Maak aan-het-bureau-gesprekken productiever

Deze hack gaat niet door iedereen gewaardeerd worden, dat durf ik nu al te zeggen. Niet iedereen zal dit aardig, sociaal of ethisch vinden. Maar veel mensen hebben wel last van dit probleem.

Het probleem

Veel mensen kennen wel een aan-het-bureau-gesprek: Iemand komt eventjes langs om wat tegen je te zeggen, iets aan je te vragen of gewoon gezellig doen. En hiervan ben je niet echt gediend. Je kan natuurlijk je kantoordeur dicht doen, maar dan ben je ook weer asociaal. Een bordje ‘niet storen’ staat ook niet leuk.

Dit probleem kan voorkomen worden met oordopjes, een grote koptelefoon of zelfs vriendelijke zeggen, maar dat werkt zelfs niet altijd. En dan mag je best een beetje asociaal worden.

Die afleiding elke keer is ook niet bevorderend voor de hoeveelheid werk die je gedaan kan krijgen. Vaak gaat zo’n gesprek snel over in een roddel over een collega, een praatje over het weer of het weekend. Kunnen deze gesprekken niet productiever? Jawel.

De oplossing

Deze oplossing is niet aardig, maar wel erg effectief. De volgende keer dat er iemand aan je bureau staat te praten doe alsof de telefoon gaat. Neem ‘de telefoon’ op en zeg iets als: “Hoi, heb je een momentje?” Je geeft nu wel het signaal af dat je de persoon aan je bureau wel de aandacht blijft geven (er zijn ook mensen die doodleuk te telefoon oppakken en met de persoon aan de telefoon gaan babbelen), maar je geeft ook het signaal dat je weinig tijd hebt (er is namelijk iemand aan het wachten). De persoon die aan je bureau staat zal zijn praatje snel afronden en tot de kern van zijn bezoek komen om jouw vervolgens de kans te geven om het telefoontje te beantwoorden.

Maar hoe dan?

Mocht je nou een telefoon op je bureau hebben staan, zorg dan dat je je mobiel in je hand hebt en bel de telefoon op je bureau, erg makkelijk. Heb je een mobiel, zeg dan dat hij op trilstand staat en men zal je geloven. Mocht je nou echt heel veel last hiervan hebben, maak dan een knopje onder je bureau of iets dergelijks! Het is allemaal mogelijk en naar mijn inziens allemaal geoorloofd!

Kan eigenlijk niet?

Kan je wel iemand op deze manier ‘afserveren’? Mag deze hack wel, is dit niet gewoon ronduit asociaal? Eigenlijk wel. Maar als je nagaat dat iedereen zijn werk gewoon moet doen en dat de pauzes zijn voor een gezellig praatje, dan is het al een stuk minder erg. Als jij vaak gestoord wordt kan dit een oplossing zijn.

Wat vinden jullie hiervan?

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

27 Comments

  • Maaike
    Posted 19/10/2010 6:03 pm 0Likes

    @Onno: of je reageert op elke vraag met ‘wilt u daar mayonaise bij?’ 😛
    Een zeer prikkelend artikel, zij het wel met de uitleg erbij.. Gezien het niveau van een aantal eerdere artikelen deze zomer kan ik me voorstellen dat dit té serieus gebracht is en lezers er toe kan brengen deze site niet meer te willen bezoeken… Of in ieder geval bepaalde schrijvers niet meer te willen lezen, hoe goed bedoeld ook.. (en ik moet eerlijk zeggen dat je zinsbouw en grammatica (hij wilt moet zijn hij wil) soms te wensen over laat.. Misschien een ‘hack’ voor jezelf, als je meer serieus genomen wilt worden? (niet als steek bedoeld, maar echt als tip).)
    Al moet ik zeggen dat ik me weinig aan zou trekken van opmerkingen van collega’s in de trant van ‘jeetje, die werkt alleen maar’.. Daarvoor ben je ook op je werk, toch? 🙂 De tip van het gaan staan voor een gesprek ga ik zeker eens uitproberen!

  • onno
    Posted 04/10/2010 12:13 pm 0Likes

    Ik stop altijd mijn vingers in mijn oren en roep; “Ga weg… ga weg… ga weg…

  • Gabriël Bassant
    Posted 03/10/2010 8:19 am 0Likes

    Een tip sluit je aan bij de groep op LinkedIn ‘Slim en stout’.

  • Nico Meijer
    Posted 02/10/2010 9:40 am 0Likes

    @Stefan: Doel bereikt. 🙂

    • Stefan Knapen
      Posted 02/10/2010 10:18 am 0Likes

      @Nico Meijer Haha absoluut!

      Bedankt allemaal voor de reacties. Als ik eventjes door de comments heen scan zie ik al snel 5 oplossingen die wél kunnen en die ook nog eens onconventioneel zijn! Naast je bureau gaan staan, geniaal! Top!

  • Frank Langedijk
    Posted 01/10/2010 5:33 pm 0Likes

    Wat een non-issue! Doe ff normaal… zeg dat je even bezig bent en vraag of het even straks kan, of zeg iemand terug te bellen. Roddels, oh-en… ga wat anders doen… je trekt bepaalde opmerkingen en typische medewerkers gewoon aan. Ken je de kreet work hard, be nice? Wat en kulbijdrage zeg ;-(

  • WilcoLa
    Posted 01/10/2010 5:08 pm 0Likes

    Ik heb collega’s aan wie ‘volwassen zijn’ niet besteed is. Die enkele uitzondering is voor mij geen reden om een nieuwe baan te zoeken. En je wilt ook niet altijd de botte hork uithangen. Meestal maak ik van de gelegenheid gebruik door even op te staan, een kop koffie te halen en zonder gezelschap weer mijn kantoor in te lopen.

  • Svenja
    Posted 01/10/2010 11:13 am 0Likes

    Nee, dit lijkt me absoluut geen goeie oplossing. Als je niet eens tegen je collega’s kunt zeggen dat je even niet gestoord wilt worden omdat je geconcentreerd wil werken dan denk ik dat er iets fundamenteel misgaat.
    Gewoon lekker eerlijk zijn, en je vooral niet druk maken over wat mensen van je denken.
    Van de uitspraak ‘Hij wilt wel heel hard werken’ krijg ik spontaan hele erge jeuk! Als mijn collega’s zo over mij zouden praten dan denk ik dat het toch hoog tijd zou worden om andere collega’s te zoeken die WEL willen werken…

  • Esger Jellema
    Posted 01/10/2010 10:22 am 0Likes

    De telefoon ‘hack’ kun je maar een paar x toepassen, dan gaat het ook opvallen.
    De oplossing van Bart Martens lijkt me 1 van de beste die hier genoemd worden. Die werkt trouwens ook voor telefoongesprekken las ik onlangs.

  • Simon
    Posted 01/10/2010 9:42 am 0Likes

    Net doen alsof de telefoon gaat (hij staat op trillen zogenaamd) en terwijl je zegt: “heb je een momente” en dan gaat je telefoon echt …. oei – geloofwaardigheid naar de knoppen …

  • Gerard
    Posted 01/10/2010 9:37 am 0Likes

    Gewoon afspraken maken. Je bent toch volwassen met elkaar :). Wij lossen dit soort dingen op door op een dag 3 tijdframes (0,5 uur) te hebben waarin met kan overleggen en kleppen op de afdeling. Voor de rest van de dag is het stil op de afdeling en vinden gesprekken die zo dringend zijn plaats in de vergaderruimte . Verder gebruiken wij ook Skype intern. Sommige mensen zeggen dat dat dan saai is maar niks is zo leuk om je taken voor de dag af te hebben en dat je niet hoeft over te werken. Aan de andere kant is het ook werk en ben je niet met elkaar getrouwd.

    Bij nood gaat deze regel natuurlijk aan de kant maar we stellen wel dat als er per week meer dan 2 noodsituaties zijn je toch moet gaan kijken of de juiste mensen op de juiste plaats zitten :).

  • Stefan v.d. Dungen
    Posted 01/10/2010 7:45 am 0Likes

    Lijkt mij inderdaad niet echt een goede oplossing. Zodra je je fake gesprek afsluit, staan ze weer aan je bureau. Ik stel voor een #gtd inbox neer te zetten en hier afspraken over te maken.

  • Bas
    Posted 01/10/2010 2:23 am 0Likes

    Grappige hack voor mensen die niet duidelijk durven te zijn, maar vooral een hack die regelrecht is overgenomen uit The 4-hour Workweek van Timothy Ferriss.
    Als je iets leent, doe dan aan bronvermelding!

