Na je vakantie zo snel mogelijk je inbox weer leeg

In mijn nieuwste boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg‘ beschrijf ik hoe je elke dag supersnel en efficiënt je inbox leegmaakt in Outlook. Maar als je een paar weken op vakantie bent geweest, kun je wel wat paardenmiddelen gebruiken voor de eerste dag na je vakantie. Mijn Outlook ging in elk geval 3200 mails binnenhalen toen ik terugkwam – en ik was blij dat ik een paar van onderstaande trucjes al kende:

  • Zoek eerst uit hoe je mails kunt sorteren en groeperen in jouw mailreader. In Outlook kan dat onder andere via het Weergavemenu.
  • Sorteer dan alle e-mails in je inbox op onderwerp. Op die manier zal veel spammail die niet door je spamfilter is verwijderd zich alsnog clusteren. Je kunt dan vrij eenvoudig alle mails die beginnen met Cyrillische tekens verwijderen en ook alle spam met steeds hetzelfde onderwerp herken je zo.
  • Sorteer dan je mails op de geadresseerde. Dat is misschien niet voor iedereen relevant, maar ik krijg toch nog wel eens e-mail (met name spam) binnen die is verstuurd naar een heel andere e-mailadres dan mijn eigen adressen. Op deze manier kan ik die mails ook vrij snel verwijderen.
  • Sorteer daarna de overgebleven mails op de afzender en de verzenddatum/tijd. Zo heb je steeds de mails van dezelfde afzender bij elkaar – op volgorde waarop ze verzonden zijn. Ik scan ze dan zelf even snel door op volgorde van de verzenddatum – de oudste eerst. Maar ik stuur nog geen antwoorden op deze mails. Zo voorkom ik dat ik ga reageren op iets wat daarna al weer wordt veranderd of teruggetrokken in een nieuwer mailtje.
  • Als ik alles heb doorgelezen ben ik in elk geval weer ‘bij’. Ik weet welke issues er spelen, of er heftige problemen zijn en welke mails ik als eerste wil gaan behandelen.

Van tevoren denk ik trouwens ook even na over deze eerste dagen na een vakantie. Ik noem in m’n out-of-office autoreply mail bijvoorbeeld een datum dat ik weer mail ga lezen die een paar dagen later ligt dan de eerste dag dat ik weer op kantoor ben. Zo voorkom ik dat alles meteen urgent aanvoelt als ik net lekker uitgerust terugkom.

Zodra ik op deze manier weer ‘bij’ ben, is het gelukkig vrij simpel om m’n inbox de rest van het jaar elke dag leeg te houden.

Ik had trouwens verwacht dat ik op Internet nog wel meer tips tegenkwam voor het verwerken van post-vakantie mail, maar ik kon zo snel niets vinden. Iemand anders? En wat zijn jullie eigen tips? Ze zijn van harte welkom in de comments hier.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek1Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

30 Comments

  • asiyah
    Posted 27/02/2011 2:33 pm 0Likes

    hoe maak je yhooo? ok maar je ben t jcjjk

  • JvD
    Posted 04/08/2010 1:39 pm 0Likes

    Bij Outlook kun je via Indelen en kleuren gebruiken een kleur geven aan alle mails waarin je als kopiehouder bent aangeschreven. Op die manier kun je snel zien welke mail direct voor jou bedoeld is en welke mail niet.

  • Rob
    Posted 29/08/2008 3:32 pm 0Likes

    Ctrl+A daarna Shift+delete dit doet het kunstje en sneller als dit gaat volgens mij niet! Als het belangrijk is dan sturen ze de mail nog een keer.

  • Taco ga werken
    Posted 11/08/2008 3:42 pm 0Likes

    Tip: als jullie nou eens allemaal gewoon gaan werken ipv dit soort blogs vol te schrijven, dan hou je een hoop tijd over en ben je niet 3 uur aan het zoeken oor iets wat 5 minuten bespaard!

  • Jaeder
    Posted 04/08/2008 11:21 am 0Likes

    Nog een tip kan zijn voor de eerste dag op kantoor, is het vertraagd versturen van mail via Outlook.

    Er is in Outlook een optie om het verzendtijdstip vast te stellen. Op die manier lijkt het nog steeds dat je weg bent (want er komt geen mail) en wordt pas later alle mail verzonden.

  • Hans Siemensma
    Posted 04/08/2008 11:16 am 0Likes

    Ik zet in mijn out-of-office de mededeling dat ik tijdens mijn vakantie GEEN mail lees. Daarachter vraag ik de afzenders om gezien de grote hoeveelheid mail die ik ontvang om na afloop van mijn vakantie opnieuw te mailen voor de belangrijke dingen.

    Zo voorkom je dat mensen kunnen gaan roepen: maar ik had je toch gemaild……… Ja en ik zeker zoeken in die stapel van 1000+ mails.

    Groeten, Hans.

