Productiviteit

GTD: overlopende Later/Misschien lijsten, wat te doen?

Voor sommige creatieve mensen (professor Belbin noemt zulke mensen ‘plant’), is het een probleem om hun overvloed aan goede ideeën op een handige manier te verwerken. Je kunt elk idee natuurlijk meteen weer loslaten vlak nadat je het hebt bedacht, maar dat klopt meestal niet met het euforiemoment en de positieve emoties rond het bedenken zelf. Een nieuw idee voelt vaak alsof dat het allerbelangrijkste is wat je op dit moment zou moeten gaan doen!

Maar dat is ook niet zo’n handige strategie. Als je domweg je goede ideeën achterna loopt en verder nooit nadenkt over je langere termijndoelen, loop je het levensgrote risico dat je nooit eens iets echt uitwerkt. Je bent net begonnen om het goede idee van gisteren vorm te geven, maar laat alles weer uit je handen vallen omdat er vandaag een nieuw übercool plan in je hoofd opkomt. Je vrienden en collega’s hebben dat vaak snel door: je bent een dromer die honderden luchtballonnetjes laat vliegen, maar uiteindelijk komt er eigenlijk nooit wat van terecht.

Voor mij bood Getting Things Done de ideale oplossing voor dit dilemma. Vanaf het moment dat ik dit systeem van David Allen ging gebruiken, kon ik elk goed idee gewoon op een papiertje schrijven, of in een digitale notitie. Die notitie ging in een stuffbakje, om pas een dag later verwerkt te worden. Daarmee was de eerste enthousiaste emotie meestal ook al iets gezakt. Dat zorgt ervoor dat ik met net iets meer afstand, soms skepscis en vaak meer verstand naar het idee kon kijken. Door het simpele verwerkingschema van Getting Things Done kwam zo’n idee dan vervolgens terecht in m’n agenda, takenlijst, of op m’n Later/Misschien lijst.

En daar ontstond het volgende probleem. Als je elke dag drie of vier goede ideeën te binnen schieten, en je daar maar een paar ideeën van kunt uitvoeren, heb je er in de loop van een jaar toch een duizendtal items op je Later/Misschien lijst bij. En wat doe je dan met die lijst?

Het doorlezen en reviewen van honderden items is niet echt een pretje. Creatieve mensen, of mensen die veel goede ideeën van elders verzamelen, kunnen er dus baat bij hebben om hun Later/Misschien lijst net iets anders in te richten.

Ik noem drie voorbeelden.

  1. Allereerst zou je een extra lijst kunnen maken voor dingen die sowieso op de langere termijn spelen. Ik heb bijvoorbeeld zo’n lange termijn Later/Misschien lijst die ik eens in het kwartaal probeer door te kijken. Op dit moment staan er 2.664 items (de oogst van zes jaar) op die lijst. Ik ben blij dat ik al die items niet elke week tegenkom tijdens mijn Wekelijks Onderhoud!
  2. Je kunt ook een verschil maken tussen Later/Misschien items waar je iemand al een toezegging over hebt gedaan en items die jij alleen weet. Dat heb ik ook gedaan. Ik heb dus een aparte lijst met items waarvan ik weet dat ik die extra goed in de gaten wil houden, om mijn beloftes na te komen of te heronderhandelen. Op dit moment heb ik daar 85 items op staan. Die kijk ik zeker elke week door.
    Mijn gewone Later/Misschien lijst heeft op dit moment 515 items. Die heb ik grotendeels naar project of onderwerp gegroepeerd, wat het iets makkelijker maakt om die lijst door te kijken. Toch moet ‘m binnenkort weer eens flink opschonen om het weer echt leuk te maken.
  3. Tenslotte hoorde ik van Martijn Aslander dat hij overweegt om een aparte lijst ‘research’ te beginnen. Dat leek me wel een slim plan, dus dat ga ik ook uitproberen. Die researchlijst komt dan tussen je stuffbakje en je Later/Misschien lijst in te staan. Zie het als een extra filter, een extra triage. In feite geef je jezelf nog net iets meer tijd en een extra beslissing, om definitief te besluiten dat een bepaald idee echt waardevol genoeg is om op je Later/Misschien lijst terecht te komen.

