Productiviteit is vaak een kwestie van “flow”. Als je eenmaal aan de gang bent kan je todo list niet lang genoeg zijn. Het probleem is vaak meer; hoe kom je op gang? Ik wil een paar van mijn trucs met jullie delen en ben erg benieuwd wat jullie doen om je dag op gang te knallen…
Microplanning
’s Avonds houd ik af en toe een dagboek bij. Dat begint vaak met een melding als “Pfff, totaal niet lekker bezig geweest” of “Yeah, hyperproductieve dag, relaxed!”. Die tweede categorie volgt vaak op een ochtend met wat ik microplanning noem. Tot op de minuut (nou ja, kwartier of half uur) plan ik dan de eerste uren van de dag met elk dingetje dat gedaan moet worden. Dit druist behoorlijk tegen de Getting Things Done principes in, maar verandering van spijs doet eten, toch? Dat ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
- 7:30 – Douche / Messi (de kat) voeden / Was ophangen
- 8:00 – Ontbijt / Tas inpakken
- 8:30 – Werk fietsen / Thee zetten / Opstarten
- 9:00 – Simpele mail wegwerken / Stats checken
- 9:30 – Offerte Klant X afmaken + mailen
- 10:30 – Stuk over microplanning outline + ideas + screenshots
- 11:00 – Wouter bellen / Notes moleskine > Things
- 12:00 – IO fixes Eduhub 0.2: ervaringen in rechterkolom, ankeilers onderaan
- 12:30 – Lunch halen
- 13:00 – Lunch eten / Input video TED kijken
Vervolgens is het een soort wedstrijd met mezelf om per deadline die dingen gedaan te krijgen. Als het me niet lukt microplan ik meteen opnieuw om de snelheid erin te houden. Of ik smokkel en probeer dan stiekem de volgende minideadline nog strakker te stellen. Of je moet wat schuiven met taken die langer of korter duren. Deze microplanning heb ik trouwens gewoon in een tekstdocumentje zonder opmaak of echte structuur, het gaat er vooral om dat je er supersnel mee kunt werken.
De eerste taak: het eerste schaap
Ik heb soms moeite om aan de gang te komen ’s ochtends. Het is verleidelijk lekker door je mail te gaan werken, RSS te lezen of te Twitteren. Soms pik ik dan gewoon willekeurig een kleine taak uit waar ik niet specifiek zin in heb. Meestal een antwoord op een mail waar ik over moet nadenken, of het opschrijven van minimaal 10 ideeen voor een presentatie.
Volgende stap: doe het, DOE HET, DOE HET!!!! Alles op alles zetten om als eerste die ene simpele taak te doen, zorgt er bij mij voor dat die taak als eerste schaap dient. Is die gedaan, dan volgen de andere taakjes vanzelf als schapen over de dam.
Ontbijt ’s avonds is het halve werk
’s Avonds ontbijten heeft niet zoveel zin, dat zou voor je slaap ook niet goed zijn 😉 Maar wat ik wel vaak doe is ’s avonds (of ’s nachts…) alles voorbereiden wat ik de volgende ochtend nodig heb. En dan bedoel ik ook echt alles: complete kleren outfit klaarleggen, handdoek in de douche op de verwarming, gesmeerde boterhammen voor ontbijt en onderweg en als je jezelf echt wilt verwennen de broodbakmachine met auto-timer voor vers brood.
En denk ook aan je tas met spullen voor je eerste afspraak, de print van de route erheen, het voer voor de kat en de vuilnis die naar buiten moet. Zo’n perfecte voorbereiding zorgt ervoor dat je als een prins je ochtend doorkomt zonder gekreun en gesteun. En natuurlijk kun je ook wat later opstaan…
En jij?
Wat zijn jouw lifehacks om je dag flitsend uit de startblokken te komen? Speciale rituelen? Altijd eerst je sokken aan en dan je schoenen? 8km hardlopen op het strand? 10min op je kop staan? Je dagboek lezen?
Laat het horen in de reacties!
PS: Ik ben nieuw hier op Lifehacking,. Hoop dat jullie mijn bijdragen vanaf nu zullen waarderen. Ik heb zowel vanuit mijn weblog als mijn startup grote interesse in persoonlijke effectiviteit, dus dat zal ook de focus zijn in mijn artikelen hier.
Ruben Timmerman
Wilco, dank voor je interessante ervaring met microplanning!
Wat betreft GTD: het maken van een planning hoort daar neit echt in thuis, vind ik. Dingen die op een bepaalde tijd gedaan moeten worden, horen in je agenda. Al het andere hoort in een contextspecifieke takenlijst. Het “probleem” van (micro)plannen is dat je de overview verliest en je veel tijd kwijt bent met prioriteren, en dat is net wat GTD systeem probeert te voorkomen.
Maar: ik vind het prima in mijn systeem passen, jij kennelijk ook, en daar gaat het om 🙂
wilco
Volgens mij druist dit helemaal niet zo in tegen de principes van GTD. Ook GTD onderkent nut en noodzaak van plannen en natuurlijk het bepalen wat de volgende dingen zijn die je wilt gaan doen. Wat mij betreft sluit het eigenlijk heel goed op GTD aan.
Zelf heb ik dit vorig jaar voor hele weken gedaan. Omdat mijn vrouw door een burnout totaal buitenspel stond, stond ik er een aantal maanden alleen voor met twee kids en een fulltime baan. Ik ben er toen voor gegaan om alles thuis zo normaal mogelijk te laten verlopen. Ik merkte echter al wel snel dat ik niet de uren op mijn werk kon maken die ik moest maken, simpelweg omdat er niet meer uren in een dag zitten. Toen ben ik vervolgens alle dagelijkse terugkerende zaken (douchen, ontbijt, kids naar school, eten klaar maken, etc.) in de agenda (Outlook) gaan plannen. Dat geeft dan veel inzicht. Tevens ook de rust dat je alles wat moet gebeuren een plek hebt gegeven. Last but not least zijn het allerlei dingen die gewoon moeten gebeuren, dus vanuit dat oogpunt continu nadenken over ‘de volgende actie’ is niet zinvol. Zet het maar in de agenda. Ik doe dat meestal 1 tot 2 maanden vooruit.
Sander
Hoe herkenbaar!
Geweldig stuk Ruben, temeer omdat je eigenlijk exact beschrijft waar ik ook mee te maken heb. Ik hou dan geen dagboek bij, maar heb een vergelijkbaar gevoel over de categorien die je beschreef in je dagboek en wat daar vooraf aan afging: als ik wel een planning maak, werk ik een stuk effectiever. Komt inderdaad door dat wedstrijdelement.
Je hebt er ook tips in staan over hoe op gang te komen. En dat is mooi, want die kon ik nog wel gebruiken en ga ik wel proberen.
Ook is mijn ervaring nog dat wanneer ik een paar dagen een microplanning heb gemaakt, dat ik aan het eind van de dag wel es te ‘lui’ ben om een nieuwe planning te maken voor de volgende dag. Nou ja.. te lui, te lui… Dan ben je zo hyperactief met je werk bezig dat het opeens zo laat is dat je eigenlijk geen tijd meer hebt voor die microplanning. Ook herkenbaar?
Je zei dat het in druist tegen het Getting Things Done principe, nou ken ik alleen die uitdrukking en niet het achterliggende verhaal, maar was er wel een beetje verbaasd van dat microplannen daar niet bij hoort. Ik ga het maar es opzoeken denk ik!
En welkom natuurlijk op lifehacking 🙂 Keep writing, ben benieuwd!
Roel Willems
@Nixel: Bedoel je de engelse termendie redelijk vaak op de site voorbij komen? Ik denk dat ik voor alle auteurs spreek als ik zeg dat we die tot een minimum proberen te bepreken. Echter zijn er aardig wat termen die lastig te vervangen zijn voor een nederlandse variant (denk aan: deadline, Getting things done ezv.) Maar neemt niet weg dat het zeker iets is waar we op letten.