  • GM
    Posted 03/08/2008 10:21 pm 0Likes

    Serieus wie er last heeft van Spam snapt het gewoon niet. Heb een mailadres is bij de halve wereld bekent maar niet bij van die nieuwsbrief dingen enzo. Ik heb per maand 1-2 spamberichten dat is zeg maar 0,00000……..1% van al mijn mailtjes. Oja ik negeer ongeveer 99,999% van de mailtjes. Je belt maar lekker als het belangrijk is.

  • At
    Posted 02/08/2008 8:30 pm 0Likes

    Ik zou me eens wat meer concentreren op de oorzaak, en niet op de oplossing.

    Wanneer je terugkomt van vakantie, in de regel enkel weken lijkt mij, en je hebt 3200! e-mails in je inbox zou ik het volgende overwegen:

    – Gooi alle e-mail waarin je een CC: gekregen hebt weg. Deze zijn immers niet aan jou gericht maar ter informatie.
    – Maak een ander e-mail adres aan wat je voor allerhande randzaken gebruikt. Zodoende kom je niet op allerhande vage e-maillijsen terecht.
    – Je collega’s opvoeden dat ze je niet overstelpen met e-mail als je op vakantie bent.

    En last but not least: Installeer een spamfilter!

  • punt
    Posted 01/08/2008 11:28 am 0Likes

    En dan nu maar hopen dat mensen je out-of-office bericht wel lezen… Zeker in deze periode wordt je daardoor overspoeld. Overigens; als ik op een mail geen antwoord krijg (binnen X tijd en natuurlijk alleen als ik een vraag stel), stuur ik een reminder (ik blijf stalken). Blijkbaar leven we in een wereld waarin je gewoon mailtje kunt negeren. Ik vind dat getuigen van slechte opvoeding en asociaal gedrag, maar goed. Andere oplossing is het gebruiken van een instant messenger. Dat scheelt de helft aan mails en voor simpele vraagjes en korte berichtjes c.q. korte discussies is het ideaal.

  • peeter
    Posted 30/07/2008 9:48 pm 0Likes

    Mijn out of office meldt dat ik alle mail direct in de prullebak gooi die met een lijst of met een cc wordt gestuurd en dat doe ik ook

    dat scheelt ruim de helft

  • Gerard
    Posted 30/07/2008 7:57 pm 0Likes

    om te beginnen gooi ik alle niet gelezen mail in een mapje getiteld vakantiemail. vanaf dat punt is mijn mailbox in ieder geval weer schoon.

    daarna ga ik in die map filteren op spam en dat weggooien

    alles wat hetzelfde onderwerp heeft van relevante mails daarvan zet ik de oudsten in de map gedaan.

    alles wat cc en bcc verzonden is komt al in een aparte map terecht en die selecteer ik en daarna CTRL Q (markeren als gelezen). in de praktijk is cc ter info en bcc iets wat niet zo gek veel voorkomt.

    een andere oplossing kan zijn om thematische mail zoals rapportages gelijk al dmv een regel naar een mapje te verplaatsen. in de regel mis je dat soort dingen toch niet en kijk je er pas naar wanneer je het nodig hebt. in de praktijk zeg ik altijd in vergadering na een vakantie; wie praat mij even bij gedurende mijn afwezigheid. de samenvatting die je dan hoort gaat sneller dan zelf lezen.

  • Ton Zijlstra
    Posted 30/07/2008 7:47 pm 0Likes

    Met Xobni of bijv Snarf wordt je e-mail gesorteerd volgens je eigen gedragspatronen. Dat wil zeggen dat bijv. e-mail van mensen waar je normaal altijd op antwoordt bovenaan in je lijstje komt. Uiteraard kun je dat ook omdraaien etc.

  • Ed Baarsen
    Posted 30/07/2008 7:46 pm 0Likes

    Wat een moeite weer, hier is de oplossing :
    – Stel een vakantie reply in waarin je aankondigt alle mail ontvangen tijdens je vakantie periode ongelzen te wissen. Doe dit dus ook.

    Als het belangrijk is mailen ze nog wel een keer, en nee, je bent echt niet zo onmisbaar als je denkt.

  • Yo Dokus
    Posted 30/07/2008 7:31 pm 0Likes

    Rules aanmaken voor de mails van mensen waar je altijd wat van krijgt… en die in een aparte folder zetten. Zo scheid je iig de belangrijke van de onbelangrijke mails…

  • Jack Raats
    Posted 30/07/2008 6:32 pm 0Likes

    Een goed spam- en virus filter zorgt ook voor een reductie. Hoe je aan 3200 email komt in drie weken snap ik niet, krijg ik ook niet terwijl ik toch bij een aantal zeer actieve mailinglists ben aangemeld. Of een goede ISP met goede spam- en virus filtering nemen…

  • punt
    Posted 30/07/2008 4:07 pm 0Likes

    @Martin: de afzender van spam is meestal niet de daadwerkelijke afzender (spammer). Dus OoO berichten komen meestal niet aan bij de daadwerkelijke verzender van de spam. Is dus niet zo’n probleem. Overigens; als iets geen goed e-mail adres is, dan krijgt men sowieso een undeliverable (tenminste, normaal gesproken). Ergo: als je geen undeliverable krijgt, mag je er vanuit gaan dat het een valide adres is. Maar aangezien de afzender dus bijna nooit de spammer is, kan de spammer hier niets mee. Niet echt een reden om OoO-berichten niet te gebruiken.

  • punt
    Posted 30/07/2008 4:03 pm 0Likes

    Als het quotum van je mailbox niet zo groot is, kan je je mailbox ook vullen tot ‘ie (bijna) vol zit. Nieuwe mail komt dan gewoon niet aan en zal naar de afzender worden teruggestuurd met de mededeling dat het niet past. Geen aardige manier om op vakantie te gaan, wel een effectieve manier.

  • Martin
    Posted 30/07/2008 12:26 pm 0Likes

    Een probleem met spam in combinatie met Out of Office is dat er met een retour bericht aan de spammer wordt aangegeven dat het een valide adres betreft.

    Weet iemand of er een mogelijkheid is in Outlook om een rule in te passen die zorgt dat er automatisch geen retour bericht wordt gestuurd aan verzenders van berichten met spam, cyrillische tekens, etc ?

  • marco
    Posted 30/07/2008 11:54 am 0Likes

    alle cc meteen weggooien en lezen van actueel terug
    of alles wegsmijten

  • TeleC@ster
    Posted 30/07/2008 11:19 am 0Likes

    Maak een filter aan met daarin de namen van je nieuwsbrieven. En verwijder of parkeer deze. Het is geen spam maar je wil dit na je vakantie vaak niet toch niet meer lezen. Je hebt vaak meer abbo’s dan je denkt.

  • MentorMark
    Posted 30/07/2008 10:39 am 0Likes

    Afmelden voor allerlei nieuwsbrieven, ook al laat je direct in een mapje plaatsen.
    Hanteer het principe dat je het pas haalt op moment dat je het nodig hebt,
    in plaats van het laten sturen.

    Vergelijkbaar is dat we vroeger notulen van vergaderingen rondstuurden (dat was al een verbetering op het ouderwetse printen, kopiëren en in fysieke postvakjes doen)
    Nu zetten ze die “centraal weg”. Iedereen kan die ophalen wanneer die ze nodig heeft. Daarnaast is er een openheid, ook anderen kunnen het lezen.

    Hoeveel zo het schelen als er één “kopie” centraal wordt opgeslagen ipv
    iedereen die zijn eigen kopie in zijn (mail)box heeft?

  • MrFreeze
    Posted 30/07/2008 9:21 am 0Likes

    CTRL + A
    DELETE

  • Marco
    Posted 28/07/2008 9:01 am 0Likes

    Ik sorteer dus ook vaak op onderwerp en niet in op afzender. Een aantal vragen zullen beantwoord zijn door mijn collega’s en die antwoorden heb je er dan ook gelijk bij. Outlook kijkt namelijk niet naar RE: of FW: bij het sorteren op onderwerp.

  • sjoerd
    Posted 28/07/2008 8:05 am 0Likes

    “Ik scan ze dan zelf even snel door op volgorde van de verzenddatum – de oudste eerst. Maar ik stuur nog geen antwoorden op deze mails. Zo voorkom ik dat ik ga reageren op iets wat daarna al weer wordt veranderd of teruggetrokken in een nieuwer mailtje.”

    Mijn ervaring leert dat alsnog te tijdrovend is en dat je desondanks toch nog gaat reageren.

    De meest effectieve manier is voor mij bij de nieuwste berichten te beginnen. Vaak stelt men mij in de mail vragen, echter doordat ik gebruik maak van de Out-of-Office-functie, gaat de vragensteller meestal zelf het antwoord elders te halen. En dan kan ik zo’n hele boom mail in één keer gelezen markeren.

  • Windal
    Posted 28/07/2008 2:25 am 0Likes

    Voordat ik op vakantie ga, laat ik iedereen weten dat ik er niet ben en ik druk ze op het hart dat ze dus ook geen email hoeven te sturen. Dat scheelt meestal een slok op een borrel.

  • Arjen
    Posted 27/07/2008 10:53 pm 0Likes

    Met Gmail labels kan je ook super gemakkelijk alles automaties laten indelen.
    Heb afgelopen weekend mijn mail box gehackt en binnen 30 minuten van 50000 inbox naar 8 mails inbox gegaan (exclusief spam).

  • Frank Meeuwsen
    Posted 27/07/2008 10:33 pm 0Likes

    Taco, ik heb way back in 2005 op mijn oude engelse weblog iets vergelijkbaars geschreven: http://twurl.nl/rkil81. Wat ik er nog aan heb toegevoegd is om nog even niet je Out Of Office reply uit te zetten 🙂

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: