Meer overzicht krijgen op je takenlijst in Outlook

Als je een lijst met Eerstvolgende Acties maakt, is het handig om die lijst te groeperen op Context. Zo kun je op elke plek waar je bent precies zien welke acties je op dat moment wél of juist niet kunt doen. Die laatste acties hoef je dan niet eens te bekijken!

De context is waar je moet zijn, of hetgeen je bij de hand moet hebben, om een bepaalde actie uit te voeren. Ik gebruik bijvoorbeeld zelf op dit moment de volgende contexten: bellen, mail, pc, kantoor, overal en thuis. Als ik onderweg ben, hoef ik de acties met context “kantoor” niet te bekijken – die kan ik dan toch niet doen.

In Outlook ligt het voor de hand om het Categorieënveld te gebruiken om de context van de actie in op te slaan. Hieronder leg ik uit hoe je aan elke takenlijst in Outlook het Categorieënveld kunt toevoegen in je favoriete weergave.

Sorteren op Categorieën

1. Open je takenlijst in Outlook en klik met je rechtermuisknop op het titeltje Onderwerp bovenaan de lijst in de titelbalk.

snag-0067.png

2. Kies dan het menu-item Veldkiezer.

snag-0043.png

Het veldkiezer schermpje wordt nu getoond.

snag-0066.png

3. Sleep met de muis het Categorieën blokje uit het Veldkiezer venster naar de titelbalk, bijvoorbeeld net achter Onderwerp. Je ziet dan 2 rode pijltjes waar het Categorieën blokje geplaatst zal worden in de Titelbalk.

snag-0044.png

3. Sluit het Veldkiezer venster.

Je hebt het Categorieënveld nu toegevoegd aan de lijst.

De lijst groeperen op Context

Nu zou het handig zijn om de lijst te groeperen op context, zodat je ze eenvoudig kunt in- en uitklappen.

1. Klik met je rechtermuisknop op het Categorieën titeltje in de titelbalk.

2. Selecteer Groeperen op dit veld.

snag-0046.png

Zoals je ziet worden je taken nu netjes per context gegroepeerd in je takenlijst.

snag-0072.png

3. Klik nogmaals met je rechtermuisknop in de titelbalk en selecteer Vak groeperen op. Het groepeervak bovenaan verdwijnt nu, wat weer een beetje ruimte scheelt.

In Outlook 2003 en eerder kun je elke actie een context geven door ‘m simpelweg in te tikken in de lijst in het Categorieënveld.

snag-0047.pngIn Outlook 2007 kan dat helaas niet meer. Je kunt nu kiezen voor het Categoriseren knopje bovenaan, of voor het hoofdmenu: Acties | Categoriseren. Verder is het handig om in Outlook 2007 de meestgebruikte categorieën te voorzien van een sneltoets.

Begin je trouwens liever met Excel? Dan kun je mijn Getting Things Done in Excel spreadsheet downloaden.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

11 Comments

  • Taco Oosterkamp
    Posted 06/07/2012 9:23 am 0Likes

    @Kwok – als zij ook in hun Outlook categorieën aanmaken met kleuren en precies dezelfde namen voor die categorieën zouden zij ook kleur moeten zien. Helpt dat?

  • Kwok
    Posted 05/07/2012 9:21 pm 0Likes

    Dank je voor deze uitleg. Ik heb nog wel een vraagje: op mijn werk heb ik dus taken aangemaakt en ook verdeelt in categorien ingedeeld naar collegas. Vb. Pietje heeft rood, Keesje heeft geel en Jan heeft blauw.
    Ik heb Pietje, Keesje en Jan de rechten gegeven om die taken te kunnen zien. Alleen zien ze welliswaar de taken, maar niet de kleur. Van alle 3 zien ze alleen wit. Wij maken gebruiken van exchange server en outlook 2007. Heb jij hiervoor een antwoord?

  • Mark
    Posted 06/10/2011 10:30 am 0Likes

    Waar ik tot voor kort geleden al mijn taken nog zelf onthield, ben ik nu toch maar begonnen om deze in outlook te zetten. vanwege de overduidelijke reden natuurlijk, ik begon taken te vergeten.
    Maar nu stonden al mijn taken daar een beetje rommelig door elkaar. Dit artikel heeft mij enorm geholpen om toch wat meer orde in de chaos aan te brengen.

