Productiviteit

GTD met Evernote: Everdo.it

gI_130508_everdo_logotypEverdo.it is een app voor de iPad (5,49) van OneMln die de systematiek van getting things done (verder: GTD) toepast op je Evernote notities. Eerder schreven we al over Evernote en GTD (zie ook de vele bruikbare reacties bij het artikel). De een wil GTD’en bìnnen Evernote (The secret Weapon), terwijl de ander notities en taken liever scheidt. Met Everdo.it is er een app die op een strakke manier taken, projecten, contexten en data over Evernote notities legt. De app werkt vlot en is snel te doorgronden. De app is nieuw, dus er zijn wel wat verbetermogelijkheden maar de ambities van de makers zijn er naar die snel te realiseren. Zo komt er binnen uiterlijk enkele weken de iPhone-versie en zullen andere platforms snel volgen.

Hoe werkt het?

Je opent Everdo.it en treft een lege, zwart-witte werkomgeving aan. Eerst koppel je je Evernote-account aan Everdo.it en dan kan het echte werk beginnen.

De Everdo.it-wizard vraagt je om notities te importeren. Daarbij kun je kiezen welke notitieboeken en/of labels je wilt importeren. De notities die aan die criteria voldoen worden alle in de Inbox geladen. De meeste Evernote-gebruikers hebben zo hun manier om taken en projecten in Evernote te verwerken dus de combinatie van notitieboeken en labels moet daar in voorzien.

mzl_lyfuottf_480x480-75

Door in de inbox op één van de notities te tikken en te swipen komt er een takenmenu. Het pop up-menu helpt je van de notitie een taak te maken. Ook kun je in de notitie een deel selecteren dat de tekst bevat waar je de taak van wilt maken en dan de optie Create task kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld uit een gespreksverslag (één Evernote-notitie) alle taken omzetten naar Everdo.it-taken.

Je maakt de taak zo compleet aan als je wilt. Bij de opties ontbreekt de mogelijk om er een next action van te maken, dus daar moet je een context voor maken of het uit de due date laten blijken. Al doende vul je je projecten met de relevante taken.

Als je een notitie naar taak of taken hebt omgezet, dan markeer je de notitie als ‘reviewed’ en is die uit de Everdo.it-inbox weg. In Evernote wordt de notitie uiteraard niet verwijderd.

Je kunt taken maken zonder dat er een Evernote notities is. De taak wordt dan gemaakt maar ook wordt er een Evernote notitie toegevoegd. De notitie krijgt dan de context-informatie en het project als label.

De optie om notities te editten is er nu niet maar is aangekondigd voor een release de komende maanden.

Plussen en minnen

Het is altijd lastig om de eerste releases te beoordelen, omdat een aantal kritiekpunten erkend wordt door de makers en op de wensenlijst staat. In een toelichting in een Google Hangout hebben de makers ook aangegeven interactie met gebruikers te zoeken en open te staan voor feedback. De start was wat dat betreft stormachtig omdat de iPad 2 en iOS 5 nou niet zo lekker werkte met de app. Daar is inmiddels het nodige aan verbeterd.

  • De app ziet er overzichtelijk uit. Hoewel smaken verschillen, uiteraard. Het heeft, eindelijk kan ik het woord eens gebruiken, skeuomorphism-trekken.
  • De projecten zijn snel te bekijken en vouwen mooi in en uit.
  • Voor de iPad 2 is een min nog steeds de snelheid van de app. Het duurt soms een paar seconden voordat de app te gebruiken is. Ook tijdens het gebruik is de app af en toe een paar seconden lang stil.
  • Het importeren aan de hand van notitieboeken of labels zal voor veel Evernote gebruikers een prima keuze zijn. Labels als lezen, browsen, te doen, next kunnen allerlei acties bevatten. Jammer is dat de notities met een checkbox niet gesorteerd worden, zoals Egretlist dat wel doet.
  • De taken zijn vlot te maken vanuit de notities in de inbox en de pop up helpt je snel een taak samen te stellen.
  • De inbox loopt de eerste keer vol en dat is écht lastig werken.  Sorteren kan alleen met een zoekvenster. De notities zijn nu op basis van de laatste wijzigingsdatum gesorteerd. Ben je eenmaal door de notities heen die taken moeten worden, dan kun je ze als reviewed uit de Inbox verwijderen
  • Op dit moment is Everdo.it alleen als iPad app beschikbaar. Of dat een voor- of nadeel is verschilt per gebruiker. Eventueel is via Evernote op allerlei platforms een notitie-taak te maken die je dan in Everdo.it afmaakt. De iPhone-release is gepland op korte termijn, Het testen zou deze dagen moeten beginnen.

 

 Ambities

Het leuke van een gesprek met de makers is dat je hoort hoe zij nadenken over de app. Dat ze ook voor Android en internet een app willen is wel te bedenken maar interessanter was de wens om van een takenmanagement-app naar een timemanagement-app te komen. Zo kent de app Any to do de mogelijkheid notities uit Evernote te importeren en daarna te ordenen naar kwadranten uit de Eisenhower-matrix. Een ander idee was om de duur van een taak en de planning in een agenda tot een dag- of weekbelasting om te zetten.

Een slimme hack, die ik niet ken uit andere takenapps, is de mogelijkheid dat een taak die je delegeert voor jou meteen een wachten op-taak wordt. Ook weer op de wensenlijst; ooit in GTD-termen 😉

 

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer