Kan een scanner ook een lifehack zijn? (hint:als het zoveel tijd bespaart als deze zeker!)

Al jaren lezen we over het papierloze kantoor (en huis). En toch komt er steeds meer papier bij. Tot twee weken geleden deed ik daar vrolijk aan mee. Grote stukken tekst printte ik uit en nam ik in de trein nauwgezet door, op zoek naar hacks en inzichten voor bijvoorbeeld deze site. Een van mijn argumenten was dat dat ik domweg sneller door een stapel papier heen kon bladeren dan door een stapel documenten in mapjes op mijn desktop. Een deel van mijn gehele workflow was dus via papier. Scheursels uit kranten, interessante blogposts, handleidingen van het een of ander, en ook mijn administratie liep via papier.

Talloze malen heb ik verbaasde blikken beantwoord met: “Tjah, als die interface en de snelheid van de Ilead of Kindle nu wat sneller was, zou ik misschien overwegen of dat ding te gebruiken” (Mochten de fabrikanten dit lezen, ik test graag mee voor jullie 🙂 )

Nu werd ik al heel blij van Evernote, die niet alleen een groot deel van die workflow verbeterde, maar ook nog eens op elke gewenste wijze synchroon hield tussen iMac, MacAir en Iphone. En bovendien ook nog mapjes kan delen op het web.

Maar de stap die van Evernote de MUST HAVE killer app maakt voor mijn voormalige papieren workflow is de aankoop van een scanner. Ik heb er een maand over gedaan om de juiste te vinden. De meeste scanners zijn traag, lomp of onhandig, en vaak een combinatie van deze aspecten. Als een apparaat niet lekker werkt, dan gebruik je het niet en is het eigenlijk altijd te duur. De scanner die ik nu heb had ik eigenlijk al jaren geleden moeten hebben. Het zou me een hoop gedoe hebben bespaard, en snelheid hebben opgeleverd.

Ik heb het over de Scansnap300M van Fujitsu.

Het ding is klein, compact, past in een tas of op een hoekje van je bureau. De stroom kan via twee usb poorten of via het stopcontact. Als je de klep opendoet, kun je een sheetfeeder uitklappen.

Vervolgens kun je 8 pagina’s via de sheetfeeder scannen, dubbelzijdig binnen 1 minuut! Kijk! Dat schiet lekker op. Verder lust het ding alles, bonnetjes, visitekaartjes, en zelfs kranteartikelen. Omdat de maat net iets groter is dan a4, kunnen de meeste tijdschriftformaten er ook in.

Na het scannen sleep ik de bestanden in Evernote, en voorzie ik alles van tags. Maand, jaar en andere tags die me helpen in mijn workflow. Even de verzekeringspapieren van vorig jaar bekijken? Of de bonnetjes van de Naamlooz-borrels? Even vragen aan Evernote en binnen een seconde paraat! En door te mailen aan anderen. Door de eenvoud en kracht van de scanner, gekoppeld aan een (steeds verbeterende) user-interface van Evernote ben ik voorzien.

En het bespaart een hoop printertoner en papier. Normaal zijn we wat terughoudend hier aangaande hardwaretips, maar in dit geval wilde ik jullie deze kennis niet onthouden.

Zijn er lezers hier die meer behoefte hebben aan dit soort tips? Kevin Kelly heeft een blog genaamd, cool tools, ook iets voor hier?