Vandaag, op 12/12/12, is het No Email Day! Vierentwintig uur je mail niet openen en je richten op belangrijke taken: dat is het idee achter de dag, die vorig jaar op 11/11/11 voor het eerst plaatsvond. Initiatiefnemer is Paul Lancaster, die zichzelf urenlang met mails zag worstelen, terwijl mail steeds vaker werd misbruikt voor spam. Vandaag is de uitdaging aan jou: kun je één dag je mail uitzetten?
Net als Paul Lancaster zijn wij ook niet tegen e-mail: het is een handig communicatiemiddel. Een dag zonder e-mail klinkt echter wel erg goed! Even geen semi-urgente vragen beantwoorden, gestoord worden door een binnenkomende maar onbelangrijke mail, heerlijk. Hoe pak je zoiets aan?
Makkelijker gezegd dan gedaan: open je mailbox niet! Voor de meesten is mail hetgeen waarmee de werkdag gestart wordt. Heb je hiervoor een reden of is het slechts routine? Bertine Zoon schreef hier vorig jaar een helder artikel over: “Waarom begin jij je werkdag met het lezen van je email?” Kun je niet beter starten met je kerntaken? Níet openen is een stap verder, maar des te meer kun je je richten op wat écht belangrijk is!
No E-mail Day is straks voorbij.. en dan?
En, bevalt het? Mail compleet afschaffen is (hoogstwaarschijnlijk) onhaalbaar, maar er efficiënter mee omgaan kan goed. We schreven al meerdere tips over dit onderwerp:
Getting things done: de twee minuten regel
Eén van de kernpunten van Getting Things Done is het op gezette tijden behandelen van je mail. Of dit nu een keer per dag of vaker is, is aan jezelf. De mail die je binnen die tijd behandelt, moet volgens en systeem worden afgehandeld, waardoor je altijd een lege inbox hebt. De belangrijkste regel: handel mail die je binnen twee minuten af kunt handelen meteen af. Zo ben je er meteen vanaf en kom je de mail niet nog een keer tegen in je mailbox.
Alles wat we schreven over GTD vind je hier.
Evernote
Evernote is te gebruiken om notities naartoe te sturen: heb je een account, dan heb je ook een Evernote-e-mailadres. Hoe je dat kunt gebruiken, heeft Oskar van Rijswijk helder en uitgebreid uitgelegd in dit artikel.
Snel door je mails heen met The E-mail Game.
The E-mail Game is een spel dat je motiveert om je mails snel af te handelen. Door snel te moeten beslissen wat je met een mail moet doen, handel je het snel af, terwijl je er anders misschien wel onnodig lang over na zou denken. Werkt met Gmail en Google Aps. Niels schreef er vorig jaar al een artikel over: The E-mail Game.
Meer tips:
– Gratis te downloaden is ook ‘Slimmer Werken vanaf nu‘ van Anja Wassenaar, met veel tips over het afhandelen van je e-mail!
– Alles wat we schreven over e-mail vind je hier.
– Het No E-mail Day manifest van Paul Lancaster vind je op Slideshare.
Een No Email Day kun je uiteraard altijd zelf inplannen. Doe jij het? Waarom wel of niet?
Egbert Kattenberg
Dagelijks handel ik de correspondentie af middels de toch wel snelle en gemakkelijke email. Met mijn opdrachtgevers spreek ik af dat ik gedurende de werkweek (maandag – vrijdag) ’s ochtends de post bekijk en aan de hand daarvan wordt mede mijn daginvulling bepaald. Dit werkt prima en ik wil daar echt niet van af stappen; kans om een (vervolg)opdracht mis te lopen. Wil een opdrachtgever mij snel willen bereiken dan bestaat er ook nog ’s iets als de telefoon.
Gedurende het weekeinde en vakantie bekijk ik m’n computer nauwelijks of niet. Dat ik dit stukje dan toch op een zondagmiddag neerzet berust dan ook op stom toeval.
Patty Golsteijn
Oef, ik krijg het idee dat de mensen voor mij geleefd worden door hun inbox. E-mail is een manier om contact te leggen met de buitenwereld, niet bedoeld voor de buitenwereld om de controls te hebben over jouw leven.
Ik doe elke zaterdag aan een offline dag. Dus geen e-mail, geen Twitter, geen Facebook… Prima te doen, heerlijk rustig ook en een fijn moment om weer bij te komen en op te laden.
RouteXL
Dat gaat niet werken als -zoals bij onze website het geval is- veel klantcontacten via e-mail verlopen. In die zin is e-mail dan ook afgeleide van een kerntaak om support te verlenen. Support gaat tegenwoordig via vele kanalen, zoals forum, twitter, facebook, enzovoort. Moeten we die dan ook niet in de gaten houden? Een dashboard zoals Tweetdeck helpt al enorm om het overzicht te houden. Misschien moeten we ook maar eens een routeplanner maken voor meerdere sociale media i.p.v. meerdere adressen 😉
Maarten
Een goed idee om in ieder geval wat bewuster om te gaan met email vandaag.
de echte vraag: als het vorig jaar op 11-11-’11 was, en dit jaar op 12-12-’12. Moeten dan 88 jaar wachten tot de volgende keer? 😉
jack
nope, 89 jaar het jaar 3000 zou dan 00-00-00 zijn wat niet gaat 01-01-01 zou wel gaan 🙂
Misschien is het beter op het volgend jaar op 11-12-13 te doen ?
Herman
Dit lijkt dan wel een goed idee, het is onzinnig om er een algemene regel voor te maken. Iedereen gebruikt zijn of haar e-mail anders.
In mijn geval, als zelfstandig vertaler, betekent het openen van het e-mailprogramma dat ik geen werk krijg of geen werk kan leveren. Dat een dag doen, vakantie niet meegeteld, zou dan ook bijzonder belachelijk of dwaas zijn. Ik doe dan ook niet mee.
Overigens is bereikbaarheid net een van de vele troeven van een zzp’er. Waarom zou ik dan zo’n troef uitschakelen?
Een en ander hangt ook af van hoe je zelf met e-mails omgaat. Er zijn mensen die bij geconcentreerd werk zwaar uit hun concentratie kunnen worden gehaald door het ontvangen van een e-mail, maar er zijn ook mensen bij wie die concentratie helemaal geen last ondervindt van nieuwe berichten.
Kortom, voor sommigen ongetwijfeld een schitterende zaak, maar veralgemening is sterk af te raden.
Fred Zelders
Ik doe mee!
Comments are closed.