Ben met je eens dat niet iedereen even veel voordeel van microplannen zal hebben. Zelf ben ik aardig stress bestendig, maar heb toch gemerkt dat een avond ritueel (tas in orde maken voor volgende dag, ingekomen post scannen , backups maken en documenten waar ik mee aan de slag moet alvast klaar leggen) voor erg veel (extra) rust heeft gezorgd.
Nixel
Het klinkt gewoon te nieuwerwets (en veel te engels; hou daar toch eens mee op!). Lifehacking! Vrij vertaald iets van “inbreken op je eigen leven” of zoiets. Misschien heeft dit gewoon met stress te maken. Kun je goed tegen stress, is dit ‘gedoe’ totaal overbodig. Zeker als je afmaakt waar je aan begint! Ben je snel gestressed is dit misschien wel een goede manier om je ’things geordend te do-en’. Maar volgens mij is het gewoon een moderne manier om jezelf voor de gek te houden.
spees
Ik vind het microplannen erg interessant. Ik ben als student bezig met onderzoek en studie afronden, beide erg solitair werk. Ik hoef niks voor een klant te doen en alleen verantwoording voor mijzelf af te leggen. Heerlijk, zeggen velen. Maar in werkelijkheid is het erg lastig om de verantwoordelijkheid voor jezelf te nemen, dus de discipline op te brengen om iedere dag naar tevredenheid productief te zijn. Ik werk geen dagen van 8 uur, dat is onmogelijk bij het intensieve denkwerk dat ik moet verrichten. Vier tot vijf uur is genoeg, die wil ik dan ook productief en efficient indelen. Alle tips over microplanning en alle hulpprogramma’s hierbij zijn welkom. Ik heb al een aantal leuke programma’s op mijn Mac staan die erg behulpzaam zijn in het professionele leven.
Ruben Timmerman
De dude: als slaap te plannen was, zou ik het zeker proberen. Ik heb eigenlijk een hekel aan slaap, voelt als tijdsverspilling.
Maar maak je geen zorgen, je kunt nog een heeeel stuk verder gaan als het op slaap aankomt:
http://www.stevepavlina.com/blog/2005/10/polyphasic-sleep/
de dude
Nee, we waarderen je bijdragen niet 🙂
microplanning 😛 maak je ook een planning van al je slaapfasen?
Roel Willems
@netcruser: In principe is die ‘boerenslimheid’ zoals je hem omschrijft ook een vorm van lifehacking (lijstje maken, prioriteiten stellen). Je hebt voor je zelf een systeem ontwikkeld wat blijkbaar werkt (anders had je wel een ander systeem toegepast of was je opzoek naar een systeem). Wat wij proberen te bereiken is dat mensen nadenken over wat er allemaal mogelijk is om effectiever te werken, zodat iemand daar relevante dingen uit kan pakken waarmee ze een eigen systeem kunnen samenstellen.
Op zich kan ik me wel vinden in de twee punten die je aangeeft. Alleen a) zou ik zelf niet direct toe (kunnen) passen. Ik heb gemerkt dat klanten maar ook collega’s heel erg snel altijd verwachten dat jij de gene bent die het wel op zich neemt. Aan de ene kant kweek je goodwill, maar aan de andere kant loop je het risico dat je je zelf voorbij loopt. Waarna punt b) in het gedrang komt. Daarbij zal een klant/collega het op de lange termijn waarschijnlijk meer waarderen als je ‘nee’ kan zeggen op het moment dat je echt ergens geen tijd voor hebt.
netcruser
hoi Ruben,
Reden dat ik reageer is dat ik vind dat veel lifehacking artikelen nogal op elkaar lijken. Daarom vind ik het niet in orde dat deze artikelen zo vaak op de nu.nl hoofpagina verschijnen.
Mijn boerenslimheid is simpel : opschrijven wat je nog moet doen en aan de verschillende activiteiten prioriteiten geven. Echter je zult beamen dat naast de activiteiten goed plannen andere onderwerpen ook belangrijk zijn.
Wat qua werk mijzelf helpt is denk ik :
a) je vaak opwerpen als diegene die het wel even zal regelen. het kost je meestal wel extra tijd maar is leuk om te doen en je oogst er veel goodwill mee
b) je werk zo doen dat de klant/collega altijd tevreden is met hetgeen jij opgeleverd hebt. Dat betekent misschien wel een extra stap doen. Dus niet vragen : is dat nou nodig, maar gewoon met positieve energie zonder vragen die stap zetten.
je zult zien dat dat wat oplevert!
groet Joost
Ruben Timmerman
Ralph en netcruser: gebruik de tips zoals je wil, of niet. Veel mensen zijn bewust bezig met hun persoonlijke effectiviteit, omdat ze dat leuk vinden. Eerlijk gezegd word ik er gewoon gelukkig van om mezelf te verbeteren, dat heb ik de laatste jaren geleerd.
Wat mij betreft geldt ook: wat je erin stopt komt er net zo goed weer uit. Dus als je energie investeert, krijg je daar ook weer meer energie van. Een half uurtje hardlopen kost je een half uur, maar je ben er de 10 uur daarna wel energieker van, waardoor je dat eerste half uur ruim goedmaakt. Als je uitgaat van een laag energiepatroon (liever lui dan moe), verslap je jezelf nog meer.
netcruser: ik ben wel benieuwd welke boerenslimheid jij gebruikt.
netcruser
kan lifehacking niet eens ophouden. ik word gestoord van gezever over lijstje zus lijstje zo nog efficienter met je tijd omgaan. als ik al de door lifehacking voorgestelde kolder zou moeten uitvoeren zou ik een aparte agenda nodig hebben om dat allemaal bij te houden. gewoon boerenslimheid lijkt me meer dan voldoende!
Ralph
Enkele quotes uit het artikel:
“hyperproductieve dag, relaxed!”
“wedstrijd met mezelf”
“microplan ik meteen (…) om de snelheid erin te houden”
“doe het, DOE HET, DOE HET!!!!”
“flitsend uit de startblokken (…) komen”
Ik word al moe als ik dit lees.
Casper
Ik neem ’s avonds voordat ik naar ben ga even rustig de dag door. In mijn hoofd de dingen van de dag de revue laten passeren en het evt. categorisch plaatsen in mijn hoofd. Hierdoor krijg ik direct nieuwe ruimte om de zaken van de volgende dag weer te ordenen. Deze schrijf ik dan direct op om het overzicht te houden.
Hierdoor slaap ik beter en lig ik niet ’s nachts te piekeren wat ik allemaal nog moet. Gevolg; fris wakker en tijd over.
Inge
Hier ook heel herkenbaar. Ik ben zelf werkstudent, ik heb een baan van 24-36 uur en probeer ook nog een masteropleiding af te ronden.
Wat ik doe om op gang te komen is alles wat ook maar enigszins van mijn werk kan afleiden ’s avonds aan de kant maken, zodat er echt NIKS meer ligt wat ik als smoes kan gaan gebruiken om maar niet te hoeven beginnen met bijv. statistiekopdrachten maken: afwassen, opruimen, kleren, lunchbox etc. klaarleggen.
Als ik dan de volgende ochtend moet werken ben ik niet teveel tijd kwijt om op te staan enzo, en kan ik meer uit mijn uur studeren halen. Wat bij mij óók goed werk is inderdaad microplanning. Ik gebruik daar een hele handige online tool voor, die gratis is: http://rememberthemilk.com/
Wat je doet is op een gegeven moment een macroplanning maken en bepaalde taken kun je laten terugkeren (was doen, stofzuigen enzo), verder plan ik mijn tentamens in, wat een online takenlijstje oplevert. ’s Avonds voor ik ga slapen of ’s ochtends heel vroeg bewerk ik de taken van die dag en zet ik erbij hoe laat ik die taak af wil hebben.
Remember the Milk is via je account op hun site te raadplegen, op je mobiele telefoon, via Twitter door een DM naar RTM te sturen, via IM en wat ik het handigst vind: via iGoogle. Daar staan mijn taken, mijn Google Calender (uitwisselbaar met RTM), mijn mail en andere handige ‘gadgets’. Het is mijn startpagina, dus het eerste wat ik te zien krijg als ik mijn computer aanzet en internet opstart is mijn takenlijstje. 🙂
Errug handig!
Mariët
Een vast patroon s’morgens vroeg werkt bij mj thuis het beste, ook voor de kids. Iedereen weet wat er moet gebeuren s’morgens en als je gewoon op tijd begint is dat geen probleem. Zorg dat je niet hoeft te haasten, anders loopt iedereen te stressen en ga je allemaal met hoge bloeddruk van huis!! ’s avonds van tevoren even in de agenda kijken of er bijzonderheden zijn (ook voor je kids) dan kun je met gemak aan de dag beginnen. Als de kids op school zijn afgeleverd, heb ik de rust om me op mijn werk te richten, eerder heeft dat geen zin.
Op mijn werk probeer ik elke dag mijn buro gewoon LEEG achter te laten. Natuurlijk niet alles is de kast smijten want dan krijg je gelijk een dip als je die s’morgens weer open doet.
Maak mapjes of stapeltjes en leg die op volgorde van urgentie weg, zodat je automatisch het belangrijkste eerst doet. De simpele takenlijst in outlook doet bij mij nog steeds prima dienst. Zorg dat er niet teveel taken tegelijk op je scherm staan door de weergave goed in te stellen, anders wordt je daar weer niet vrolijk van. Kleine simpele dingen gelijk afwerken, weg is weg!
Als iemand tussendoor iets van je vraagt, vraag dan wanneer het klaar moet zijn, voordat je er aan begint, en maak eerst af waar je mee bezig bent.
De “stomme” (opruim)klusjes leg ik apart, die doe ik als ik even geen zin heb in “denkwerk”. Dan doe ik op zo’n moment toch iets nuttigs, zonder veel te hoeven nadenken. Soms hou ik ook wel eens een “opruimdag”. Gewoon een keer de bezem erdoor, je buro, je kast, je computerbestanden. Dan kun je weer lekker opgeruimd aan de slag en dat werkt gewoon lekker.
Annemarie
@lennart,
Een planning op papier? Wat dacht je van een ’things to do today’ notitieboek? (zo’n langwerpig blauw notitieblok met een ringband en vakken voor je activiteiten van die dag)
Joan
Wat ook wel eens wil helpen als ik merk dat ik wordt afgeleid is in full-screen werken in mijn browser (F11 in Firefox). Maar volgens mij is dat een heel persoonlijk trucje. Ik wordt snel afgeleid door mijn omgeving, mijzelf, icoontjes, links, etc. Meer van deze tips Ruben zijn zeer welkom. Ik doe idd ook wel eens aan microplanning. Lekker gevoel als je alles afkrijgt en er lekker doorheen fietst.
e-Mino
Hey Ruben, leuk stuk. Enne, welkom op LH.nl!
Het aan de gang krijgen van de motor is bij mij ook vaak een probleem. Iets dat mij helpt is zoveel mogelijk afleiding uit het gezichtsveld houden (dus geen leuke icoontjes, allerhande RSS-feeds die in je browser staan, enz.). Net als jou is het vaak een kwestie van die eerste taak erdoor te krijgen en dan gaan de schapen over de dam (mooie uitdrukking overigens!).
Mark Jenniskens
Goed stuk, zeker herkenbaar.
Microplanning werkt bij mij vooral goed als ik merk dat er door drukte een aantal dingen zijn blijven liggen die eigenlijk bijna klaar zijn. Vaak kom ik zo weer goed op de rit.
’s avonds voorbereiden doe ik vooral als ik ’s ochtends vroeger op moet dan normaal, scheelt enorm veel tijd.
Als ik de kans heb werk ik het liefst ’s ochtends een uurtje thuis, even snel wat mail / web zaken wegwerken en dan na de files weg rijden.
Rene
Wat een efficiëntie in werken lees ik hier weer. Persoonlijk probeer ik vooral effectiever te werken. Dus minder doen, maar wel met meer resultaat. Dat zorgt voor een hoop rust. En tijd…die ik weer gebruik om dingen te doen die ik leuk en interessant vind. Zo ben ik nu heerlijk Italiaans aan het leren 😉
Erno Mijland
Twee koppen koffie en weg ben ik… Mijn productiviteit (voor mijn core business schrijven) is ’s ochtends en ’s avonds het hoogst. In piektijden sta ik nog wel eens om 6 uur op om wat extra meters te maken. De benodigde spullen leg ik ’s avonds vast klaar. Om half acht – als de rest van het gezin wakker wordt – is er dan al veel gedaan.
’s Middags ben ik wat minder productief. Ik plan dan meestal perifere of voorbereidende activiteiten: afspraken maken, leeswerk, administratie, huishoudelijke zaakjes, bijeenkomsten bijwonen, gesprekken voeren…
Rennen is voor mij een belangrijke. Ik loop om de dag, tussen 8 en 18 km, niet alleen voor de frisse lucht en het fitte gevoel. Vaak vertrek ik met een denkopdracht aan mezelf: een onderwerp voor een verhaal, aanpak van een workshop. Bijna altijd kom ik met bruikbare ideeen terug.
Jeroen Gerth
Hmmmm, erg herkenbaar. Ik kom ook altijd maar moeilijk op gang. Vooral s’ochtends. Aangezien ik sensitiever voor mijn omgeving ben dan een gemiddeld mens, raak ik ook sneller afgeleid door alles op me heen. Alsof alles schreeuwt om aandacht. Soms ben ik zo met andere dingen bezig dat ik halverwege de middag nog geen reet heb uitgevoerd met mijn eigenlijke taken. Erg frustrerend is dat soms. Als ik echter eenmaal in de flow zit… vergeet ik juist alles om mee heen. Heel raar, maar het begin is vaak zo moeilijk.
Misschien toch maar eens verdiepen om meditatie te proberen. Schijnt erg goed te helpen om je te focussen.
Okke
Aan het eind van de dag leg ik alles klaar dat ik nodig heb om de volgende ochtend het “eerste schaap” zoals Ruben dat noemt te klaren. Ik print wat emails uit (niet erg milieu vriendelijk, ik weet het…) en leg alles pontificaal op mijn computer.
De volgende ochtend start ik mijn pc (meestal) wel op, maar laat ik mijn Outlook nog even uit en ga direct aan de slag met de klus die al helemaal klaar ligt.
Want ik weet van mezelf: als ik ook maar één nieuwe e-mail lees, ben ik hopeloos verloren en ligt de klus er bij de lunch nog!
Ruben Timmerman
Joke: Ha dat is zeker een mooie. Sporten ’s octends is sowieso super, ik doe het niet vaak genoeg…
Lennart: Dit is het meest bekende “systeem” voor plannen op papier.
http://www.franklincovey.com/fc/get_organized/paper_planning
Overigens zijn er ook veel mensen die hun hele GTD (Getting Things Done) op papier doen. You’re not alone! 🙂
Lennart
Tips? Ik zoek een tip: hoe maak je een goede planning op papier. De pc aanzetten leidt vaak tot niet-effectief gebruik van de pc en daarom wil ik de planning gewoon op papier houden. Dan kan ik ook in de trein of tijdens een vergadering oid plannen (verloren minuutjes gebruiken).
Taco Oosterkamp
Dag Ruben – goede tips en van harte welkom hier op Lifehacking.nl!
Joke
Mijn dag begint goed als ik een spiritueel moment heb gehad. Het liefst fiets ik door de bossen (wel met mooi weer) op weg naar mijn werk en geniet van de mooie natuur die door God is geschapen…. 🙂
Zonder MP3 speler, met live geluid van vogels etc…
Met een beetje geluk spot ik nog een jong hertje, dan kan mijn dag niet meer stuk…
Comments are closed.