  • Maarten van der steen
    Posted 30/09/2010 9:52 pm 0Likes

    Een oudewetse eierwerker doet ook wonderen. Vaak vragen collega’s voor een minuutje tijd. Stel de wekker op maximaal 2 minuten. Geef van te voren aan dat als ze meer tijd willen, dan een afspraak in te plannen. Als De wekker gaat weten ze dat de tijd voorbij is. Volgens mij heb je op deze manier binnen een week een nieuwe manier een efficiënte manier van te wordt staan van collega’s geregeld.

  • Patrick Loonstra
    Posted 30/09/2010 4:56 pm 0Likes

    De koptelefoon (stom woord trouwens) is ook op straat perfect. Zelfs de verkopers van de Trouw en de Veronicagids vallen je dan niet meer lastig.

  • Erik
    Posted 30/09/2010 4:24 pm 0Likes

    Inderdaad een herkenbaar probleem, maar zo’n oplossing daar kan ik ook weinig mee. Het is de tegenhanger van assertiviteit. Een slap alternatief voor het nee-zeggen. Tuurlijk is dat niet asociaal. Het is pas asociaal als iemand per sé zijn verhaal aan je kwijt wil terwijl je druk aan het werk bent.

    Het is ook niet altijd dat je zelf gestoord wordt voor een gesprekje, maar dat collega’s aan je bureaublok uitgebreid chatten. Dat kan alsnog erg belemmerend zijn als je wilt werken.
    De oplossing om koptelefoon/oordopjes te gebruiken werkt dan ook prima, waardoor de gesprekken een niet-storend achtergrond geluid worden.
    Verder kun je best tegen iemand zeggen dat het even niet uitkomt, dat is echt niet asociaal. Je zit per slot van rekening in een werkomgeving neem ik aan 😉 Je mag best grenzen aangeven en voor jezelf opkomen. De ander met zijn verhaal is niet per sé belangrijker dan jouw werkzaamheden.

  • Bart Martens
    Posted 30/09/2010 2:31 pm 0Likes

    Een andere oplossing is om op te staan en naast je bureau te praten.
    Dit werkt echt. Gesprekken duren maar de helft van de tijd.

  • Paul Baarn
    Posted 30/09/2010 2:22 pm 0Likes

    Het was wel duidelijk dat je voorstel niet serieus was (toch?). Het onderwerp is inderdaad wel van belang. Een koptelefoon schrikt de ergste ‘kleppers’ niet af. Ze tikken je gewoon op je schouder en vragen waar je naar luistert. Ik werk nu voor mezelf en ben dus mijn eigen stoorzender, maar toen ik collega’s had zei ik: “Over 10 minuutjes. Even iets afmaken.” Dat was altijd ok, ook als ik pas een uur later een bakkie met ze ging doen. Je stelt in het vooruitzicht dat ze hun praatje kunnen maken en dat je geïnteresseerd bent en daarmee is de hoge nood blijkbaar weg. Bovendien hebben ze in de tussentijd hun praatje meestal al ergens anders gedaan. Als iets hoog nodig af moest deed ik dat overigens het liefst thuis of ik begon ’s ochtends om 7 uur. Heerlijk.

  • Stefan Knapen
    Posted 30/09/2010 1:38 pm 0Likes

    Allemaal bedankt voor de reacties tot zover!

    Uiteraard kan je dit eigenlijk niet maken, en nee Nico, zo zal ik zeker niet mijn patiënten later behandelen, haha. Maar wat ik hier wel probeer te bereiken is prikkelen, na te laten denken over die momenten van onproductiviteit en wat je er misschien aan kan doen!

    In sommige bedrijven gaat eerlijkheid nou eenmaal niet, want als je dat een aantal keer doet wordt het ‘met hem kan je ook nooit een gesprek aangaan’ of ‘hij wilt wel heel hard werken’. Daarom mag er af en toe (naar mijn idee) best af en toe nagedacht worden over andere mogelijkheden!

    Ik vind de suggestie van Ingrid dan ook erg sterk, een grote koptelefoon. Is die af, dan mag je gestoord worden, is die op, dan niet!

  • Marleen
    Posted 30/09/2010 1:11 pm 0Likes

    De belofte die je in de titel van deze hack doet, maak je niet waar . Ik kan diverse manieren bedenken om dat soort gesprekken daadwerkelijk productiever te maken (met bijvoorbeeld tips over het ‘on track’ krijgen of houden van een gesprek, concrete afspraken maken, gezamenlijke doelen zoeken), maar deze manier? Nee.. Los van of je deze ‘hack’ nodig zou moeten hebben (ben het helemaal met Nico eens, met vriendelijkheid, openheid en vasthoudendheid kom je echt een heel eind), is er gegarandeerd een keer iemand die je door heeft, en dat komt je algehele geloofwaardigheid dan niet ten goede!

  • CAdkid
    Posted 30/09/2010 12:59 pm 0Likes

    Eerlijkheid duurt het langs.
    Vooral als collega’s dit door krijgen…

  • Theo van der Sluijs
    Posted 30/09/2010 12:35 pm 0Likes

    Sorry, maar je kan toch gewoon tegen je collega zeggen.

    “Joh, ik heb het erg druk dus als je het niet erg vindt praten we in de pauze even verder”.

    Ik denk dat dat veel meer gewaardeerd wordt.

    Dan ben je namelijk eerlijk !

  • Michiel Rutjes
    Posted 30/09/2010 12:29 pm 0Likes

    Wat is er mis met eerlijkheid? “Ik vind het heel gezellig dat je even langskomt, maar ik wil heel graag verder met mijn werk.” Zolang je daar op een ander moment maar een sociaal moment tegenover stelt 🙂 Wat mij betreft kun je het wel maken, maar het is niet echt eerlijk tegenover je collega die graag de moeite neemt om naar je toe te komen en te investeren je “social bank account”.

  • Ingrid
    Posted 30/09/2010 12:24 pm 0Likes

    Dit is inderdaad een post die hevige reacties kan oproepen, maar het is op sommige werkplekken o zo waar.
    Ik ben freelancer en werk op verschillende bedrijven. Soms gebeurt het dat er een echt onproductieve sfeer heerst op de werkvloer.
    Je voorstel om te doen alsof je telefoon krijgt, vind ik wel wat naiëf en in zekee zin ook belachelijk. Ik zie het mezelf al doen…dan zou ik mezelf bedriegen.
    Wat ik doe, en zonder schuldgevoel : ik heb steeds mijn headset bij en als de sfeer te nadelig is om productief te werken, dan zet ik de internetradio aan en zet mijn headset aan. Resulaat : ik kan lekker verder werken en collega’s begrijpen dat ik even niet bereibaar ben.

  • markM
    Posted 30/09/2010 12:11 pm 0Likes

    Ik zou niet weten of wat je voorstelt ‘niet kan’ (het kan vast wel) 😉

    Wat ik me wel afvraag is wat er mis is degene die stoort gewoon te zeggen dat je graag even geconcentreerd (en dus ongestoord) wil werken.

    En als je de luxe hebt van ’n eigen ruimte kun je zelfs bij de ingang een briefje doen met wanneer je niet gestoord wil worden (en voor de duidelijkheid ook wanneer wel)…

    Is niet alleen eerlijk maar ook een volstrekt duidelijk signaal toch?

  • Fia
    Posted 30/09/2010 12:07 pm 0Likes

    Samenwerken, openstaan voor andermans vragen en ideeën en ervaringen delen is juist prachtig.
    Dit betekent echter niet dat je overal direct op moet reageren.

    Wat is er mis met een vriendelijk: ‘Je vraag komt me nu even niet goed uit. Ik kom er (tijdstip noemen) op terug’. En je daar dan ook aan houden. Ookal gaat het om een kletspraatje in je lunchpauze.

    Als je iemands vraag afserveert of ‘oplost’ met smoesjes kun je verwachten dat je later nergens bij betrokken wordt en jouw vragen en ideeën niet gehoord worden.

  • Nico Meijer
    Posted 30/09/2010 12:00 pm 0Likes

    Sorry, maar deze ‘hack’ vind ik beneden peil (en dus ook geen hack).

    Als je er niet komt met een net “Het komt me nu niet uit, omdat ik [vul eerlijke reden in]”, dan zit je op een verkeerde plek en wordt het tijd dat je je eens afvraagt waar je eigenlijk mee bezig bent.

    Eerlijkheid troef. Werkt altijd, zolang je maar vriendelijk en open communiceert. Als je per se aardig gevonden wil worden en dus tot dit soort geniepige zaken overgaat, moest je misschien eens overwegen volwassen te worden.

    We gaan toch niet promoten dat we elkaar niet serieus behandelen?

    @Stefan: ga je dat straks ook met je patiënten doen? 😉

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: