Persoonlijk

10 Tips om Meer profijt te hebben van Het Nieuwe Werken

SuccesRecentelijk werd Het Nieuwe Werken door Frankwatching uitgeroepen als belangrijke trend voor 2010. Het Nieuwe Werken is vanuit veel invalshoeken te benaderen en in deze posting ga ik uit van de definitie ‘werken waar en wanneer je wilt’.

Je kunt tegenwoordig namelijk prima in de ochtend even naar de sportschool en later op de dag deze tijd weer ‘inhalen’. Natuurlijk moeten je werkzaamheden dit wel toelaten.

In veel gevallen veroorzaakt deze flexibiliteit onopgemerkt een verandering op diverse vlakken. Zowel voor jou persoonlijk als voor de organisatie waarin je werkt.

Deze tien tips helpen je om op dit soort veranderingen te anticiperen en daardoor beter met Het Nieuwe Werken aan de slag te gaan.

1. Analyseer en ontwikkel je vier Z’s

Wanneer trek je aan de bel als iets niet lukt en je niet op kantoor bent? Zoek je zelf het overleg op? Communiceer je proactief en tussentijds over de voortgang van je werkzaamheden? Wees bewust van de volgende kwaliteiten en wees eerlijk naar jezelf of je deze nog verder kunt ontwikkelen:

  • Zelfsturing – ben jij in staat om zelf invulling te geven aan de wijze waarop jij je werk uitvoert?
  • Zelfredzaamheid – ben jij in staat om zelfstandig te werken en bij problemen om hulp te vragen?
  • Zelfdiscipline – ben jij in staat zijn om zonder toezicht te werken?
  • Zelfontplooiing – ben jij in staat zijn om zelfstandig te groeien en je talent te ontwikkelen om bedrijfsdoelstellingen te realiseren?

Als manager of directeur van de organisatie is hier ook een rol voor je weggelegd: Persoonlijke groei van je medewerkers betekent groei van je onderneming. Help medewerkers zich te ontwikkelen (incl. de 4 Z’s) en je bedrijf groeit met ze mee.

2. Maak afspraken over resultaten

Zoals eerder gezegd, biedt Het Nieuwe Werken flexibiliteit. Het verlangt tegelijkertijd dat je de verantwoordelijkheid neemt die hier bij komt kijken.

Het is daarom belangrijk om samen afspraken te maken over het resultaat van de werkzaamheden omdat je niet naar kantoor hoeft te komen om ‘te laten zien’ wat je doet. Maar hoe maak je gerichte afspraken over het werk? In grote lijnen moet duidelijk zijn binnen welk kader er gewerkt wordt. Denk bijvoorbeeld aan duidelijke meetbare doelstellingen die je wilt behalen, binnen welk tijdsbestek en met welke middelen.

Het management binnen een organisatie moet deze manier van sturen overigens wel willen toepassen. Veel organisaties worstelen met de transitie van ‘command & control’ naar ‘het geven ruimte en vertrouwen’. Deze transitie is overigens een essentieel onderdeel van Het Nieuwe Werken.

3. Stel grenzen en laat grenzen stellen

Technologie maakt het mogelijk om ‘altijd te werken’. Het effect hiervan is dat de grens tussen privé en werk minder duidelijk wordt. De praktijk leert dat het lastig is om dan te stoppen met werken: na het eten nog even wat mailtjes versturen, nog even naar een document kijken en aanpassingen doorvoeren, etc.

Je zult hierin je eigen grens moeten stellen. Anders loop je het risico dat je te veel privé tijd aan werk besteedt. Bepaal voor jezelf wat werkbaar is. Bespreek daarnaast met je partner en collega’s hoe zij in de praktijk deze grens ervaren.

Als manager of directeur van de organisatie heb je nog een extra rol; stimuleer de dialoog over het stellen van grenzen om zo ervaringen te delen en van elkaar te leren.

4. Maak afspraken over aanwezigheid

Wanneer jij en collega’s minder op kantoor zijn, is het van belang goede afspraken te maken over bereikbaarheid en eventuele minimale aanwezigheid.

Denk hierbij aan afspraken over:

  • Hoeveel dagen of uren per week en wanneer er vanuit huis gewerkt wordt
  • De minimale bezetting van het team op kantoor
  • Bereikbaarheid buiten en binnen kantooruren (doorschakeling telefoon, e-mail, chat, etc).

Een voorbeeld
Stel je organisatie heeft een secretariaat dat uit vier medewerkers bestaat. Zij handelen administratieve werkzaamheden af en beantwoorden de telefoon voor de afdeling. Met slimme techniek kan dit prima vanuit huis plaatsvinden. Het is wel van belang dat er afspraken gemaakt worden over aanwezigheid omdat het secretariaat ook een ondersteunende functie op kantoor heeft.

Het valt te overwegen om de secretariaat medewerkers deze afspraken, binnen een gesteld kaders, zelf te laten formuleren. Dit stimuleert zelfredzaamheid en betrokkenheid om afspraken na te komen.

5. Zorg voor een goede thuiswerkplek

Ga je meer thuis werken? Kijk dan goed naar de inrichting en faciliteiten van de plekken waar je in huis wilt werken. Je kunt prima aan de eettafel of op bank wat werk verrichten.

Houd wel in je achterhoofd in hoeverre deze plekken passen bij de werkzaamheden die je gaat uitvoeren. Werk je gemiddeld drie uur of langer op een bepaalde plek, zorg dan dat het ergonomisch goed is ingericht. Je loopt anders het risico om op termijn last te krijgen van klachten die te maken hebben met een verkeerde zit- of werkhouding.

6. Kies bewust voor virtueel of fysieke ontmoeting

Techniek maakt het mogelijk om elkaar virtueel te treffen. Denk hierbij aan een conference call of een webvergadering waarin een presentatie wordt besproken. Maar wanneer kies je nu voor virtueel contact en wanneer voor een fysieke ontmoeting?

Om te bepalen wanneer je het beste fysiek of elkaar virtueel contact hebt, moet je goed weten wat vereisten van het contact zijn. Bepaal vooraf welke ontmoetingen je fysiek wil doen en welke virtueel.

Daarnaast is het goed om elke (fysieke en virtuele) bijeenkomst te evalueren op wat de deelnemers als goed en minder goed ervaren hebben. Op deze wijze worden bijeenkomsten steeds effectiever.

7. Benut de m2 van kantoor

Wanneer je minder vaak naar kantoor komt, ligt het voor de hand werkplekken met elkaar te delen. Er ontstaan op dat moment zogenaamde flexwerkplekken. Je raakt je eigen werkplek ‘kwijt’, dit vraag wel om een mentale omschakeling. Naast het traditionele bureau ontstaan er werkplekken die bij uitstek samenwerken en kennisdelen ondersteunen.

Het is de kunst om te de vrijgekomen vierkante meters optimaal te benutten om nieuwe werkplekken te creëren die zijn afgestemd op bepaalde activiteiten. Denk hierbij aan:

  • Samenwerken
  • Overleggen
  • Geconcentreerd werken
  • Individueel werken
  • Telefoneren
  • Ontmoeten

Let wel: Het ontwerpen van een nieuw of aangepast kantoor doe je met elkaar. Door iedereen te betrekken bij het ontwerpen van een flexibele inrichting, zorg je ervoor dat de inrichting optimaal aansluit op de huidige en toekomstige manier van werken.

8.  Wordt transparant over beschikbaarheid

Wanneer je tijd en plaats onafhankelijk werkt, is het belangrijk om duidelijk aan te geven waar je bent en of je bereikbaar bent. De meest voor de handliggende manier is om dit in je digitale agenda te zetten en deze gegevens met je collega’s te delen.

Hier ontstaat voor sommige mensen ook direct een dilemma; wat zet jij allemaal in je agenda? Stel je hebt tijdens werktijden een uitvoering van je dochter op school, deel je dit dan met je iedereen?

De barrière die medewerkers kunnen ervaren heeft over het algemeen te maken met de mate van vertrouwen. Het is dan ook zaak om als manager of directeur actief te werken aan het vergroten van het vertrouwen tussen collega’s onderling.

Een eenvoudige manier, is zelf het goede voorbeeld geven. Sterker nog: als jij je agenda dicht zet, mag je dan van anderen verwachten dat zij hun agenda open zetten?

9. Organiseer sociale contacten

Doordat je minder naar kantoor hoeft te komen, zal je met je collega’s meer gaan afspreken om elkaar te zien. Wanneer je minder op kantoor komt, zullen jij en je collega’s elkaar minder treffen voor een informeel praatje bij het koffiezetapparaat.

Juist dit soort momenten van informeel contact zijn heel belangrijk om op de hoogte te blijven van wat in een organisatie speelt, of wat er bij een collega persoonlijk leeft. Het geeft het gevoel onderdeel uit te maken van een organisatie. Daarom is het belangrijk om hieraan de nodige aandacht te besteden.

Dit kun je doen door meer ‘sociaal contact’ met je collega’s te organiseren en dat kan bijvoorbeeld met:

  • Een wekelijkse borrel
  • Speciale evenementen
  • Themadagen
  • Uitjes
  • Interne training

Creëer in dit soort bijeenkomsten genoeg ruimte voor informele contacten. Bijvoorbeeld door een themamiddag niet helemaal vol te plannen met inhoudelijke sprekers of business updates, maar ook met een paar uur vrije ruimte. Dan heeft iedereen de mogelijkheid om even lekker met elkaar bij te kletsen.

10. Blijf in contact over je werkzaamheden

Onderschat het belang van toevallig- en informeel contact voor je werk niet. Wanneer jij en collega’s minder naar kantoor komen, kan het een uitdaging worden om met elkaar verbonden te blijven. Hoe zorg je er voor dat je op de hoogte blijft van elkaars werk?

Wanneer je vanuit je organisatie meer ruimte krijgt om te tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, moet contact over het werk op andere manier plaatsvinden. Hulpmiddelen daarbij zijn onder andere:

  • Telefoon
  • Een wekelijkse email aan alle collega’s met een overzicht van activiteiten
  • Een blogposting
  • Twitter / Yammer

Wat is jouw tip?

Heb jij een favoriete tip om meer profijt te hebben van Het Nieuwe Werken? Deel je kennis en tip via het reactie formulier en vergeet je naam niet achter te laten om credits te krijgen!

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer

4 Reacties