    Bedankt

  • Taco Oosterkamp
    Posted 13/05/2008 11:46 am 0Likes

    Dag Ronald,

    Ik zou je graag helpen, maar dat is wat lastig zo met alleen tekst. Kun je nog duidelijker uitleggen wat wel werkt en wat niet?

    Die groepskopjes heb je dus wel, toch? Staan daar ook plus- en minknopjes op aan de linkerkant? Wat gebeurt er als je die aanklikt met de muis?

    Vriendelijke groet,
    Taco Oosterkamp

  • Ronald
    Posted 12/05/2008 9:15 pm 0Likes

    Ik heb alles gedaan zoals hierboven beschreven. Ik heb outlook 2003. Hij doet alles behalve mij de mogelijkheid geven om in- en uit te klappen. Is er dan toch een instelling die ik verkeerd heb staan.

    Wie kan mij helpen???

    In mijn postvak-in werkt het wel met datum en zo.

    Groet
    Ronald

  • nico
    Posted 17/04/2008 12:31 pm 0Likes

    Hi GertN.

    Even iets anders.
    Na het afhandelen van mijn mailtjes schuif ik ze door naar een mappen structuur. De mappen liggen op alfabetische volgorde, wat niet altijd handig is. Door de naam van de map te beginnen met een of meer leestekens, kun je de volgorde beinvloeden. Hierdoor kun je de meest gebruikte of actuele mappen bovenaan zetten in de lijst.
    bv .kantoor staat boven familie. Werkt uitstekend!

    Greetz Nico

  • Taco Oosterkamp
    Posted 16/04/2008 10:58 am 0Likes

    Dag GertN,

    Graag gedaan en een goed idee! Hou ik in m’n achterhoofd om te kunnen aanraden aan anderen…

    Taco

  • Taco Oosterkamp
    Posted 14/04/2008 7:59 am 0Likes

    Dag Yuri,

    Graag gedaan. Ik weet zo 1, 2, 3 geen manier om een pulldown toe te voegen aan het Categorieën veld.

    Wat je wel zou kunnen doen is de namen van je Categorieën in Fingertips (www.getfingertips.com) of TypePilot zetten met een afkorting. Dan hoef je alleen de afkorting in te tikken plus een spatie. Fingertips of TypePilot vullen dan de hele naam van de categorie voor je in.

    Let op: dit gaat vanaf Outlook 2007 niet meer werken, omdat je dan niet rechtstreeks kunt typen in het Categorieënveld.

    In Outlook 2003 kun je de taak openen en Alt+G (uit m’n hoofd) drukken om het Categorieënvenster te openen (de knop rechtsonderaan). Als je dan de eerste letter van je categorie intikt en een ram geeft op de spatiebalk (mag ook subtiel hoor :-)) selecteert Outlook die categorie. Nog even op Enter drukken en je bent klaar. Wel zorgen dat jouw gewenste categorieën in de hoofdlijst van categorieën staan. Die lijst kun je in hetzelfde schermpje vinden onder een knop.

    Met Fingertips kun je trouwens vanuit heel Windows taken toevoegen aan je takenlijst, inclusief categorieën – dan ben je in één keer klaar.

    Succes!
    Taco Oosterkamp

  • Yuri
    Posted 13/04/2008 11:57 pm 0Likes

    Taco, Bedankt voor de tip. ik maakte al reeds gebruik van de taaklijst in outlook (outlook 2003) dmv categorieën toe te kennen aan mijn taken. Ik heb alleen een uitdaging (ik kom er zelf niet uit) ik wil doormiddel van een pull down menu de categorie kunnen aan kiezen, zoals dat bijvoorbeeld bij het veld “status” kan. weet jij (of een andere lifehacker) hier een oplossing voor?

    alvast bedankt!

  • GertN
    Posted 13/04/2008 8:18 am 0Likes

    Bedankt voor de tips Taco! Ik heb je excel sheet ge-upload in Google Docs, dan kan ik vanaf elke pc bij mijn taken. Werkt vooralsnog goed.

  • Edward de Leau
    Posted 12/04/2008 7:12 pm 0Likes

    Om je duizenden contacten uit familie, honderden social network, etc.. nog een beetje bij te kunnen houden in Outlook volgens ongeveer dezelfde systematiek: http://edward.de.leau.net/how-to-manage-your-contacts-with-microsoft-outlook-20080312.html

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: