Ieder normaal mens haalt allerlei projecten op zijn hals. Voor levenslustige mensen geldt dit (drie)dubbel. In het kader van de GTD-methode van David Allen bracht ik ooit al mijn projecten in kaart. Ik kwam tot meer dan 90. Door de lijst lopend voelde ik mij schuldig over het aantal projecten waaraan ik veel te weinig tijd besteedde. Ik baalde ook van allerlei prachtige maar half afgeronde projectresultaten die op de plank lagen te verstoffen. Op de lijst stonden ook projecten die ik enthousiast was gestart maar allang op had moeten geven. Toen ben ik gaan schrappen en prioriteiten gaan stellen. Dat ben ik blijven doen. Pas later ontdekte ik ‘project portfolio management’ (PPM) en zag ik wat ik precies had gedaan. Hieronder mijn lessen zodat jij bewust je project portfolio kan managen.
Creëer overzicht
Creëer eerst een overzicht van al je lopende en voorgenomen projecten. Brengt daarvan in kaart welke investeringen daarmee gemoeid zijn, welke (levens)doelen ze betrekking op hebben, welke risico’s erbij komen kijken, enzovoorts. Verzamel niet teveel en niet te weinig informatie. Het is projecteigen dat je nooit over alle relevante informatie beschikt. Zorg dat het functioneel blijft. Maanden bezig zijn met informatie verzamelen is niet zinvol.
Categoriseer
Deel vervolgens je projectportfolio in categorieën in. Dit schept overzicht. Persoonlijk houd ik bijvoorbeeld drie (hoofd)categorieen aan:
- Basaal (familie, gezin, huis)
- Sociaal (vrienden, sporten, uitgaan)
- Professioneel (baan, studies, netwerken)
Bepaal op hoofdlijnen hoeveel tijd en energie je per categorie wilt investeren. In de weekenden en zomermaanden richt ik mij bijvoorbeeld meer op ‘basaal’ en ‘sociaal’. Doordeweeks ben ik meer bezig met professionele projecten.
Prioriteer
Prioriteer vervolgens op basis van gezond verstand of gebruik één van de vele methodes. Een eenvoudige methode is die van Eisenhower. Daarbij zet je in een matrix urgentie af tegen belangrijkheid. Doe in principe enkel projecten die urgent & belangrijk zijn. Als je dan nog tijd overhoudt, doe je de projecten die niet urgent maar wel belangrijk zijn. De rest doe je niet of alleen als je er zin in hebt.
Aan de hand van je ‘hogere’ doelen bepaal je welke projecten wel of niet urgent en/of belangrijk zijn. Als je geen hogere doelen hebt, denk daar dan eerst eens over na. Kom je daar (nog) niet uit, blijf dan vooral gewoon projecten doen en prioriteer op basis van intuïtie en instinct. Analyseer vervolgens aan welke projecten je via deze weg prioriteit geeft. Dit kan helpen om je hogere doelen te identificeren. Werkt dit ook niet, blijf dan simpelweg projecten doen tot je er wel achter komt. Dan ben je in ieder geval lekker bezig geweest en dat kan een leven ook al zin geven.
Balanceer
Beantwoord vragen als:
- Wil ik van elke categorie projecten in de top 10 hebben staan?
- Wil ik niet teveel projecten met grote risico’s doen?
- Kan ik synergie bereiken door bepaalde projecten parallel te draaien?
- Hoeveel projecten kan ik uberhaupt doen in 24/7?
Plan
Het is vrijwel onmogelijk om een projectportfolio van meer dan 20 projecten van enige omvang tot een goed einde te brengen zonder (op hoofdlijnen) een portfolioplanning te maken. Zoek antwoorden op vragen als:
- Welke projecten wil ik de komende 3 jaar doen?
- Welke moet ik dan dit jaar starten?
- Welke projecten moeten achter elkaar plaatsvinden?
- Welke moet ik parallel doen?
Procestips
Tip 1: Herhaal stappen. Categoriseer bijvoorbeeld opnieuw als je er bij het balanceren niet uitkomt. Prioriteer bijvoorbeeld opnieuw als je bij het plannen dagen in de week tekort komt.
Tip 2: Herhaal het proces. Kijk maandelijks kritisch naar je projectenlijst. Gebruik ook vooral de rust van zomer- en kerstvakanties om je projectportfolio grondig op te schonen.
Tip 3: Hou een vinger aan de pols:
- Welke doelen heb ik (niet) bereikt?
- Is het financieel nog steeds allemaal haalbaar?
- Neem ik niet teveel (onverantwoorde) risico’s?
- Informeer en betrek ik nog steeds de juiste mensen?
Tot slot
Wil je serieus verder met project portfolio management sla dan bijvoorbeeld ‘Management of Portfolios’ (van de makers van PRINCE2) er op na of zie www.flourish.nu. Doe projecten goed maar doe vooral ook de goede projecten!
John van Rouwendaal is gepassioneerd project portfolio manager. Via Qhuba helpt hij organisaties verder met projecten. Volg zijn gedachten op Flourish en via Twitter.
Franz Schwab
Ben benieuwd of je ook een app aan kan raden voor personal project portfolio management? (3PM)
Ik denk dan niet aan de gebruikelijke time management/prioriteiten apps, maar om overzicht over de projecten te scheppen 😉
John van Rouwendaal
Beste app is gewoon Excel, tenzij je het jezelf moeilijk wilt maken of gewoon een leuke app zoekt. In dat laatste geval staat de stores / het web er vol mee.
Martijn Wessels
Ik zou zeggen evernote als ik mijn persoonlijke ervaring mag delen hier. Jaja, alweer dat evernote inderdaad maar dat is nu eenmaal omdat ikzelf aanhanger ben van dat systeem.
Voor de kleine projectjes zoals het aanschaffen van een NAS (ja we hebben het hier over persoonlijke projecten) gebruik ik een notebook voor wensen. Met een TAG priorteer ik de wensen en geef ze hiermee aandacht. In het NAS geval is de TAG dan ook gewoon NAS. Binnen de notitie bewaar ik mijn onderzoeks resultaten. Ofwel bovenaan de notitie komen resultaten te staan en daaronder alle typen en merken die ik interessant vond. Uiteindelijk kun je dan een afweging maken en een aanschaf doen. Persoonlijk laat ik die notitie gewoon in de wensen notitieboek staan maar je kunt hem ook archiveren in een andere.
Voor grote projecten maak ik een apart notitieboek aan en verzamel daarmee alle info in 1 boek. Je kunt to-do;s erin doen met reminders en via een opgeslagen zoekfilter kun je er weer makkelijk uitvissen. Met TAG voor grote projecten vestig je aandacht op bepaalde zaken.
Mijn mening over prioriteren en ervaring daarmee is simpel. Weeg direct af of je iets nu wel of niet moet doen. Doe je het niet zet je het op een lijst en pak je misschien weer op, of niet… Voor je gevoel heb je er dan in ieder geval iets mee gedaan en “raak je hem niet kwijt”. Als je een groot project hebt knip dat dan op in kleinere delen die korter duren. Als een deel af is kun je weer iets nieuws oppakken. Blijf dus niet te lang stil staan bij prioriteit, dat wijst zichzelf eigenlijk wel. Maar maak uiteraard wel de afweging of je iets wel of niet moet doen. Dat laatste heeft te maken met geld, actualiteit en realiteit. Eigenlijk maak je al in je hoofd die afweging en daar is helemaal niets mis mee.
Frank Meeuwsen
De tekst is verbeterd met David Allen en Eisenhower.
John van Rouwendaal
Dank.
kritische lezer
Ik ben een beetje de weg kwijt bij stap 1. Categoriseer bijvoorbeeld opnieuw als je er bij het balanceren niet uitkomt. Ik neem aan dat je prioriteren bedoelt want het lijkt me onlogisch dat het ineens tot een andere categorie gaat behoren als jer er niet uitkomt.
John van Rouwendaal
Is inderdaad beetje onduidelijk in de tekst. Ik probeer te zeggen dat je wellicht eens opnieuw over je categorieën moet nadenken, omdat die wellicht niet handig zijn gekozen.
Frank van de Groep
Inderdaad leuk artikel maar 2 pijnlijke fouten. Maar stel dat we dat negeren heb ik nog een vraag: welke tools zijn bekend waarmee je dit principe goed kunt ondersteunen. Ik werk zelf al jaren volgens dit principe, hetzij een beetje aangepast naar mijn eigen behoeften. Het zoeken naar het perfecte tool of set tools ging niet vanzelf en eigenlijk heb ik nog een zwart gat. Dus @auteur: hoe doe je dit in de dagelijkse praktijk?
John van Rouwendaal
Tools te over. Voor simpel portfolio gewoon Excel en betere handwerk. Zie ook reactie op Franz Schwab.
Michiel
Leuk artikel… maar GTD is van David Allen… en het was Eisenhower die de prioriteitenmatrix gebruikte. hoewel ik me kan voorstellen dat hij hem ook eens heeft laten zien aan Churchill…
John van Rouwendaal
Tsja, dat GTD is inderdaad een jammerlijk foutje. Sorry daarvoor.
Persoonlijk vind ik Churchill een interessanter figuur, maar in deze is het inderdaad toch Eisenhower.
Comments are closed.