Daar waar sommige mensen moeite hebben om überhaupt ideeën te verzinnen, worstelen andere mensen met de ellenlange lijsten die niet meer leuk zijn om te lezen. Dat kan niet de bedoeling zijn en dus hoop ik dat deze tips je een stapje op weg helpen naar een net wat vloeiender lopend ideeën-verwerkingssysteem.

En schrijf vooral ook je eigen ideeën hieronder als commentaar. Ik ben razend benieuwd om te horen hoe jullie dit probleem hebben opgelost. Dat is dan weer het handige van al die creativiteit!

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer

15 Reacties

  • Lijsten met 2664, 515 en 85 items? Ik snap niet dat je überhaupt zo kunt en wilt leven? Wat voor dingen staan daar dan op? Ik prijs me gelukkig geen plant te zijn, geloof ik. Moet je perse toegeven aan elk idee dat in je hoofd opkomt? Of beter: moet je elk idee opschrijven? Ik ga er van uit dat als ik een idee heb en het echt de moeite waard is, dat het dan vanzelf weer terug zal boven komen drijven.

    Die lijst van 2665 doet me denken aan wat je op zolder achter de schotten hebt staan: als je na 10 jaar gaat verhuizen en je komt die spullen tegen dan kun je concluderen dat als je ze in die 10 jaar nooit nodig hebt gehad, ze het best ook gewoon helemaal weg kunnen. Bel de Kringloopwinkel! Voor die lijst van 515 geldt volgens mij hetzelfde.

    De lijst van 85, dat is de enige lijst waar ik mee werk: gewoon, de dingen die gedaan moeten: een rapport omschrijven, een offerte maken, mijn administratie bijwerken, foto’s naar iemand toesturen, een bemiddelingsbureau achter de broek zitten, een stuk schrijven en een aantal kleine doedingetjes. Die zet ik simpelweg in een notitie op mijn telefoon op het voorblad. Daar kijken ze me de hele dag aan en na afronding van een klusje is het heerlijk afstrepen (deleten). Klaar.

    Jullie doen allemaal veel te moeilijk.

    Lieve groet,
    AnnaM

  • Ik herken de lange lijsten wel. Vaak zijn het lijstjes met vooral “resources”…. tips voor goede boeken, mogelijk interessante stukjes op websites, namen van mensen die je eens wilt ontmoeten.

    Moet je die nu echt alles bewaren? Nee, dat niet. Moet je dan alles weggooien? Ik vind van niet.

    Het is net als met schroeven: je kan elke keer dat je een schroef nodig bent er 1 halen bij een bouwmarkt maar ik heb zo’n bakjeskast met van alles wat. Hoef zelden naar de bouwmarkt (scheelt tijd en geld) maar ja…. je moet het wel allemaal terugvinden.

    Het idee van Martijn A komt aardig in de buurt bij wat ik zelf gebruik, namelijk een “tag”/lijst met de naam “resource”.

  • Beste Taco. Ik kan me er geen voorstelling bij maken: 2.664 + 515 items op later/misschien. Misschien werkt dat ook wel anders voor iedereeen. Maar ik las net dit artikel: http://bit.ly/hU7c8y. In mijn ervarIng is het minstens zo belangrijk om te zijn als om te doen. Misschien is dat ook wel de uitdaging met de term “Getting things DONE” (voor de duidelijkheid, ik ben een grote fan). Mijn visie bij mensen die een grote impact hebben gehad in de wereld is niet dat ze vooral veel hebben gedaan. “A mind like water” moet ons toch vooral helpen om “nee” te zeggen en meer focus te krijgen. Zo ervaar ik het wel. Dan wordt de later/misschien lijst vanzelf veel korter.

  • @Anna Iedereen heeft zijn eigen systeem. Je bent dus niet verplicht om lange lijsten te maken. Als je moet denken aan een zolder met dingen die je niet gebruikt, dan kom je tot de kern van GTD.
    Je kunt niet op een druk moment beslissen wat je met een idee moet. Je zet het dan op een lijst om later te beslissen of het weg kan of dat je er wat mee wilt. Als je later beslist dat je er niets mee wilt kan je altijd nog beslissen dat je er later nog eens naar wilt kijken, als je zolder groot genoeg is een prima plek om het te bewaren. Het staat jou natuurlijk vrij om veel minder te bewaren, dat is nu net het mooie van dit systeem.

