Mailbox app zet je in een virtuele wachtrij voor een lege inbox.

Het is bijzonder dat een nieuwe email-applicatie de gemoederen bij techblogs en mobiele afficionados kan bezighouden. De nieuwe iOS app Mailbox heeft een bijzondere propositie. Met de app kun je in een paar veegbewegingen je mail verwerken. Kies of je de mail wilt archiveren, verwijderen, opslaan in een andere map of weer terugzien op een ander tijdstip. De app heeft de afgelopen weken veel aandacht gekregen door hun nieuwe benadering van e-mail én de wijze waarop je toegang krijgt, via een virtuele wachtrij.
Ik geef hier geen uitgebreide walk-though van de app, die vind je bij The Verge. Ik vertel liever over mijn ervaringen met Mailbox en mijn idee over hun propositie.

Virtuele wachtrij

Mailbox bedacht een unieke wachtrij constructie om de toegang en het gebruik op gestage wijze te laten groeien in plaats van een grote aanloop met bijbehorende server- en prestatieproblemen. Als je je inschrijft als gebruiker krijg je een plekje in de wachtrij. Download de app en geef je unieke code in. Je ziet dan direct je plaats in de wachtrij.

Deze wachtrij zorgt voor aardig wat beroering. Want met de huidige snelheid waarmee mensen worden binnengelaten, kan het gerust een paar maanden duren voor je de app kunt proberen. Natuurlijk is het een mooie PR tool en schrijft men hier graag over. Maar is de app het wachten waard?

Uitgangspunt GTD

Een van de uitgangspunten van Getting Things Done (GTD) is om alle binnenkomende post en signalen eenmaal te zien en te verwerken. Simpel gezegd: Een email open je eenmaal en je beslist dan wat je er mee doet: Archiveren, weggooien, doorsturen, in een lijst voor later zetten of direct beantwoorden. Ik weet het, dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Daarom is de GTD systematiek voor velen een flinke hobbel. De start is vaak beangstigend en na een paar dagen haken velen af. GTD is een verzameling logische handelingen die individueel goed te doen zijn. Maar samengevoegd heeft het een flinke leercurve en vereist het een gedragsverandering.

Hier komt Mailbox goed uit de bus. Ze hebben opnieuw naar email gekeken en nagedacht hoe ze email via mobiel slimmer en handiger kunnen aanbieden.
Een van de kenmerken van Mailbox is dat hun servers je mail checken en onnodige zaken verbergen voor ze het je tonen. Denk aan standaard reply-tekst en handtekeningen. Tevens laten ze emailthreads in een SMS stijl zien. Handig en het zorgt dat je in een oogopslag ziet wat er in je mailbox zit. Ze zeggen goed met je privacy om te gaan en alles automatiseren. Maar bedenk je wel dat een bedrijf met toegang tot honderdduizenden Gmail accounts een geliefd doel is voor cyberaanvallen.

Instant Zen

De ontwikkelaars hebben goed nagedacht over de manier van swipen, de kleuren in de app en de iconen. De user interface werkt enorm prettig en je kunt werkelijk in een sneltreinvaart beslissingen maken over je email. Met name de keuze om iets later op de dag te zien, of in de avond of het weekend, geeft je een ongekende snelheid om je mailbox leeg te krijgen. Met een fraaie beloning: Bij een lege mailbox zie je het logo van de app en een toepasselijke Instagram foto. Instant Zen.

Maar dan.

Je kunt wel een lege inbox hebben, maar dat betekent niet dat je werk is gedaan. Bepaalde mail die je vooruitschuift komt toch weer terug. Mail die je in een lijst zetten om later te behandelen zul je toch moeten doen. Hier komt het manco van Mailbox om de hoek. Het is niet veel meer dan een app om op gestileerde wijze je mailbox te legen. Het lost niet het fundamentele probleem van veel mensen dat ze teveel mail krijgen.

Het is alsof ik de postbode terugfluit als hij zojuist een stapel post en reclame door mijn brievenbus gooi. Ik geef hem een stapel post en vraag hem om het later weer te bezorgen. Dan moet ik er weer een beslissing over maken. Wat ik net zo goed de eerste keer had kunnen doen. Een permanente oplossing is het plakken van een nee/nee sticker of me op minder tijdschriften abonneren.

Mailbox nu en straks

Natuurlijk heeft Orchestra Inc. wel nagedacht over de app. Natuurlijk zullen ze een hoop mensen blij maken met het bereiken van het mythische Inbox Zero. Ik hoop echter wel dat ze nog meer in petto hebben. Mailbox is voortgekomen uit een eerder ontwikkelde todo-app. Ik verwacht hier nog wel een koppeling mee. Want voor nu is Mailbox niet meer dan een feature, een handigheidje in een app. Niets meer en niets minder. Het moment dat je van je iPhone naar de desktopversie van Gmail gaat is de feature verdwenen.

Google heeft in juli 2012 het ontwikkelteam van Sparrow ingelijfd. Het zal me niet verbazen als er binnen afzienbare tijd vergelijkbare functionaliteiten van Mailbox in Gmail verschijnen. Waarmee het onderscheidend vermogen van Mailbox al weer is verdwenen. Tenzij ze zich op nieuwe features richten zoals non-Gmail apps, koppeling met andere todo-apps of betere integratie van je huidige labels in Mailbox.

Maar Orchestra Inc. doet één ding wel heel goed en dat is de gedachte rondom e-mailcommunicatie van een nieuwe kant bekijken. In dat opzicht kunnen ze een voorloper zijn. De wakkerschudders. “The round pegs in the square holes”…

Mailbox is visueel een prachtige app en werkt enorm lekker. Maar het is niet voldoende om een meer fundamenteel probleem van e-mail op te lossen. De mentaliteit hoe je met mail omgaat. Daar is meer voor nodig dan een virtuele wachtrij voor je mailbox. Wil je een lege Gmail inbox zonder de Mailbox app? Lees dan eens deze Zen Habits Empty Gmail Hack van Leo Babauta en pas hem zelf toe. Wedden dat je binnen afzienbare tijd een lege inbox hebt én acties die voortkomen uit je mail.

Succes aan iedereen in de rij!

Screenshots ontvangen van @markies, @photojeanique, @sannew, @roh, @martijnengler, @Thias23 en @hurenkamp