven”.
- Selecteer aan de rechterkant de regel “Urgentie”.
- Druk op de knop “<- Verwijderen” in het midden van het scherm.
- Druk op de OK button.
- Druk nogmaals op de OK button om terug te gaan naar je inbox.
Voila. Voortaan zie je niet meer of de afzender zijn bericht urgent vindt – dan kun je dat lekker helemaal zelf bepalen.
Dikkiedik
Ontvangstbevestigingen geven in ieder geval aan dat berichten niet bij de ongewenste e-mail zijn verdwenen. Dat er zo’n bezwaar tegen is verbaast me dan ook nogal. Maar goed, dat is verder niet het onderwerp van deze post.
TPH
Je kan natuurlijk ook overal over zeuren! Wat maakt het nou uit of iets een uitroepteken of iets dergelijks heeft meegekregen of niet? Als je geen intentie hebt om snel te reageren dan kan je dat, met of zonder uitroepteken, helemaal zelf beslissen.
In zakelijk verkeer ligt dat voor mij als volgt:
Als ik een urgentie meegeef aan de e-mail dan heb ik al telefonisch contact proberen te leggen. Lukt dat niet, dan via mail. Lukt het wel dan ook een mail. Alles moet nl bevestigd worden.
Een urgentie meegeven is van mijn kant uit een teken dat het bericht voor mijn account urgent is en snel moet worden afgehandeld. Het al dan niet oppakken kan contractuele en/of juridische consequenties hebben voor leveranciers en opdrachtgevers….of beide. De ontvanger kan zelf bepalen of hij wel of niet snel wil reageren op basis van zijn eigen prioriteit stelling.
Of iets voor mij urgent is bepaal ik als zender en niet de ontvanger…net zoals ik consequenties kan stellen voor het al dan niet snel reageren hierop. als iemadn denkt dat ten onrechte een urgentie is meegegeven dan verneem ik dat wel van hem of haar….met verdere tekst en uitleg.
Als iemand niet of nauwelijks op andere manieren te bereiken is en niet of nauwelijks reageert op e-mail dan gaat eveneens een ontvangst en zelfs een leesbevestiging mee. Ik heb nl contractuele verplichtingen en ik moet kunnen bewijzen dat ik me daar aan hou. Eventuele rechtzaken en toekomstige besprekingen moeten kunnen worden onderbouwd. Ik kan daarin nl bewijslast dragen.
Als ontvanger van zulke e-mails maak ik afwegingen in de snelheid waarmee ik reageer op basis van contract afspraken, daadwerkelijke urgentie (in overleg met zender) en risico analyse. Ik regaeer dus zelf niet altijd even snel op urgente zaken, maar ik hou hier wel rekening mee in mijn communicatie.
J.
Oeps. Halfdubbel. Sorry.
J.
Hihi…
Doet me denken aan die advocatenkantoren die al hun (papieren) post verzenden met PERSOONLIJK EN STRIKT VERTROUWELIJK erboven.
Ook hun facturen 🙂
J.
Hihi…
Doet me denken aan advocatenkantoren die al hun post (papieren post) verzenden met PERSOONLIJK EN STRIKT VERTROUWELIJK
Niek
@ Vix
Ik denk niet dat de meeste mensen een keus hebben omdat outlook als standaart gezien wordt bij 99% van de bedrijven. Als je nog eens een alternatief in je comment zou zetten, maar zo is hij een beetje zinloos.
ZEN
Vix: Ja echt, welke idioot gebruikt nog Outlook tegenwoordig. Ga een andere hobby kiezen of doe iets creatiefs. Misschien stempeltjes maken? Hahahaha
Wat is dat nou voor loze opmerking? Zakelijk wordt dit het meest gebruikt. Liever Outlook dan die Lotuszooi…
Frans
Een cursus outlook????
Vix
Ja echt, welke idioot gebruikt nog Outlook tegenwoordig. Ga een andere hobby kiezen of doe iets creatiefs. Misschien stempeltjes maken? Hahahaha
Chris
Waar je je in het leven al niet druk om kan maken. Nutteloze tip, hoop nerd gezeik: get a life.
rob
Een cursus Outlook? Hahaha
Johan
Nadeel van de Kolom verwijderen is dat je hem zelf ook niet meer ziet.
Handiger is om via extra regels gewoon een regel aan te maken die de prioriteit weer normaal zet.
Twee voordelen:
1. je kan de kolom nog wel zelf gebruiken. Alhoewel dat voor GTD niet echt nodig is vind ik het zelf wel handig.
2. Je kunt uitzonderingen aangeven in de regel. Als er een bericht komt van je directeur, wil je het liever wel zien wanneer hij dat belangrijk vindt. Ligt ook aan de directeur en of hij iets van de email-ettiquette weet. Sommige van die mensen zijn blijer als je alles uit je handen laat vallen wanneer hun naam maar valt.
MartijnD
Nog irritanter: collega’s of klanten die je een mail sturen en 30 seconden later gan bellen met de vraag “of je m’n mailtje al hebt ontvangen”.
Vlaggetjes gebruik ik alleen voor mezelf in de Inbox. Leesbevestigingen zijn moties van wantrouwen en worden _uiteraard_ genegeered en komen onderaan de stapel. Gelukkig gebruiken alleen n00bs dit.
Reinier
Verwijderen kan het snelst op deze manier: sleep met de linkermuisknop het hoofdje “!” van de regel af: er komt nu een zwartkruis doorheen te staan, en laat de muisknop los.
Peter Kulche
Ik ontdekte laatst iets opmerkelijks: als je een bericht in Outlook opent, kun je de header (berichtkop) veranderen. Kies hierna Opslaan (van bericht) en de mail staat met de door jou tegekende header in je Inbox!
Dus de header ‘ANP Perssupport Bedrijf XYZ stroomlijnt communicatie zeer succsvol met management tool ABC’ verander je in lekker kort ‘Nieuwtje XYZ – aardig voor headline’.
Let wel: mijn Outlook is verbonden met (hosted) Exchange. Ik weet niet of deze optie ook mogelijk is als je met Outlook een gewone mailbox (pop3/imap) uitleest en lokaal bewaart.
ZEN
Handige tip, direct uitgevoerd. M.b.t. de “leesbevestiging” heb ik het volgende meegemaakt. Een kamergenoot had een (werkelijk) belangrijke email naar een collega bestuurd met “read-request”.
Krijgt hij even later de melding: deleted without reading (of read, dat weet ik niet meer). De goede man ontsteekt in woede en belt de niet-lezer die het bericht dus gewoon “onder water” had gelezen.
Moraal: direct bellen was in dit geval handiger geweest…
Ireen
In plaats van de hele urgentiekolom kun je het ook per bericht verwijderen, voor het geval je het uitroepteken in sommige gevallen wel wilt laten staan.
Doe je zo:
Open het bericht,
Ga in het menu naar Beeld, dan naar Opties,
Bij het bovenste kopje “Berichtinstellingen” kun je nu de Urgentie van Hoog naar Normaal zetten,
Klik op Sluiten en sluit ook het bericht,
Wilt u wijzigingen opslaan? Kies “Ja” en het uitroepteken verdwijnt.
Johan
Het weghalen van welke kolom dan ook kan een stuk makkelijker.
Ga met de muis op de kolom staan die je weg wilt hebben b.v. “!”
Druk op de rechter muisknop.
Klik aan verwijdeer deze kolom.
Klaar is kees.
Onno
Ai, ik moet zeggen dat ik het uitroeptekentje wel (sporadisch gebruik
Ik prefereer wel de telefoon, maar dat gaat niet altijd, mensen hebben hem op stil of uit staan of zijn langdurig in gesprek terwijl ze wel mail zitten te doen, ja multitasken is niet altijd sneller, maar ljkt soms best handig.
Ik heb dan een andere aandachtstrekker gevonden die je ook niet met bovenstaande kan negeren.
Je kan aan de mail een herinnering toevoegen (vlaggetje, in leuke kleurtjes). Deze herinnering kan je aan een datum kopeen en als je die nu op een datum/tijd in het verleden zet dan komt hij rood (jawel) binnen in je inbox. Dat valt lekker op. Uiteraard gebruik ik dit alleen in noodgevallen, als ik echt iemand met bloedspoed nodig heb en hem niet te pakken krijg, maar het werkt elke keer, inclusief na afloop een uitleg over ho je dat doet… 😉
Hak_74
Voor het verwijderen van een kolom zoals urgentie is een snellere methode. Namelijk gewoon – in dit geval – het uitroeptekentje aanklikken en verslepen totdat je er een groot zwart kruis doorheen krijgt en loslaten en weg is de kolom.
Om een veld toe te voegen op de rechtermuisknop klikken terwijl je op een willekeurige kolomnaam staat en voor de optie veldkiezer kiezen.
Kars
@marcel: Het verschil is alleen dat een aangetekende brief ook (significant) meer kost. Bij e-mails is hiervan geen sprake, waardoor de drempel om het te gebruiken een stuk lager ligt.
Marcel Klomp
@rene: Natuurlijk bepaal je dat zelf. Zou iedereen echter alleen een ontvangstbevestiging vragen bij e-mails waar het er ook echt toe doet zou het in principe een equivalent van de aangetekende brief in de offline wereld zijn.
En daar heeft vreemd genoeg zelden iemand moeite mee.
Rene
@Marcel: Ontvangstbevestiging mag dan wel een goede toevoeging zijn aan outlook, maar ik bepaal altijd zelf nog wel of ik wil dat er een bericht de deur uitgaat dat ik de mail gelezen heb. Noem het maar een stukje privacy.
Nietsje
Feestje…daar zijn we het over eens.
Taco Oosterkamp
@Nietsje – ja, ook jij hebt gelijk. Dat vind ik persoonlijk het leuke aan Lifehacking.nl: sommige auteurs hier zijn erg enthousiast over hun Mac, ik werk graag met Outlook en ieder schrijven we vanuit onze eigen ervaringen. Het blijft dus altijd persoonlijk.
Daarnaast kijk ik -vanuit mijn vak- mee met heel veel professionals op hun eigen werkplek en hoor ik hun verhalen. Mijn conclusie: er zijn bijzonder weinig mensen die alleen perfect geschreven en verstuurde e-mails binnenkrijgen.
Nietsje
@Taco,
Je bedoeld neem ik aan jouw werkelijke realiteit in jouw leef/werkomgeving.
Er zijn andere kringen waarin dit soort functies wel werken..en die tip van jouw weer niet.
Taco Oosterkamp
@Marcel – je hebt natuurlijk helemaal gelijk, maar voor mij werken lifehacks het beste wanneer ze gebaseerd zijn op de werkelijke realiteit, in plaats van de gedroomde werkelijkheid – of zoals het zou moeten zijn.
Marcel Klomp
Als iedereen zich zou houden aan wat simpele e-mail protocollen zouden de ontvangstbevestiging, priority en privacy juist enorm goede toevoegingen zijn voor het dagelijkse e-mailverkeer.
Het onvermogen van de gemiddelde gebruiker zich aan simpele protocollen te houden zou geen norm moeten zijn voor het afschieten van deze. Het zou juist moeten stimuleren mensen elkaar van het juiste gebruik op de hoogte te brengen.
En nieuwsbrieven met high priority gaan bij mij de spam folder in. Dit stel ik namelijk gelijk aan de witte enveloppen van loterijen in mijn brievenbus.
Sypie
Daarbij is het ook nog eens zo dat onnodig veel mensen (zowel op Mac als Windows) het nodig blijken te vinden om een ontvangstbevestiging mee te sturen. Op Mac is dit standaard niet aanwezig in Mail.app (de mailapplicatie) maar via een omweggetje met wat code is het wel mogelijk. Wat de ontvanger er mee doet is natuurlijk allesbepalend.
Ik denk dat er veel efficiënter gewerkt kan worden als men 1 keer in de zoveel tijd, of als wekzaamheden klaar zijn, de mailprogramma’s eens aan moet slingeren. Op die manier gaat er veel minder tijd zitten in het “even controleren of er nog post is”. Iedereen voelt zich belangrijk en kijkt daarom 100 keer per uur in zijn mailprogramma of er nog wat nieuws is. Zelf heb ik dat ook, in mijn Dock verschijnt een rood rondje in het mail icoontje. Ik kan er niet tegen dat die daar staat, dus zet ik het uit. 1 keer per uur/2 uur zet ik mijn mail eens aan. Alles wat er dan binnenkomt kan ik meteen behandelen en eventueel beantwoorden.
Nietsje
Zelf hoef je een mailtje niet urgent te vinden, maar het blijft een soort emoticon van de afzender. Die vind het klaarblijkelijk wel belangrijk en dat is extra informatie die nuttig is om te zien (je kan daar in de communicatie rekening mee houden).
Misschien is het ook afhankelijk van je werkomgeving. Op hogere managementniveaus zie je dat prioriteit hoog wordt meegegeven aan berichten die bovengemiddeld aandacht vragen omdat ze bijvoorbeeld politiek gevoelig liggen. Heeft dan niet zozeer te maken met of het een sproetje is.
Rond e-mail over life-hacks kan ik mij inderdaad ook niets bij hoge prioriteit voorstellen 🙂
Taco Oosterkamp
Dank je wel, Roel.
Ik denk dat je gelijk hebt — Malik de Kok (http://blog.thion.nl/) vertelde me dat het onderwerp vullen met actuele informatie en interessante trefwoorden over de inhoud van de mail nog wel eens kan helpen.
Roel Willems
Goede hack, mail moet sowieso niet gezien worden als een direct medium om te communiceren zoals de telefoon of chat. Neemt niet weg dat ik me erg kan storen aan mensen die gewoon niet reageren op mails, maarja ik denk dat een urgentie-toevoeging daar ook weinig aan kan veranderen voor die personen 😉
Comments are closed.