    Als een idee goed is komt het vanzelf naar boven drijven. Meestal denk ik aan het idee om een bloemetje mee te denken op het moment dat ik aanbel. En aan mijn zwembroek als ik in het vliegtuig zit. Om dat te voorkomen heeft David GTD uitgewerkt. (@Martijn)

    @Oscar Juist door het op een lijst te zetten zeg je nee en houdt je je focus. Als je voor elk item moet beslissen of het op een lijst moet of weg moet kom je juist niet toe aan het vele doen.

  • Taco, met alle respect, iedereen met dergelijke grote aantallen ToDo items doen iets niet goed. Ik weet niet wat de GTD bedenker hierover te zeggen zou hebben, maar het lijkt me dat hij het zou afkeuren. Als je zoveel op een lijst zet dat het inderdaad te vergelijken is met een zolder, dan ben je bezig met GT en niet met GTD. De D van Done lijkt me toch datgene waar elk ToDo systeem om draait.

    Ik stel voor als praktische grens dat je als mens maximaal 300 items totaal in je lijsten mag hebben. Meer betekent dat je er dingen op zet die er ooit ook weer af gaan (of er nooit af gaan!). Dus: beter nadenken voor je iets op je lijst zet. Als het niet realistisch is, niet op je lijst zetten. Of bundelen: “vaker wandelen door het bos” + “vaker op vakantie” = “minder werken”

  • Ik herken zo’n lange lijst wel 🙂 En ik denk, hoe creatiever iemand in het leven staat, en hoe groter zijn of haar dromen zijn, des te langer wordt de lijst. Ik denk bijv. aan alle plekken op de aardbol die ik nog een keer wil bezoeken. Elke plek is een item in de lijst.

    Naar mijn ervaring gaat GTD over rust in je hoofd door er zo weinig mogelijk akties in op te slaan. Dat maakt mentaal ruimte vrij om creatieve dingen te bedenken, zonder lastig gevallen te worden door dingen die je moet onthouden voor een andere keer.

    Mijn oplossing voor een Research-lijst: Ik heb een lijst Bellen/Bespreken (standaard GTD-tip) met per persoon alle vragen of punten die ik met hem/haar wil bespreken. Daar heb ik mijn eigen naam ook tussen gezet :-). Alle vragen waar ik nog een antwoord op moet bedenken, of een punt om uit te zoeken staat erop.

  • Ik ben ook van het bewaren van goede ideeën in een lijst en liep er ook tegenaan dat het steeds doorlezen ervan te veel tijd ging kosten. Ik heb daarom mijn Later/Misschien-lijst in tweeën gehakt. In de Later-lijst staan de dingen die ik zeker ga doen, maar niet nu. De Misschien-lijst bevat de goede ideeën en grote maar nog niet haalbare wensen en de dingen waar ik nog niet zeker van ben dat ik het echt ga doen. Bij het wekelijks onderhoud neem ik alleen de Later-lijst door, de Misschien-lijst eens in de paar maanden.

  • Als GTD-gebruiker snap ik de werkwijze van Taco heel goed. De kracht van GTD i voor mij dat je ook met dit soort grote getallen de controle kan behouden op je items. GTD-experts als Taco kunnen dit prima en volgens mij bewijzen mensen als Taco dit ook. Voor een minder grote beoefenaar van GTD werkt dit inspirerend, maar wellicht heeft niet iedereen training bij Taco gevolgd. Dit is een gratis tip.

  • Ik heb ook een Misschien/ooit-lijst. Het helpt om ideeën en acties niet te laten verdwijnen maar nog eens terug gezien. Maar ik wil wel bij de periodieke review door de lijst kunnen. Als ik een item enklee malen heb doorgeschoven, dan dump ik het met veel tags in Evernote. Dan wordt t iets voor een archief en als ik ooit een query doe, dan komt t we weer boven.
    Voor een aantal ideeën heb ik half en half t idee dat ik er ooit nog eens iets over ga schrijven maar ook dan vind ik het beter om er een notitie in Evernote van te maken. Zo ben ik nu met n boek bezig en heb ik erg veel aan de notities in Evernote.

    Overigens, als ik iets zeker ga doe maar nog niet helemaal scherp heb hoe en wanneer dan maak ik er een project van dat ik tijdens een review naar de gewenste uitkomst en next actions omzet.

    Misschien is het handig als je in de ideeenbusiness zit om bij ideeën toch na te gaan wat de uitkomst en de next action kan zijn en ze niet aan een lijst toe te voegen.

  • Dag allemaal, bedankt voor de reacties,

    Interessant om te zien dat een aantal van jullie op basis van één artikel zo’n duidelijk publiek oordeel kunnen uitspreken over mijn manier van werken. Blijkbaar doe ik iets “niet goed”, heb ik een probleem met het concept “minstens zo belangrijk om te zijn als om te doen” en is het onbegrijpelijk “dat je überhaupt zo kunt en wilt leven”. Ik moet er eerlijk gezegd wel om lachen. Of hebben jullie ook praktische aanwijzingen uit mijn werk en leven om te beargumenteren dat ik geen dingen gedaan krijg, geen impact heb en te weinig waarde hecht aan gewoon zijn? Mail ze dan gerust naar taco@meereffect.nl. Eerlijk gezegd schreef ik dit artikel hier op speciaal verzoek van iemand die tegen hetzelfde probleem aan liep, niet omdat ik behoefte had aan een zelfhulpgroep.

    Dan toch maar even ter verduidelijking: ik heb het hier niet over todo-items – die hou ik ook graag qua aantal zo beperkt mogelijk in m’n Agenda en m’n Eerstvolgende Actieslijst. En de lijsten van David Allen zelf heb ik meermalen gezien, die zijn nog erger dan de mijne 🙂

    @Arjan Broere – goed idee om notities in Evernote te maken. Het probleem daarmee is voor mij wel dat het op zich weer extra tijd kost om dat goed te doen. Maar misschien is dat juist wel een mooi selectie-criterium bij het opschonen van m’n kwartaallijst: als ik niet de moeite wil doen om een idee van tags te voorzien, dan kan het waarschijnlijk ook wel meteen weg…

    @André Bor – goed idee om jezelf toe te voegen als context. Dat zou ik denk ik wel doen op m’n Eerstvolgende Acties lijst en niet zo snel op m’n Later/Misschien lijst. En dan blijven er nog een heleboel ideeën en inspiratie over die net wat minder concreet zijn. Hoe doe jij dat? Heb je dan een enorme lijst in die context voor jezelf staan, of staan daar alleen de vragen voor deze week in?

    En @Martijn – mooi voorbeeld van de schroefjesbak. Dank.

    – Taco

  • Oh ja, nog iets wat ik me afgelopen week bedacht hierover: het Belbin teamrollen model kent naast de “plant” ook nog een andere rol van iemand die enorme lijsten zou kunnen genereren: de “resource investigator” of “brononderzoeker”.

    En natuurlijk hangt het enorm van je eigen rollen in je leven/werk af hoeveel items zinnig zijn voor jou.

  • @Taco Klopt, de vragen aan mijzelf staan op mijn Eerstvolgende Akties lijst. De ideeën die ik nog uit wil zoeken, maar niet deze week, verzamel ik per categorie/onderwerp in mijn “ideeën generator” (MS OneNote). Dit materiaal is interessant, maar nog niet aktie-gericht. Ik kijk het niet speciaal door tijdens mijn wekelijkse review, maar kom het wel regelmatig tegen. Ik gebruik OneNote door de week veel. Als ik iets tegen kom dat wellicht voor aankomende week is, dan gaat het meteen mijn stuffbak in om in mijn projectenlijst/aktielijsten verwerkt te worden.

  • Ik herken dit verhaal volledig. Mijn Ooit-misschienlijst is ondertussen ook flink uit de kluiten gewassen, en ik merk dat ik er tegen op zie om hem regelmatig door te nemen. Ben daarom nog erg aan het worstelen met een (voor mij) goed werkende indeling, en aan dit artikel en bovenstaande comments heb ik een heleboel!

    Vooral de tip van André Bor vind ik geniaal, om m’n eigen naam tussen de lijst ‘agendapunten’ te zetten, vooral ook omdat ik geen 43folders-systeem gebruik om beslissingen uit te kunnen stellen. thanks 😉